Cách đóng năm tài chính trong Small Business Accounting 2006, trong Accounting Express và trong Accounting Professional

Bước 1: Thực hiện thủ công một số tác vụ cuối năm

Trước khi bạn đóng năm tài chính, hãy thực hiện các tác vụ sau đây theo cách thủ công:

• Xóa các chi phí trả trước

• Điều hòa các tài khoản ngân hàng

• Điều hòa các tài khoản thẻ tín dụng

• Ghi khấu hao

• Điều chỉnh hàng tồn kho

Bước 2: Điều chỉnh các mục nhật ký

Thực hiện các điều chỉnh sau đây đối với các mục nhật ký:

• Sửa mọi lỗi đã xảy ra khi bạn ghi lại giao dịch.

• Gán doanh thu cho khoảng thời gian thu được.

• Gán chi phí vào kỳ chi phí xảy ra.

Để điều chỉnh các mục nhật ký, hãy bấm Mục Nhật ký Mới trên menu Công ty.

Bước 3: Kiểm tra cơ sở dữ liệu để phát hiện lỗi

GHI CHÚ

• Hãy đảm bảo rằng không có ai mở cơ sở dữ liệu công ty.

• Thực hiện bước này trên máy tính nơi đặt cơ sở dữ liệu.

Để kiểm tra lỗi trong cơ sở dữ liệu, hãy làm theo các bước sau:

1. Khởi động Small Business Accounting 2006, Accounting Express hoặc Accounting Professional, rồi mở bất kỳ cơ sở dữ liệu công ty nào ngoại trừ cơ sở dữ liệu mà bạn muốn kiểm tra.

2. Trên menu Tệp, trỏ đến Tiện ích
   , rồi bấm vào Tiện ích Dữ liệu.

3. Bấm vào tab Công cụ Nâng cao, rồi bấm sửa chữa.

4. Chọn cơ sở dữ liệu mà bạn muốn kiểm tra lỗi, rồi bấm vào Sửa chữa.

5. Nếu bạn nhận được thông báo cho biết sẽ đóng tất cả các kết nối đến cơ sở dữ liệu, hãy bấm Có.

6. Nếu không tìm thấy lỗi, hãy bấm vào OK. Nếu tìm thấy lỗi, hãy xem xét, rồi thực hiện mọi điều chỉnh bắt buộc.

7. Bấm vào Đóng hai lần.

Bước 4: Sao lưu cơ sở dữ liệu công ty trước khi bạn đóng năm tài chính

Lưu ý́

• Đảm bảo rằng không có ai mở cơ sở dữ liệu công ty ngoại trừ trên máy tính đang đặt cơ sở dữ liệu đó.

• Thực hiện bước này trên máy tính nơi đặt cơ sở dữ liệu.

Để sao lưu cơ sở dữ liệu công ty, hãy làm theo các bước sau:

1. Khởi động Small Business Accounting 2006, Accounting Express hoặc Accounting Professional, rồi mở cơ sở dữ liệu công ty mà bạn muốn sao lưu.

2. Trên menu Tệp, trỏ đến Tiện ích
   , rồi bấm vào Tiện ích Dữ liệu.

3. Trên tab Công cụ Cơ bản, hãy bấm Sao
   lưu.

4. Bấm duyệt.

5. Nhập tên cho tệp, rồi bấm
   Lưu.
   
   Lưu ý Loại tệp mặc định là Tệp Sao lưu Nén (*.zip). Vị trí tệp mặc định là trên đường dẫn sau đây:

   Tài liệu của Tôi\Kế toán Doanh nghiệp Nhỏ\Sao lưu

6. Nếu bạn muốn hạn chế truy nhập vào bản sao lưu, hãy nhập mật khẩu vào hộp Mật khẩu, rồi nhập mật khẩu lại vào hộp Xác nhận mật khẩu.

7. Bấm OK.

8. Khi bạn nhận được thông báo sao lưu đã hoàn tất thành công, hãy bấm OK.

9. Bấm vào Đóng.

Bước 5: In báo cáo Số dư Bản dùng thử trước khi đóng năm tài chính

Nhập tất cả các giao dịch trong năm trước khi in báo cáo Số dư Bản dùng thử. Nếu sau này bạn nhập thêm giao dịch, bạn phải in Số dư Dùng thử mới. Báo cáo này liệt kê tất cả các tài khoản và số dư tính đến một ngày cụ thể.

1. Trên menu Báo cáo, trỏ tới Công ty
   và Tài chính, sau đó bấm Số dư Dùng thử.

2. Trong danh sách Tùy chỉnh trên thanh công cụ, bấm Tùy
   chỉnh.

3. Trong hộp Ngày, nhập ngày bạn muốn hoặc chọn ngày từ lịch.

4. Trên menu Xem, bấm làm mới báo cáo.

5. Trên menu Tệp, bấm
   vào In.

Bước 6: In các báo cáo tài chính cuối năm cần thiết

Sau đây là các báo cáo tài chính phổ biến nhất:

• Số dư Trang tính

• Lợi nhuận và Mất mát

• Sao kê Flow tiền mặt

Để định vị các báo cáo này, hãy trỏ tới Công ty và Tài chính trên menu Báo cáo, rồi bấm vào báo cáo mà bạn muốn.

• In báo cáo Bảng cân đối cho ngày cuối cùng của năm tài chính. Để đặt ngày, hãy chọn các giá trị chính xác từ danh sách Thời Điểm và danh
  sách Ngày trên thanh công cụ. Trong danh sách Cơ sở Báo cáo, chọn Tiền
  mặt hoặc Dồn tích,tùy theo phương pháp kế toán mà công ty sử dụng.

• Đối với báo cáo Lợi nhuận và Lỗ, hãy chọn phạm vi ngày tương ứng với ngày đầu tiên và ngày cuối cùng của năm tài chính. Để thực hiện điều này, hãy chọn các giá trị chính xác từ danh sách Phạm vi Ngày, danh sách
  Từ và danh
  sách Tới trên thanh công cụ. Trên danh sách Cơ sở Báo cáo, chọn
  Tiền mặt hoặc Dồn tích,tùy theo phương pháp kế toán mà công ty sử dụng.

• Đối với báo cáo Flow khoản tiền mặt, hãy chọn phạm vi ngày tương ứng với ngày đầu tiên và ngày cuối cùng của năm tài chính. Để thực hiện điều này, hãy chọn các giá trị chính xác từ danh sách Phạm vi Ngày, danh sách Từ và danh sách Tới trên thanh công cụ.

Bước 7: Thiết lập năm tài chính mới

Bạn phải thiết lập năm tài chính mới để bạn được chuẩn bị để nhập các giao dịch cho năm tiếp theo.

1. Trên menu Công ty, bấm Quản lý Năm Tài chính.

2. Bấm Vào Năm Tài chính Mới. Ngày mặc định sẽ nhập hộp Bắt đầu năm tài chính. Ngày này dựa trên ngày cuối cùng của năm tài chính trước đó. Bạn không thể thay đổi ngày này.

3. Trong hộp Đóng năm tài chính, nhập ngày cuối cùng của năm tài chính tiếp theo hoặc chọn ngày từ lịch.

4. Bấm OK.

Bước 8: Đóng năm tài chính

Bạn có thể có số năm tài chính mở không giới hạn. Khi bạn đóng các năm tài chính, bạn phải đóng chúng theo thứ tự thời gian. Khi bạn đóng năm tài chính, các hoạt động sau sẽ xảy ra:

• Tài khoản Bảng Cân đối được tính tổng và số dư được chuyển tiếp làm số dư ban đầu trong năm tiếp theo.

• Các mục nhật ký được tạo ra để không tất cả các tài khoản thu nhập và chi phí. Sự khác biệt được đăng lên tài khoản Thu nhập Được giữ lại.

• Trạng thái năm tài chính được đặt là đóng.

Để đóng năm tài chính, hãy làm theo các bước sau:

1. Trên menu Công ty, bấm Quản lý Năm Tài chính.

2. Từ danh sách Danh sách giai đoạn, chọn năm mà bạn muốn đóng, rồi bấm Đóng Năm Tài chính.

3. Nếu bạn được nhắc chuyển thu nhập ròng sang tài khoản Thu nhập Được Giữ lại, hãy bấm Có.

Bước 9: In báo cáo Số dư Bản dùng thử sau khi bạn đóng năm tài chính

Để in báo cáo Số dư Bản dùng thử, hãy làm theo các bước sau:

1. Trên menu Báo cáo, trỏ tới Công ty
   và Tài chính, sau đó bấm Số dư Dùng thử.

2. Trong hộp Tùy chỉnh, bấm Tùy
   chỉnh.

3. Trong hộp Ngày, nhập ngày đầu tiên của năm tài chính tiếp theo hoặc chọn ngày từ lịch.

4. Trên menu Xem, bấm làm mới báo cáo.

5. Trên menu Tệp, bấm
   vào In.

6. So sánh báo cáo này với báo cáo Số dư Bản dùng thử mà bạn đã tạo trong mục "In báo cáo Số dư Bản dùng thử trước khi bạn đóng năm tài chính". Xác nhận những điều sau đây:
   

   • Số dư được chuyển sang năm tiếp theo.

   • Số dư trên tài khoản thu nhập và chi phí bằng không và chênh lệch được đăng lên tài khoản Thu nhập Được giữ lại.

   • Tổng ghi nợ và tổng tín dụng trên báo cáo Số dư Dùng thử mà bạn đã in sau khi đóng năm tài chính khớp với tổng số nợ và tổng tín dụng trên báo cáo Số dư Dùng thử mà bạn đã in trước khi đóng năm tài chính.

7. Nếu bạn phải điều chỉnh các mục nhập, hãy bấm mục Nhật ký Mới trên menu Công ty.

Bước 10: Sao lưu cơ sở dữ liệu công ty sau khi bạn đóng năm tài chính

Lưu ý́

• Hãy đảm bảo rằng không có ai mở cơ sở dữ liệu công ty.

• Thực hiện bước này trên máy tính nơi đặt cơ sở dữ liệu.

Để sao lưu cơ sở dữ liệu công ty, hãy làm theo các bước sau:

1. Khởi động Small Business Accounting 2006, Accounting Express hoặc Accounting Professional, rồi mở cơ sở dữ liệu công ty mà bạn muốn sao lưu.

2. Trên menu Tệp, trỏ đến Tiện ích
   , rồi bấm vào Tiện ích Dữ liệu.

3. Trên tab Công cụ Cơ bản, hãy bấm Sao
   lưu.

4. Bấm duyệt.

5. Nhập tên cho tệp, rồi bấm
   Lưu.
   
   Lưu ý Sử dụng tên tệp khác với tên mà bạn đã dùng khi tạo tệp sao lưu trước khi đóng năm tài chính. Loại tệp mặc định là Tệp Sao lưu Nén (*.zip). Vị trí tệp mặc định là trên đường dẫn sau đây:

   Tài liệu của Tôi\Kế toán Doanh nghiệp Nhỏ\Sao lưu

6. Nếu bạn muốn hạn chế truy nhập vào bản sao lưu, hãy nhập mật khẩu vào hộp Mật khẩu, rồi nhập mật khẩu lại vào hộp Xác nhận mật khẩu.

7. Bấm OK.

8. Khi bạn nhận được thông báo sao lưu đã hoàn tất thành công, hãy bấm OK.

9. Bấm vào Đóng.

Câu hỏi Thường Gặp (Câu hỏi Thường Gặp)

Hỏi 1:Tôi có thể lưu giao dịch nếu tôi đã đóng năm tài chính không? Có thể lưu giao dịch vào năm đã đóng không?

A1: Bạn không thể lưu giao dịch sau khi đóng năm. Tuy nhiên, bạn có thể mở lại năm, rồi lưu giao dịch. Nếu bạn tái tạo một năm không phải là năm hiện tại, bạn phải mở lại năm đó và tất cả các năm đã đóng trung gian theo thứ tự thời gian đảo ngược bằng cách bắt đầu từ năm gần đây nhất và quay ngược lại. Sau khi bạn thực hiện bất kỳ thay đổi nào, bạn phải đóng tất cả các năm mở theo thứ tự thời gian bằng cách bắt đầu từ năm cũ nhất và tiếp tục làm việc.

Để mở lại một năm đóng, bạn phải được gán hoặc đăng nhập như một trong các vai trò sau:

• Chủ sở hữu trong Small Business Accounting 2006, trong Accounting Express hoặc trong Accounting Professional

• Accountant trong Small Business Accounting 2006, trong Accounting Express hoặc trong Accounting Professional

• Người quản trị trên máy tính đang chạy Small Business Accounting 2006, Accounting Express hoặc Accounting Professional

Q2:Tôi có thể tiếp tục mở bao nhiêu năm tài chính?

A2: Không có giới hạn số năm tài chính mà bạn có thể tiếp tục mở.

Q3:Tôi có phải đóng một năm tài chính trước ngày đầu tiên của năm tài chính tiếp theo không?

A3: Bạn có thể đóng năm tài chính vào bất kỳ lúc nào sau ngày cuối cùng của năm. Tuy nhiên, cho đến khi bạn đóng năm tài chính, số dư mở của tài khoản Trang tính Số dư sẽ không chuyển sang năm mới. Ngoài ra, tài khoản chi phí sẽ không bị trừ đi và sự chênh lệch sẽ không được áp dụng cho tài khoản Lợi nhuận Được giữ lại.

Q4:Điều gì sẽ xảy ra với một tài khoản không hoạt động khi tôi đóng năm tài chính?

A4: Nếu bạn có tài khoản không hiện hoạt khi đóng năm tài chính, trạng thái tài khoản sẽ không thay đổi. Điều này là đúng bất kể tài khoản không hiện hoạt có số dư hay không.

Q5:Làm thế nào để tôi xem mục nhật ký đại diện cho tài khoản thu nhập và chi phí đã được bỏ 0 và sau đó được đăng lên tài khoản Thu nhập Được giữ lại?

A5: Để xem mục nhật ký, hãy làm theo các bước sau:

1. Trên menu Công ty, trỏ đến Danh
   sách Công ty, rồi bấm vào Biểu đồ Tài khoản.

2. Trong danh sách Biểu đồ Tài khoản, bấm đúp vào tài khoản Thu nhập Được Giữ lại để mở Đăng ký
   Tài khoản.

3. Bấm đúp vào đường đáp ứng các tiêu chí sau đây:
   

   • Ngày là ngày cuối cùng của năm tài chính đóng

   • Mô tả hộp Bản ghi nhớ là Đóng Năm Tài
     chính.