Khi tạo thư cho người xem nội bộ, cần phải xem xét những điều cần cân nhắc để xác định cách giao tiếp hiệu quả trong toàn tổ chức của bạn.
Bước 1. Hiểu rõ loại người xem nội bộ trong tổ chức của bạn
Khi tạo thư cho người xem nội bộ, điều quan trọng là phải hiểu người xem của bạn là ai. Điều này sẽ giúp bạn xác định ngôn ngữ, giọng điệu và mức độ chi tiết phù hợp để nhận được khi tạo thông điệp cho chiến dịch giao tiếp của bạn. Nó cũng sẽ giúp bạn xác định những mẩu thông tin nào là quan trọng nhất.
Có thể nhóm đối tượng nội bộ dựa trên cấu trúc tổ chức, sở thích, trình độ kỹ thuật, vị trí, ngôn ngữ và nhiều nội dung khác. Hãy cân nhắc các thể loại người xem sau đây khi xác định người xem của bạn là ai:
Cấu trúc phân cấp tổ chức
Cân nhắc phạm vi trách nhiệm của người xem. Một số thành viên của tổ chức tập trung vào các lĩnh vực kinh doanh ở cấp độ cao hơn các lĩnh vực khác. Một số thành viên của tổ chức tập trung vào những việc ảnh hưởng đến hoạt động hàng ngày của họ tại nơi làm việc.
Vai trò
Người xem nội bộ cũng có thể được phân đoạn theo vai trò. Ví dụ: nhân viên toàn thời gian có thể bị ảnh hưởng bởi các thay đổi nội bộ cụ thể không ảnh hưởng đến nhân viên làm việc thêm. Nhân viên dựa trên dự án có thể cần các thư tập trung cụ thể vào các chi tiết nhỏ hoặc giải quyết trực tiếp các sự cố, trong khi các nhân viên khác chỉ cần cập nhật chung không chứa quá nhiều chi tiết nhỏ.
Phòng ban
Việc phân đoạn người xem dựa trên bộ phận cũng có thể mang lại lợi ích cho phân đoạn đối tượng của bạn. Các thành viên của bộ phận CNTT có thể bị ảnh hưởng bởi một sự kiện cụ thể không ảnh hưởng đến các thành viên của bộ phận tiếp thị. Hãy nghĩ về việc thông điệp của bạn được thiết kế cho ai và điều chỉnh thông điệp của bạn cho phù hợp.
Ngôn ngữ hoặc vị trí
Trong các tổ chức lớn hơn, vị trí địa lý đóng một vai trò lớn trong loại tác động của thông điệp của bạn có thể có hoặc có thể không có đối với các nhóm người khác nhau. Khi chuẩn bị một thông báo có ảnh hưởng đến toàn bộ tổ chức, hãy đảm bảo bạn được cập nhật về các sự kiện hiện tại và những điều có thể ảnh hưởng đến một số vị trí nhất định. Điều này sẽ giúp bạn tránh (nghe âm điếc) khi tạo thư. Điều này cũng cho phép bạn điều chỉnh thông điệp của mình tốt hơn khi chỉ nói cho những người xem cụ thể thuộc các ngôn ngữ và địa điểm khác nhau.
Bước 2. Hiểu rõ các thiết bị được sử dụng để truy cập thông tin liên lạc nội bộ
Hầu hết các tổ chức bao gồm nhiều loại đối tượng bao gồm nhân viên trực tuyến, nhân viên tại văn phòng và nhân viên từ xa.
Nhân viên tuyến đầu thường làm việc từ thiết bị di động và máy tính bảng và không ngồi trước máy tính để hoàn thành hầu hết các nhiệm vụ. Khi tạo thư cho nhân viên tuyến đầu, hãy giữ thông điệp của bạn ngắn gọn, dễ truy nhập và thu hút về mặt trực quan.
Mặt khác, các nhân viên văn phòng và nhân viên từ xa thường ngồi ở bàn làm việc trong một không gian văn phòng truyền thống và sử dụng máy tính hoặc máy tính xách tay để truy cập và tham gia vào các liên lạc của công ty. Đối tượng này cũng có thể sử dụng thiết bị di động để truy cập và tham gia vào các thông tin liên lạc của công ty theo thời gian. Thư cho nhóm này phải bao gồm cả để phù hợp với nhiều lịch làm việc khác nhau, quyền truy cập internet, ngôn ngữ và múi giờ. Trong các nhân viên văn phòng thường tương tác với nhau trực tiếp. Khi nhắm mục tiêu nhân viên tại văn phòng, hãy giữ thư ngắn gọn, ngắn gọn và ngắn gọn.
Khi liên lạc với nhân viên tuyến đầu và từ xa, hãy cân nhắc sử dụng nhiều kênh phân phối để tiếp cận các nhân viên khác nhau với phong cách làm việc đa dạng. Đồng thời tạo cơ hội cho nhân viên tham gia vào các cuộc hội thoại, chia sẻ quan điểm và mạng lưới của họ với những người khác để họ cảm thấy được kết nối.
Bước 3. Cân nhắc kích cỡ và vị trí người xem của bạn
Sử dụng quy mô và vị trí của người xem để xác định các phương pháp và kênh phân phối phù hợp để triển khai để tiếp cận họ và khuyến khích sự tham gia. Ví dụ: các thông báo nhanh được thực hiện cho toàn bộ bộ phận CNTT hoặc cộng đồng người đam mê công nghệ nội bộ của bạn có thể phù hợp hơn dưới dạng bài đăng Viva Engage, trong khi các thư lớn, nhiều phần dành cho toàn bộ tổ chức có thể phù hợp hơn để phát hành dưới dạng trang SharePoint.
Các tổ chức lớn cũng phải tập trung vào việc đảm bảo việc nhắn tin và ngôn ngữ được sử dụng trong chiến dịch liên lạc của họ là toàn diện và hoạt động tốt cho những cân nhắc đa quốc gia. Hãy cân nhắc vị trí của người xem để đảm bảo nội dung trong thư của bạn bản địa hóa tốt và cân nhắc các sự kiện hiện tại ở vị trí mà bạn đang tạo thông điệp của mình.
Bước 4. Chọn kênh phân phối của bạn
Giờ đây, bạn đã hiểu rõ phân đoạn đối tượng của mình, các thiết bị mà họ sử dụng để truy cập và tham gia vào các cuộc trao đổi liên lạc của công ty cũng như quy mô và vị trí của người xem, hãy sử dụng thông tin đó để chọn các kênh phân phối phù hợp cho chiến dịch giao tiếp của bạn.
Tìm hiểu thêm về cách sử dụng Microsoft Viva Amplify để giao tiếp thông qua các kênh khác nhau.
