KB 850751 - Thiết lập thông tin cho Bộ cấu hình Định dạng Điều hòa Điện tử

TechKnowledge Content

TÓM TẮT

Bài viết này chứa thông tin về việc thiết lập Trình cấu hình Điều hòa Điện tử.


XEM THÊM THÔNG TIN


Thiết lập Chung cho Bộ cấu hình Định dạng Điều hòa Điện tử

Quá trình thiết lập Cấu hình Định dạng trong Điều hòa Điện tử rất dài và các bước chi tiết sau đây sẽ giúp bạn thiết lập dễ dàng hơn. Trước khi thiết lập Trình đặt cấu hình Định dạng, bạn phải có bản in của các đặc tả về định dạng tệp tải xuống từ ngân hàng của mình. Vì định dạng ngân hàng khác nhau đáng kể nên bạn phải liên hệ với ngân hàng của mình và yêu cầu các đặc tả này về định dạng tệp. Thông số kỹ thuật về định dạng sẽ chứa chi tiết về mỗi trường được tải xuống và giá trị của tất cả các mã liên quan của ngân hàng. Thông tin này là cần thiết để có thể thiết lập Trình định dạng Cấu hình vì mỗi ngân hàng khác nhau và không có định dạng chuẩn để nhập.


Trình cấu hình Định dạng Điều hòa Điện tử (Định dạng | Tài chính | Điều hòa Điện tử | Bộ cấu hình):


Phần 1 - Nhập Thông tin Định dạng

Định dạng Ngân hàng - Trường Định dạng Ngân hàng là một mã định danh cho định dạng của bạn. Nhập một tên duy nhất cho định dạng này, nhưng thông thường đây là tên Ngân hàng của bạn.

Mô tả - Đây là trường bắt buộc. Nhập mô tả bổ sung cho Định dạng Ngân hàng. 

Định dạng Tệp - Làm theo các bước dưới đây đối với phiên bản bạn đang sử dụng:

 -Microsoft Dynamics GP 2010 và các phiên bản trước đó - Trường Định dạng Tệp có thể được chọn từ danh sách thả xuống dưới dạng Trường Cố định, Phân cách bằng Dấu phẩy hoặc Phân cách bằng Dấu tab. Ngân hàng xác định bạn sẽ chọn tùy chọn nào từ danh sách. Do đó, bạn phải liên hệ với họ nếu đặc tả định dạng không nêu rõ định dạng sử dụng.

-Microsoft Dynamics GP 2013 - Trường Định dạng Tệp có lựa chọn BAI hoặc Người dùng Đã xác định. Nếu bạn đang sử dụng định dạng Viện Quản trị Ngân hàng, chọn BAI. Đối với tất cả các định dạng/ngân hàng khác, chọn Người dùng Xác định. Trong trường Loại tệp, bạn có thể chọn Trường Cố định, Phân cách bằng Dấu phẩy hoặc Phân cách bằng Dấu tab như được ngân hàng của bạn chỉ định.



Sử dụng tùy chọn Mã Trạng thái chỉ được đánh dấu nếu ngân hàng của bạn sử dụng Mã Trạng thái để xác định thêm Mã Giao dịch. Thông tin này cũng được xác định bởi từng ngân hàng. Do đó, nếu đặc tả định dạng không nêu rõ nếu ngân hàng của bạn sử dụng Mã Trạng thái, bạn phải liên hệ với ngân hàng. (Loại này không được sử dụng thường xuyên.)

Mã định danh Loại Bản ghi - Mã định danh Loại Bản ghi sẽ chứa các trường Vị trí Bắt đầu và Vị trí Kết thúc nếu bạn đang sử dụng định dạng Trường Cố định và trường Số Trường nếu bạn đang sử dụng định dạng tệp Được phân cách bằng Dấu phẩy hoặc Phân cách bằng Dấu tab. Đây sẽ là nơi hệ thống cần xem xét trong dòng để xác định loại dòng (đầu trang, chân trang hoặc chi tiết). Nếu ngân hàng không sử dụng mã loại bản ghi thì bạn có thể cải thiện bằng cách chọn một giá trị cố định trong tệp.

-Trường Cố định - Nhập vị trí bắt đầu và kết thúc của trường sẽ chứa giá trị cho Mã Loại Bản ghi từ Ngân hàng (Mã Loại Bản ghi từ Ngân hàng được nhập vào Phần 2).

-Phân cách bằng dấu phẩy hoặc Phân cách bằng dấu Tab - Nhập số của trường có chứa Mã Loại Bản ghi từ Ngân hàng (Mã Loại Bản ghi từ Ngân hàng được nhập vào Phần 2).

Lưu Định dạng sau khi Phần 1 đã hoàn tất trước khi chuyển đến Phần 2 của cửa sổ Bộ cấu hình Định dạng Điều hòa Điện tử.


Phần 2 - Nhập Loại Bản ghi


Lưu ý Bạn sẽ chỉ phải xác định các Loại Bản ghi liên quan đến Điều hòa Điện tử. Nếu một phần được gắn nhãn là tùy chọn trên các đặc tả ngân hàng, bạn không cần phải thiết lập nó trong Trình định dạng Cấu hình. Loại Bản ghi Chi tiết luôn là mục bắt buộc trong đặc tả của ngân hàng.


ID Ngân hàng - ID Ngân hàng sẽ mặc định với Định dạng Ngân hàng từ phần 1 ngay khi bạn nhấn tab vào trường Loại Bản ghi trong cột thứ hai. Không thể thay đổi hoặc sửa trường này.

Loại Bản ghi - Có thể chọn trường Loại Bản ghi từ danh sách thả xuống dưới dạng Đầu trang, Chi tiết hoặc Chân trang. Tất cả các định dạng ngân hàng sẽ yêu cầu Một Loại Bản ghi Chi tiết nhưng các Loại Bản ghi đầu trang và chân trang có thể là tùy chọn. Bạn chỉ có thể thiết lập mỗi Loại Bản ghi một lần vì nhiều đầu trang hoặc chân trang không sẵn dùng.

Mã Loại Bản ghi từ Ngân hàng - Mã Loại Bản ghi từ trường Ngân hàng được xác định trong đặc tả của ngân hàng của bạn. Trường này phải là một mã định danh hằng số và duy nhất cho định dạng đó để khớp với thông tin trong Loại Bản ghi Chi tiết. Đây là trường quan trọng nhất trong việc thiết lập Cấu hình Định dạng để khớp chính xác tệp tải xuống với điều hòa.  (Như vậy Mã định danh Loại Bản ghi sẽ cho hệ thống biết cần xem cột nào để xem đó là loại hàng nào, rồi xem giá trị trong trường Mã Loại Bản ghi từ Trường Ngân hàng để đọc xem đó là dòng đầu trang, chi tiết hoặc chân trang hay không.)


# of fields - The number of fields indicates how many fields are to be defined in Section 3. Nhập số trường có trong dòng cho Loại Bản ghi đang được xác định. Thông tin này phải được nhập cho từng Loại Bản ghi được yêu cầu trong đặc tả của ngân hàng.



Phần 3 - Nhập Thông tin Trường

Khi bạn bấm vào Loại Bản ghi trong Phần 2, số trường tương ứng sẽ hiển thị trong Phần 3. 

Loại Bản ghi - Trường Loại Bản ghi trong cột ngoài cùng bên trái của Mục 3 sẽ mặc định trong khi bạn chọn Loại Bản ghi trong Phần 2.

# - Trường số sẽ mặc định kèm theo số trường bạn đã nhập trong Phần 2. 

Loại Trường - Trường Loại Trường được sử dụng để xác định từng trường liên quan cho từng Loại Bản ghi. Chọn Loại Trường từ danh sách thả xuống bao gồm các tùy chọn cho Tài khoản, Ngày và số tiền. Nếu tên chính xác của trường từ các đặc tả ngân hàng của bạn không xuất hiện trong danh sách, bạn có thể phải chọn một tùy chọn tương tự hoặc sử dụng tùy chọn Điền/Bỏ qua. Một lần nữa, bạn chỉ cần xác định các trường liên quan, quan trọng nhất là: Số Tài khoản, Kiểm tra Số, Kiểm tra Ngày, Số tiền kiểm tra, Mã Giao dịch, Mã Loại Bản ghi, v.v..

Lưu ý Giống như với Loại Bản ghi, bạn sẽ chỉ phải xác định các trường liên quan đến Điều hòa Điện tử. Nếu không có trường về các đặc tả của ngân hàng mà không thể được xác định với Loại Bản ghi hiện có hoặc không cần phải xác định, hãy sử dụng tùy chọn Điền/Bỏ qua. 


Định dạng - Trường Định dạng xác định loại định dạng đầu ra cho một số trường nhất định. Chỉ phải đặt định dạng cho Kiểu Trường chứa ngày hoặc lượng tiền tệ vì đây là tùy chọn duy nhất cho Định dạng. Không có tùy chọn cho văn bản hoặc chuỗi. Do đó, nếu trường không phải là ngày hoặc số tiền tệ, chỉ cần để trống trường Định dạng. Trường Từ và Tới được sử dụng để nhập các vị trí ký tự của trường. Nhập vị trí ký tự bắt đầu và kết thúc cho mỗi trường trong mỗi Loại Bản ghi. Phải nhập các trường Từ và Đến nếu sử dụng Định dạng Tệp Trường Cố định, vì vậy nếu bạn đang sử dụng Định dạng Tệp được Phân cách bằng Dấu tab hoặc Định dạng Tệp được Phân cách bằng Dấu phẩy, bạn có thể để các trường này là 0.

Mã Giao dịch (Mục nhập Mã - Mục nhập Mã Giao dịch)

Khi vẫn còn trong cửa sổ Trình cấu hình Định dạng Điều hòa Điện tử, hãy đi đến cửa sổ Mục nhập Mã Giao dịch qua đường dẫn được liệt kê ở trên cùng trong Thanh Menu. Nếu bạn chưa xác định mã Giao dịch, bạn sẽ nhận được thông báo "Không tìm thấy kết quả khớp Loại Bản ghi" trên báo cáo lỗi. 

Mã Giao dịch xác định loại giao dịch mà từng dòng Chi tiết đại diện. Tính năng Điều hòa Điện tử yêu cầu Mã Giao dịch ở Định dạng Ngân hàng được đặt cấu hình để hoạt động chính xác. Bạn phải có Mã Giao dịch hoặc Mã Loại Bản ghi được xác định để sử dụng Điều hòa Điện tử. Các mã này phải đến từ ngân hàng và phải được liệt kê trong đặc tả của ngân hàng.


Loại Giao dịch - Trường Loại Giao dịch được sử dụng để xác định từng loại giao dịch khác nhau xuất hiện trên đặc tả ngân hàng của bạn. Chọn Một Loại Giao dịch trong danh sách để khớp hoặc khớp chặt chẽ với các đặc tả của ngân hàng. Lưu ý rằng các tùy chọn trong danh sách là những loại duy nhất hiện được hỗ trợ. Tại thời điểm này, hai tùy chọn sẽ khớp bằng Tính năng Điều hòa Điện tử là Kiểm tra Đã thanh toán và Đã xóa tiền gửi.

Lưu ý: Trong Microsoft Dynamics GP 2013, các tùy chọn Cho Chuyển Tín dụng và Chuyển Ghi nợ cũng đã được thêm vào và sẽ khớp điện tử trong Điều hợp Điện tử. Tuy nhiên, bạn phải nhập Mã Loại Giao dịch Ngân hàng theo quy định của ngân hàng. Chức năng bổ sung trong Microsoft Dynamics GP 2013 cũng là chức năng mà bạn có thể có nhiều Mã Loại Giao dịch cho từng Loại Giao dịch.


Mã Loại Giao dịch - Trường Mã Loại Giao dịch được sử dụng để nhập giá trị cho từng Loại Giao dịch và giá trị này sẽ được cung cấp cho bạn như một phần trong đặc tả tệp từ ngân hàng của bạn. Nhập giá trị Mã Loại Giao dịch tương ứng với Loại Giao dịch đã chọn. Thông tin này phải được sao lưu từ ngân hàng và không thể được cải thiện nếu thông tin đó không có sẵn trong các đặc tả của ngân hàng.

Tài khoản G/L - Trường Tài khoản G/L chỉ có sẵn cho các loại giao dịch sau đây: Thu nhập Lãi suất, Thu nhập Khác, Chi phí Khác và Phí Dịch vụ. Nhập Số Tài khoản G/L của Tài khoản Đăng Sổ cái Chung cho việc điều chỉnh sẽ được tạo ra. Điều hòa Điện tử sẽ tự động tạo ra các điều chỉnh cho các loại giao dịch này nếu chúng xuất hiện trong tệp đã tải xuống từ ngân hàng của bạn.

Lưu ý Các loại giao dịch Thu nhập Lãi, Thu nhập Khác, Chi phí Khác và Phí Dịch vụ không khớp điện tử và thay vào đó sẽ tạo các mục Điều chỉnh trong điều hòa. (Bấm vào nút Điều chỉnh trên cửa sổ Chọn Giao dịch Ngân hàng). 

Mô tả Tài khoản - Trường Mô tả Tài khoản sẽ mặc định kèm theo mô tả tài khoản từ Sổ cái Chung và không thể chỉnh sửa được.

Tham chiếu Phân phối - Trường Tham chiếu Phân phối có thể được dùng để nhập một tham chiếu bổ sung cho việc điều chỉnh sẽ được thực hiện. Bạn có thể nhập Tham chiếu Phân phối nếu muốn, nhưng đó không phải là trường bắt buộc.

Loại Tài liệu - Trường Loại Tài liệu sẽ mặc định với Loại Giao dịch mà bạn đã chọn ở đầu cửa sổ Nhập Mã Giao dịch: Thu nhập Lãi, Thu nhập Khác, Chi phí Khác hoặc Phí Dịch vụ. Không thể thay đổi trường này trừ khi bạn quay lại và thay đổi trường Loại giao dịch.

Xác định Mã Trạng thái - Nút Xác định Mã Trạng thái chỉ trở nên sẵn dùng nếu bạn đã đánh dấu tùy chọn Sử dụng Mã Trạng thái trong cửa sổ Trình cấu hình Định dạng Điều hòa Điện tử. Xác định Mã Trạng thái chỉ sẵn dùng cho một số Loại Giao dịch nhất định: Đã xóa Kiểm tra Đã thanh toán và Đã xóa tiền gửi. Sau khi chọn một trong 2 Loại Giao dịch này, bạn sẽ chọn nút Xác định mã trạng thái để đi đến cửa sổ Mục nhập Mã Trạng thái. Tại đây bạn sẽ chọn: Kiểm tra Thanh toán, Kiểm tra Đảo ngược, Ngừng Thanh toán hoặc Dừng Thu hồi cho Loại Trạng thái, rồi nhập Mã Trạng thái tương ứng từ các đặc tả của ngân hàng. Một lần nữa, thông tin này phải đến từ ngân hàng của bạn và không thể được ứng biến hoặc Điều hòa Điện tử sẽ không hoạt động đúng cách.



Ghi chú đặc biệt cần nhớ khi thiết lập Điều hòa Chọn riêng:

• Bạn phải có bản in đặc tả định dạng tệp từ ngân hàng của mình trước khi thiết lập Bộ cấu hình Định dạng Điều hòa Điện tử.

• Mỗi ngân hàng đều khác nhau. Do đó, bạn không thể tuân theo một định dạng tiêu chuẩn cho tất cả các ngân hàng.

• Nếu bạn mở tệp .TXT hoặc .CSV tệp bằng Notepad, hệ thống sẽ không đọc bất kỳ thông tin nào sau vị trí 245. Vì vậy, hãy đảm bảo rằng tất cả các trường bắt buộc cần ánh xạ đều nằm ở phần đầu tiên của dòng nếu các dòng của bạn có nhiều hơn 245 ký tự. Thông tin sau 245 sẽ được đọc như một dòng mới và xuất hiện trên báo cáo lỗi Bản ghi Dữ liệu Không xử lý dưới dạng "Không tìm thấy kết quả khớp Loại Bản ghi: Loại Bản ghi = " vì không có. Điều này có thể được chấp nhận nếu không có trường nào sau vị trí 245 không cần thiết. Nếu có trường cần thiết, bạn sẽ cần liên hệ với ngân hàng của mình để xem liệu họ có thể đặt cấu hình lại tệp nhỏ hơn và không vượt quá 245 ký tự hay không.

• Bộ cấu hình Định dạng Điều hòa Điện tử chỉ cần được thiết lập một lần khi lần đầu tiên bắt đầu sử dụng Điều hòa Điện tử, sau đó bạn chỉ cần tiếp tục tải xuống. BaI, ví .TXT hoặc .CSV từ ngân hàng để khớp với Trình đặt cấu hình Định dạng này.

• Các trường sau phải có định dạng ngân hàng của bạn: Mã Giao dịch, Số Tài khoản, Số Kiểm tra/Số sê-ri, Số giao dịch, Mã Loại Bản ghi và Ngày Xóa Ngân hàng. Nếu định dạng của bạn sử dụng Mã Trạng thái thì Mã Trạng thái Giao dịch cũng phải có trong cấu hình.

• Nếu bạn đã trải qua tất cả quy trình Điều hòa Điện tử và không có giao dịch nào được đánh dấu là đã xóa trong mô-đun Điều hòa Ngân hàng thì nhiều khả năng là một giao dịch nào đó không được thiết lập chính xác trong Bộ cấu hình Định dạng Điều hòa Điện tử. Thông báo lỗi phổ biến nhất mà sẽ nhận được là lỗi"Không Tìm thấy Kết quả khớp Loại Bản ghi " trên báo cáo Bản ghi Không xử lý được in ra sau khi cố gắng tải xuống.  Điều này thường có nghĩa là mã trên giao dịch không được thiết lập trong Mục nhập Mã.

• Nếu bạn tìm cách tải xuống lại sau khi đã tải xuống tệp .txt từ ngân hàng, bạn sẽ nhận được thông báo lỗi "Nhân đôi" vì hệ thống thấy các giao dịch bị trùng lặp thay vì chỉ tải xuống các giao dịch mới. (Nên xóa tải lên trước bằng Id tải lên (trường MEARLDID) trong bảng ME142806 và ME142807.)

• Nếu bạn tìm cách xóa Điều hợp và nhập lại thông tin sau khi bạn đã tải xuống tệp .txt từ ngân hàng, bạn sẽ nhận được thông báo lỗi "Trùng lặp" vì hệ thống thấy các giao dịch là trùng lặp.

• Hãy đảm bảo Số Tài khoản Ngân hàng là duy nhất cho sổ kiểm tra được thiết lập bằng Điều hòa Điện tử. Nếu Số Tài khoản Ngân hàng được dùng trên nhiều sổ kiểm tra, Điều hòa Điện tử sẽ không thể tìm thấy sổ kiểm tra và bạn sẽ nhận được thông báo nói rằng Số Tài khoản Ngân hàng không được thiết lập.

• Trong cửa sổ Mục nhập Mã của bộ cấu hình, các loại sẽ tự động khớp là: Kiểm tra Đã thanh toán, Đã xóa tiền gửi, Chuyển nợ và Chuyển Tín dụng.

• Các loại điều chỉnh sau đây sẽ tạo ra giao dịch'điều chỉnh ' trong cửa sổ Điều chỉnh Ngân hàng Điều chỉnh (nút): (Ví dụ: 'lãi' hoặc 'phí sai' trên bản sao kê ngân hàng của bạn sẽ không nằm trong GP (vì vậy không có dữ liệu nào trùng khớp với), vì vậy bạn cần hệ thống đặt mục nhập điều chỉnh/nhật ký trong GP cho các loại này.)

  • Thu nhập Lãi

  • Thu nhập Khác

  • Chi phí Khác

  • Phí Dịch vụ

• Không có loại nào trong bộ cấu hình sẽ tự động khớp với điều chỉnhncrease i, giảm điều chỉnh hoặc rút tiền trong cửa sổ Mục nhập Giao dịch Ngân hàng ở GP. Các loại này dành cho sự điều chỉnh trong GP đối với các mục mà bạn không mong đợi sẽ thấy trên sao kê ngân hàng. Bạn phải đánh dấu các kiểu này theo cách thủ công là đã xóa trong cửa sổ điều hòa.

• Kiểm tra sẽ khớp với Số tiền Kiểm tra và Số kiểm tra. Tiền gửi sẽ khớp với Số tiền Gửi và Ngày Gửi (trong phạm vi 8 ngày mặc định, nhưng bạn có thể ghi đè điều đó khi được nhắc là một phạm vi ngày khác.) Hãy tham khảo KB 851279 để biết thêm thông tin về các tiêu chí cần khớp tự động.

• Ngày Xóa của Ngân hàng có thể ảnh hưởng đến quy trình khớp. GP sẽ chỉ xóa kiểm tra mà trong đó ngày Ngân hàng Đã xóa là SAU Ngày Phát hành Kiểm tra trong GP. GP sẽ không xóa kiểm tra ngày trước ngày thực sự nó được cấp trong GP.

• GP sẽ bỏ qua mọi số không đứng đầu trên kiểm tra quy trình khớp và thực tế, sẽ dải chúng ra khỏi số kiểm tra khi nhập. Số không đứng đầu sẽ không ảnh hưởng đến quy trình khớp với số kiểm tra. GP có thể khớp số kiểm tra, bất kể bất kỳ số không đứng đầu nào.

• Sử dụng Notepad để mở các tệp, vì định dạng tự động trong các ô có Excel dải số không đứng đầu.  The leading zeroes don't matter on a check, but they do matter on dates. Nếu nhập ngày không đúng cách, điều này có nghĩa là định dạng ngày trên trình cấu hình không khớp với giá trị trong tệp hoặc thiếu các số không ở đầu trong tệp.  Nếu bạn đã ánh xạ trình cấu hình để sử dụng MMDDYYYY thì tệp của bạn phải có 08152017, ví dụ:  Hoặc nếu bạn có MM/DD/YY thì tệp của bạn phải có ngày 15/08/17.  Định dạng ngày phải khớp chính xác.

• Khi đem tệp vào, hãy nhập số xác nhận mà bạn chọn.  Các kiểm tra sẽ nhập sau khi nhập số xác nhận.

• Nếu bạn đưa vào một tệp hàng ngày, bạn nên hợp nhất mỗi ngày trước khi đưa vào tệp của ngày tiếp theo.  Hệ thống sẽ chỉ tự động khớp với tệp cuối cùng được đưa vào.  Vì vậy, nếu bạn nhập trong 5 tệp hàng ngày trước, rồi hợp nhất ngày 1, nó sẽ tự động khớp nhưng khi bạn cố gắng hợp nhất ngày 2, nó sẽ không tự động khớp.  Bạn sẽ phải thông báo lại trong tệp cho ngày 2 nếu bạn muốn tệp tự động khớp.

• Nếu ngày tháng được nhập dưới dạng tất cả các số không hoặc 00/00/0000, hãy ánh xạ trường 'Ngày xóa ngân hàng' thay vì 'ngày giao dịch' trong bộ cấu hình.

• Nếu ngày đang nhập dưới dạng đối số scrambled thì định dạng ngày trong trình cấu hình sẽ không khớp với định dạng ngày trong tệp ngân hàng.  Đảm bảo rằng tệp ngân hàng có MMDDYYYY mà bạn đã chọn cùng định dạng này trong trình cấu hình để khớp chính xác.  Ngoài ra, hãy đảm bảo rằng người dùng không mở tệp trong Excel và đã bỏ các số không đứng đầu trên MM hoặc DD.  Nếu vậy, hãy mở tệp trong Notepad rồi thêm các số không đứng đầu trở lại ngày và nhập lại.  Sử Notepad để mở tệp ngân hàng, chứ không phải mở Excel.

• Để biết thêm thông tin về cách khớp giao dịch, hãy xem KB 851279.

Bài viết này đã được TechKnowledge Document ID:19396