Liên kết đến hoặc nhập dữ liệu từ Dynamics 365

Trước khi bạn bắt đầu

Bạn muốn mọi thứ trở nên suôn sẻ hơn? Vậy thì hãy thực hiện những chuẩn bị sau đây trước khi bạn liên kết hoặc nhập:

• Xác định thông tin kết nối cần thiết, bao gồm URL của site Dynamics 365 và tài khoản có quyền truy nhập bảo mật. Để biết thêm thông tin, xem mục Tạo người dùng và gán vai trò bảo mật (trực tuyến) của Microsoft Dynamics 365 và Quản lý đăng ký, giấy phép và tài khoản người dùng.

• Tổ chức của bạn có thể đã có tài khoản Dynamics 365. Nếu chưa có, bạn có thể đăng ký một tài khoản dùng thử 30 ngày tại mục Dùng thử Dynamics 365 (trực tuyến).

• Cân nhắc số lượng cột trong từng bảng hoặc dạng xem. Access không hỗ trợ quá 255 trường cho một bảng, do vậy, Access sẽ chỉ liên kết hoặc nhập 255 cột đầu tiên.

• Xác định tổng số dữ liệu hiện được nhập. Kích cỡ tối đa của một cơ sở dữ liệu Access là hai gigabyte, trừ đi dung lượng cần thiết cho các đối tượng hệ thống. Nếu Dynamics 365 có chứa các bảng lớn, có thể bạn sẽ không thể nhập toàn bộ dữ liệu vào một cơ sở dữ liệu Access duy nhất. Trong trường hợp này, hãy cân nhắc liên kết đến dữ liệu thay vì nhập.

• Bảo mật cho cơ sở dữ liệu Access của bạn và thông tin kết nối mà cơ sở dữ liệu chứa bằng cách sử dụng một vị trí tin cậy, cùng một mật khẩu cơ sở dữ liệu Access. Để biết thêm thông tin, xem mục Quyết định có tin cậy một cơ sở dữ liệu hay không và Mã hóa cơ sở dữ liệu bằng cách sử dụng mật khẩu cơ sở dữ liệu.

• Xác định các bảng mà bạn muốn liên kết đến hoặc nhập. Bạn có thể liên kết đến hoặc nhập nhiều hơn một bảng với một thao tác duy nhất. Tất cả các bảng Dynamics 365 đều có một khóa chính được xác định là cột đầu tiên trong bảng được nhập hoặc liên kết.

• Lên kế hoạch tạo thêm các mối quan hệ. Access liên kết đến hoặc nhập các bảng đã chọn và bất kỳ bảng có liên quan trong mô hình dữ liệu Dynamics 365. Để biết thêm thông tin về mô hình dữ liệu này, xem mục Duyệt siêu dữ liệu đến tổ chức của bạn.

  Access cố gắng tự động tạo các mối quan hệ giữa những bảng có liên quan này. Nhưng bạn có thể cần phải tạo thủ công mối quan hệ bổ sung giữa các bảng mới và bảng hiện có bằng cách sử dụng cửa sổ Mối quan hệ. Để biết thêm thông tin, hãy xem Cửa sổ Mối quan hệ là gì? và Tạo, chỉnh sửa hoặc xóa mối quan hệ.

Giai đoạn 1: Bắt đầu

1. Chọn Dữ liệu Ngoài > Nguồn Dữ liệu Mới > Từ Dịch vụ Trực tuyến > Từ Dynamics O365 (trực tuyến).

2. Trong hộp thoại Nhập URL của Site Dynamics 365, nhập URL của site Dynamics 365.

3. Thực hiện một trong những thao tác sau:

   • Để nhập, chọn Nhập dữ liệu nguồn vào một bảng mới trong cơ sở dữ liệu hiện tại.

   • Để liên kết, chọn Liên kết nguồn dữ liệu bằng cách tạo bảng được liên kết.

4. Chọn OK.

Giai đoạn 2: Chọn Bảng để liên kết đến hoặc nhập

• Trong hộp thoại Liên kết Bảng hoặc Nhập Đối tượng, bên dưới Bảng, chọn từng bảng hay dạng xem bạn muốn liên kết hoặc nhập, rồi bấm vào OK.

  

Access liên kết đến hoặc nhập các bảng đã chọn và bất kỳ bảng có liên quan trong mô hình dữ liệu Dynamics 365.

Kết quả

Khi thao tác liên kết hoặc nhập hoàn tất, các bảng sẽ xuất hiện trong Ngăn Dẫn hướng có cùng tên với bảng Dynamics 365. Trong khi thao tác nhập, nếu tên đó đã được sử dụng, Access sẽ gắn thêm "1" vào tên bảng mới. Tuy nhiên, bạn vẫn có thể đổi tên các bảng thành tên nào đó có ý nghĩa hơn.

Trong thao tác nhập, Access sẽ không bao giờ ghi đè bảng trong cơ sở dữ liệu. Mặc dù bạn không thể trực tiếp gắn thêm Dynamics 365 cho bảng hiện có nhưng bạn vẫn có thể tạo truy vấn chắp thêm để gắn thêm dữ liệu sau khi đã nhập dữ liệu từ các bảng tương tự.

Trong thao tác liên kết, nếu các cột đang ở chế độ chỉ đọc trong bảng Dynamics 365, các cột đó cũng sẽ ở chế độ chỉ đọc trong Access.

Mẹo    Để xem URL Dynamics, di chuột qua bảng trong ngăn dẫn hướng Access.

Cập nhật thiết kế bảng được liên kết

Bạn không thể thêm, xóa hoặc sửa đổi các cột hay thay đổi kiểu dữ liệu trong bảng được liên kết. Nếu bạn muốn thực hiện thay đổi thiết kế, hãy thực hiện trong Dynamics 365. Những thay đổi thiết kế đối với bảng Dynamics sẽ được phản ánh khi bạn mở liên kết trong Access. Để biết thêm thông tin, xem mục Tạo và chỉnh sửa các trường.