Mô tả về những giao dịch khác nhau ảnh hưởng đến số lượng "Chi phí Hàng bán" (COGS) trong Accounting Professional và trong Accounting Express

Ví dụ 1: Bạn bán mặt hàng mà không nhận được các mặt hàng vào hàng tồn kho

Nếu bạn bán mặt hàng mà không nhận được các mặt hàng vào hàng tồn kho, giá mua từ bản ghi mặt hàng được sử dụng để ước tính số tiền COGS. Số lượng COGS từ tất cả các giao dịch trước đó được tính lại nếu các điều kiện sau đây là đúng:

• Giá mua đã thay đổi.

• Mặt hàng sẽ được bán lại. Tuy nhiên, bạn không nhận được mục vào thư mục.

Hãy xem xét tình huống sau:

• Bạn tạo mục A. Mặt hàng A có giá mua là $10,00. Mặt hàng A có số lượng hiện tại là 0 và giá trị là $0,00.

• Vào 01/01/2006, bạn bán 1 đơn vị của mặt hàng A. Giao dịch đã được đăng lên tài khoản COGS với giá $10,00.

• Bạn mở mục A từ danh sách mục. Sau đó, bạn thay đổi giá mua từ $10,00 thành $20,00.

• Vào 05/01/2006, bạn bán 1 đơn vị của mặt hàng A. Giao dịch đã được đăng lên tài khoản COGS với giá $30,00.

Vì giá mua trong bản ghi mặt hàng đã được thay đổi trước khi mặt hàng này nhận được vào hàng tồn kho nên hệ thống sẽ tính toán lại tất cả các giao dịch trước đó bằng cách sử dụng giá mua mới. Do đó, giao dịch từ 01/01/2006 hiện sử dụng chi phí $20,00 thay vì chi phí $10,00. Ngoài ra, giao dịch từ ngày 5 tháng 1 năm 2006 cũng sử dụng chi phí $20,00. Do đó, số dư cuối cùng của tài khoản COGS giờ sẽ là $40,00. Vì $10,00 đã được đăng cho giao dịch này từ 01/01/2006, một giao dịch khác cho $30,00 sẽ được đăng vào 05/01/2006 để số dư cuối cùng của $40,00 được hiển thị chính xác.

Ví dụ 2: Bạn lưu tài liệu bán hàng trước khi lưu tài liệu mua hàng

Nếu bạn lưu tài liệu bán hàng trước khi lưu tài liệu mua hàng, giá mua từ bản ghi mục được sử dụng khi tài liệu bán hàng được lưu. Do đó, khi mặt hàng thực sự được mua, việc điều chỉnh sẽ được thực hiện cho tài khoản COGS nếu xảy ra bất kỳ sự khác biệt về chi phí nào.

Hãy cân nhắc kịch bản sau đây:

• Bạn tạo mục A. Mục A có giá mua là $5,00. Mặt hàng A có số lượng hiện tại là 0 và giá trị là $0,00.

• Vào 01/01/2006, bạn bán 1 đơn vị của mặt hàng A. Giao dịch đã được đăng lên tài khoản COGS với giá $5,00.

• Vào 01/03/2006, bạn sẽ nhận được 1 đơn vị mục A với chi phí $4,50. Giao dịch đã được đăng lên tài khoản COGS để biết số tiền âm $.50 vào ngày 1 tháng 1 năm 2006. Hiện tại, điều này khiến tài khoản COGS phản ánh chính xác số dư kết thúc là $4,50.

Ví dụ 3: Bạn vô hiệu hóa đơn từ một ngày trước đó khi tài liệu tồn tại có ngày giao dịch sau ngày giao dịch của hóa đơn rỗng

Khi bạn vô hiệu hóa đơn, các mặt hàng trong hóa đơn đó sẽ được trả về hàng tồn kho. Các mặt hàng được trả về hàng tồn kho vào ngày được sử dụng trong hóa đơn rỗng. Khi mặt hàng được trả về cho hàng tồn kho, chi phí hàng hóa liên kết với giao dịch bán hàng đó sẽ được khôi phục. Chi phí hàng hóa đó sẽ có ngày tháng cũ nhất. Chi phí hàng hóa đó sẽ được sử dụng trước cho bất kỳ doanh số nào sau này. Các mục nhập trong tài khoản COGS để tính toán lại doanh thu sau này của cùng một mục nếu các điều kiện sau đây là đúng:

• Bạn đã bán thêm mặt hàng giống nhau sau khi tạo hóa đơn.

• Bạn đã bán thêm mặt hàng giống nhau trước khi làm rỗng hóa đơn.

Do đó, chi phí của các mặt hàng trên hóa đơn rỗng sẽ được sử dụng trong lần bán hàng ghi lại tiếp theo. Tất cả doanh thu sau ngày trên hóa đơn bị vô hiệu đều có số tiền mới trong tài khoản COGS.

Khi bạn vô hiệu hóa đơn, chương trình sẽ tạo một tập hợp các giao dịch để bù đắp giao dịch bán hàng ban đầu để có thể thực hiện tính toán lại. Các giao dịch này bao gồm:

• Giao dịch loại bỏ chi phí gốc của hàng hóa.

• Một giao dịch khác bổ sung chi phí của các mặt hàng trên hóa đơn không có hiệu lực trở lại hàng tồn kho.

Cả hai giao dịch này đều có cùng ngày với giao dịch không có hiệu lực. Do đó, tài khoản COGS và hàng tồn kho có số dư kết thúc chính xác sau khi diễn ra phần diễn giải lại. Tuy nhiên, có một lần điều chỉnh lớn đối với các tính toán lại của tất cả các lần bán hàng sau này.

Hãy cân nhắc kịch bản sau đây:

• Bạn tạo mục A. Mặt hàng này có số lượng hiện tại là 0 và giá trị là $0,00.

• Vào 01/01/2006, bạn sẽ nhận được 1 đơn vị của mục A. Mặt hàng này có chi phí $5,00.

• Vào 01/02/2006, bạn sẽ nhận được 1 đơn vị của mục A. Mặt hàng này có chi phí $4,50.

• Vào 01/03/2006, bạn bán 1 đơn vị của mặt hàng A. Giao dịch đã được đăng lên tài khoản COGS với giá $5,00.

• Vào 05/03/2006, bạn bán 1 đơn vị của mặt hàng A. Giao dịch đã được đăng lên tài khoản COGS với giá $4,50.

• Bạn nhận được hóa đơn kể từ 01/03/2006.

Trong kịch bản này, khi bạn làm rỗng hóa đơn từ 01/03/2006, mặt hàng sẽ được trả về hàng tồn kho. Mặt hàng được gán chi phí gốc của hàng hóa đã được sử dụng vào 01/01/2006. Điều này có nghĩa là hóa đơn từ 05/03/2006 thực tế sẽ có lượng COGS là $5,00 thay vì COGS số tiền $4,50. Số tiền âm $4,50 được đăng lên tài khoản COGS vào 01/03/2006.

Quy trình này sẽ ảnh hưởng đến toàn bộ hóa đơn đã lưu có chứa mặt hàng A vì sẽ có điều chỉnh đơn lớn được đăng. Việc điều chỉnh này sẽ sử dụng ngày của hóa đơn bị vô hiệu hóa.

Ví dụ 4: Bạn tạo giao dịch điều chỉnh hàng tồn kho

Khi bạn tạo giao dịch điều chỉnh hàng tồn kho trong cửa sổ Điều chỉnh Số lượng hoặc trong cửa sổ "Điều chỉnh Số lượng và Giá trị", bạn phải nhập giá trị mới thay vì giá trị của điều chỉnh mà bạn muốn thực hiện. Sự khác biệt giữa giá trị mới mà bạn đã nhập và giá trị của tài khoản COGS trên ngày đã chỉ định được dùng để xác định lượng điều chỉnh hàng tồn kho.

Hãy cân nhắc kịch bản sau đây:

• Bạn tạo mục A. Mục A có số lượng hiện có là 10 và giá trị là $2.000,00 kể từ ngày 1 tháng 1 năm 2006. Điều này có nghĩa là mỗi mặt hàng có chi phí $200,00.

• Vào 01/02/2006, bạn bán 5 đơn vị mặt hàng A. Giao dịch đã được đăng lên tài khoản COGS với giá $1.000.

• Vào 05/02/2006, bạn bán 5 đơn vị mặt hàng A. Giao dịch đã được đăng lên tài khoản COGS với giá $1.000.

• You realize that the value on January 1, 2006 should have been $1.500 instead of $2.000. Để tạo điều chỉnh này, bạn mở cửa sổ "Điều chỉnh Số lượng và Giá trị Kiểm kê". Bạn đặt ngày là 01/01/2006. Bạn nhập số lượng mới là 10 và bạn nhập giá trị mới là $1.500.

Trong kịch bản này, một giao dịch được đăng lên tài khoản COGS để biết số tiền âm là $500,00 vào ngày 1 tháng 1 năm 2006.

Nếu bạn tạo báo cáo Đánh giá Hàng tồn kho cho mục A, báo cáo sẽ chứa các thông tin sau đây:

• Vào 01/01/2006, giao dịch gốc được hiển thị sẽ có giá $2.000.

• Vào 01/01/2006, giao dịch cho số tiền âm $500,00 được hiển thị. Giao dịch này cho số tiền âm phản ánh chênh lệch giữa giá trị gốc là $2.000 và giá trị mới là $1.500. Điều này sẽ thay đổi chi phí mặt hàng riêng lẻ từ $200 thành $150.

• Vào 01/02/2006, giao dịch cho số tiền âm $750,00 được hiển thị. Giao dịch này cho số tiền âm phản ánh 5 mặt hàng đã bán và có chi phí $150,00 cho mỗi mặt hàng.

• Vào 05/02/2006, giao dịch cho số tiền âm $750,00 được hiển thị. Giao dịch này cho số tiền âm phản ánh 5 mặt hàng đã bán và có chi phí $150,00 cho mỗi mặt hàng.

Ví dụ 5: Bạn thay đổi các mục trong tài liệu đã lưu

Khi bạn thay đổi các mục trong tài liệu đã lưu, hiệu ứng đối với lượng COGS giống như ví dụ 3. Khi bạn thay đổi các mục trong tài liệu đã lưu, chi phí của mọi mục đã loại bỏ sẽ được khôi phục bằng cách sử dụng ngày của tài liệu đã chỉnh sửa. Số lượng COGS được tính toán lại cho các tài liệu đã được tạo ra sau ngày của tài liệu đã chỉnh sửa.



Hãy cân nhắc kịch bản sau đây:

• Vào 01/01/2006, bạn mua 1 đơn vị của mặt hàng A. Mặt hàng này có chi phí $5,00.

• Vào 05/01/2006, bạn bán 1 đơn vị của mặt hàng A. Giao dịch đã được đăng lên tài khoản COGS với giá $5,00.

• Vào 01/02/2006, bạn mua 1 đơn vị của mặt hàng A. Mặt hàng này có chi phí $6,00.

• Vào 05/02/2006, bạn bán 1 đơn vị của mặt hàng A. Giao dịch đã được đăng lên tài khoản COGS với giá $6,00.
  

• Bạn chỉnh sửa hóa đơn từ 05/02/2006. Bạn thay thế mục A bằng mục B.

Trong kịch bản này, một giao dịch được đăng lên tài khoản COGS với giá $6,00 vào ngày 5 tháng 1 năm 2006. Ngày này là ngày của hóa đơn đã chỉnh sửa. Do đó, hóa đơn đã được tạo vào 05/02/2006 sẽ sử dụng chi phí $5,00 thay vì $6,00.

Ví dụ 6: Đơn vị đo mà bạn đã sử dụng để mua một mặt hàng khác với đơn vị đo mà bạn đã sử dụng để bán mặt hàng.

Đôi khi, khi bạn mua hàng từ nhà cung cấp, bạn phân tách mặt hàng thành các đơn vị nhỏ hơn để bán dưới dạng các mặt hàng riêng lẻ. Để số lượng COGS chính xác, chúng tôi khuyên bạn nên sử dụng cùng một đơn vị đo khi mua các mặt hàng và khi bán hàng.

Hãy cân nhắc kịch bản sau đây:

• Bạn tạo mục A. Mặt hàng này có giá mua là $10,00, số lượng hiện có là 0 và giá trị là $0,00.

• Vào 01/01/2006, bạn mua 5 đơn vị mặt hàng A. Mặt hàng này có chi phí $10,00 cho mỗi mặt hàng. Bạn thêm một bản ghi nhớ vào hóa đơn cho biết có 5 bushel. Mỗi bushel chứa 20 tai của corn.

• Vào 05/01/2006, bạn bán 10 đơn vị mặt hàng A. Bạn thêm ghi chú vào trường mô tả hóa đơn cho doanh số này được bán cho 10 tai của corn.

Trong kịch bản này, một giao dịch được đăng lên tài khoản COGS với giá $100,00. Giao dịch này phản ánh 10 mặt hàng đã bán và có chi phí $10,00 cho mỗi mặt hàng. Tuy nhiên, số tiền này thực sự phải là $5,00. Do đó, số tiền trong tài khoản COGS vượt quá $95,00.

Ngoài ra, nếu bạn tạo báo cáo Đánh giá Hàng tồn kho, báo cáo sẽ hiển thị số lượng hàng tồn kho là -5 và giá trị âm là $50,00 cho mục A. Tuy nhiên, vẫn còn 90 tai bắp để bán. Nếu bạn tiếp tục bán các mặt hàng tăng dần 10 tai của bắp, các sự cố sau sẽ xảy ra:

• Sau khi bán tất cả tai của bắp, báo cáo Đánh giá Hàng tồn kho sẽ hiển thị số lượng hàng tồn kho là -95.

• Hàng tồn kho sẽ có giá trị âm $950,00.

Ví dụ 7: Bạn thay đổi tài khoản COGS được liên kết với một mục

Khi thay đổi tài khoản COGS liên kết với một mục, các giao dịch trước đó không bị ảnh hưởng. Tài khoản COGS mới được sử dụng cho mọi tài liệu mới có chứa mục này.

Ví dụ 8: Hóa đơn của nhà cung cấp được chỉnh sửa khi hóa đơn đã tồn tại cho một hoặc nhiều mục được bao gồm trong hóa đơn

Khi hóa đơn nhà cung cấp được chỉnh sửa, hóa đơn này sẽ bị vô hiệu hóa và một hóa đơn mới sẽ được tạo. Sau khi đã lưu nội dung chỉnh sửa, hóa đơn sẽ không còn liên kết với các mặt hàng trên hóa đơn. Số lượng COGS từ tất cả các giao dịch trước đó sau đó sẽ được tính lại.