Tìm bản ghi có ngày gần đây nhất hoặc cũ nhất

Quy tắc tạo và sử dụng các truy vấn giá trị hàng đầu

Bạn tạo truy vấn giá trị hàng đầu bằng cách trước tiên tạo truy vấn chọn. Tùy thuộc vào kết quả bạn muốn, bạn áp dụng thứ tự sắp xếp cho truy vấn hoặc chuyển đổi truy vấn thành truy vấn tổng. Nếu bạn chuyển đổi truy vấn, bạn hãy sử dụng hàm tổng hợp, chẳng hạn như Max hoặc Min để trả về giá trị cao nhất hoặc thấp nhất hoặc Giá trị đầu tiên hoặc Cuối cùng để trả về ngày sớm nhất hoặc gần nhất. Bạn sử dụng các truy vấn tổng và hàm tổng hợp chỉ khi bạn cần tìm dữ liệu nằm trong một tập hợp các nhóm hoặc thể loại. Ví dụ: giả sử bạn cần tìm số doanh số cho một ngày nhất định cho từng thành phố nơi công ty bạn hoạt động. Trong trường hợp đó, các thành phố sẽ trở thành các danh mục (bạn cần tìm dữ liệu cho mỗi thành phố), vì vậy bạn sử dụng truy vấn tổng.

Khi bạn tiếp tục, hãy nhớ rằng, bất kể loại truy vấn, truy vấn của bạn phải sử dụng các trường có chứa dữ liệu mô tả, chẳng hạn như tên khách hàng và cả trường có chứa giá trị ngày mà bạn muốn tìm. Ngoài ra, các giá trị ngày phải nằm trong một trường được đặt thành kiểu dữ liệu Ngày/Giờ. Các truy vấn mà bài viết này mô tả không thành công nếu bạn cố gắng chạy chúng với giá trị ngày trong trường Văn bản Ngắn. Ngoài ra, nếu bạn muốn sử dụng truy vấn tổng, các trường dữ liệu của bạn phải bao gồm thông tin thể loại, chẳng hạn như trường thành phố hoặc quốc gia/khu vực.

Chọn giữa truy vấn giá trị hàng đầu và bộ lọc

Để xác định xem bạn nên tạo truy vấn giá trị hàng đầu hay áp dụng bộ lọc, hãy chọn một trong các mục sau:

• Nếu bạn muốn trả về các bản ghi có ngày gần đây nhất hoặc gần đây nhất trong một trường và bạn không biết giá trị ngày chính xác hoặc chúng không quan trọng, bạn sẽ tạo ra một truy vấn giá trị hàng đầu.

• Nếu bạn muốn trả về tất cả các bản ghi có ngày khớp, trước hoặc muộn hơn một ngày cụ thể, bạn sử dụng bộ lọc. Ví dụ: để xem ngày bán hàng từ tháng 4 đến tháng 7, bạn áp dụng bộ lọc. Một cuộc thảo luận đầy đủ về bộ lọc nằm ngoài chủ đề này.

  Để biết thêm thông tin về cách tạo và sử dụng bộ lọc, hãy xem bài viết Áp dụng bộ lọc để xem các bản ghi được chọn trong cơ sở dữ liệu Access.

Đầu Trang

Tạo truy vấn giá trị hàng đầu cơ bản

1. Trên tab Tạo, trong nhóm Truy vấn, bấm Thiết kế Truy vấn.

2. Trong hộp thoại, bấm vào bảng bạn muốn sử dụng trong truy vấn, bấm thêm để đặt bảng vào mục trên của trình thiết kế, rồi bấm vào Đóng.

   -hoặc-

   Bấm đúp vào bảng, rồi bấm Đóng.

   Nếu bạn sử dụng dữ liệu mẫu được liệt kê là mục trước đó, hãy thêm bảng Nhân viên vào truy vấn.

3. Thêm các trường bạn muốn sử dụng trong truy vấn vào lưới thiết kế. Bạn có thể bấm đúp vào từng trường hoặc kéo và thả từng trường vào một ô trống trong hàng Trường.

   Nếu bạn sử dụng bảng mẫu, hãy thêm các trường Tên, Họ và Ngày Sinh.

4. Trong trường có chứa các giá trị trên cùng hoặc dưới cùng của bạn (trường Ngày Sinh, nếu bạn sử dụng bảng mẫu), hãy bấm vào hàng Sắp xếp và chọn Tăng dần hoặc Giảm dần.

   Thứ tự sắp xếp giảm dần sẽ trả về ngày gần đây nhất và thứ tự sắp xếp Tăng dần trả về ngày sớm nhất.

   Quan trọng: Bạn phải đặt giá trị trong hàng Sắp xếp chỉ cho các trường có chứa ngày của bạn. Nếu bạn xác định thứ tự sắp xếp cho một trường khác, truy vấn sẽ không trả về kết quả bạn muốn.

5. Trên tab Thiết kế Truy vấn, trong nhóm Thiết lập Truy vấn, bấm vào mũi tên xuống bên cạnh Tất cả (danh sách Giá trị Hàng đầu), rồi nhập số bản ghi bạn muốn xem hoặc chọn một tùy chọn từ danh sách.

6. Bấm Chạy để chạy truy vấn và hiển thị kết quả trong dạng xem Biểu dữ liệu.

7. Lưu truy vấn và tiếp tục mở để sử dụng trong các bước tiếp theo.

Bạn có thể thấy loại truy vấn giá trị hàng đầu này có thể trả lời các câu hỏi cơ bản, chẳng hạn như ai là người già nhất hoặc trẻ nhất trong công ty. Các bước tiếp theo sẽ giải thích cách sử dụng biểu thức và các tiêu chí khác để tăng sức mạnh và tính linh hoạt cho truy vấn. Tiêu chí được hiển thị trong bước tiếp theo sẽ trả về ba ngày sinh tiếp theo của nhân viên.

Thêm tiêu chí vào truy vấn

1. Chuyển truy vấn bạn đã tạo trong các bước trước đó sang dạng xem Thiết kế.

2. Trong lưới thiết kế truy vấn, ở cột bên phải cột Ngày Sinh, sao chép và dán hoặc nhập biểu thức này: Expr1: DatePart("m",[Ngày Sinh]). Sau đó bấm Chạy.

   Hàm DatePart trích xuất phần tháng của trường Ngày Sinh.

3. Chuyển sang dạng xem Thiết kế.

4. Ở bên phải biểu thức đầu tiên của bạn, hãy dán hoặc nhập biểu thức này: Expr2: DatePart("d",[Ngày Sinh]). Sau đó bấm Chạy.

   Trong trường hợp này, hàm DatePart trích xuất phần ngày của trường Ngày Sinh.

5. Chuyển sang dạng xem Thiết kế.

6. Bỏ chọn các hộp kiểm trong hàng Hiển thị cho mỗi biểu thức trong số hai biểu thức bạn vừa nhập, bấm vào hàng Sắp xếp cho từng biểu thức, rồi chọn Tăng dần.

7. Bấm Chạy.

8. Hoặc bạn có thể chỉ định một tiêu chí để giới hạn phạm vi truy vấn. Khi bạn xác định tiêu chí, truy vấn sẽ chỉ sắp xếp các bản ghi đáp ứng tiêu chí và xác định các giá trị trường trên cùng hoặc dưới cùng từ bên trong danh sách được sắp xếp.

   Để tiếp tục với dữ liệu mẫu, hãy chuyển sang dạng xem Thiết kế. Sau đó, trong hàng Tiêu chí của cột Ngày Sinh , hãy nhập biểu thức sau đây:

   Month([Ngày Sinh]) > Month(Date()) Or Month([Birth Date])= Month(Date()) And Day([Birth Date])>Day(Date())

   Biểu thức này thực hiện như sau: Phần Tháng([Ngày Sinh]) > Month(Date()) sẽ kiểm tra ngày sinh của từng nhân viên để xem liệu ngày sinh có rơi vào tháng trong tương lai hay không và nếu đúng, bao gồm các bản ghi đó trong truy vấn. Phần Month([Ngày Sinh])= Month(Date()) And Day([Ngày Sinh])>Day(Date()) của biểu thức sẽ kiểm tra ngày sinh diễn ra trong tháng hiện tại để xem sinh nhật có rơi vào hoặc sau ngày hiện tại hay không. Nếu điều kiện đó đúng, hàm sẽ bao gồm các bản ghi đó trong truy vấn. Để tóm tắt: Biểu thức này bỏ qua mọi bản ghi có ngày sinh trong khoảng từ ngày 1 tháng 1 đến ngày bạn chạy truy vấn.

   Để xem thêm ví dụ về biểu thức tiêu chí truy vấn, hãy xem bài viết Ví dụ về tiêu chí truy vấn.

9. Trên tab Thiết kế Truy vấn, trong nhóm Thiết lập Truy vấn, bấm vào mũi tên xuống bên cạnh Tất cả (danh sách Giá trị Hàng đầu), rồi nhập số bản ghi bạn muốn xem hoặc chọn một tùy chọn từ danh sách.

   Để xem ba ngày sinh tiếp theo, hãy nhập 3.

10. Bấm Chạy để chạy truy vấn và hiển thị kết quả trong dạng xem Biểu dữ liệu.

Tạo truy vấn tổng

1. Trên tab Tạo, trong nhóm Truy vấn, bấm Thiết kế Truy vấn.

2. Bấm đúp vào bảng bạn muốn sử dụng. Mỗi bảng xuất hiện trong mục trên của trình thiết kế truy vấn.

   Nếu bạn sử dụng các bảng mẫu được liệt kê ở trên, hãy thêm bảng Events và Event Types.

3. Bấm đúp vào các trường bảng bạn muốn sử dụng ở truy vấn của mình. Hãy đảm bảo rằng bạn chỉ thêm các trường nhóm hoặc thể loại và trường giá trị vào truy vấn tại thời điểm này.

   Nếu bạn sử dụng dữ liệu mẫu được liệt kê trong ba bảng trước đó, bạn thêm trường Loại Sự kiện từ bảng Loại Sự kiện hoặc trường Ngày Sự kiện từ bảng Sự kiện.

4. Hoặc bạn có thể chỉ định một tiêu chí giới hạn phạm vi truy vấn. Chỉ những bản ghi đáp ứng tiêu chí mới được sắp xếp và các giá trị trường trên cùng và dưới cùng được xác định trong danh sách sắp xếp này.

   Ví dụ: nếu bạn muốn trả về các sự kiện trong thể loại Hàm Riêng tư, bạn hãy nhập biểu thức này vào hàng Tiêu chí của cột Loại Sự kiện: <>"Hàm Riêng tư".

   Để xem thêm ví dụ về biểu thức tiêu chí truy vấn, hãy xem bài viết Ví dụ về tiêu chí truy vấn.

5. Chuyển đổi truy vấn thành truy vấn tổng bằng cách làm như sau:

   Trên tab Thiết kế Truy vấn, trong nhóm Hiện/Ẩn, hãy bấm Tổng.

   Hàng Tổng sẽ xuất hiện trong lưới thiết kế.

6. Đảm bảo rằng hàng Tổng của mỗi nhóm hoặc trường thể loại được đặt thành Nhóm Theo, rồi đặt hàng Tổng của trường giá trị (trường có giá trị trên cùng hoặc dưới cùng) thành Lớn nhất hoặc Nhỏ nhất.

   Hàm Max trả về giá trị lớn nhất trong trường số và giá trị ngày hoặc giờ gần đây nhất trong trường Ngày/Giờ. Hàm Min trả về giá trị nhỏ nhất trong trường số và giá trị ngày hoặc giờ sớm nhất trong trường Ngày/Giờ.

7. Trên tab Thiết kế Truy vấn, trong nhóm Thiết lập Truy vấn, bấm vào mũi tên xuống bên cạnh Tất cả (danh sách Giá trị Hàng đầu), rồi nhập số bản ghi bạn muốn xem hoặc chọn một tùy chọn từ danh sách.

   Trong trường hợp này, chọn Tất cả, rồi bấm vào Chạy để hiển thị kết quả ở dạng xem Biểu dữ liệu.

   Lưu ý: Tùy thuộc vào hàm bạn đã chọn ở bước 6, Access đổi tên của trường giá trị trong truy vấn thành MaxOfFieldName hoặc MinOfFieldName. Nếu bạn sử dụng các bảng mẫu, Access đổi tên trường Ngày MaxOfEvent hoặcNgày MinOfEvent.

8. Lưu truy vấn và đi đến các bước tiếp theo.

Kết quả truy vấn không hiển thị tên sản phẩm hoặc bất kỳ thông tin nào khác về sản phẩm. Để xem dữ liệu bổ sung đó, bạn cần tạo truy vấn thứ hai kết hợp truy vấn bạn vừa tạo. Các bước tiếp theo sẽ giải thích cách thực hiện việc này.

Tạo truy vấn thứ hai để thêm nhiều dữ liệu hơn

1. Trên tab Tạo, trong nhóm Truy vấn, bấm Thiết kế Truy vấn.

2. Bấm vào tab Truy vấn, rồi bấm đúp vào truy vấn tổng mà bạn đã tạo trong mục trước đó.

3. Bấm vào tab Bảng và thêm các bảng mà bạn đã sử dụng trong truy vấn tổng, cũng như thêm bất kỳ bảng nào có chứa dữ liệu liên quan khác. Nếu bạn sử dụng ba bảng mẫu trước đó, hãy thêm các bảng Loại Sự kiện, Sự kiện và Khách hàng vào truy vấn mới của bạn.

4. Nối các trường trong truy vấn tổng vào các trường tương ứng của chúng trong bảng mẹ. Để thực hiện điều này, hãy kéo từng trường trong truy vấn tổng vào trường tương ứng của trường đó trong bảng.

   Nếu bạn sử dụng dữ liệu mẫu từ ba bảng, hãy kéo cột Loại Sự kiện trong truy vấn tổng vào trường Loại Sự kiện trong bảng Loại Sự kiện. Sau đó, bạn kéo cột Ngày MaxOfEvent trong truy vấn tổng vào trường Ngày Sự kiện trong bảng Sự kiện. Việc tạo các kết nối này cho phép truy vấn chọn mới kết hợp dữ liệu trong truy vấn tổng và dữ liệu trong các bảng khác.

5. Thêm các trường mô tả bổ sung từ các bảng khác trong truy vấn.

   Nếu bạn sử dụng dữ liệu mẫu từ ba bảng, bạn có thể thêm các trường Công ty và Liên hệ từ bảng Khách hàng.

6. Hoặc bạn có thể chỉ định thứ tự sắp xếp cho một hoặc nhiều cột. Ví dụ: để liệt kê các thể loại theo thứ tự bảng chữ cái, hãy đặt hàng Sắp xếp của cột Loại Sự kiện thành Tăng dần.

7. Trên tab Thiết kế Truy vấn, trong nhóm Kết quả, bấm Chạy.

   Kết quả của truy vấn được hiển thị trong dạng xem Biểu dữ liệu.

Đầu Trang

Tạo truy vấn tạo bảng

1. Với truy vấn giá trị hàng đầu của bạn đang mở trong dạng xem Thiết kế:

   Trên tab Thiết kế Truy vấn, trong nhóm Loại Truy vấn , hãy bấm Tạo Bảng.

   Hộp thoại Tạo Bảng sẽ xuất hiện.

2. Trong hộp Tên Bảng , nhập tên cho bảng sẽ lưu trữ các bản ghi trên cùng và dưới cùng. Ví dụ: nhập Bản ghi Trên cùng và Dưới cùng, rồi bấm OK.

   Mỗi lần bạn chạy truy vấn, thay vì hiển thị kết quả trong dạng xem Biểu dữ liệu, truy vấn sẽ tạo bảng và thay thế giá trị trên cùng bằng dữ liệu hiện tại.

3. Lưu và đóng truy vấn.

Tạo truy vấn chắp thêm

1. Với truy vấn giá trị dưới cùng của bạn trong dạng xem Thiết kế:

   Trên tab Thiết kế Truy vấn , trong nhóm Loại Truy vấn , bấm Chắp thêm.

2. Hộp thoại Gắn thêm sẽ xuất hiện.

3. Nhập cùng tên mà bạn đã nhập trong hộp thoại Tạo Bảng.

   Ví dụ: nhập Bản ghi Trên cùng và Dưới cùng, rồi bấm OK. Mỗi lần bạn chạy truy vấn, thay vì hiển thị kết quả trong dạng xem Biểu dữ liệu, truy vấn sẽ chắp thêm bản ghi vào bảng Bản ghi Trên cùng và Dưới cùng.

4. Lưu và đóng truy vấn.

Chạy truy vấn

• Bây giờ bạn đã sẵn sàng để chạy hai truy vấn. Trong Ngăn Dẫn hướng, bấm đúp vào truy vấn giá trị trên cùng và bấm CóAccess nhắc bạn. Sau đó, bấm đúp vào truy vấn Giá trị Dưới cùng và bấm Có Access nhắc bạn.

• Mở bảng Bản ghi Trên cùng và Dưới cùng trong dạng xem Biểu dữ liệu.

Chế độ Tắt đã chặn hành động hoặc sự kiện này.

Nếu bạn thấy thông báo đó, hãy thực hiện các bước sau:

• Chọn Bật nội dung này rồi bấm OK.

• Chạy lại truy vấn của bạn.

Đầu Trang