Thêm dữ liệu được thu thập thông qua email vào cơ sở dữ liệu Access của bạn

Trước khi bạn bắt đầu

Nếu đây là lần đầu tiên bạn thu thập dữ liệu bằng thông điệp email, hãy thực hiện các bước sau:

1. Đảm bảo rằng bạn đã cài đặt các ứng dụng sau trên máy tính của mình:

   • Access 2007 hoặc Access 2010.

   • Outlook 2007 hoặc Outlook 2010. Bạn phải cài đặt và cấu hình Outlook trên máy tính mà bạn sử dụng để gửi thư email. Nếu bạn đã cài đặt Outlook nhưng chưa được đặt cấu hình, hãy khởi động Outlook và làm theo các hướng dẫn trong Trình hướng dẫn Khởi động Outlook. Để được trợ giúp về trình hướng dẫn, hãy xem Trợ giúp Outlook.

   • Nếu bạn dự định sử dụng biểu mẫu InfoPath, hãy đảm bảo rằng bạn đã cài đặt InfoPath 2007 hoặc phiên bản mới hơn và người nhận của bạn cũng sẽ cần phải cài đặt InfoPath trên máy tính của họ.

   • Người nhận email của bạn phải có InfoPath hoặc một máy khách email hỗ trợ định dạng HTML được cài đặt trên máy tính của họ để có thể xem và sửa biểu mẫu.

     Biểu mẫu được sử dụng để thu thập dữ liệu thông qua thông điệp email không phải là biểu mẫu Access. Trình hướng dẫn sẽ tạo ra một biểu mẫu đặc biệt ở định dạng HTML hoặc InfoPath.

     Xác định cơ sở dữ liệu đích. Cơ sở dữ liệu có thể ở định dạng .mdb hoặc .accdb. Ngoài ra, các tệp .mde và .accde cũng được hỗ trợ. Nếu bạn không muốn sử dụng cơ sở dữ liệu hiện có, bạn phải tạo cơ sở dữ liệu mới.

2. Xác định hoặc tạo bảng bạn muốn điền dữ liệu từ thư trả lời email. Nếu bạn đang thu thập dữ liệu cho các bảng hiện có, hãy đảm bảo rằng các bảng không ở dạng chỉ đọc và bạn có quyền cần thiết để thêm vào hoặc cập nhật nội dung của chúng.

Nếu thao tác thu thập dữ liệu của bạn có hai hoặc nhiều bảng, bạn phải tạo một truy vấn chọn và sử dụng truy vấn đó làm nguồn bản ghi của biểu mẫu. Đảm bảo rằng truy vấn bao gồm tất cả các trường bắt buộc từ bảng cơ sở. Nếu bạn đang sử dụng truy vấn hiện có, hãy đảm bảo rằng truy vấn không ở dạng chỉ đọc và bạn có quyền cần thiết để thêm hoặc cập nhật nội dung truy vấn. Để biết thêm thông tin về cách tạo truy vấn dựa trên hai hoặc nhiều bảng, hãy xem bài viết Giới thiệu về truy vấn.

Lưu trữ dữ liệu dưới dạng bản ghi mới trong các trường hợp sau:

• Nếu dữ liệu sẽ điền nhiều bảng.

• Nếu bảng đích không có trường khóa chính. Các giá trị khóa chính là cần thiết để ánh xạ mỗi trả lời cho một bản ghi hiện có. Nếu bảng đích của bạn không có trường khóa chính, hãy thêm ngay hoặc gán trường hiện có chứa giá trị duy nhất làm khóa chính.

• Nếu bảng đích không có bất kỳ bản ghi nào. Nếu bảng trống, trình hướng dẫn sẽ giả định rằng bạn muốn thêm bản ghi.

• Nếu địa chỉ email của người nhận không được lưu trữ như một trường trong cơ sở dữ liệu. Khi thu thập dữ liệu để cập nhật bản ghi, bạn sẽ không thể nhập địa chỉ theo cách thủ công trong thư do trình hướng dẫn tạo ra. Trường địa chỉ phải nằm trong bảng đích hoặc trong bảng có mối quan hệ với bảng đích.

Đầu Trang

Bắt đầu

1. Mở cơ sở dữ liệu nơi dữ liệu đã thu thập sẽ được lưu trữ.

2. Để thêm dữ liệu vào một bảng duy nhất, hãy chọn bảng trong Ngăn Dẫn hướng. Để điền nhiều bảng liên quan, hãy chọn truy vấn được liên kết với các bảng này.

3. Thực hiện bất kỳ thao tác nào sau đây để khởi động trình hướng dẫn:

   • Trên tab Dữ liệu Bên ngoài, trong nhóm Thu thập Dữ liệu, hãy bấm Tạo Email.

   • Bấm chuột phải vào bảng hoặc truy vấn, rồi bấm vào Thu thập và Cập nhật Dữ liệu thông qua Email.

     Lưu ý: Nếu bảng không chứa bất kỳ trường nào hoặc chỉ có loại trường Số Tự động, Đối tượng OLE, Phần đính kèm hoặc trường Tra cứu đa giá trị, Access sẽ hiển thị thông báo sau: Bảng hoặc truy vấn đã chọn không có bất kỳ trường nào hỗ trợ thu thập dữ liệu bằng email.

Nếu bảng chứa các trường hỗ trợ thu thập dữ liệu, trình hướng dẫn sẽ khởi động. Nếu bảng đích hỗ trợ cả việc thêm và cập nhật dữ liệu, trình hướng dẫn sẽ hướng dẫn bạn qua các bước bắt buộc để thu thập dữ liệu thông qua thư email.

Sử dụng các phần sau đây làm tham chiếu cho bất kỳ câu hỏi nào mà bạn có thể có qua bảy bước chính sau đây của quy trình.

1. Chọn loại biểu mẫu mục nhập dữ liệu mà bạn muốn gửi

2. Chọn thu thập dữ liệu mới hay cập nhật dữ liệu hiện có

3. Chỉ định dữ liệu mà bạn muốn thu thập

4. Xác định xử lý dữ liệu tự động hoặc thủ công

5. Chọn cách bạn muốn xác định địa chỉ email của người nhận

6. Xem lại và xác định danh sách người nhận

7. Tạo và gửi thông điệp email

Đầu Trang

Chọn loại biểu mẫu mục nhập dữ liệu mà bạn muốn gửi

Chọn loại biểu mẫu dựa trên tính dễ sử dụng cho chính bạn và người nhận của bạn.

Chọn biểu mẫu HTML    Một biểu mẫu HTML có thể được xem và chỉnh sửa bởi bất kỳ người dùng nào có ứng dụng khách email hỗ trợ HTML

Chọn biểu mẫu Microsoft InfoPath    Bạn sẽ chỉ thấy tùy chọn này Nếu InfoPath được cài đặt trên máy tính của bạn. Chọn tùy chọn này chỉ khi tất cả người nhận của bạn đã cài đặt InfoPath và Outlook trên máy tính của họ. Biểu mẫu InfoPath cung cấp môi trường nhập và chỉnh sửa dữ liệu tốt hơn,

Trang trình hướng dẫn được hiển thị tiếp theo phụ thuộc vào việc đối tượng đích có hỗ trợ cập nhật dữ liệu hay không. Nếu đối tượng là một truy vấn dựa trên hai hoặc nhiều bảng hoặc nếu đó là bảng không có trường khóa chính hoặc không chứa bất kỳ bản ghi nào, trình hướng dẫn sẽ giả định rằng bạn muốn thêm bản ghi mới và nhắc bạn chọn trường biểu mẫu. Trong tất cả các trường hợp khác, trình hướng dẫn sẽ nhắc bạn xác định xem bạn muốn thêm hay cập nhật dữ liệu trước khi yêu cầu bạn chọn trường biểu mẫu.

Đầu Trang

Chọn thu thập dữ liệu mới hay cập nhật dữ liệu hiện có

Xác định thao tác bạn muốn thực hiện với dữ liệu. Loại biểu mẫu bạn đang sử dụng sẽ ảnh hưởng đến số lượng bản ghi mới mà người nhận có thể gửi cho bạn trong một thư trả lời duy nhất. Khi cập nhật dữ liệu, số bản ghi phải được cập nhật bởi người nhận xác định số lượng biểu mẫu được hoàn thành trước sẽ được bao gồm trong thư.

Đầu Trang

Chỉ định dữ liệu bạn muốn thu thập

Khi chọn các trường cần đưa vào biểu mẫu của bạn, không cần phải bao gồm mọi trường tồn tại trong bảng hoặc truy vấn cơ sở trong biểu mẫu. Tuy nhiên, các điều kiện sau đây phải được đáp ứng:

• Trường bắt buộc:    Các trường được đánh dấu bằng ký hiệu dấu sao (*) là các trường bắt buộc. Nếu bạn đang thu thập bản ghi mới, trình hướng dẫn sẽ tự động bao gồm tất cả các trường có thuộc tính Bắt buộc được đặt thành Có. Nếu bất kỳ trường bắt buộc nào của bản ghi đều trống, Access sẽ không thể thêm bản ghi vào bảng.

• Loại trường không được hỗ trợ:    Bạn sẽ không thể đưa một số kiểu trường nhất định vào biểu mẫu, chẳng hạn như Số Tự động, Phần đính kèm, Đối tượng OLE hoặc trường tra cứu đa giá trị.

• Trường khóa chính:    Tuy nhiên, người dùng sẽ có thể nhập giá trị vào trường khi thêm bản ghi; trả lời sẽ không được xử lý nếu giá trị được chỉ định đã được sử dụng.

  Lưu ý: Đối với mỗi trường được bao gồm, bên dưới Thuộc tính Trường, hãy chỉ định nhãn và bấm Chỉ đọc nếu bạn không muốn người dùng thay đổi dữ liệu trong trường đó.

Đầu Trang

Xác định xử lý dữ liệu tự động hoặc thủ công

Bạn có thể chọn xử lý thư trả lời tự động hoặc thủ công. Tự động xử lý có nghĩa là khi bạn nhận được thư trả lời, Outlook và Access sẽ làm việc cùng nhau để xuất dữ liệu sang bảng đích trong cơ sở dữ liệu của bạn. Xử lý tự động có thể tiết kiệm thời gian và công sức của bạn. Xử lý thủ công chỉ có nghĩa là bạn bắt đầu thao tác xuất để truyền dữ liệu từ một thư mục được chỉ định trong Outlook, đến bảng đích trong Access.

Trả lời được xuất thành công sang bảng đích miễn là các điều kiện sau đây được đáp ứng tại thời điểm thư trả lời đến hộp thư của bạn:

• Outlook phải đang chạy trên máy tính của bạn. Nếu Outlook không chạy, quá trình xử lý sẽ bắt đầu vào lần tiếp theo bạn khởi động Outlook.

• Access không được bảo vệ bằng mật khẩu và không được mở trong chế độ Dành riêng. Tên hoặc vị trí của cơ sở dữ liệu không được thay đổi kể từ khi bạn gửi thư email.

• Tên của bảng và truy vấn cũng như thuộc tính của các trường được bao gồm trong biểu mẫu không được thay đổi kể từ khi bạn gửi thông điệp email.

• Bạn phải có quyền bắt buộc để thêm hoặc cập nhật nội dung của bảng và truy vấn cơ sở.

  Lưu ý: Nếu xử lý tự động không thành công, hãy thử khắc phục bất kỳ sự cố nào, rồi xuất thủ công các trả lời không thành công. Mọi thư trả lời đến hộp thư đến của bạn sau khi bạn giải quyết các sự cố vẫn tiếp tục được xử lý tự động.

Chọn cách bạn muốn xác định địa chỉ email của người nhận

Nếu bạn chỉ thu thập thông tin mới, bạn có thể chỉ định địa chỉ email theo hai cách:

• Nhập từng địa chỉ email vào thư email Outlook hoặc chọn các địa chỉ từ sổ địa chỉ.

• Sử dụng trường địa chỉ email trong bảng hoặc truy vấn của cơ sở dữ liệu Access hiện tại.

  Lưu ý: Khi thu thập dữ liệu để cập nhật bản ghi hiện có, bạn không thấy hộp thoại này, vì trước tiên, địa chỉ email của người nhận phải sẵn dùng dưới dạng một trường trong cơ sở dữ liệu.

Xem lại và xác định danh sách người nhận

Bước chính cuối cùng bao gồm xem trước và tùy chỉnh thư email, tinh chỉnh danh sách người nhận, rồi gửi thư thu thập dữ liệu của bạn.

Tạo và gửi thông điệp email

Khi trình hướng dẫn thông báo cho bạn rằng bây giờ bạn có thể tạo thông điệp email và cho bạn biết cách xem trạng thái email bằng cách sử dụng lệnh Quản lý Trả lời, một số thông báo cảnh báo có thể xuất hiện. Bảng sau mô tả từng cảnh báo và hành động bạn có thể thực hiện để giải quyết:

Sau khi xem trước và tùy chỉnh thư, bạn có thể lọc trường địa chỉ email và chọn người nhận. Chọn địa chỉ email bạn muốn sử dụng bằng cách chọn hộp kiểm tương ứng. Nếu bạn thấy hộp thoại liệt kê các địa chỉ email không hợp lệ, hãy ghi lại các địa chỉ trong danh sách và bấm Thoát. Xác minh địa chỉ không hợp lệ, thực hiện bất kỳ chỉnh sửa cần thiết nào, rồi thử gửi lại thư.

Đầu Trang