数据如何浏览 Excel

如果数据始终在旅程中,则 Excel 就像大中央站。 假设数据是一列经常进入 Excel、进行更改,然后离开的乘客的火车。 输入 Excel 的方法有很多种,可导入所有类型的数据,并且列表会不断增加。 数据位于 Excel 中后,即可使用 Power Query 更改形状。 像我们一样,数据还需要"关注和馈送",以保持平稳运行。 这就是连接、查询和数据属性的输入位置。 最后,数据以多种方式离开 Excel 训练站:由其他数据源导入、作为报表、图表和数据透视表共享,以及导出到 Power BI 和 Power Apps。  

Excel 的众多功能概述包括输入、处理和输出数据

下面是当数据位于 Excel 火车站时可以执行的主要操作:

以下部分提供有关这个繁忙的 Excel 火车站的幕后情况的详细信息。

存在连接、查询和外部数据范围属性。 连接和查询属性都包含传统的连接信息。 在对话框标题中,"连接属性"表示没有与之关联的查询,但 "查询属性"表示存在。 外部数据区域属性控制数据的布局和格式。 所有数据源都有" 外部数据属性 "对话框,但具有关联凭据和刷新信息的数据源使用较大的"外部 范围数据属性 "对话框。

以下信息汇总了最重要的对话框、窗格、命令路径和相应的帮助主题。

对话框或窗格
命令路径

选项卡和隧道

主要帮助主题

最近使用的来源

数据源 >

(没有选项卡)

"连接到导航器>隧道"对话框

管理数据源设置和权限

连接属性
OR
数据连接向导

"> 查询&连接 >"选项卡> (右键单击连接) >属性"

"用法"选项卡
"定义"选项卡
"在中使用"选项卡

连接属性

查询属性

"> 连接"> (右键单击连接) >"编辑连接属性"

数据>查询&连接|"查询"选项卡> (右键单击连接) >属性"

查询>属性
或者
,>加载的查询工作表>" ("时,"数据""刷新所有连接")

"用法"选项卡
"定义"选项卡
"在中使用"选项卡

连接属性

查询&连接

数据 > 查询&连接

"查询"选项卡
"连接"选项卡

连接属性

现有连接

数据 > 现有连接

"连接"选项卡
"表"选项卡

连接到外部数据

外部数据属性
OR
外部数据范围属性
或者
,>查询工作表 ("属性"或"已禁用")
 

在选项卡 (" 连接属性"对话框中)
 

右侧 隧道上的"刷新"按钮,用于 查询属性

管理外部数据范围及其属性

"连接属性 >"选项卡> 导出连接文件"

查询>导出连接文件

(没有选项卡)

"文件隧道
"对话框"
数据源文件夹"

创建、编辑和管理与外部数据的连接

Excel 工作簿中的数据可能来自两个不同的位置。 数据可以直接存储在工作簿中,也可以存储在外部数据源中,例如文本文件、数据库或联机分析处理 (OLAP) 多维数据集。 此外部数据源通过数据连接连接到工作簿,数据连接是一组描述如何查找、登录和访问外部数据源的信息。

连接到外部数据的主要好处是,您可以定期分析此数据,而无需重复将数据复制到工作簿,这是一项可能耗时且容易出错的操作。 连接到外部数据后,每当数据源更新 (时,) 原始数据源自动刷新或更新 Excel 工作簿。

连接信息存储在工作簿中,也可以存储在连接文件中,例如 Office 数据连接 (ODC) 文件 (.odc) 或数据源名称文件 (.dsn) 。

若要将外部数据引入 Excel,需要访问数据。 如果要访问的外部数据源不在本地计算机上,可能需要联系数据库管理员获取密码、用户权限或其他连接信息。 如果数据源是数据库,请确保数据库未在独占模式下打开。 如果数据源是文本文件或电子表格,请确保其他用户未打开该数据源进行独占访问。

许多数据源还需要 ODBC 驱动程序或 OLE DB 提供程序来协调 Excel、连接文件和数据源之间的数据流。

连接到外部数据源

下图汇总了有关数据连接的要点。

1. 可以连接到多种数据源:Analysis Services、SQL Server、Microsoft Access、其他 OLAP 和关系数据库、电子表格和文本文件。

2. 许多数据源都有关联的 ODBC 驱动程序或 OLE DB 提供程序。

3. 连接文件定义从数据源访问和检索数据所需的全部信息。

4. 连接信息从连接文件复制到工作簿中,可以轻松编辑连接信息。

5. 数据将复制到工作簿中,以便您可以像使用直接存储在工作簿中的数据一样使用它。

若要查找连接文件,请使用" 现有连接 "对话框。 (选择"数据>现有连接.) 使用此对话框,可以看到以下类型的连接:

  • 工作簿中的连接    

    此列表显示工作簿中所有当前连接。 该列表基于已定义的连接、使用"数据连接向导"的"选择数据源"对话框创建的连接或之前从此对话框中选作连接的连接创建。

  • 您的计算机上的连接文件    

    此列表从" 我的 数据源"文件夹创建,该文件夹通常存储在"文档 "文件夹中。

  • 网络上连接文件    

    可以从本地网络的一组文件夹创建此列表,该文件夹的位置可以在部署组策略或 SharePoint 库时Microsoft Office部署。 

您也可以使用 Excel 作为连接文件编辑器来创建和编辑与存储在工作簿或连接文件中的外部数据源的连接。 如果找不到想要的连接,可以创建连接,方法是单击"浏览更多"以显示"选择数据源"对话框,然后单击"新建源"以启动数据连接向导。

创建连接后,可以使用"连接属性"对话框 (选择数据>查询&连接 > 连接"选项卡 > (右键单击连接) >属性) 来控制与外部数据源的连接的各种设置,以及使用、重用或切换连接文件。

注意    有时,在Power (Query中创建的查询(以前称为"获取&转换) 时,"连接属性"对话框称为"查询属性"对话框。

如果使用连接文件连接到数据源,Excel 将连接信息从连接文件复制到 Excel 工作簿中。 使用"连接属性"对话框进行更改时,将编辑当前 Excel 工作簿中存储的数据连接信息,而不是可能用于创建连接的原始数据连接文件 (该文件由"定义"选项卡上的"连接文件"属性中显示的文件名) 指示。 编辑连接信息后 (连接名称和连接说明属性除外) ,将删除指向连接文件的链接,并清除"连接文件"属性。

若要确保在刷新数据源时始终使用连接文件,请单击"定义"选项卡上的"始终尝试使用此文件刷新此数据"。 选中此复选框可确保使用该连接文件的所有工作簿始终使用对连接文件的更新,这些工作簿还必须设置此属性。

通过使用"连接"对话框,可以轻松管理这些连接,包括创建、编辑和删除这些连接 (选择数据>查询 & 连接>连接"选项卡> (右键单击连接) >属性.) 可以使用此对话框执行以下操作: 

  • 创建、编辑、刷新和删除工作簿中正使用的连接。

  • 验证外部数据源。 如果连接是由其他用户定义的,可能需要这样做。

  • 显示每个连接在当前工作簿中的使用位置。

  • 诊断有关与外部数据的连接的错误消息。

  • 将连接重定向到其他服务器或数据源,或替换现有连接的连接文件。

  • 便于创建连接文件并与用户共享。

连接文件对于在一致的基础上共享连接、使连接更可发现、帮助提高连接安全性以及促进数据源管理特别有用。 共享连接文件的最佳方法就是将它们放在安全且受信任的位置,例如网络文件夹或 SharePoint 库,用户可以在这里读取文件,但只有指定的用户可以修改该文件。 有关详细信息,请参阅使用 ODC 共享数据

使用 ODC 文件

可以通过"选择数据源"对话框或使用数据连接向导连接到外部数据,创建 Office 数据连接 (ODC) 文件 (.odc) 。 ODC 文件使用自定义 HTML 和 XML 标记来存储连接信息。 您可以在 Excel 中轻松查看或编辑文件的内容。

您可以与其他人共享连接文件,以授予他们与外部数据源相同的访问权限。 其他用户不需要设置数据源来打开连接文件,但可能需要安装访问其计算机上外部数据所需的 ODBC 驱动程序或 OLE DB 提供程序。

ODC 文件是连接到数据和共享数据的建议方法。 打开连接文件,然后单击"连接属性"对话框的"定义"选项卡上的"导出连接文件"按钮,可以轻松地将其他传统连接文件 (DSN、UDL 和查询文件) 转换为 ODC文件。

使用查询文件

查询文件是包含数据源信息的文本文件,包括数据所在的服务器的名称,以及创建数据源时提供的连接信息。 查询文件是与其他 Excel 用户共享查询的传统方法。

使用 .dqy 查询文件    可以使用 Microsoft Query 保存包含关系数据库或文本文件中数据的查询的 .dqy 文件。 在 Microsoft Query 中打开这些文件时,可以查看查询返回的数据,并修改查询以检索不同的结果。 可以使用查询向导或直接在 Microsoft Query 中为创建的任何查询保存 .dqy 文件。

使用 .oqy 查询文件    可以保存 .oqy 文件,以连接到 OLAP 数据库中的数据,不管是在服务器上还是 脱机多维数据集文件 (.cub) 。 使用 Microsoft Query 中的多维连接向导为 OLAP 数据库或多维数据集创建数据源时,会自动创建 .oqy 文件。 由于 OLAP 数据库未组织在记录或表中,因此不能创建查询或 .dqy 文件来访问这些数据库。

使用 .rqy 查询文件    Excel 可以打开 .rqy 格式的查询文件,以支持使用此格式的 OLE DB 数据源驱动程序。 有关详细信息,请参阅驱动程序的文档。

使用 .qry 查询文件    Microsoft Query 可以打开并保存 .qry 格式的查询文件,以用于无法打开 .dqy 文件的早期版本的 Microsoft Query。 如果具有想要在 Excel 中使用的 .qry 格式的查询文件,请打开 Microsoft Query 中的文件,并将其另存为 .dqy 文件。 有关保存 .dqy 文件的信息,请参阅 Microsoft Query 帮助。

使用 .iqy Web 查询文件    Excel 可以打开 .iqy Web 查询文件以从 Web 检索数据。 有关详细信息,请参阅从SharePoint 导出到 Excel。

外部数据区域 (查询表) 定义的名称或表名称,用于定义放入工作表的数据的位置。 连接到外部数据时,Excel 会自动创建外部数据区域。 唯一的例外是连接到数据源的数据透视表,该数据源不会创建外部数据区域。 在 Excel 中,您可以设置外部数据区域的格式和布局,或在计算中使用它,就像处理任何其他数据一样。

Excel 会自动将外部数据区域命名,如下所示:

  • 来自 Office 数据连接 (ODC) 文件的外部数据范围的名称与文件名相同。

  • 数据库中的外部数据范围以查询名称命名。 默认情况下Query_from_源是用于创建查询的数据源的名称。

  • 文本文件中的外部数据范围以文本文件名称命名。

  • Web 查询中的外部数据范围使用检索数据的网页的名称命名。

如果工作表具有来自同一源的多个外部数据区域,则这些区域会编号。 例如,MyText、MyText_1、MyText_2等。

外部数据区域具有 (属性,不能与可用于控制) 的连接属性混淆,例如保留单元格格式和列宽。 可以通过在"数据"选项卡上的"连接"组中单击"属性",然后在"外部数据区域属性"或"外部数据属性"对话框中进行更改来更改这些外部数据区域属性。

"外部数据区域属性"对话框的示例

"外部范围属性"对话框的示例

有几个数据对象 (例如外部数据区域和数据透视表) 可用于连接到不同的数据源。 但是,可以连接到的数据源的类型在每个数据对象之间是不同的。

可以使用和刷新数据中的连接Excel Services。 与任何外部数据源一样,可能需要对访问权限进行身份验证。 有关详细信息,请参阅在Excel 中刷新外部数据连接。F有关凭据的或详细信息,请参阅Excel Services设置"。

下表汇总了 Excel 中每个数据对象支持的数据源。

Excel
data
object


创建 外部
data
range?

OLE
DB

ODBC

文本
文件

HTML
文件

XML
文件

SharePoint
list

导入文本向导

数据透视表
(非 OLAP)

数据透视表
(OLAP)

Excel 表格

XML 映射

Web 查询

数据连接向导

Microsoft Query

注意: 这些文件是使用导入文本向导导入的文本文件、使用 XML 映射导入的 XML 文件,以及使用 Web 查询导入的 HTML 或 XML 文件,不使用 ODBC 驱动程序或 OLE DB 提供程序与数据源建立连接。

Excel Services Excel 表和命名区域的解决方案

如果要在工作簿中显示 Excel Excel Services,可以连接到数据并刷新数据,但必须使用数据透视表。 Excel Services不支持外部数据范围,这意味着Excel Services不支持连接到数据源、Web 查询、XML 映射或 Microsoft Query 的 Excel 表。

但是,您可以通过使用数据透视表连接到数据源来解决此限制,然后将数据透视表设计和布局为二维表(不带级别、组或小计)以便显示所有所需的行和列值。 

让我们向下行程数据库内存通道。

关于 MDAC、OLE DB 和 OBC

首先,表示所有首字母缩略词的歉意。 Microsoft Windows 中 (MDAC) 2.8 的 Microsoft 数据访问组件。 使用 MDAC,可以连接到各种关系和非关系数据源的数据并使用这些数据。 可以使用 ODBC 开放式数据库连接 (ODBC) (ODBC) 驱动程序或 OLE DB 提供商连接到许多不同的数据源,这些驱动程序或提供程序由 Microsoft 生成和交付,或由各种第三方开发。 安装 MICROSOFT OFFICE时,会向计算机添加其他 ODBC 驱动程序和 OLE DB 提供程序。

若要查看计算机上安装的 OLE DB 提供程序的完整列表,请从数据链接文件显示"数据 链接 属性"对话框,然后单击"提供程序 " 选项卡。

若要查看计算机上安装的 ODBC 提供程序的完整列表,请显示 "ODBC 数据库管理员"对话框,然后单击" 驱动程序" 选项卡。

还可使用来自其他制造商的 ODBC 驱动程序和 OLE DB 提供程序从 Microsoft 数据源外的来源(包括其他类型的 ODBC 和 OLE DB 数据库)获取信息。 有关安装这些 ODBC 驱动程序或 OLE DB 提供程序的信息,请查看数据库的文档,或联系数据库供应商。

使用 ODBC 连接到数据源

在 ODBC 体系结构中,Excel) 等应用程序 (连接到 ODBC 驱动程序管理器,而 ODBC 驱动程序管理器又使用特定的 ODBC 驱动程序 (例如 Microsoft SQL ODBC 驱动程序) 连接到数据源 (例如 Microsoft SQL Server 数据库) 。

若要连接到 ODBC 数据源,请执行下列操作:

  1. 确保在包含数据源的计算机上安装相应的 ODBC 驱动程序。

  2. 通过使用 ODBC 数据源管理员将连接信息存储在注册表或 DSN 文件中,或在 Microsoft Visual Basic 代码中使用连接字符串将连接信息直接传递给 ODBC 驱动程序管理器,定义数据源名称 (DSN) 。

    若要定义数据源,请在 Windows 中单击"开始"按钮,然后单击"控制面板"。 单击"系统和维护",并单击"管理工具"。 单击"性能和维护",并单击"管理工具"。 然后单击"数据源" (ODBC) 。 有关不同选项的详细信息,请单击 每个对话框中的 "帮助"按钮。

计算机数据源

计算机数据源使用用户定义的名称将连接信息存储在注册表中的特定计算机上。 只能在定义计算机数据源的计算机上使用计算机数据源。 有两种类型的计算机数据源 - 用户和系统。 用户数据源只能由当前用户使用,并且仅对该用户可见。 系统数据源可以在计算机上由所有用户使用,并且对计算机的所有用户可见。

若要提高安全性,计算机数据源特别有用,因为它有助于确保只有已登录的用户才能查看计算机数据源,并且远程用户无法将计算机数据源复制到另一台计算机。

文件数据源

文件数据源 (也称为 DSN 文件) 将连接信息存储在文本文件而不是注册表中,并且通常比计算机数据源更灵活地使用。 例如,可以将文件数据源复制到具有正确 ODBC 驱动程序的任何计算机,以便应用程序可以依赖与它使用的所有计算机的一致且准确的连接信息。 或者,可以将文件数据源放在单个服务器上,在网络上的多台计算机之间共享它,并轻松地在一个位置维护连接信息。

文件数据源也可以不可共享。 不可共享的文件数据源驻留在单个计算机上,并指向计算机数据源。 可以使用不可共享的文件数据源从文件数据源访问现有计算机数据源。

使用 OLE DB 连接到数据源

在 OLE DB 体系结构中,访问数据的应用程序称为数据使用者 (例如 Excel) ,允许对数据进行本机访问的程序称为数据库提供程序 (例如适用于 SQL Server) 的 Microsoft OLE DB 提供程序。

通用数据链接文件 (.udl) 包含数据使用者用来通过该数据源的 OLE DB 提供程序访问数据源的连接信息。 可以通过执行下列操作之一来创建连接信息:

  • 在"数据连接向导"中,使用" 数据链接 属性"对话框为 OLE DB 提供程序定义数据链接。 

  • 使用 .udl 文件扩展名创建一个空白文本文件,然后编辑该文件,其中显示了" 数据链接属性 "对话框。

另请参阅

Power Query for Excel 帮助

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