在 Outlook 中開啟及使用共用信箱

將共用信箱新增至新的 Outlook

系統管理員將您新增為共用信箱的成員後，請關閉然後重新啟動新的 Outlook。 共用信箱應該會自動顯示在 [資料夾] 窗格中。

若那沒有用，該怎麼辦？

若您的系統管理員最近才將您新增到共用信箱，共用信箱可能需要一些時間才會出現。 稍候片刻，然後再次關閉並重新啟動新的 Outlook。 或者，手動新增共用方塊。

1. 從新 Outlook 的瀏覽窗格中選取 [郵件 ]。

2. 在 [資料夾] 窗格中，以滑鼠右鍵按一下您的帳戶名稱，然後選取 [ 新增共用資料夾或信箱]。
   

3. 在 [新增共用資料夾或信箱 ] 視窗中，輸入您要存取的信箱名稱，例如 info@contoso.com。

   注意

   您隨時都可以新增共用信箱，但在您開始使用之前，您的 IT 系統管理員必須將您新增為成員。

在資料夾窗格中尋找共用信箱

在左側的資料夾窗格中，找出 [與我共用] 資料夾。 選取資料夾以展開。 您的共用信箱是 [與我共用] 底下的子資料夾。 當您選取該處的共用信箱名稱時，該信箱會展開以顯示標準電子郵件資料夾，例如 [收件匣]、[ 草稿] 和 [寄件備份]。

從共用信箱傳送郵件

1. 從新 Windows 版 Outlook 的瀏覽窗格選取 [郵件 ]。
2. 在 [常用 ] 索引標籤上，選取 [新增>郵件]。
3. 如果您在郵件頂端 ([傳送) ] 旁邊沒有看到 [寄件者] 欄位，請選取 [選項] 索引標籤上的 [顯示寄件者]。
4. 在郵件中選取 [ 寄件者 ]，然後變更為共用電子郵件地址。 若沒有看到您的共用電子郵件地址，請選擇 [其他電子郵件地址]，然後輸入共用電子郵件地址。
5. 完成輸入訊息，然後選擇 [傳送]。
   從現在開始，當您想要從共用郵箱發送郵件時，該地址將在 [寄件者 ] 下拉式清單中可用。
   當您從共用郵箱發送郵件時，您的收件者只會在郵件中看到共享的電子郵件地址。

回覆傳送到共用信箱的郵件

1. 開啟新的 Windows 版 Outlook。
2. 開啟您想要回覆的電子郵件訊息。
3. 在郵件頂端的 [ 寄件者 ] 欄位中，您應該會看到共用信箱的名稱。 如果沒有，請選擇 [ 寄件者 ] 下拉式方塊，然後選擇您的共用信箱。
4. 完成輸入訊息，然後選擇 [傳送]。
   當您想要從共用郵箱傳送郵件時，該地址將在 [寄件者 ] 下拉式清單中可用。
   每當您從共用信箱傳送郵件時，您的收件者都只會在郵件中看到共用電子郵件地址。

在共用信箱上搜尋

共用信箱新增至新 Outlook 之後，在其中搜尋類似於在主要信箱上搜尋。

1. 開啟新的 Windows 版 Outlook。
2. 在 [資料夾] 窗格中，選取共用信箱內的資料夾。
3. 在 Outlook 視窗頂端的 [搜尋] 方塊中，輸入您要用於搜尋的查詢，然後按 Enter。
   郵件清單會根據共用信箱中所選資料夾的搜尋結果。

從共用信箱使用共用行事曆

您的系統管理員將您新增為共用信箱的成員之後，請關閉並重新啟動 Outlook。 則與共用信箱相關聯的共用行事曆會自動新增至您的 [行事曆] 清單中。

1. 在新 Outlook 中，移至 [行事曆] 檢視，然後選擇共用信箱。
   當您輸入約會後，所有身為共用信箱的成員都能看見它們。
2. 共用信箱的任何成員都可以建立、檢視及管理行事曆上的約會，就像他們處理其個人約會一樣。 屬於共用信箱成員的每個人都可以看到其對共用信箱的變更。

使用信箱中的共用連絡人清單

共用信箱的連絡人及其他使用者的信箱目前無法在新版 Outlook 中使用。 Microsoft 的 Outlook 組織正在積極致力於更新此更新。

共用信箱中的增益集可用性

在新的 Windows 版 Outlook 中，共用信箱的增益集支援會根據特定案例以及共用信箱是否升級為完整帳戶而有所不同。 若要深入了解這些案例，請參閱在 Outlook 中使用增益集。

關於新 Outlook 中的共用信箱，我還需要知道哪些資訊？

若要深入瞭解如何將共用信箱新增為帳戶，請參閱 這裡。 將共用信箱新增為帳戶，可支援下列功能：

其他目前無法於共用信箱使用，但將在未來更新中新增的功能：

• 授與新的委派信箱存取權

以下是一些郵件提示，可協助執行助理和代理人更完善地瀏覽新版 Outlook 中的信箱管理。

郵件提示

適用於執行系統管理員的郵件篩選器和規則

在新 Outlook 中，執行系統管理員可以使用 具有行事曆邀請的 電子郵件篩選器輕鬆尋找會議邀請。

您也可以為主管帳戶設定 [Email for others] 規則，並自動將其移至個別資料夾，並依您的喜好進行分類。

拖放電子郵件以建立工作

將電子郵件拖曳到 [我的一天]，將其轉換為工作，輕鬆掌握最新動態。

釘選電子郵件以便快速存取

您現在可以釘選電子郵件以顯示在 [收件匣] 頂端，省去返回搜尋電子郵件的時間。 將游標暫留在電子郵件上或以滑鼠右鍵按一下，然後選取 [ 釘選 ] 以釘選電子郵件。

排程傳送電子郵件的時間

在現今的混合工作環境中，您的白天可能是別人的夜晚，因此您不想在半夜向某人發送電子郵件。 使用新的 Outlook，您可以在需要時輕鬆傳送電子郵件。 只需選取 [傳送] 旁邊的下拉箭頭，然後選擇 [排程傳送]。

延遲電子郵件

有時候電子郵件很重要，但現在還不是。 透過延遲功能，您可以安排電子郵件重新發送到收件匣的時間，並在您想要的時間顯示，以便您可以在合適的時間處理電子郵件。 只要以滑鼠右鍵按一下任何訊息，然後選擇 [延遲] ，或從功能區選取 [ 延遲 ]。 然後選擇您想要送達的時間。

將共用信箱新增至傳統 Outlook

您的系統管理員將您新增為共用信箱的成員之後，請關閉並重新啟動 Outlook。 共用信箱應該會自動出現在傳統 Outlook 的資料夾窗格中。

若那沒有用，該怎麼辦？

• 若您的系統管理員最近才將您新增到共用信箱，共用信箱可能需要一些時間才會出現。 稍候片刻，然後再次關閉並重新啟動 Outlook。

• 若那樣沒有用，請手動將共用信箱新增到 Outlook：

  1. 開啟傳統 Outlook。
  2. 選取功能區上的 [ 檔案 ] 索引標籤，然後選取 [帳戶設定>] [帳戶設定]。
  3. 選取 [電子郵件] 索引標籤。
  4. 確定目前的帳戶已反白選取，然後選擇 [變更]。
  5. 選擇 [其他設定]> [進階>新增]。
  6. 輸入共用電子郵件地址，例如 info@contoso.com。
  7. 選擇確定>確定。
  8. 選擇 [下一個>完成]> [關閉]。

從共用信箱傳送郵件

1. 開啟傳統 Outlook。
2. 選擇 [新增電子郵件]。
3. 如果您在郵件頂端沒有看到 [寄件者] 欄位，請選擇 [寄件者選項>]。
4. 在郵件中選取 [ 寄件者 ]，然後變更為共用電子郵件地址。 若沒有看到您的共用電子郵件地址，請選擇 [其他電子郵件地址]，然後輸入共用電子郵件地址。
5. 選擇 [確定]。
6. 完成郵件撰寫，然後選擇 [傳送]。
   從現在開始，當您想要從共用郵箱發送郵件時，該地址將在 [寄件者 ] 下拉式清單中可用。
   每當您從共用信箱傳送郵件時，您的收件者都只會在郵件中看到共用電子郵件地址。

回覆傳送到共用信箱的郵件

1. 開啟傳統 Outlook。
2. 開啟您想要回覆的電子郵件訊息。
3. 在郵件頂端的 [ 寄件者 ] 欄位中，您應該會看到共用信箱的名稱。 若沒有，請選擇 [寄件者] 下拉式清單方塊並選擇您的共用信箱。
4. 完成郵件撰寫，然後選擇 [傳送]。
   當您想要從共用郵箱傳送郵件時，該地址將在 [寄件者 ] 下拉式清單中可用。
   每當您從共用信箱傳送郵件時，您的收件者都只會在郵件中看到共用電子郵件地址。

在共用信箱上搜尋

將共用信箱新增至 Outlook 之後，在其中搜尋類似於在主要信箱上搜尋。

1. 開啟傳統 Outlook。
2. 在左側的 資料夾面板 上，選取共用信箱內的資料夾。
3. 在功能區 (工具列) 頂端的 搜尋方塊 中輸入查詢。
4. 按 Enter 或選取搜尋方塊右側的放大 鏡按鈕 ，即可開始搜尋。
   [郵件清單] 會根據 [共用信箱] 上所選資料夾中的搜尋結果。

使用共用行事曆

您的系統管理員將您新增為共用信箱的成員之後，請關閉並重新啟動 Outlook。 則與共用信箱相關聯的共用行事曆會自動新增至您的 [行事曆] 清單中。

1. 在傳統 Outlook 中，請移至 [行事曆] 檢視，然後選擇共用信箱。
   
2. 當您輸入約會後，所有身為共用信箱的成員都能看見它們。
3. 共用信箱的任何成員都可以建立、檢視及管理行事曆上的約會，就像他們處理其個人約會一樣。 屬於共用信箱成員的每個人都可以看到其對共用信箱的變更。

使用共用連絡人清單

您的系統管理員將您新增為共用信箱的成員之後，請關閉並重新啟動 Outlook。 與共用信箱相關聯的共用連絡人清單會自動新增至您的 [我的連絡人] 清單中。

1. 在傳統版 Outlook 中，選擇 [People]。
2. 在 [我的連絡人] 底下，選擇共用連絡人清單的連絡人資料夾。
   

共用信箱中的增益集可用性

在傳統 Windows 版 Outlook 中，共用信箱的增益集支援會因特定案例而異。 若要深入了解這些案例，請參閱在 Outlook 中使用增益集。

新增共用信箱，讓它顯示在您的主要信箱之下

如果您想從主要信箱和共用信箱同時監控電子郵件，建議您使用這種方式。 完成此工作之後，每次開啟 Outlook 網頁版時，共用信箱及其資料夾會顯示在左側瀏覽窗格中。

1. 在 Outlook 網頁版中登入您的帳戶。
2. 針對 Exchange Online 信箱，請以滑鼠右鍵按一下左側瀏覽窗格中的 [資料夾]，然後選擇 [新增共用資料夾或信箱]。 針對 Exchange 內部部署信箱，請以滑鼠右鍵按一下左側瀏覽窗格中的主要信箱 (名稱，例如 Molly Dempsey) ，然後選擇 [新增共用資料夾或信箱]。
   
3. 在 [新增共用資料夾 ] 對話方塊中，輸入您所屬共用信箱的名稱，例如 info@contoso.com。

共用信箱會顯示在 Outlook 網頁版的資料夾清單中。 您可以在主要信箱中展開或摺疊共用信箱的資料夾。 您也可以從資料夾清單中移除共用信箱。 如要移除，請用滑鼠右鍵按一下共用信箱，然後選擇 移除共用資料夾。

在共用信箱中接收新郵件的通知

若要在共用信箱的收件匣中接收新郵件的通知，您必須 在個別的瀏覽器視窗中開啟共用信箱。

在另一個瀏覽器視窗中開啟共用信箱

如要在共用信箱專屬的瀏覽器視窗中檢視及管理電子郵件，建議使用這種方式。 這個方法也可讓您在共用信箱的 [收件匣] 中接收新項目的通知。

1. 在 Outlook 網頁版中登入您的帳戶。

2. 在 Outlook 網頁版瀏覽列上，選取您的名稱。 隨即會顯示一份清單。

3. 選取[開啟另一個信箱]。

4. 輸入您要開啟之其他信箱的電子郵件地址，然後選取 [開啟]。 另一個 Outlook 網頁版工作階段會在個別視窗中開啟，允許存取另一個信箱。

   秘訣

   如果您輸錯信箱的電子郵件地址，則結果為 「 找不到符合項 」。 請嘗試再次輸入電子郵件地址。

從共用信箱傳送電子郵件

1. 選擇資料夾清單上方的 [新增郵件 ]。 新郵件表單會在讀取窗格中開啟。

2. 在郵件頂端，選擇 >] [顯示來源]。
   
   此選項會顯示收到這封電子郵件訊息的人員會看到該郵件是來自共用信箱，而非從您自己的電子郵件帳戶寄出。

3. 第一次使用共用信箱時，您必須將位址新增至 [寄件者 ] 下拉式清單中的可用選項：

   1. 以滑鼠右鍵按一下 [寄件者 ] 位址，然後選擇 [移除]。
      
   2. 輸入共用位址。 下次您從共用信箱回覆時，其位址會顯示為 [ 寄件者 ] 下拉式清單中的選項。

4. 若要新增收件者，請輸入在您的 [連絡人] 資料夾或組織通訊清單中任何人的名稱，或者在 [ 收件者 ] 或 [副本 ] 方塊中輸入電子郵件地址。 第一次輸入人員的名稱時，Outlook 網頁版會搜尋該人員的地址。 日後系統會快取該名稱，以快速取得名稱。

5. 輸入主旨。

6. 鍵入您要傳送的訊息。

7. 當您的郵件準備就緒時，請選取 [傳送]。

回覆傳送到共用信箱的郵件

第一次回覆傳送至共用信箱的郵件時，您必須將共用位址新增至 [寄件者 ] 下拉式方塊。 以下是執行的方式：

1. 開啟 Outlook 網頁版並移至您的共用信箱。
2. 開啟寄到共用地址的郵件。
3. 選取 [回覆]。
4. 在郵件頂端，選擇 >] [顯示來源]。
   
5. 以滑鼠右鍵按一下 [寄件者 ] 位址，然後選擇 [移除]。
   
6. 輸入共用位址，然後傳送郵件。 下次您從共用信箱回覆時，其位址會顯示為 [ 寄件者 ] 下拉式清單中的選項。

從共用信箱傳送自動回覆

只有您的 Microsoft 365 系統管理員才有權限設定從共用信箱傳送自動回覆的功能。 如需指示，請要求您的系統管理員參閱建立 共用信箱。

共用信箱中的增益集可用性

在 Outlook 網頁版中，共用信箱的增益集支援會根據特定案例和共用信箱的存取方式而有所不同。 若要深入了解這些案例，請參閱在 Outlook 中使用增益集。