清單簡介

組織通常會使用許多類型的清單，包括連結、公告、聯繫人、問題追蹤和問卷等等。

清單 也可以包含可做為小組共同作業或商務解決方案的焦點工作。 在許多情況下，清單可以提供快速、有效的解決方案，而不需要修改。

例如，您可以使用：

• 工作 包括追蹤擁有權和進度，以及頁面內時程表，讓具吸引力的視覺簡報顯示清單內容。

• 問題追蹤 包含版本設定和版本歷程記錄儲存空間，以深入分析工作組專案和一般工作工作。

清單 既豐富又具有彈性，並擁有許多內建功能，可提供強大的數據儲存、共用及使用方式。

舉例來說，您可以：

• 建立具有各種欄的清單，包括 [文字]、[數位]、[選擇]、[貨幣]、[日期和時間]、[查閱]、[是/否] 和 [計算]。 您也可以將一或多個檔案附加至清單專案以提供其他詳細數據，例如包含支援編號的電子錶格或包含背景資訊的檔。

• 建立清單檢視，以不同和特定的方式整理、排序及篩選數據;變更元數據，例如新增和刪除欄，以及修改驗證規則;並使用具有內容類型、網站列和範本的跨網站一致的清單。 例如，您可以只在首頁的行事曆上檢視目前的事件，並在其他頁面上建立類似牆面行事曆的視覺檢視。

• 使用唯一欄、查閱欄和關聯強制執行的組合，建立清單之間的關聯 (串聯和限制刪除) ，這些都可增強您建立更複雜商務解決方案的能力，並有助於保存數據的完整性。

• 建立自訂清單、在網頁組件和網頁組件頁面中顯示資料，以及從其他程式 (如 Excel 和 Access) 匯入、匯出及連結至資料。

• 追蹤版本及詳細歷程記錄、需要核准才能修改資料、使用項目等級和資料夾安全性、存回和取出，以及使用提醒和 RSS 摘要來自動接收最新的變更通知。

• 將一份清單中的內容整理成資料夾，以增添便利性及提高效能，並使用索引的方式來改善使用大型清單的普遍效能。

以下是一些您可以使用清單的方式，協助您管理群組的資訊。

追蹤版本和詳細歷程記錄    追蹤清單專案的版本，讓您可以查看哪些專案已從版本變更為版本，以及誰變更了清單專案。 如果在較新版本中發生錯誤，您可以還原先前版本的專案。 如果貴組織需要監控清單的演進，追蹤清單歷程記錄就特別重要。

需要核准    指定清單項目必須先核 准，所有人才能檢視。 專案會保持擱置狀態，直到獲得核准或核准許可權的人員核准或拒絕為止。 您可以控制哪些使用者群組可以在核准清單專案之前檢視。

自訂權限    指定清單的參與者是否可以唯讀取和編輯他們建立的專案或清單中的所有專案。 人員 有權管理清單的人員可以讀取和編輯所有清單專案。 您也可以將特定許可權等級套用至單一列表專案，例如，如果專案包含機密資訊。

建立及管理檢視    建立相同清單的不同檢視。 實際清單的內容不會變更，但專案是經過組織或篩選，讓使用者可以根據自己的需求找到最重要或最有趣的資訊。

更新清單    無論您更新程式的清單類型為何 ，新增、編輯和刪除清單專案都相似。

新增或編輯清單專案的方法有兩種：

• 使用表單是預設方法。

• 內嵌，這表示您直接在清單頁面上新增專案。

如果清單設定為追蹤版本，每次您編輯清單專案時，都會建立新版本的清單專案。 如果您在較新版本中出錯，您可以檢視清單項目變更方式的歷程記錄，並還原先前的版本。

使用公式和計算值    使用公式和計算值，在清單的欄中動態產生資訊。 這些作業可以包含清單中的其他數據行資訊，以及 [今天] 等系統功能，以指出目前的日期。 例如，您可以指定從目前日期起七天的預設到期日。

隨時掌握變更的相關信息    清單 和檢視可以使用 RSS，讓工作組成員可以自動接收更新。 RSS 是一種技術，可讓使用者在合併位置接收和檢視新聞和資訊的更新或 RSS 摘要。 您也可以建立電子郵件警示，以便在清單變更或新增專案時通知您。 提醒是追蹤對您來說非常重要之變更的便利方式。

建立清單關係    在兩份清單之間建立關聯：在來源清單中，如果這些值與來源清單中查閱欄中的值相符，您會建立查閱欄，以擷取 (或「查閱」) 目標清單中的一或多個值。 如有需要，您可以繼續從目標清單新增其他欄至來源清單。 當您建立查閱欄時，您也可以設定串聯刪除或限制刪除選項來強制執行關聯行為，以協助保持數據的有效性，並協助避免日後可能會造成問題的不一致。

使用資料庫程式共用清單資訊    如果您已安裝資料庫程式，例如 Access，您可以匯出及匯入網站的數據，以及將數據表從資料庫連結至清單。 當您在 Access 資料庫中使用清單資料時，您也可以建立查詢、表單和報表。 請參閱 將數據匯入 Access 資料庫。

跨網站一致地使用清單    如果您的群組使用數種類型的清單，您可以在多個清單上使用內容類型、網站列和範本來增加一致性。 這些功能可讓您以有效率的方式重複使用設定和清單結構。 例如，您可以為客戶服務問題建立內容類型，指定 (特定欄，例如內容類型的客戶聯繫人) 和商務程式。 另一個範例是針對具有部門下拉式清單的部門名稱建立網站列。 您可以重複使用多個清單中的欄，以確保名稱在每一份清單中顯示的方式一律相同。

使用電子郵件程式中的清單專案    使用與 Microsoft 技術相容的電子郵件程式，您可以隨處取得重要的清單資訊。 例如，使用 Outlook，您可以從 Outlook 檢視及更新網站上的工作、聯繫人和討論區。 請參閱將外部清單連線到 Outlook。

設定內容目標     ：啟用目標物件以 依群組篩選專案。

您使用的清單類型取決於您要共用的資訊類型。

公告    分享新聞和狀態，並提供提醒。 公告支援具有影像、超連結和格式化文字的增強格式設定。

連絡人    儲存您合作之人員或群組的相關信息。 如果您使用與 Microsoft 技術相容的電子郵件或連絡人管理程式，您可以在另一個程式中檢視及更新來自您網站的連絡人。 例如，您可以從與 Microsoft 技術相容的電子郵件程式更新貴組織所有供應商的清單，例如 Outlook。 聯繫人清單實際上並不會管理您網站的成員，但可以用來儲存及共用貴組織的聯繫人，例如外部廠商清單。

討論區    提供一個類似新聞組格式的中央位置來錄製和儲存小組討論。 如果您的系統管理員已啟用您網站上的清單來接收電子郵件訊息，討論區可以儲存來自大多數常見電子郵件程式的電子郵件討論。 例如，您可以為貴組織的新產品發行建立討論區。

連結    提供連結至因特網、公司內部網路及其他資源的中央位置。 例如，您可以建立客戶網站的連結清單。

升級連結    在視覺版面配置中顯示一組連結動作。

Calendar    儲存團隊的活動或特定情況，例如公司假日。 行事歷可提供小組事件的視覺檢視，類似桌面或牆面行事曆，包括會議、社交活動和全天活動。 您也可以追蹤與特定時間間隔無關的小組里程碑，例如期限或產品發行日期。 請參閱 從清單建立行事曆檢視。

工作    追蹤您群組之專案及其他待辦事項事件的相關信息。 您可以將工作指派給人員，以及追蹤工作接近完成時的狀態和完成百分比。 如果您使用與 Microsoft 技術相容的電子郵件或工作管理程式，您可以在其他程式中檢視及更新您網站中的工作。 例如，您可以為組織的預算程式建立工作清單，然後在 Outlook 中與其他工作一起檢視及更新。 請參閱 建立清單。

專案工作    使用甘特圖檢視和進度列儲存任務資訊。 您可以在任務接近完成時追蹤狀態和完成百分比。 如果您使用與 Microsoft 技術相容的電子郵件或任務管理程式，您可以在其他程式中從您的網站檢視及更新專案工作。 例如，您可以在網站上建立專案工作清單，以識別並指派工作以建立訓練手冊，然後您就可以從 Project 追蹤貴組織的進度。 請參閱 建立清單。

問題追蹤    儲存特定問題的相關信息，例如支持問題，並追蹤其進度。 您可以指派問題、加以分類，以及將問題彼此關聯。 例如，您可以建立問題追蹤清單來管理客戶服務問題和解決方案。 您也可以在每次編輯時對問題進行批注，建立批注記錄，而不會變更問題的原始描述。 例如，客戶服務代表可以記錄為解決問題所採取的每一個步驟和結果。 您也可以使用問題追蹤清單搭配三態工作流程，協助貴組織管理問題或項目追蹤。 請參閱 建立清單。

調查    收集和編譯意見反應，例如員工滿意度問卷或測驗。 您可以使用數種不同的方式設計問題與解答，並查看您的意見反應概觀。 如果您已安裝與 Microsoft 技術相容的電子錶格或資料庫程式，您可以匯出結果以進一步分析。 請參閱 建立問卷。

自訂    從頭開始清單。 如果您的電子錶格程式與 Microsoft 技術相容，您也可以建立以電子錶格為基礎的自定義清單。 例如，您可以從 Excel 匯入您建立的清單，以便儲存及管理與廠商的合約。 請參閱 根據電子錶格建立清單。

外部清單    使用儲存在清單外部的數據，但您可以在 Microsoft 365 中讀取和撰寫。 外部清單的數據源稱為外部內容類型。 與原生 Microsoft 365 清單不同，外部清單會使用 Business Connectivity 服務直接從外部系統存取數據 (，例如 SAP、Siebel 和 Microsoft SQL Server) ，無論該系統是資料庫、Web 服務或企業營運系統。

[資料工作表檢視] 中的自定義清單    ：建立類似自定義清單的空白清單，但預設會在數據工作表檢視中顯示清單。 數據工作表檢視提供數據格，可讓您以列和欄的形式檢視及編輯數據。 您可以新增和編輯列及欄、套用篩選和排列順序、顯示計算值和總計值，並方便地在方格中編輯資料。 數據工作表檢視需要在32位用戶端電腦上安裝 Office，以及支援 ActiveX 控制件的瀏覽器。

狀態清單    顯示和追蹤項目的目標。 清單包含一組彩色圖示，用來傳達達成目標的程度。

環流    傳送資訊，包括確認戳記給您的小組成員。

Microsoft IME 字典清單    使用清單中的數據做為 Microsoft IME 字典。 您可以使用 Microsoft IME 將讀取欄項目轉換為顯示，並在 IME 批注視窗的 [批注] 視窗中檢視 [批注] 中的內容。 數據可以連結至特定的 URL。

PerformancePoint 內容清單    儲存儀錶板專案，例如計分卡、報表、篩選器、儀錶板頁面，以及您使用 PerformancePoint 儀錶板 Designer 建立的其他儀錶板專案。

語言和翻譯工具    搭配翻譯管理庫中的翻譯管理工作流程使用。 工作流程會使用清單，將翻譯工作指派給清單中針對每一種語言所指定的翻譯工具。 您可以手動建立此清單，也可以選擇在將翻譯管理工作流程新增至翻譯管理文檔庫時自動建立此清單。

KPI 清單    追蹤關鍵效能指標，可讓您針對可測量的目標快速評估進度。 您可以使用四種數據源的其中之一來設定 KPI 清單來追蹤效能：手動輸入數據、Microsoft 365 清單中的數據、Excel 活頁簿中的數據，或來自 Analysis Services 的數據， 這是 Microsoft SQL Server 的元件。 建立 KPI 清單之後，您可以使用該列表在儀錶板頁面上顯示指標的狀態。

匯入電子表格     使用來自現有電子錶格的欄和數據。 匯入電子表格需要 Microsoft Excel 或其他相容程式。

若要將清單新增至 SharePoint 新式頁面：

1. 如果頁面尚未處於編輯模式，請按下頁面右上角的 [編輯]。 

2. 將滑鼠游標移到現有網頁組件的上方或下方，即可顯示包含以圓圈圈出的 [+] 符號的線條，如下所示：

   

3. 按兩下 +，您會看到可供選擇的網頁元件清單。 向下捲動至 [檔]、[文檔庫] 和 [清單] 區段。

4. 選取 [列表]。

   隨即顯示所有可用清單的名稱。

5. 選取您要插入頁面的清單。 

6. 如果您滿意，請選取左上角附近的 [ 另存為草稿 ]。 然後，若要讓其他人使用更新的頁面，請選取右上角附近的 [發佈 ]。 

若要將清單新增至 SharePoint 傳統頁面：

1. 在 [網站] 中 ，按兩下 [設定 ]，然後按兩下 [ 網站內容]。

2. 按兩下 [新增應用程式] 圖示。

   

3. 捲動並按下您要使用的應用程式。 可能有一個以上的頁面。

4. 為應用程式取一個唯一的名稱，以便您日後在頁面上重新叫用它，然後按兩下 [ 建立]。

5. 當您回到 [網站內容] 畫面時，可以執行三個動作：

   • 關閉視窗並返回頁面。 使用 [插入網頁元件] 在頁面上新增應用程式。

   • 按兩下應用程式，然後開始輸入資料。

   • 按兩下省略號 ... ，然後按下 [變更 設定]。 您可以在這裏新增欄、變更名稱，以及執行其他工作。

雖然您可以使用各種不同方式的清單功能，但使用方式取決於您擁有的清單大小和數量，以及貴組織的需求。

將許多專案儲存在一個清單中

您可能會想要一份大型清單來滿足各種不同的需求。 例如，您可能有大量的技術問題需要在整個組織中追蹤，而問題可能適用於多個專案和群組。

在下列時機使用單一清單：

• 您的群組必須查看清單專案或同一組專案的不同檢視的摘要資訊。 例如，經理可能會想要查看組織所有技術問題的進度，或查看同一時間內提出的所有問題。

• 人員 想要流覽或搜尋網站上相同位置的問題。

• 您想要將相同的設定套用至清單專案，例如追蹤版本或需要核准。

• 使用清單的群組具有相似的特性，例如相同的許可權等級。 特定清單專案可套用專屬許可權，但如果許可權等級差異很大，請考慮使用多個清單。

• 您想要分析清單的相關信息，或接收清單的合併更新。 您可以在清單項目變更時收到通知，或使用 RSS 技術查看清單的變更。 RSS 摘要可讓工作組成員查看已變更的合併資訊清單。

當您想要管理的項目之間有明顯差異，或是與它們共同作業的人員群組之間有明顯差異時，您可能會想要多份清單。

在下列時機使用多個清單：

• 您不希望其他人一起需要項目摘要。

• 處理信息的人員群組是不同的，而且具有不同的許可權等級。

• 您必須將版本設定或核准等不同設定套用至多組專案。

• 您不需要一起分析專案，也不需要收到清單的合併更新。

以下是一些您可以整理清單和清單專案的方式：

新增欄    您可以在清單中新增欄，協助群組找出最重要的專案。 例如，您可以將 [專案] 欄新增至清單，以協助處理特定項目的人員更輕鬆地檢視及處理其專案。 如果您想要收集每個清單專案的其他資訊，例如部門名稱或員工名稱，您可能也會想要新增更多欄。

如果您的清單中有多個專案，您可以考慮編製特定欄的索引，以改善檢視多個專案或切換檢視時的效能。 此功能不會變更項目的組織方式，但可讓組織更輕鬆地將大量專案儲存在清單中。 不過，編製索引可能會佔用更多資料庫空間。 請參閱建立、變更或刪除清單或文檔庫的檢視。

建立檢視    如果群組中的人員經常需要以特定方式查看數據，請使用此功能。 檢視會使用欄來排序、分組、篩選及顯示數據。 您也可以選取每個檢視中一次顯示多少專案。 例如，根據他們的喜好設定和連線速度，用戶可以流覽每頁 25 或 100 個清單專案集合的清單。

檢視可讓您彈性地將大量專案儲存在清單中，但只要查看您在特定時間所要的子集，例如僅顯示今年張貼的問題，或僅查看行事曆中的目前事件。 您可以建立只有您才能使用的個人檢視，而且如果您有權修改清單，您可以建立可供所有人使用的公用檢視。 請參閱建立、變更或刪除清單或文檔庫的檢視。

建立資料夾    如果您的清單擁有者允許建立資料夾，請將資料夾新增至大部分類型的清單。 如果您的清單專案可以以特定的方式分割，例如依專案或群組分割，這特別有説明。 資料夾可協助人員更輕鬆地掃描及管理清單專案。 Microsoft 技術提供樹視圖，讓使用者能夠瀏覽其網站和資料夾，就像使用硬碟上資料夾的方式一般。 例如，每個部門都可以有自己的資料夾。 請參閱在清單中建立資料夾。