清單簡介

清單是一組你可以與團隊成員及你已授權存取權限的人分享的資料集合。你會找到許多現成可用的清單範本，作為組織清單項目的良好起點。更多資訊請參考 Microsoft 365 的清單範本。

本文將說明建立與使用清單背後的概念。你可以在 SharePoint、 Microsoft 365的 Lists 應用程式或 Microsoft Teams中建立清單。學習如何在 Microsoft Teams 中開始使用清單。

有關名單的資訊，請參閱以下條目：

附註: 這裡的資訊以及你可用的清單類型，取決於你所使用的 SharePoint 版本。如果你不知道版本，請聯絡你的管理員、客服或經理，或查看我使用的是哪個版本的 SharePoint？

選取下方的標題以開啟並查看詳細資訊。

組織通常會使用多種類型的清單，包括連結、公告、聯絡人、議題追蹤和問卷調查等。

清單也可以包含可作為團隊協作焦點或商業解決方案的任務。在許多情況下，清單能提供快速且有效的解決方案，幾乎不需要修改。

例如，你可以使用：

工作包含所有權與進度追蹤，以及頁面內時間軸，提供吸引人的清單內容視覺呈現。
議題追蹤 包含版本控制與版本歷史儲存，方便更深入分析工作群組專案及常見工作任務。

清單豐富且靈活，內建許多功能，提供強大的儲存、分享與資料處理方式。

舉例來說，您可以：

建立包含多種欄位的清單，包括文字、數字、選擇、貨幣、日期與時間、查詢、是/否以及計算。您也可以將一個或多個檔案附加到清單項目中，以提供更多細節，例如包含支持數字的試算表或包含背景資訊的文件。
建立清單檢視以組織、排序及過濾不同且具體的方式;更改元資料，例如新增與刪除欄位，以及修改驗證規則;並且在各網站間一致使用包含內容類型、網站欄位和範本的清單。例如，你可以只從首頁的行事曆查看當前事件，並在另一頁建立類似掛掛日曆) 的視覺視圖 (。
透過結合獨特欄位、查詢欄位與關聯強制機制，建立清單間的關係， (層疊與限制刪除) ，這些都能提升您打造更複雜商業解決方案的能力，並有助於維護資料的完整性。
建立自訂清單，在網頁零件和網頁部分頁面中顯示資料，並從其他程式（如 Excel 和 Access）匯入、匯出及連結資料。
追蹤版本及詳細歷程記錄、需要核准才能修改資料、使用項目等級和資料夾安全性、存回和取出，以及使用提醒和 RSS 摘要來自動接收最新的變更通知。
將單一清單中的內容組織到資料夾中，以增加便利性和提升效能，並透過索引提升大型清單的整體效能。

以下是一些你可以運用清單來幫助你管理團隊資訊的方法。

追蹤版本與詳細歷史 追蹤清單項目的版本，讓你能看到哪些項目在不同版本間有變動，以及是誰更改了清單項目。如果新版本出錯，你可以還原物品的舊版本。如果你的組織需要隨時監控清單的演變，追蹤清單的歷史尤其重要。

要求核准 指定清單項目必須先獲得核准，才能讓所有人查看。項目會處於待處理狀態，直到有權批准或拒絕。你可以控制哪些使用者群組可以在清單項目被核准前查看。

自訂權限 請指定名單的參與者是否只能閱讀和編輯他們所創建的項目，或是清單中所有項目。擁有管理清單權限的 People 可以閱讀並編輯所有清單項目。你也可以對單一清單項目套用特定權限等級，例如該項目包含機密資訊。

建立與管理檢視 ，建立同一清單的不同檢視。實際清單的內容不會改變，但項目會被組織或篩選，讓人們能根據需求找到最重要或有趣的資訊。

更新列表 無論你更新的是哪種類型的清單，新增、編輯和刪除清單項目的流程都類似。

新增或編輯清單項目有兩種方式：

透過使用表單，這是預設方法。
內嵌式，意思是你直接把項目加到清單頁面。

如果清單是用來追蹤版本，每次編輯清單項目時都會建立一個新的版本。你可以查看清單項目的變更歷史，並在新版本中錯誤時還原先前版本。

使用公式和計算出的數值 使用公式和計算過的數值，在清單的欄位中動態產生資訊。操作可包含列表中其他欄位的資訊，以及系統功能如 TODAY 以指示當前日期。例如，你可以指定一個預設截止日期，從當前日期起算七天。

隨時掌握最新變動 清單與檢視可以使用 RSS，讓你的工作小組成員能自動接收更新。 RSS 是一項技術，讓人們能在整合的地點接收並查看新聞與資訊的更新，或 RSS 訂閱源。你也可以建立電子郵件提醒，通知你清單變更或新增項目。提醒是追蹤你重要變更的方便方式。

建立清單關係 建立兩個清單之間的關係。在來源清單中，你會建立一個查詢欄位，從目標清單中取得 (或「查找」) 如果這些值與來源清單查詢欄位的值相符，則會取得這些值。如果你願意，也可以繼續從目標清單新增額外的欄位到來源清單。當你建立查詢欄位時，也可以選擇設定連鎖刪除或限制刪除選項來強制關係行為，幫助保持資料有效性並避免日後可能引發問題的不一致。

與資料庫程式分享清單資訊 如果你安裝了資料庫程式，例如 Access，你可以匯出和匯入資料，並能將資料庫中的資料表連結到清單。當你在 Access 資料庫中處理清單資料時，也能建立查詢、表單和報告。如需更多資訊，請參閱將 Access 資料庫的資料匯入至 Access Web App。

在不同網站中保持一致使用清單 如果你的團隊使用多種類型的清單，你可以透過內容類型、網站欄位和範本，在多個清單間增加一致性。這些功能讓你能有效率地重複使用設定和清單結構。例如，你可以為客戶服務議題建立內容類型，指定特定欄位 (如客戶聯絡) 及內容類型中的業務流程。另一個例子是建立一個部門名稱欄位，並附有下拉選單的部門列表。你可以在多個清單中重複使用該欄位，確保名字在每個清單中都以相同方式出現。

從電子郵件程式中處理清單項目 使用相容於 Microsoft 技術的電子郵件程式，攜帶重要清單資訊。例如，使用 Outlook，你可以從 Outlook查看並更新網站上的任務、聯絡人和討論區。欲了解更多資訊，請參閱「將外部清單連結至Outlook」。

設定內容目標 ：啟用受眾定位以依群組篩選項目。

你使用的清單類型取決於你分享的資訊種類。

公告分享新聞與狀態並提供提醒。公告支援加強格式化，包含圖片、超連結及格式化文字。

連絡人 儲存你合作的人物或團體資訊。如果你使用的是支援 Microsoft 技術的電子郵件或聯絡人管理程式，你可以在另一個程式中查看並更新你網站上的聯絡人。例如，您可以從相容Microsoft技術（如 Outlook）的電子郵件程式更新組織所有供應商的清單。聯絡人清單其實並不管理你網站的成員，但它可以用來儲存和分享組織的聯絡人，例如外部供應商的清單。

討論區 提供一個中央平台，記錄並儲存團隊討論，類似新聞群組的格式。如果您的管理員已啟用網站上的郵件列表以接收電子郵件，討論區可以儲存大多數常見郵件程式的電子郵件討論。例如，你可以為組織的新產品發布建立討論區。

連結提供一個集中位置，方便連結到網際網路、公司內部網路及其他資源。例如，你可以建立一份連結清單，指向客戶的網站。

推廣連結 以視覺化的版面顯示一組連結動作。

Calendar 為團隊活動或特定情況（如公司假日）儲存。行事曆提供類似桌上或掛式日曆的視覺視圖，涵蓋團隊活動，包括會議、社交活動及全天活動。你也可以追蹤團隊的里程碑，例如截止日期或產品發布日期，這些時間點與特定時間點無關。欲了解更多資訊，請參閱「從清單建立行事曆檢視」。

工作追蹤小組的專案及待辦事項資訊。你可以指派任務給人員，並追蹤任務進度與完成百分比。如果你使用的是與 Microsoft 技術相容的電子郵件或任務管理程式，你可以在另一個程式中查看並更新你網站的任務。例如，你可以為組織的預算流程建立任務清單，然後在 Outlook 中檢視並更新它，並與其他任務一同進行。欲了解更多資訊，請參閱建立名單。

專案任務 用甘特視圖和進度條儲存任務資訊。你可以追蹤任務進度和完成率。如果你使用的是與 Microsoft 技術相容的電子郵件或任務管理程式，你可以在另一個程式中查看並更新你所在網站的專案任務。例如，你可以在網站上建立專案任務清單，來識別並指派工作以製作訓練手冊，然後從專案追蹤組織的進度。欲了解更多資訊，請參閱建立名單。

議題追蹤 儲存特定議題資訊，例如支援問題，並追蹤其進展。你可以指派議題、分類，並彼此關聯議題。例如，您可以建立問題追蹤清單來管理客戶服務問題與解決方案。你也可以在每次編輯議題時留言，建立評論歷史，而不會改變原本的議題描述。例如，客服代表可以記錄解決問題所採取的每一步及其結果。你也可以使用問題追蹤清單搭配三狀態工作流程，幫助組織管理問題或專案追蹤。欲了解更多資訊，請參閱建立名單。

調查收集並彙整回饋，例如員工滿意度調查或測驗。你可以用多種不同方式設計你的問題與答案，並查看回饋的概覽。如果你安裝了相容於 Microsoft 技術的試算表或資料庫程式，你可以匯出結果以便進一步分析。欲了解更多資訊，請參閱建立調查。

自訂從零開始列一份清單。如果你的試算表程式相容於 Microsoft 技術，也可以建立基於試算表的自訂清單。例如，你可以匯入你建立的 Excel 清單，用來儲存和管理與供應商的合約。欲了解更多資訊，請參閱「建立基於試算表的清單」。

外部列表 處理那些儲存在清單外的資料，但你可以在 Microsoft 365內讀寫資料。外部清單的資料來源稱為外部內容類型。與原生 Microsoft 365 清單不同，外部清單利用Business Connectivity服務直接存取外部系統 (資料，如 SAP、Siebel 和 Microsoft SQL Server) ，無論該系統是資料庫、網路服務或業務線系統。

在資料表檢視中自訂清單 ：建立一個類似自訂清單的空白清單，但預設在資料表檢視中顯示該清單。資料表檢視提供資料網格，方便以列與欄的形式檢視與編輯資料。您可以新增和編輯列及欄、套用篩選和排列順序、顯示計算值和總計值，並方便地在方格中編輯資料。資料表檢視需要在 32 位元用戶端電腦上安裝 Office 並支援 ActiveX 控制項的瀏覽器。

狀態列表 展示並追蹤你專案的目標。清單包含一組彩色圖示，用以表達目標達成的程度。

發行量 將資訊，包括確認章，寄給你的團隊成員。

Microsoft IME 字典列表 將清單中的資料當作 Microsoft IME 字典使用。你可以使用 Microsoft IME 將閱讀欄位項目轉換為顯示，並在 IME 留言視窗的備註中查看內容。資料可以連結到特定的網址。

PerformancePoint 內容列表 儲存使用PerformancePoint Dashboard Designer建立的儀表板項目，例如計分卡、報告、篩選器、儀表板頁面及其他儀表板項目。

語言與譯者 在翻譯管理函式庫中使用翻譯管理工作流程。工作流程利用清單將翻譯任務指派給列表中指定的翻譯者。您可以手動建立此清單，或在新增翻譯管理工作流程至翻譯管理函式庫時自動建立此清單。

關鍵績效指標清單 追蹤關鍵績效指標 (KPI) ，以快速評估達成可衡量目標的進展。你可以透過使用四種資料來源之一來建立 KPI 清單來追蹤績效：手動輸入資料、 Microsoft 365 清單資料、 Excel 工作簿資料，或分析服務（Microsoft SQL Server的組成部分）的資料。建立 KPI 清單後，你可以用它在儀表板頁面上顯示指標的狀態。

匯入試算表 使用現有試算表中的欄位和資料。匯入試算表需要Microsoft Excel 或其他相容程式。

要將清單加入 SharePoint 現代體驗頁面：

如果頁面尚未進入編輯模式，請點擊頁面右上角的編輯。
將滑鼠移到現有的網狀部分上方或下方，你會看到一條帶有圈 出 + 的線，就像這樣：
點擊 + 你會看到一份可選擇的網頁零件清單。往下滑到文件 、清單與圖書館 區塊。
選擇清單。

所有可用名單的名稱都已顯示。
選擇你想插入頁面的清單。
如果你對自己的選擇感到滿意，請在左上角附近選擇 另存為草稿 。接著，要讓更新頁面對其他人開放，請在右上角附近選擇 「發佈 」。

要將清單加入 SharePoint 經典體驗頁面：

在網站中，點選設定，然後點擊 網站內容。
點擊 「新增應用程式 」圖示。
往下滑，點選你想用的應用程式。可能不只一頁。
給應用程式一個獨特的名稱，這樣你之後可以在頁面中回憶，然後點擊建立。
回到網站內容畫面時，你可以做三件事：
- 關閉視窗，回到頁面。請使用插入網頁部分在你的頁面上新增這個應用程式。
- 點擊應用程式開始輸入資料。
- 點選省略號 (......) ， 然後點設定。你可以在這裡新增欄位、更改名稱，並執行其他任務。

雖然你可以以多種方式使用清單的功能，但如何使用清單取決於你擁有的清單數量，以及組織的需求。

將許多項目存放在同一個清單中

你可能需要一個龐大的清單來滿足多元需求。舉例來說，你可能在整個組織中需要追蹤大量技術問題，這些問題都適用於多個專案和團隊。

以下情況下使用單一清單：

你的團隊需要看到清單項目的摘要資訊，或是同一組項目的不同視圖。例如，經理可能希望看到組織所有技術問題的進展，或是在同一期間內提交的所有問題。
People 想在同一地點瀏覽或搜尋相關議題。
你想對清單項目套用相同的設定，例如追蹤版本或要求核准。
參與名單工作的團體有相似的特徵，例如權限等級相同。唯一權限可以套用於特定清單項目，但如果權限等級差異很大，建議考慮多個清單。
你想分析名單的資訊或接收清單的整合更新。你可以透過 RSS 技術接收清單項目變更時的警示，或查看清單的變更。 RSS 訂閱源讓你的工作小組成員能看到已變更資訊的整合清單。

當你想管理的項目或與其合作的團隊之間存在明顯差異時，你可能會想要多個清單。

在以下情況下使用多個清單：

你不會期待大家需要把這些項目的摘要一起整理。
處理這些資訊的團隊各有不同，且權限等級也不同。
你需要對多組項目套用不同的設定，例如版本控制或核准。
你不需要一起分析這些項目，也不需要收到清單的綜合更新。

以下是一些組織清單和清單項目的方法：

新增欄 幫助你的團隊找出最重要的項目，你可以在清單中新增欄位。例如，你可以將專案欄位加入清單，幫助負責特定專案的人更容易瀏覽和操作他們的項目。如果你想為每個清單項目收集額外資訊，例如部門名稱或員工姓名，也可以增加更多欄位。

如果你的清單中有多個項目，你可以考慮索引某些欄位，以提升查看多個項目或切換檢視時的效能。此功能不會改變項目的組織方式，但可能讓組織更容易將大量項目儲存在清單中。然而，索引可能會佔用更多資料庫空間。欲了解更多資訊，請參閱「建立、變更或刪除清單或函式庫檢視」。

建立檢視 如果團隊成員經常需要以特定方式查看資料，就使用檢視。檢視則使用欄位來排序、分組、篩選及顯示資料。你也可以選擇每個視角同時顯示多少項目。例如，人們可以依照偏好和連線速度，每頁瀏覽 25 或 100 個清單項目。

檢視功能讓你可以彈性地在清單中儲存大量項目，但你只能看到特定時間點你想要的子集，例如只看到今年已發佈的期數，或是行事曆中只顯示當前事件。你可以建立只有你能使用的個人視圖，如果你有權限修改清單，也可以建立對所有人開放的公開視圖。欲了解更多資訊，請參閱「建立、變更或刪除清單或函式庫檢視」。

建立資料夾 如果你的清單擁有者允許建立資料夾，請在大多數類型的清單中新增資料夾。如果你的清單項目可以以特定方式劃分，例如依專案或小組劃分，這尤其有幫助。資料夾幫助人們更輕鬆地掃描和管理清單項目。 Microsoft 技術提供樹狀檢視，讓使用者能像使用硬碟資料夾一樣，瀏覽網站與資料夾。例如，每個部門都可以有自己的資料夾。欲了解更多資訊，請參閱「在列表中建立資料夾」。