清單是一組資料,您可以與小組成員以及您提供存取權的人共用。 您可以找到許多現成可用清單範本,為組織清單專案提供良好的起點。 如需深入瞭解,請于 Microsoft 365 中Microsoft 365。

本文將說明建立及使用清單背後的概念。 您可以在 Microsoft 帳戶、SharePoint中的清單應用程式Microsoft 365或Teams。 瞭解如何開始使用中的清單Microsoft Teams。

請參閱下列文章以瞭解清單相關資訊:

附註: 請注意,此處的資訊以及可用的清單類型取決於您SharePoint 版本。 如果您不知道版本,請與您的系統管理員、技術支援中心或管理員聯繫,或參閱我使用的是哪個SharePoint版本?

選取下方的標題以開啟它,並查看詳細資訊。

組織通常會使用許多類型的清單,包括連結、公告、連絡人、問題追蹤和問卷等。

清單也可以包含您可以做為小組共同作業或商務解決方案焦點的工作。 在許多情況下,清單可以提供快速且有效的解決方案,但很少修改或不需要修改。

例如,您可以使用:

  • 工作 包括追蹤擁有權和進度,以及頁面內時程表,以呈現美觀的視覺簡報清單內容。

  • 問題追蹤 包含版本和版本歷程記錄儲存空間,以深入分析工作組專案和一般工作工作。

清單內容豐富且具有彈性,而且有許多內建功能,可提供強大的資料儲存、共用及處理方式。

舉例來說,您可以:

  • 建立包含各種欄的清單,包括文字、數位、選擇、貨幣、日期和時間、查找、是/否及計算結果。 您也可以將一或多個檔案附加至清單專案,以提供其他詳細資料,例如包含支援號碼的試算表或包含背景資訊的檔。

  • 建立清單視圖,以不同和特定的方式整理、排序及篩選資料;變更中繼資料,例如新增和刪除欄,以及修改驗證規則;並一致地使用包含內容類型、網站欄和範本的網站清單。 例如,您可以只查看首頁上一個日曆中的目前事件,然後在另一個頁面上建立視覺視圖 ,例如牆式日曆。

  • 使用唯一資料行、尋找欄和關係強制執行 (串聯及限制刪除) 來建立清單之間的關係,這一切可增強您建立更複雜的商務解決方案的能力,並有助於保存資料的完整性。

  • 建立自訂清單、在網頁組件和網頁組件頁面中顯示資料,以及從其他程式 (如 Excel 和 Access) 匯入、匯出及連結至資料。

  • 追蹤版本及詳細歷程記錄、需要核准才能修改資料、使用項目等級和資料夾安全性、存回和取出,以及使用提醒和 RSS 摘要來自動接收最新的變更通知。

  • 將一份清單中的內容整理成資料夾,以增添便利性及提高效能,並使用索引的方式來改善使用大型清單的普遍效能。

以下是您可以使用清單的一些方法,來協助管理群組的資訊。

追蹤版本和詳細歷程記錄    追蹤清單專案的版本,以便查看哪些專案已從版本變更為版本,以及誰變更了清單專案。 如果在較新版本中出錯,您可以還原專案的先前版本。 如果貴組織需要在清單演進時監控清單,則追蹤清單的歷程記錄特別重要。

需要核准    指定清單專案必須 經過核准,才能供所有人查看。 專案會維持擱置狀態,直到有核准許可權的人核准或拒絕這些專案。 您可以在核准清單專案之前,控制哪些使用者群組可以先查看清單專案。

自訂許可權    指定清單的參與者是否只能讀取和編輯他們建立的專案,或清單中的所有專案。 有權管理 清單 的人可以讀取和編輯所有清單專案。 您也可以將特定許可權等級適用于單一清單專案,例如,如果專案包含機密資訊。

建立及管理檢視    建立相同清單的不同視圖。 實際清單的內容不會變更,但會整理或篩選項目,以便人員根據需求找到最重要或有趣的資訊。

更新清單    無論您要更新的清單類型,程式在新增、編輯及刪除清單專案時 都類似

有兩種方法可以新增或編輯清單專案:

  • 使用表單 ,這是預設的方法。

  • 內嵌,這表示您直接在清單頁面上新增專案。

如果清單已設定為追蹤版本,則每次編輯清單專案時,會建立清單專案的新版本。 您可以在較新版本中出錯時,查看清單專案如何變更的歷程記錄,並還原先前的版本。

使用公式和計算值    使用公式和計算值來動態產生清單欄的資訊。 這些作業可以包含清單中的其他資料行資訊,以及系統函數 ,例如 [今天] 來表示目前日期。 例如,您可以指定從目前日期起七天的預設到期日。

隨時瞭解變更    清單和視圖可以使用 RSS,讓工作組的成員可以自動接收更新。 RSS 是一項技術,可讓人員在合併位置中接收及查看新聞和資訊的更新或 RSS 摘要。 您也可以建立電子郵件通知,在清單變更或新增專案時通知您。 通知是追蹤您重要變更的便利方式。

建立清單關係    在兩個清單之間建立關係,在來源清單中,您可以建立一個查詢欄,以從目標清單中 (或「查詢」) 一或多個值,如果這些值符合來源清單中的查詢欄中的值。 您可以繼續從目標清單新增其他資料行至來源清單。 當您建立尋找欄時,您也可以設定串聯刪除或限制刪除選項,來強制執行關係行為,此選項可協助保持資料有效,並有助於避免不一致可能會導致問題。

與資料庫程式共用清單資訊    如果您已安裝資料庫程式 ,例如 Access,您可以將資料匯出和匯出至您的網站,以及將資料表從資料庫連結至清單。 當您在 Access 資料庫中使用清單資料時,您也可以建立查詢、表單和報表。 請參閱 將資料導入 Access 資料庫

跨網站一致使用清單    如果您的群組可以處理數種清單類型,您可以跨多個清單加入內容類型、網站欄和範本的一致性。 這些功能可有效重複使用設定和清單結構。 例如,您可以針對客戶服務問題建立內容類型,指定特定欄 (例如內容類型的客戶連絡人) 商務程式。 另一個範例是建立具有部門下拉式清單的部門名稱的網站欄。 您可以重複使用多個清單中的欄,以確保每個清單中的名稱一直以相同的方式顯示。

處理電子郵件程式的清單專案    使用與 Microsoft 技術相容的電子郵件程式,您可以一併接收重要的清單資訊。 例如,您可以使用 Outlook,從網站查看及更新您網站上的工作、連絡人和討論Outlook。 請參閱連線外部清單以Outlook。

設定內容目標     啟用物件目標, 以根據群組篩選項目。

您使用的清單類型取決於您共用的資訊類型。

公告    共用新聞和狀態,並提供提醒。 公告支援使用影像、超連結和格式化文字的增強格式。

連絡人    儲存您合作之人員或群組的資訊。 如果您使用的是與 Microsoft 技術相容的電子郵件或連絡人管理程式,您可以在另一個程式中查看您的網站連絡人並更新。 例如,您可以從與 Microsoft 技術相容的電子郵件程式更新貴組織所有供應商的清單,例如Outlook。 連絡人清單實際上不會管理網站的成員,但可用來儲存及共用貴組織的連絡人,例如外部廠商清單。

討論區    提供一個中央位置,以錄製及儲存類似新聞群組格式的小組討論。 如果您的系統管理員已啟用您網站上的清單來接收電子郵件訊息,討論區可以儲存最常見的電子郵件程式的電子郵件討論。 例如,您可以為組織的新產品發行建立討論區。

連結    提供網際網路、公司內部網路及其他資源的連結中央位置。 例如,您可以建立客戶網站的連結清單。

升級連結    在視覺版面配置中顯示一組連結動作。

行事曆    儲存小組的活動或特定情況,例如公司假日。 日曆提供小組活動的視覺視圖,類似桌面或牆曆,包括會議、社交活動及全天活動。 您也可以追蹤小組里程碑,例如與特定時間間隔不相關的期限或產品發行日期。 請參閱 從清單建立日曆視圖

工作    追蹤群組的專案和其他執行活動相關資訊。 您可以指派工作給人員,以及隨著任務接近完成時追蹤狀態和完成百分比。 如果您使用的是與 Microsoft 技術相容的電子郵件或任務管理程式,您可以在其他程式中,從您的網站來查看和更新工作。 例如,您可以為組織的預算程式建立工作清單,然後與其他工作一起在 Outlook 中查看和更新。 請參閱 建立清單

Project工作    使用甘特圖的視圖和進度線儲存工作資訊。 隨著工作接近完成,您可以追蹤狀態和完成百分比。 如果您使用的是與 Microsoft 技術相容的電子郵件或任務管理程式,您可以在其他程式中,從您的網站來查看和更新專案工作。 例如,您可以在網站上建立專案工作清單,以識別並指派工作以建立訓練手冊,然後從 Project 追蹤組織的進度。 請參閱 建立清單

問題追蹤    儲存特定問題的資訊,例如支援問題,並追蹤其進度。 您可以指派問題、分類問題,以及彼此關聯問題。 例如,您可以建立問題追蹤清單來管理客戶服務問題和解決方案。 您也可以每次編輯時對問題進行批註,建立批註記錄,而不會變更問題的原始描述。 例如,客戶服務代表可以記錄為解決問題和結果所採取的每一個步驟。 您也可以將問題追蹤清單與三態工作流程一起使用,協助貴組織管理問題或專案追蹤。 請參閱 建立清單

調查    收集及編譯意見回饋,例如員工滿意度問卷或測驗。 您可以用多種方式設計您的問題和答案,並查看您的意見回饋概觀。 如果您已安裝與 Microsoft 技術相容的試算表或資料庫程式,您可以匯出結果以進一步分析結果。 請參閱 建立問卷

自訂    從頭開始清單。 如果您有與 Microsoft 技術相容的試算表程式,您也可以根據試算表建立自訂清單。 例如,您可以從您建立Excel來儲存和管理與廠商之間的合約的清單。 請參閱 根據試算表建立清單

外部清單    使用儲存在清單外的資料,但您可以在清單內讀取Microsoft 365。 外部清單的資料來源稱為外部內容類型。 與原生 Microsoft 365 清單不同,外部清單會使用 Business Connectivity Services 直接從外部系統 (例如 SAP、Siebel 和 Microsoft SQL Server) 存取資料,無論系統是資料庫、Web 服務或企業經營系統。

資料表視圖中的自訂    清單建立類似自訂清單的空白清單,但根據預設,在資料表視圖中顯示清單。 資料表檢視提供資料格線,以列和欄檢視及編輯資料。 您可以新增和編輯列及欄、套用篩選和排列順序、顯示計算值和總計值,並方便地在方格中編輯資料。 資料工作表Office必須安裝在 32 位用戶端電腦上,以及支援ActiveX瀏覽器。

狀態清單    顯示並追蹤專案的目標。 清單包含一組彩色圖示,以傳達達成目標的程度。

環流    傳送資訊 ,包括確認戳記,給小組成員。

Microsoft IME 字典清單    使用清單中的資料做為 Microsoft IME 字典。 您可以使用 Microsoft IME 將讀取欄專案轉換為顯示,並可在 IME 批註視窗中的批註中查看內容。 資料可以連結至特定 URL。

PerformancePoint 內容清單    儲存儀表板專案,例如計分卡、報表、篩選、儀表板頁面,以及使用 PerformancePoint 儀表板設計工具建立的其他儀表板專案。

語言與翻譯    在翻譯管理文件庫中與翻譯管理工作流程一起使用。 工作流程會使用清單,將翻譯工作指派給清單中指定之每種語言的翻譯者。 您可以手動建立此清單,或是在將翻譯管理工作流程新增到翻譯管理文件庫時,選擇自動建立此清單。

KPI 清單    追蹤關鍵績效指示器,讓您根據可測量的目標快速評估進度。 您可以使用四個數據源之一來設定 KPI 清單以追蹤績效:手動輸入的資料、Microsoft 365 清單中的資料、Excel 活頁簿中的資料,或 Analysis Services 的資料 -Microsoft SQL Server 的元件。 建立 KPI 清單之後,您可以使用該清單在儀表板頁面上顯示標記的狀態。

輸入試算表     使用現有試算表中的欄和資料。 要輸入試算表,Microsoft Excel或其他相容的程式。

若要新增清單至新SharePoint頁面:

  1. 如果頁面尚未處於編輯模式,請按一下頁面右上方的 [編輯。 

  2. 將滑鼠游標移到現有網頁組件的上方或下方,即可顯示包含以圓圈圈出的 [+] 符號的線條,如下所示:

    用於將網頁組件新增至頁面的加號

  3. 按一下 [+,您就會看到要選擇的網頁元件清單。 向下卷起至檔 、文件庫和清單區 段。

  4. 選取 清單

    會顯示所有可用清單的名稱。

  5. 選取要插入頁面上的清單。 

  6. 如果您滿意,請選取左上方附近的另 為草稿。 然後,若要讓其他人能夠使用更新的頁面, 請選取右 上方附近的發佈。 

若要新增清單至SharePoint頁面:

  1. 在 [網站設定 設定:更新您的設定檔、安裝軟體並將它連線至雲端 ,然後按一下 [網站內容> 。

  2. 按一下 [新增應用程式圖示

    [網站內容> 對話方塊中的 [新增應用程式圖示>
  3. 卷起並按一下您想要使用的應用程式。 可能超過一個頁面。

  4. 為應用程式指定唯一名稱,以便日後在頁面回收,然後按一下 [ 建立> 。

  5. 當您回到網站內容畫面時,您可以執行三項操作:

    • 關閉視窗並返回頁面。 在頁面上使用 [插入或插入Web 組件。

    • 按一下應用程式並開始輸入資料。

    • 按一下省略號...,然後按一下 [變更設定。 您可以在這裡新增欄、變更名稱,以及執行其他工作。

雖然您可以以多種方式使用清單的功能,但使用方式取決於您擁有的清單大小和數量,以及貴組織的需求。

將多個專案儲存于一份清單中

您可能會想要一份大型清單,以滿足各種不同的需求。 例如,您可能要在整個組織中追蹤大量的技術問題,而這些問題可能適用于多個專案和群組。

使用單一清單時:

  • 您的群組必須查看清單專案摘要資訊,或相同一組專案的不同視圖。 例如,主管可能會想要查看組織所有技術問題的進度,或查看在同一個時段內提交的所有問題。

  • 使用者想要流覽或搜尋網站上相同位置的問題。

  • 您想要將相同的設定適用于清單專案,例如追蹤版本或需要核准。

  • 處理清單的群組具有類似的特性,例如相同的許可權等級。 唯一許可權可以適用于特定的清單專案,但如果許可權等級差異很大,請考慮多個清單。

  • 您想要分析清單相關資訊,或接收清單的合併更新。 您可以在清單專案變更時收到通知,或使用 RSS 技術查看清單的變更。 RSS 摘要可讓工作組成員查看已變更之資訊合併清單。

當您想要管理的專案之間或與這些專案共同作業的群組之間有明顯差異時,您可能會想要多個清單。

使用多個清單時:

  • 您不會預期人員需要專案摘要在一起。

  • 處理資訊的使用者群組是不同的,而且許可權等級也不同。

  • 您需要將不同的設定 ,例如版本設定或核准套用至多個專案集。

  • 您不需要一起分析專案,或接收清單的合併更新。

以下是您可以整理清單和清單專案的一些方法:

新增欄    協助您的群組找出最重要的專案,您可以在清單中新增欄。 例如,您可以新增 Project欄至清單,協助處理特定專案的人更輕鬆地查看及處理其專案。 如果您想要收集每個清單專案的其他資訊,例如部門名稱或員工名稱,您可能也想要新增更多欄。

如果您在清單中有多個專案,您可以考慮建立特定欄的索引,以改善檢視多個專案或切換檢視時的表現。 這項功能不會變更專案的整理方式,但可讓組織更輕鬆地將大量的專案儲存在清單中。 不過,索引可能會佔用更多資料庫空間。 請參閱建立、變更或刪除清單或文件庫的視圖。

建立檢視    如果群組中的人員經常需要以特定方式查看資料,請使用。 視圖使用欄來排序、分組、篩選及顯示資料。 您也可以選取每個視圖一次顯示的專案數。 例如,根據喜好設定和連線速度,使用者可以流覽每頁 25 或 100 個清單專案集的清單。

使用視圖,您可以彈性地將大量的專案儲存在清單中,但只查看特定時間所需的子集合,例如僅查看今年張貼的問題,或只查看日曆中的目前事件。 您可以建立只有您才能使用的個人檢視,如果您有修改清單的許可權,您可以建立所有人可用的公用視圖。 請參閱建立、變更或刪除清單或文件庫的視圖。

建立資料夾    如果您的清單擁有者已允許建立資料夾,請新增資料夾至大多數類型的清單。 如果清單專案可以以特定方式分割,例如按專案或群組分割,這會特別有説明。 資料夾可協助使用者更輕鬆地掃描和管理清單專案。 Microsoft 技術提供樹狀檢視,可讓人員流覽其網站和資料夾,類似他們處理硬碟上資料夾的方式。 例如,每個部門都可以有自己的資料夾。 請參閱在清單中建立資料夾。

另請參閱

新增、編輯或刪除清單項目

啟用和設定清單或文件庫的版本設定

在清單中建立資料夾

在清單中刪除資料夾

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