套用到
SharePoint Server 2013 企業版

您可以使用 Microsoft Outlook 2013連接包含客戶、工作、約會或文章的外部清單。 聯機后,您可以使用熟悉的 Outlook 使用者介面檢視、編輯及列印數據,就好像它是原生 Outlook 信息一樣。

如果您要更新的數據是聯繫人資訊,例如與客戶有關的數據,您可以打電話給他們、傳送電子郵件訊息給他們,以及提出會議邀請。 數據的同步處理是雙向的。 在 Outlook 2013 中所做的變更會自動與外部數據源同步處理。 對外部數據源所做的變更會與 Outlook 2013中的專案同步處理,但可能需要重新整理作業。

如需詳細資訊,請參閱尋找外部資料的相關內容

您想要做什麼?

開始之前

若要使用外部資料,必須先執行幾個必要工作,以便安全地存取資料。 下列資訊可以幫助您規劃接下來的步驟。 此外,如果您在使用外部資料時發生問題,這些資訊也可以幫助您找出問題所在。 若要存取外部資料,您或系統管理員必須執行下列作業:

一般先決條件工作

準備外部數據源    系統管理員可能需要建立帳戶並提供數據源的許可權,以確保正確的人員能夠存取數據,而且數據不會落入不正確的手中。 在外部資料庫中,系統管理員可能也想要建立特定的數據表、檢視、查詢等,以將結果限制在需要的專案,並協助改善效能。

設定 SharePoint 服務和帳戶    系統管理員必須啟用 Business Data Connectivity Services 和 Secure Store Services。

設定 Secure Store 服務    系統管理員必須執行下列動作:決定外部數據源的最佳存取模式、建立目標應用程式,以及設定目標應用程式的認證。

設定商務數據連線服務    系統管理員必須確保建立外部內容類型的使用者具有 Business Data Connectivity 元數據儲存的許可權,而且適當的使用者可以存取外部清單所根據的外部內容類型。

建立外部內容類型    使用者必須定義外部內容類型,其中包含連線、存取、作業方法、欄、篩選及其他用來從外部數據源擷取數據的元數據相關信息。

建立外部清單    使用者必須視需要根據外部內容類型和一或多個外部清單檢視來建立外部清單。

確定 Office 產品已準備就緒可供使用    若要同步處理外部數據與 Office 產品,您必須在每個用戶端電腦上安裝 Windows 7 或更新版本以及下列免費軟體產品,SQL Server Compact 4.0、.NET Framework 4,以及針對 OData V3 WCF Data Services 5.0 (如有必要,系統會自動提示您下載軟體) 。 此外,請確定已啟用 Office 安裝選項,Business Connectivity 服務 (這是預設) 。 此選項會安裝 Business Connectivity Services 用戶端運行時間,其運作方式如下:快取與外部數據同步處理、將商務數據對應至外部內容類型、在 Office 產品中顯示外部項目選擇器,以及在 Office 產品內執行自定義解決方案。

Outlook 特定必要條件工作

啟用外部 清單的離線同步處理功能    外部 清單的離線同步處理伺服器數位和網站功能也必須為使用中。 此功能在伺服器數位變數級預設為使用中,但在網站層級預設為作用中。

建立 Outlook 支援的外部內容類型     當您建立外部內容類型時,用戶必須啟用 [離線同步處理] 支援 選項,並將 [Office 專案類型 ] 字段設定為下列其中一項: [連絡人]、[ 約會]、[ 工作] 或 [ 張貼]

對應欄位對應    用戶必須將一或多個外部內容類型字段對應至各自的 Outlook 字段。

當您將外部內容類型,例如 客戶,對應到 Outlook 專案類型,例如 聯繫人時,您必須明確地將外部內容類型中的個別字段,例如 客戶名字客戶姓氏客戶地址客戶電話,對應到個別的 Outlook 專案類型欄位,例如聯絡人的 FirstNameLastNameBusinessAddressBusinessPhone

您不需要對應所有對應的欄位,但必須對應下列欄位。

Outlook 項目類型

Outlook 專案欄位

連絡人

姓氏

工作

主旨

[約會]

[開始]、[結束] 和 [主旨]

發佈

主旨

依數位而定,未對應的欄位會顯示為延伸屬性,如下所示:

  • 毗鄰    附加到 Outlook 窗體預設頁面底部的表單區域, (2 到 5 個字段) 。

  • 分開    新增為 Outlook 窗體的新頁面, (6 個以上的字段) 。

如果外部內容類型並未直接對應到任何 Outlook 項目類型,您可以將字段對應至 Outlook 後項目類型,這是最一般類型的專案。

頁面頂端

將外部清單連線到 Outlook 2013

  1. 流覽至包含外部清單的 SharePoint 網站。

  2. 按兩下 [清單 > 連線至 Outlook]

  3. 如有必要, Outlook 2013 會開啟並建立新的 Outlook 數據檔 (BCSStorage.pst) ,在導航窗格中稱為 SharePoint 外部 清單,然後建立名稱 <網站> - <外部清單> 的資料夾。

提示: 根據預設,數據會每隔六小時自動重新整理一次,但可以變更此值。 若要確保您看到來自外部數據源的目前數據,請以滑鼠右鍵按兩下該資料夾,然後按兩下 [ 立即同步處理]

附註: 根據預設, Outlook 2013 只會顯示外部內容類型作者明確對應至個別 Outlook 欄位的欄位。 或者,若要檢視外部清單中的所有欄位,無論對應或未對應,您可以執行下列動作:

  • 在表單一專案 (在 [ 連絡人 ] 索引標籤上,按兩下 [ 顯示 ] 群組中的 [<名稱> 詳細數據]。)

  • 建立自訂 Outlook 檢視,並包含外部清單中的所有欄位。

尋找在 Outlook 說明系統中顯示欄位和建立自訂檢視的詳細資訊。

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