إنشاء قواعد منظم المحتوى لتوجيه المستندات

في هذه المقالة

• قبل إنشاء القواعد: الخطوات الأولى

• فهم كيفية توجيه المستندات

• إنشاء قواعد لتوجيه المستندات

قبل إنشاء القواعد: الخطوات الأولى

قبل إنشاء قواعد لتوجيه المستندات، يجب اتباع عدة خطوات مهمة.

1. تنشيط ميزة منظم المحتوى.

2. إنشاء مكتبات ومجلدات تريد توجيه المستندات إليها. قد تحتاج إلى إنشاء مجلدات لكل نوع من أنواع المستندات التي تقوم بتوجيهها. على سبيل المثال، أنشئ مكتبة لسجلات البريد الإلكتروني أو جداول بيانات Excel فقط. للتعرف على كيفية إنشاء مكتبات، راجع إنشاء مكتبة مستندات في SharePoint.

3. يجب أن تكون أنواع المحتويات مقترنة بالمستندات التي سيتم توجيهها. في هذه العلامات، يمكن أن يكون نوع المحتوى جزءا من المعايير التي تحدد الموقع النهائي حيث يتم تخزين المستند.

أعلى الصفحة

فهم كيفية توجيه المستندات

يمكنك توجيه المستندات إلى مكتبة أو مجلد في موقع مركز السجلات أو أي نوع آخر من مواقع SharePoint. تعمل مكتبة Drop Off، التي يتم إنشاؤها تلقائيا عند تنشيط ميزة Content Organizer، كموقع افتراضي. تتكون عملية توجيه المستند من عدة عناصر:

• المكتبات والمجلدات المستهدفة    يقوم المشرفون على المحتوى أو مديرو السجلات بإنشاء مكتبات ومجلدات يدويا حيث يجب توجيه المستندات، وتعيين هذه المكتبات كمكتبات مستهدفة.

• أنواع محتويات الموقع    يجب أن يحتوي كل مستند على نوع محتوى، ويمكن للمستخدمين إضافة أنواع محتوى الموقع المناسبة يدويا إلى المكتبات المستهدفة.

• مكتبة Drop Off    يتم إرسال المستندات التي لا تتطابق مع قاعدة أو التي تفتقد إلى بيانات التعريف المطلوبة إلى مكتبة Drop Off بحيث يمكن للمستخدمين إدخال بيانات التعريف المطلوبة. أو يمكنك تكوين منظم المحتوى بحيث يتم توجيه جميع المستندات التي تم تحميلها مؤقتا إلى مكتبة Drop Off.

  ملاحظة: تهدف مكتبة Drop Off إلى أن تكون "شاملة" لتلك العناصر التي لا تطابق أي قاعدة. تم تصميمه كموقع مؤقت، وليس كموقع تعاون دائم.

• قائمة قواعد المستندات    هذه مجموعة من جميع قواعد التوجيه. يزور المشرفون على المحتوى أو مديرو السجلات هذه القائمة لإنشاء قواعد التوجيه وإدارتها وعرضها.

يوضح الرسم التخطيطي التالي كيفية توجيه المستندات ورسائل البريد الإلكتروني استنادا إلى معايير محددة للوفاء، وكيفية إرجاع المستندات المفقودة إلى مكتبة Drop Off.

أعلى الصفحة

إنشاء قواعد لتوجيه المستندات

لكل نوع سجل تضيفه إلى قائمة توجيه السجلات، يمكنك تحديد عنوان السجل ووصفه. يمكنك أيضا تحديد الموقع في الموقع حيث يتم تخزين السجل. للتأكد من توجيه جميع السجلات ذات الصلة إلى الموقع المناسب، يمكنك تحديد أسماء بديلة لنوع السجل.

1. انتقل إلى الموقع الذي تريد إنشاء قواعد منظم المحتوى له.

2. في لوحة التشغيل السريع، للاطلاع على خيارات محتويات الموقع ، حدد المزيد.

3. من سطر قائمة التطبيقات، حدد الإعدادات.

4. في صفحة إعدادات الموقع ، ضمن قسم إدارة الموقع ، حدد قواعد منظم المحتوى.

5. في صفحة قواعد منظم المحتوى ، في انقر لإضافة عنصر جديد، حدد إضافة.

6. في قسم اسم القاعدة، أدخل اسما يصف شروط القاعدة وإجراءاتها.

7. في قسم حالة القاعدة والأولوية ، لتطبيق القاعدة على المحتوى الوارد، حدد نشط. بعد ذلك، حدد أولوية لتحديد كيفية توجيه المحتوى إذا كان يتطابق مع أكثر من قاعدة "منظم المحتوى".
   إذا كنت لا تريد تطبيق هذه القاعدة على المحتوى الوارد، فحدد غير نشط.

8. في قسم نوع المحتوى المرسل ، قم بإقران القاعدة بنوع محتوى. من خلال القيام بذلك، يتم تسمية عمليات الإرسال إلى منظم المحتوى بنوع المحتوى المحدد، ويتم تحديد الخصائص المستخدمة في شروط القاعدة.

   • حدد مجموعة المحتوى المناسبة. تحدد المجموعة التي تحددها أنواع المحتوى التي يمكنك الاختيار من بينها في الخطوة التالية.

   • حدد نوع المحتوى المناسب.

   • إذا كان نوع المحتوى الذي حددته له اسم مختلف على موقع SharePoint آخر، فضمن أسماء بديلة، حدد خانة الاختيار. بعد ذلك، في الحقل المقدم، أدخل الاسم المستخدم على الموقع الآخر، وحدد إضافة. تظهر أسماء أنواع المحتويات البديلة في القائمة الموجودة أسفلها.

9. في قسم الشروط ، حدد الشروط التي يجب أن تفي بها خصائص الإرسال للقاعدة. على سبيل المثال، قد ترغب في تطبيق القاعدة على جميع المستندات التي تحتوي على كلمة "الموازنة" في العنوان. لإضافة المزيد من الشروط، حدد الارتباط إضافة شرط آخر .

   ملاحظة: تختلف الخصائص المتوفرة من القائمة المنسدلة Property وفقا لنوع المحتوى الذي حددته في الخطوة 6.

10. في قسم Target Location ، أدخل أو استعرض وصولا إلى موقع لوضع محتوى يطابق القاعدة. لتجميع مستندات مماثلة معا في مجلدات، حدد خانة الاختيار إنشاء مجلد تلقائيا . على سبيل المثال، إذا كانت لديك خاصية تسرد جميع المستندات للمشاريع في مؤسستك، يمكنك إجبار منظم المحتوى على إنشاء مجلد منفصل لكل مشروع.

    ملاحظة: تهدف قواعد منظم المحتوى إلى توجيه المستندات إلى مواقع مختلفة. لا ندعم استخدام القواعد لإعادة نشر الملفات إلى نفس الموقع أثناء التعاون.

أعلى الصفحة