Общ преглед: Управление, разрешение и споделяне на сайтове за собственици на сайтове

Съвременно управление на сайтове

В съвременната версия на SharePoint управлението на сайтове е по-важно от предишните версии, защото има повече контрол и възможности за създаване на сайтове. Управлението на вашата организация зависи от това колко контрол се нуждае вашата организация върху съдържанието, което ще определи детайлите при създаването на сайта и управлението от собствениците на сайта. Вашият администратор на SharePoint може да ви помогне да разберете правилата за изискванията за защита, правителствените разпоредби, корпоративното брандиране, достъпността и насоките за обучение. Работете с вашия администратор на SharePoint, за да научите повече за правилата за създаване и използване на сайт на вашата организация, преди да създадете своя план за управление на сайта.

Модерна структура на навигация в сайт на SharePoint

Най-ефективните сайтове на SharePoint помагат на потребителите да намират бързо това, което им трябва, така че да могат да използват информацията, която са намерили, за да вземат решения, да научат какво се случва, да получат достъп до инструментите, от които се нуждаят, или да комуникират с колеги, за да помогнат за разрешаването на проблем. Научете повече за планирането на навигацията в сайт в SharePoint.

Част от вашата информационна архитектура може да включва класифициране на информацията. Ако информацията, която публикувате, има висока стойност за фирмата, изисква специална защита или е обхваната от правила за съответствие с нормативните изисквания, помислете за създаване на схема за класифициране, за да идентифицирате определени типове съдържание, които трябва да се управляват внимателно. След като сте организирали информацията в конкретни списъци и библиотеки, можете да използвате функциите за управление, за да управлявате начина, по който се вижда съдържанието.

Съвременната архитектура на SharePoint е създадена така, че да бъде гъвкава и адаптивна към променящите се нужди на вашата организация. Съвременните сайтове могат да бъдат свързвани със сайтове концентратори. Свързаните сайтове споделят навигацията и брандирането с центъра. Ако е разрешено от собственика на сайта концентратор и одобрението на собствениците на сайта, свързаните сайтове могат също да споделят разрешения за концентратор.

Когато определяте структурата на навигация на вашия сайт, имайте предвид следното:

• Какъв вид съдържание ще имате на сайта? Как ще се превърне това в страници, списъци и библиотеки?
• Как ще бъде представена информацията в сайта?
• Как потребителите на сайта ще се придвижват в сайта?
• Как информацията ще бъде насочена към конкретни аудитории?
• Как ще бъде конфигурирано и оптимизирано търсенето?

Управление на разрешения в съвременни сайтове

Целостта, поверителността и поверителността на критичната информация на организацията ви се основават на това колко защитен сте направили своя сайт – по-конкретно на кого сте избрали да предоставите достъп до вашия сайт. Управлението на разрешенията в съвременните сайтове включва както потребители, така и групи потребители. Разрешенията в съвременните комуникации и екипните сайтове идват от шаблоните за сайтове, които предоставят различни опции. за всеки сайт.

Сайтовете за комуникация не са свързани с групи на Microsoft 365 и имат три роли по подразбиране – собственици на сайтове, членове на сайта и посетители на сайта.

Ето някои съвети, които трябва да имате предвид, когато разработвате стратегия за разрешения:

• Следвайте принципа на най-малката привилегия: Давайте на хората най-ниските нива на разрешение, които им трябват, за да изпълняват възложените им задачи.
• Използвайте стандартните групи по подразбиране: Дайте достъп на хората, като ги добавите към стандартни групи по подразбиране (като например членове, посетители и собственици).
• Помислете за сегментиране на съдържанието по нива на защита: Създайте сайт или библиотека специално за поверителни документи, вместо да ги оставяте разпръснати в по-голяма библиотека и защитени с уникални разрешения.

Модерни разрешения за сайт по заглавие

Още ресурси за собствениците на сайтове:

• Персонализиране на вашия сайт на SharePoint
• Персонализиране на навигацията за вашия сайт на SharePoint
• Търсене в съвременен SharePoint
• Настройване на сайт концентратор на SharePoint
• Управление на вашия комуникационен сайт на SharePoint
• Управление на настройките на вашия сайт на SharePoint
• Споделяне на вашия сайт
• Редактиране на разрешения за списък, библиотека или отделен елемент

Управление на сайт

Важна, но често невидима част от всеки сайт е неговият модел на управление – наборът от правила, роли, отговорности и процеси, които вие установявате, за да определите как хората във вашата група ще използват SharePoint.

Много организации имат внедрен модел на управление за сайтовете на ниво централно администриране или колекция от сайтове, който може да бъде създаден и поддържан от ИТ отдел или екип. Като собственик на сайт, трябва да разберете дали вече не съществува модел на управление за колекцията от сайтове или за сървърната група. Ако е така, можете да го използвате за напътствия в потребителите на сайта или за създаване на допълнителен модел на управление, който да адресира вашите конкретни проблеми. Ако например сте собственик на сайт за подсайт в колекция от сайтове, като например класически екипен сайт, може да е добра идея да създадете свой собствен допълнителен модел на управление. за решаване на конкретни проблеми в подсайт.

Моделът на управление за сайта улеснява потребителите на сайта да разберат кога трябва да създадат нов подсайт, списък или друго съдържание на сайта. Гарантира, че подсайтовете и съдържанието се оттеглят, когато са остарели, за да се спести място за съхранение и да се поддържат точни резултатите от търсенето. Дава на потребителите достъп до правилното съдържание, запазва брандирането на сайта като позволява на собствениците на подсайтове да знаят какви шаблони и теми са налични. То също така улеснява смяната на собственика на сайта, когато хората напуснат организацията или ролята му се смени.

Моделът за добро управление на даден обект трябва да се фокусира върху следните части:

• Създаване на сайтове
• Управление на разрешенията
• Информационна архитектура
• Жизнен цикъл и оттегляне на сайта
• Ограничения за мястото за съхранение
• Класификация на информацията
• Персонализиране
• Защита на данните
• Навигация
• Търсене
• Роли и отговорности за поддръжка на сайта

Някои части от предишния списък може вече да са решени от колекцията от сайтове или модела на управление на организационно ниво, като например с колко място за съхранение разполага вашият сайт и какви персонализации можете да направите с изгледа и усещането на сайта. Други може да не са подходящи в зависимост от това колко сложен е вашият екипен сайт и колко хора го използват. Но дори и да не е необходимо да вземате решения по тези теми, е добре да знаете какви решения са взети, така че да можете да информирате потребителите на сайта си и да наложите правилата по подходящ начин.

Създаване на подсайтове

Може да искате членовете на екипа ви да могат да създават подсайтове под екипния сайт за използване в определени проекти.

Възможността за спонтанно създаване на нови подсайтове може да бъде голяма полза за групата, но неограниченото създаване на сайтове може да излезе извън контрол. Когато подсайтовете се размножават свободно, може да възникнат проблеми. Например:

• За потребителите е трудно да намерят правилния подсайт или да се уверят, че са го направили.
• Информацията може да бъде дублирана в няколко подсайта, което заема скъпо място за съхранение и изисква дублирани усилия за поддръжка.
• Остаряла информация може да се намира в подсайтове, вероятно с години, и да се показва в резултатите от търсенето. Може да е трудно да се каже коя версия на информацията е правилна.
• Управлението на разрешения за множество подсайтове може да се превърне в сериозна работа и потребителите по невнимание могат да получат достъп до информация, която в действителност не трябва да имат.
• Когато служителите напуснат групата, създадените от тях подсайтове може да бъдат изоставени, което създава объркване и обърква резултатите от търсенето за останалите потребители на сайта.

Можете да спестите време и енергия, ако зададете някои правила за създаване на сайт, които се отнасят за следните области:

• Кой има право да създава подсайтове?
• Трябва ли новите подсайтове да бъдат одобрени предварително? Ако е така, какви са критериите за одобрение и кой дава одобрението?
• Трябва ли новите подсайтове да използват утвърдени шаблони и теми?
• Колко информация може да се съхранява в един сайт? Тоест колко дисково пространство на сървъра може да заеме?
• Какви са правилата за включване на стратегии за навигация на сайта?
• Колко време информацията трябва да се съхранява в подсайтовете, преди да бъде изтрита или архивирана?

Вижте "Създаване на сайт или подсайт " за повече информация.

Управление на разрешенията

Целостта, поверителността и поверителността на критичната информация на организацията ви се основават на това колко защитен сте направили своя сайт – по-конкретно на кого сте избрали да предоставите достъп до вашия сайт.

Даването и ограничаването на достъпа до вашия сайт се нарича управление на разрешения и е една от най-важните ви отговорности като собственик на сайта.

Ето някои съвети, които трябва да имате предвид, когато разработвате стратегия за разрешения.

• Следвайте принципа на най-малката привилегия: Давайте на хората най-ниските нива на разрешение, които им трябват, за да изпълняват възложените им задачи.
• Дайте достъп на хората, като ги добавите към стандартни групи по подразбиране (като например членове, посетители и собственици). Направете повечето хора членове на групите "Членове" или "Посетители" и ограничете броя на хората в групата "Собственици".
• Използвайте наследяването на разрешения, за да създадете чиста и лесна за визуализиране йерархия. Т.е. избягвайте да давате разрешения на отделни лица, вместо това работете с групи. Когато е възможно, накарайте подсайтовете просто да наследяват разрешения от вашия екипен сайт, вместо да имат уникални разрешения.
• Организирайте съдържанието си така, че да се възползвате от наследяването на разрешения: Обмислете сегментирането на съдържанието по нива на защита – създайте сайт или библиотека специално за поверителни документи, вместо да ги разпръсвате в по-голяма библиотека и да ги защитавате с уникални разрешения.

Вж. "Разбиране на нивата на разрешение в SharePoint" или "Редактиране на разрешения за списък, библиотека или отделен елемент" за информация относно задаването на разрешения.

Информационна архитектура

Информационната архитектура на сайта е като съдържание на книга: тя определя как информацията в този сайт – неговите уеб страници, документи, списъци и данни – е организирана и представена на потребителите на сайта. Информационната архитектура често се записва като йерархичен списък със съдържание на сайта, ключови думи за търсене, типове данни и други понятия.

За да създадете информационна архитектура, трябва да анализирате информацията, която трябва да бъде представена в сайта. Ето някои от въпросите, които можете да използвате, за да разработите информационна архитектура:

• Какъв вид съдържание ще имате на сайта? Как това ще се превърне в подсайтове, списъци, библиотеки и т.н.?
• Как ще бъде представена информацията в сайта?
• Как потребителите на сайта ще се придвижват в сайта?
• Как информацията ще бъде насочена към конкретни аудитории?
• Как ще бъде конфигурирано и оптимизирано търсенето?

Част от вашата информационна архитектура може да включва класифициране на информацията.

Ако информацията, с която имате работа, има висока стойност за фирмата, изисква специална защита или е обхваната от правила за съответствие с нормативните изисквания, може да искате да настроите схема за класифициране, за да идентифицирате определени типове съдържание, които трябва да се управляват внимателно.

След като сте организирали информацията в конкретни списъци и библиотеки, можете да използвате функциите за управление, за да управлявате начина, по който се управлява съдържанието. Например:

Изискване на извличане на файлове

Когато изисквате извличане на файл, гарантирате, че само един човек може да редактира файла, докато не бъде вкаран обратно. Изискването документите да са извлечени не позволява на няколко човека да правят промени едновременно, което може да създаде конфликти при редактирането и да доведе до объркване. Изискването за извличане може също да помогне за напомняне на членовете на екипа да добавят коментар, когато вкарват обратно файл, така че да можете по-лесно да проследявате какво е променено във всяка версия. За повече информация вж. "Настройване на библиотека за задължително извличане на файлове".

Проследяване на версии

Ако трябва да запазите предишни версии на файлове, библиотеките могат да ви помогнат да проследявате, съхранявате и възстановявате файловете. Можете да изберете да проследявате всички версии по един и същ начин. Или можете да изберете да обозначите някои версии като основни, например добавяне на нова глава в ръководство, и някои версии като второстепенни, например коригиране на правописна грешка. За да ви помогне да управлявате мястото за съхранение, можете да изберете номера на всеки тип версия, която искате да съхраните. За повече информация относно създаването на версии вижте "Как работи създаването на версии в списък или библиотека?".

Изискване на одобрение на документ

Можете да укажете, че се изисква одобрение за документ. Документите остават в състояние на изчакване, докато не бъдат одобрени или отхвърлени от някого, който има разрешение за това. Можете да контролирате кои групи потребители могат да преглеждат даден документ, преди да бъде одобрен. Тази функция може да бъде полезна, ако библиотеката ви съдържа важни указания или процедури, които трябва да бъдат окончателни, преди другите да ги видят. За повече информация за одобрението на документи вж. "Изискване на одобрение за елементи в списък на сайта или библиотека".

Бъдете информирани за промените

Библиотеките поддържат RSS технология, така че членовете на вашата работна група могат автоматично да получават и преглеждат актуализации или информационни канали на новини и информация в консолидирано местоположение. Можете да използвате RSS технологията, за да ви известява за промени в библиотека, като например когато се променят файловете, които са съхранени в библиотеката. RSS каналите позволяват на членовете на вашата работна група да виждат обединен списък на файловете, които са се променили. Можете също да създавате имейл известия, така че да бъдете уведомявани при промяна на файловете. За повече информация относно RSS каналите вж. "Управление на RSS канали за сайт или колекция от сайтове".

Създаване на работни потоци

Библиотека с документи или тип съдържание може да използва работни потоци, които вашата организация е дефинирала за бизнес процеси, например управление на одобрението или прегледа на документи. Вашата група може да прилага бизнес процеси към своите документи, известни като работни потоци, които задават действия, които трябва да се предприемат последователно, например одобряване или превод на документи. Работният поток е автоматизиран начин за преместване на документи или елементи през поредица от действия или задачи. По подразбиране в библиотеките са налични три работни потока: "Одобрение", което маршрутизира документ към група от хора за одобрение; Събиране на обратна информация, която маршрутизира документ към група от хора за обратна връзка и връща документа на лицето, което е инициирало работния поток като компилация; и "Събиране на подписи", която маршрутизира документ към група от хора, за да събере техните цифрови подписи. За повече информация за работните потоци вижте "Общ преглед на работните потоци, включени в SharePoint"

Дефиниране на типове съдържание

Ако вашата група работи с няколко типа файлове, например работни листове, презентации и документи, можете да разширите функционалността на библиотеката си, като разрешите и дефинирате много типове съдържание. Типовете съдържание добавят гъвкавост и последователност в множество различни библиотеки. Всеки тип съдържание може да задава шаблон и дори процеси на работен поток. Шаблоните служат като отправна точка за форматирането и всички текстови шаблони, както и за свойствата, които важат за документи от този тип, като например име на отдел или номер на договор. За повече информация относно типовете съдържание вж. "Въведение в типовете съдържание и публикуването на типове съдържание"

Проследяване на проверка

Ако имате група с поверителни файлове и би било полезно да знаете как са използвани документите, можете да дефинирате правила, които ви позволяват да разрешите проследяване на събития, като например промени, копирания или изтриване на файлове. За информация относно настройването на проверка вижте "Конфигуриране на настройки за проверка на колекция от сайтове"

Жизнен цикъл и оттегляне на сайта

Сайтовете, като например сайтове за работни документи и дискусионни сайтове, са склонни да увисват, след като вече не са полезни, като заемат ценно място за съхранение и объркват резултатите от търсенето. Добра идея е да зададете график за преглед на сайтовете и тяхното съдържание (поне веднъж годишно), за да видите дали си струва да ги запазите.

Също така е добре да имате предвид, че по-големият модел на управление на вашата организация също може да търси остарели сайтове. Например администраторът може автоматично да изтрие сайтовете, които не са били променяни в продължение на 90 дни. Като собственик на сайт, ще получите имейл с предупреждение, че това ще се случи. За повече информация относно правилата за жизнения цикъл и пенсионирането вж. Правила за затваряне на сайт.