Изискване на одобрение за елементи в списък или библиотека

Указване, че елементите в списък изискват одобрение

1. Навигирайте до списъка, за който искате да изисквате одобрение.

2. Изберете "Настройки , а след това изберете "Настройки на списъка".

3. В секцията "Общи настройки " изберете "Настройки за версии".

4. В секцията за одобрение на съдържание изберете "Да " в отговор на "Трябва ли да се одобрява съдържанието за изпратените елементи?"

5. В секцията "Хронология на версиите на елемент " задайте дали искате да се създават версии всеки път, когато се редактира елемент. Можете също да изберете да ограничите броя на версиите, които се запазват.

6. В секцията "Защита на черновите определете кои потребители могат да виждат черновите в списъка".

   Съвет

   Ако изисквате одобрение на съдържание за списък или библиотека, които вече съдържат елементи, всички елементи в библиотеката се маркират като одобрени.

7. Можете да изберете едно от следните неща:

   • Потребителите, които могат да четат елементи в списъка.
   • Само потребители, които могат да редактират елементи в списъка.
   • Само потребителите, които могат да одобряват елементи в списъка, и авторът на елемента.

8. Изберете OK.

Състояние на одобрение

Ако някой подаде елемент към списък или библиотека, които изискват одобрения, той е в състояние "Изчакване", докато някой (който има поне ниво на разрешение за управление на списъци) не го одобри. Докато чака одобрение, то остава в състояние "Изчакване ".

Обикновено, когато даден елемент е в състояние "Изчакване", само създателят на елемента и хората, които имат разрешения за управление на списъци и библиотеки, могат да го видят. След като състоянието му се промени от "Чакащ " на "Одобрено", състоянието му става видимо за всеки, който има разрешение да преглежда списъка или библиотеката.

Отхвърлените статии остават в списъка или библиотеката, докато създателят – или някой друг, който има необходимите разрешения – не ги изтрие. Всички елементи или файлове, които вече съществуват в списъка или библиотеката, получават автоматично състояние "Одобрени ".

Задаване на елементи в библиотека на SharePoint, които изискват одобрение

1. Отидете в библиотеката на SharePoint, за която искате да изисквате одобрение.

2. Изберете, а след това и с настройките на библиотеката.
   Ако не виждате тези елементи от менюто, изберете "Библиотека" и в групата "Настройки" изберете
   Настройки на библиотеката.

3. За да отворите страницата за настройки на версии , под "Общи настройки" изберете "Настройки за версии".

   

4. В секцията за одобрение на съдържание изберете "Да " в отговор на "Да се изисква ли одобрение на съдържанието за изпратените елементи?" В секцията " Хронология на версиите на документа " задайте дали искате SharePoint да създава версии, когато даден файл се редактира. Можете също да изберете да ограничите броя на версиите, които се запазват.

5. В секцията "Защита на черновите " определете кои потребители могат да виждат черновите в библиотеката с документи.

   

   Съвет

   Ако изисквате одобрение на съдържание за списък или библиотека, които вече съдържат елементи, всички елементи в библиотеката се маркират като одобрени.

6. Можете да изберете едно от следните неща:

   • Потребителите, които могат да четат елементи в списъка.
   • Само потребители, които могат да редактират елементи в списъка.
   • Само потребителите, които могат да одобряват елементи в списъка, и авторът на елемента.

7. Изберете OK.

Указване, че елементи или файлове в списък или библиотека изискват одобрение

Ако някой подаде елемент или файл към списък или библиотека, които изискват одобрение, той е в състояние "Изчакване ", докато някой, който има необходимите разрешения за това, не го одобри. Докато чака одобрение, то остава в състояние "Изчакване ".

Обикновено, когато даден елемент или файл е в състояние "Изчакване ", могат да го виждат само създателят на елемента или файла и хората, които имат разрешения за управление на списъци и библиотеки. След като състоянието му се промени от "Чакащ " на "Одобрено", състоянието му става видимо за всеки, който има разрешение да преглежда списъка или библиотеката. Отхвърлените статии остават в списъка или библиотеката, докато създателят – или някой друг, който има необходимите разрешения – не ги изтрие. Всички елементи или файлове, които вече съществуват в списъка или библиотеката, получават автоматично състояние "Одобрени ".

Само лица, които имат разрешения за пълен контрол или за проектиране, могат да променят настройките на списъка или библиотеката.

Задаване на задължителното одобрение на елементи или файлове

1. Ако списъкът на сайта или библиотеката все още не са отворени, в екрана за бързо стартиране изберете името му.
2. В лентата изберете раздела "Библиотека" в групата "Инструменти за библиотеки" или "Инструменти за списъци".
3. Ако работите в библиотека, изберете Настройки на библиотеката. Ако работите в списък, изберете "Настройки на списък". В този пример се отваря страницата " Настройки на библиотеката ".
   
4. Под "Общи настройки" изберете "Настройки за версии". Отваря се страницата "Настройки за версии ".
   
5. В секцията " Одобрение на съдържание " изберете "Да " в отговор на въпроса "Да се изисква одобрение на съдържанието за изпратените елементи? ".
6. В секцията "Защита на черновите " определете кои потребители могат да виждат черновите в библиотеката с документи. В този пример е избрано само потребителите, които могат да одобряват елементи (и авторът на елемента ).
7. Изберете OK.
   Примерът по-долу показва "Одобрени елементи" в библиотека, след като опцията "Изискване на одобрение на съдържание " е зададена на "Да". Тъй като тези файлове вече са били в библиотеката, те са били одобрени автоматично.
   

Премахване на изискване за одобрение от списък на сайта или библиотека

В крайна сметка вашата организация може да счете за неудобно или излишно да изисква одобрение за всеки елемент от файл в определен списък или библиотека. Това изискване не само изисква време от лицето, което трябва да даде или откаже одобрение, но също така пречи на хората лесно да си сътрудничат по файл или елемент. Ако решите, че вашата организация вече не трябва всеки елемент или файл да бъде одобрен, можете да премахнете изискването.

За да премахнете изискването за одобрение на елементи или файлове в списък или библиотека

1. Ако списъкът на сайта или библиотеката все още не са отворени, в екрана за бързо стартиране изберете името му.
2. В лентата изберете раздела "Библиотека" в групата "Инструменти за библиотеки" или раздела "Списък" в групата "Инструменти за списъци".
3. Ако работите в библиотека, изберете Настройки на библиотеката. Ако работите в списък, изберете "Настройки на списък". В този пример се отваря страницата " Настройки на библиотеката ".
   
4. Под "Общи настройки" изберете "Настройки за версии". Отваря се страницата "Настройки за версии ".
5. В секцията за одобрение на съдържание изберете "Не " в отговор на въпроса "Да се изисква одобрение на съдържанието за изпратените елементи? ". Показва се диалогов прозорец с предупреждение.
   
6. За да затворите съобщението, изберете OK.
7. За да затворите диалоговия прозорец " Настройки на версии ", изберете OK. Когато се върнете към своя списък или библиотека, състоянието на одобрение вече не е налично на страницата. Всички потребители, които имат разрешение да преглеждат списъка или библиотеката, могат да виждат цялото съдържание, което се намира там.