Seznam kontaktů nebo distribuční seznam je kolekce e-mailových adres, která slouží k posílání zpráv nebo pozvánek na schůzky mnoha lidem najednou. Zjistěte, jak vytvořit, upravit nebo odstranit seznam kontaktů v Outlooku.
Skupina Microsoft 365 v Outlooku tyto jednoduché potřeby splňuje a poskytuje řadu sdílených prostředků, ke kterým se členové skupiny automaticky přiřadí při vytvoření skupiny.
Nástroje pro sdílení a komunikaci, které jsou součástí Skupiny Microsoft 365
Když v Outlooku nastavujete skupinu Microsoft 365, můžete si vybrat skupinu lidí, se kterými chcete spolupracovat, a snadno nastavit kolekci zdrojů, které budou tito lidé sdílet. Nemusíte si dělat starosti s manuálním přidělováním jednotlivých oprávnění ke všem zdrojům – když přidáte členy do skupiny, automaticky získají oprávnění používat všechny nástroje, které skupina poskytuje.
Tady je několik funkcí, díky kterým jsou skupiny efektivnějším řešením než e-mailové distribuční seznamy:
Sdílená doručená pošta – místo, kde probíhají konverzace, které máte tradičně v distribučních seznamech. Tato sdílená doručená pošta je plně prohledávatelná, takže vytváří živý archiv zpráv skupiny. Nováčci ve skupině můžou vyhledávat nebo se posouvat zpět v historii, aby se rychle zorientovali v tom, co bylo ve skupině zveřejněné dříve. Podívejte se na článek: Uspořádání skupinové konverzace v Outlooku.
Tip:
Pokud vaši uživatelé pořád chtějí, aby se jim zprávy skupiny zobrazovaly v osobní doručené poště, jako to udělali s distribučním seznamem, stačí, když se přihlásí k odběru skupiny kliknutím na tlačítko Členství na pásu karet v Outlooku.
Knihovna sdílených souborů – vaše skupina má knihovnu souborů SharePointu, kde můžou vaši uživatelé ukládat, sdílet a spolupracovat na dokumentech, sešitech, prezentacích, obrázcích nebo jiných typech souborů, které potřebují pracovat. Podívejte se na článek: Sdílení souborů se skupinou v Outlooku
Sdílený kalendář – vaše skupina získá sdílený kalendář, do kterého bude moct publikovat události související se skupinou. Každý člen, který se přihlásil k odběru skupiny, je automaticky pozván na události publikované v kalendáři, aby se tyto události mohly v případě potřeby objevit také v jeho osobních kalendářích. Podívejte se na článek: Plánování a úpravy událostí pomocí kalendáře skupiny v Outlooku
Sdílený poznámkový blok OneNotu – skupina bude mít automaticky sdílený poznámkový blok OneNotu, kde můžou členové skupiny shromažďovat informace a spolupracovat na nich. Mnoho skupin používá tento poznámkový blok k vytvoření živého wikiwebu s často kladenými otázkami a dalšími zdroji. Podívejte se na: OneNote: Začínáme.
Přístup hostů – Dříve jste mohli do distribučních skupin přidávat externí kontakty, ale oni dostali jenom e-maily. Pomocí skupin můžete hostům nabídnout přístup k e-mailovým konverzacím, souborům a dokonce i ke sdílenému onenotovému poznámkovému bloku. Podívejte se na článek: Přidání hostů do skupin v Outlooku.
Obsah je zjistitelný: Skupiny v Outlooku jsou ve výchozím nastavení veřejné, což znamená, že je pro ostatní lidi ve vaší organizaci snadné najít materiály, připojit se k nim nebo si je prohlížet. Pokud je obsah skupiny citlivější, můžete skupinu přepnout na soukromou. Tím se obsah skryje před nečleny a všechny žádosti o připojení musí schválit vlastník skupiny.
Samoobslužné vytváření – IT se nemusí zatěžovat žádostmi uživatelů o vytvoření skupin. Uživatelé můžou podle potřeby vytvářet vlastní skupiny. Pokud chcete určit, kteří uživatelé ve vaší organizaci můžou vytvářet skupiny, podívejte se na článek: Spravujte, kdo může vytvářet Skupiny Microsoft 365.
Správa vašich skupin
Microsoft 365 nabízí řadu užitečných nástrojů a možností pro snadnější správu a správu skupin. Další informace najdete v příručce pro správce k Skupiny Microsoft 365 v Outlooku.
Viz také
Nové prostředí Skupiny Microsoft 365 v Outlooku
Příručka pro správce o Skupiny Microsoft 365 v Outlooku
Přidání, úprava nebo odebrání členů skupiny v Outlooku
Přidávání hostů do Skupiny Microsoft 365
Připojení ke skupinám, odchod z nich nebo jejich sledování v Outlooku
Odeslání e-mailu skupině v Outlooku
Naplánování události v kalendáři skupiny v Outlooku
Použití sdílených souborů se skupinou Microsoft 365 v Outlooku
Úprava nebo odstranění skupiny v Outlooku