Příručka pro správce o Skupiny Microsoft 365 v Outlooku

Skupiny Microsoft 365 v Outlooku nabízejí efektivní řešení pro komunikaci a spolupráci s lidmi uvnitř i vně společnosti. Vytvořte skupinu, která bude sdílet doručenou poštu, kalendář, OneDrive, sharepointový web, onenotový poznámkový blok a další položky. Můžete pozvat i hosty mimo vaši společnost, aby mohli spolupracovat s využitím stejných prostředků.

Když vytvoříte skupinu Microsoft 365, Outlook automaticky vytvoří sdílenou doručenou poštu Outlooku, sdílený kalendář a knihovnu dokumentů pro spolupráci na souborech. Můžete také vytvořit tým Microsoft aintegrovat úkoly s Plannerem v Teams. Nemusíte si dělat starosti s manuálním přidělováním jednotlivých oprávnění ke všem zdrojům – když přidáte členy do skupiny, automaticky získají oprávnění používat všechny nástroje, které skupina poskytuje.

Skupiny Microsoft 365 poskytují členům:

  • Sdílená doručená pošta – místo, kde probíhají konverzace, které máte tradičně v distribučních seznamech. Tato sdílená doručená pošta je plně prohledávatelná, takže vytváří živý archiv zpráv skupiny. Nováčci ve skupině můžou vyhledávat nebo se posouvat zpět v historii, aby se rychle zorientovali v tom, co bylo ve skupině zveřejněné dříve. Podívejte se na článek: Odeslání e-mailu skupině v Outlooku.
  • Knihovna sdílených souborů – vaše skupina má knihovnu souborů SharePointu, kde můžou vaši uživatelé ukládat, sdílet a spolupracovat na dokumentech, sešitech, prezentacích, obrázcích nebo jiných typech souborů, které potřebují pracovat. Podívejte se na článek: Sdílení souborů se skupinou v Outlooku
  • Sdílený kalendář – vaše skupina získá sdílený kalendář, do kterého bude moct publikovat události související se skupinou. Každý člen, který se přihlásil k odběru skupiny, je automaticky pozván na události publikované v kalendáři, aby se tyto události mohly v případě potřeby objevit také v jeho osobních kalendářích. Podívejte se na článek: Plánování a úpravy událostí pomocí kalendáře skupiny v Outlooku
  • Sdílený poznámkový blok OneNotu – skupina bude mít automaticky sdílený poznámkový blok OneNotu, kde můžou členové skupiny shromažďovat informace a spolupracovat na nich. Mnoho skupin používá tento poznámkový blok k vytvoření živého wikiwebu s často kladenými otázkami a dalšími zdroji.
  • Přístup hostů – Dříve jste mohli do distribučních skupin přidávat externí kontakty, ale oni dostali jenom e-maily. Pomocí skupin můžete hostům nabídnout přístup k e-mailovým konverzacím, souborům a dokonce i ke sdílenému onenotovému poznámkovému bloku. Podívejte se na článek: Používejte skupiny v Outlooku jako host.
  • Obsah je zjistitelný: Skupiny v Outlooku jsou ve výchozím nastavení veřejné, což znamená, že je pro ostatní lidi ve vaší organizaci snadné najít materiály, připojit se k nim nebo si je prohlížet. Pokud je obsah skupiny citlivější, můžete skupinu přepnout na soukromou. Tím se obsah skryje před nečleny a všechny žádosti o připojení musí schválit vlastník skupiny.
  • Samoobslužné vytváření – IT se nemusí zatěžovat žádostmi uživatelů o vytvoření skupin. Uživatelé můžou podle potřeby vytvářet vlastní skupiny. Pokud chcete určit, kteří uživatelé ve vaší organizaci můžou vytvářet skupiny, podívejte se na článek: Spravujte, kdo může vytvářet Skupiny Microsoft 365.

Správa vašich skupin

Microsoft 365 nabízí řadu užitečných nástrojů a možností pro snadnější správu a správu skupin.

Tip:

Záložka Skupiny Microsoft 365 – běžné úlohy pro snadný přístup k informacím správce o vytváření skupin, delegování, správě e-mailů, toku pošty, obnovení a užitečných skriptech.

Správa adresářů

Jak udržet svůj adresář pod kontrolou je starostí každého správce. Tady jsou některé nástroje, které Microsoft 365 nabízí, aby vám to usnadnily:

  • Zásady pojmenovávání – Zásady pojmenovávání umožňují definovat, které názvy skupin jsou přijatelné a které ne. To zabraňuje uživatelům dávat skupinám rouhavé nebo zakázané názvy. Můžete také vynutit standardní firemní předpony nebo přípony názvů skupin.
    Dynamické členství – Dynamické členství umožňuje nastavit členství ve skupině podle pravidla, které přidává (nebo odebírá) členy skupiny na základě metadat (jako je oddělení nebo role) ve službě Active Directory. Další informace o vytváření dynamického členství najdete v tématu Použití atributů k vytvoření rozšířených pravidel .
  • Skryté členství – pokud máte důvod chtít, aby členství ve vaší skupině bylo důvěrné, například pokud jsou členy studenti, můžete členství skrýt před třetími stranami.
  • Oprávnění k vytváření : Ve vaší organizaci můžou být lidé, u kterých nechcete, aby mohli vytvářet nové skupiny. Existuje několik technik pro správu oprávnění k vytváření adresáře. Viz Správa vytváření skupin Microsoft 365.
  • Protokoly auditování – Můžete mít větší jistotu, když uživatelům povolíte vytvářet skupiny a spravovat členství ve skupinách, protože protokoly auditování Skupiny Microsoft 365 vám umožňují sledovat, kdo vytvořil nebo odstranil konkrétní skupinu nebo provedl změny členství ve skupině. Viz: Hledání v protokolu auditování v Centru zabezpečení & dodržování předpisů Microsoftu 365.

Správa doručení

Správa doručování nabízí některé metody zpracování toho, jak by skupina měla posílat nebo přijímat zprávy. Kromě toho existují nástroje pro sledování toku těchto zpráv. Další informace najdete v tématu Skupiny Microsoft 365 – běžné úkoly.

  • Odeslat jako nebo Poslat za uživatele – Tato nastavení umožňují určitým uživatelům posílat e-maily, jako by přišli ze skupiny nebo byli jejím jménem.
  • Omezení odesílatelů - Tato nastavení umožňují řídit, kdo může posílat zprávy skupině. Skupina se dá nakonfigurovat tak, aby povolovala e-maily od externích stran, ale můžete to chtít omezit jenom na určité externí strany.
  • Podpora externích uživatelů – Pozváním hostů do skupiny je můžete zahrnout do e-mailových konverzací ve skupině. Informace o přidávání hostů najdete v článku Přidání hostů do skupin v Outlooku .
  • Přenosová pravidla - Přenosová pravidla platí pro skupiny stejně jako pro server Exchange. Pravidla můžou vyhledat zprávy, které splňují určité podmínky, a pak s nimi můžou provést akci.
  • Tipy: Tipy pro e-mail jsou informativní zprávy, které se zobrazují uživatelům, když vytvářejí zprávu. Oznámení o nedoručení můžou pomoct snížit, protože uživatele upozorní na případy, kdy je pravděpodobné, že jejich zpráva půjde třetí straně nebo že překročí kvóty zpráv.
  • Více proxy adres – skupina může mít aliasy stejně jako poštovní schránka uživatele. Další adresy proxy serveru můžou být užitečné pro přijímání zpráv odeslaných na tyto další aliasy nebo pro snadnější spojení se skupinou, která má dlouhé nebo těžko vyslovitelné jméno. Další informace najdete v tématu Volba domény, která se má použít při vytváření skupin Microsoft 365
  • Maximální velikost pro odesílání/přijímání – Tyto kvóty můžou pomoct omezit problémy se skupinou, která přijímá (nebo odesílá) extrémně velké zprávy, aby bylo možné lépe spravovat požadavky na úložiště a šířku pásma.

Zásady pro obsah

Microsoft 365 vám taky nabízí některé nástroje pro správu druhu obsahu, který se sdílí ve vaší skupině. Další informace najdete v tématu Skupiny Microsoft 365 – běžné úkoly.

  • Pokyny k použití – Budete moct definovat pokyny k použití pro Skupiny Microsoft 365, abyste uživatele poučili o osvědčených postupech, které jim pomůžou udržovat jejich skupiny efektivní, a poučte je o interních zásadách obsahu.
  • Klasifikace dat – Budete moct vytvořit přizpůsobitelný systém klasifikace dat pro Skupiny Microsoft 365, který umožňuje oddělit skupiny podle typu zásad (např. "neutajené", "důvěrné" nebo "přísně tajné"). Tímto způsobem můžou vaše skupiny vykazovat zásady jiného obsahu ve vaší organizaci. Rozšiřitelné zásady umožňují vaší organizaci nakonfigurovat koncový bod, který se zavolá při každém vytvoření nebo změně skupiny – a pak můžete implementovat vlastní zásady pro vytváření nebo změnu skupin.

Požadavky na účet

Skupiny podporuje každé předplatné Microsoft 365, které obsahuje Exchange Online a SharePoint Online. Patří k nim plány Business Essentials a Business Premium a také plány E1, E3 a E5.

Pokud máte plán, který obsahuje jenom Exchange, i přesto získáte funkce sdílené doručené pošty a sdíleného kalendáře skupin v Outlooku, ale nezískáte knihovnu dokumentů, Planner ani další funkce.

Správa změny ve Skupiny Microsoft 365

Uživatelům se změny někdy nelíbí, takže je důležité komunikovat se stávajícími členy distribučních seznamů a dát jim vědět, co můžou očekávat. Zde najdete některé z informací, které byste měli do této zprávy uvést, spolu s některými odpověďmi, které mohou být užitečné:

Co jsou skupiny v Outlooku?

Skupiny Microsoft 365 v Outlooku představují jednotné řešení pro spolupráci týmů nebo skupin, které chtějí mít místo pro sdílení diskuzí, souborů, kalendářů a poznámek jednotným způsobem a snadným vyhledáním. Asi nejlepší funkcí je, že doručená pošta skupiny udržuje historii diskusí, což usnadňuje vyhledávání v předchozích diskusích.

Další informace najdete v tématu Prostředí skupin v Outlooku.

Proč tuto změnu děláme?

People často žádali o možnost prohledávat zprávy zveřejněné v našem distribučním seznamu a najít tak informace, o kterých se diskutovalo v minulosti. Upgrade distribučního seznamu na skupinu znamená, že lidé nemusí pokládat nebo odpovídat na stejné otázky stále dokola.

Nová skupina bude také obsahovat kalendář pro události naší skupiny, knihovnu sdílených souborů a poznámkový blok OneNotu, kde můžeme spolupracovat a shromažďovat informace pro budoucí použití.

Když už jsem členem distribučního seznamu, musím pro připojení k této skupině něco udělat?

Ne, pokud už jste byli členem distribučního seznamu, stanete se automaticky členem nové skupiny.

Návody přístup k nové skupině v Outlooku? A co Outlook na webu?

Pokud chcete získat přístup k nové skupině v Outlooku, stačí přejít na kategorii Skupiny ve spodní části navigačního podokna vlevo. Pokud tuto skupinu používáte často, můžete zvážit její připnutí jako oblíbenou položku tak, že na ni kliknete pravým tlačítkem a zvolíte Zobrazit jako oblíbené.

Kromě toho jsou na každé mobilní platformě (iOS, Android atd.) k dispozici bezplatné mobilní klienty pro Skupiny Microsoft 365, takže ke skupině můžete snadno přistupovat i na cestách.

Nemůžu pořád dostávat jen e-maily?

Ano, samozřejmě. Stejný e-mailový alias, který jste použili pro distribuční seznam, bude pro skupinu v Outlooku dál fungovat.

Další možnosti

Nezapomeňte jim sdělit, kdy k této změně dochází a na koho se mají obrátit, pokud budou mít další dotazy.

Migrace distribučních seznamů (seznamů kontaktů)

Microsoft neposkytuje nástroj pro převod sdílené poštovní schránky na skupinu Microsoft 365 a naopak. Můžete ale upgradovat distribuční seznamy na skupiny Microsoft 365. Je to skvělý způsob, jak distribučním seznamům vaší organizace poskytnout všechny funkce skupin Microsoft 365. Další informace najdete v tématu Skupiny Microsoft 365 – běžné úkoly.

Které distribuční seznamy nelze upgradovat na skupiny Microsoft 365?

Na skupiny Microsoft 365 můžete upgradovat jenom jednoduché a nevnořené distribuční seznamy spravované v cloudu. Viz Distribuční seznamy se nedají upgradovat na skupiny Microsoft 365.

Po migraci seznamu kontaktů

Po upgradu distribuční skupiny na skupinu Microsoft 365 existuje několik následných úkolů, které možná budete chtít udělat, aby vše proběhlo hladce.

  • Sledujte své uživatele – kontaktujte je hned po dokončení upgradu a pak znovu o několik dní později. Když dáte najevo, že jim nasloucháte a reagujete na jejich otázky, přispějete k tomu, že budou spokojení a spokojení se změnou.
  • Monitorování sestav zapojení – Portál Správa Microsoftu 365 má několik užitečných sestav, které vám ukážou, kolik uživatelů používá skupinu, jak často a jaké funkce používají. Tyto sestavy vám můžou pomoct navrhnout následná opatření a školení uživatelů a také zdůraznit, kde uživatelé získávají z nové skupiny největší hodnotu. Viz: Sestavy aktivit v Centru pro správu Microsoftu 365.
  • Podělte se o své zkušenosti – Dejte ostatním týmům ve vaší společnosti vědět, že jste upgradovali distribuční skupinu a jaké kroky jste podnikli, aby byla úspěšná! Sdílení těchto informací může ostatním týmům pomoct následovat váš příklad a úspěšně upgradovat.

Učte se od technické komunity Skupiny Microsoft 365

Máte dotazy ohledně Skupiny Microsoft 365? Navštivte technickou komunitu Skupiny Microsoft 365.

Vytváření skupin z různých aplikací

Tip:

Ve výchozím nastavení můžou všichni uživatelé vytvářet skupiny Microsoft 365. Další informace najdete v článku o tom, kdo může vytvářet Skupiny Microsoft 365.

Vytvářet Skupiny Microsoft 365 můžete různými nástroji, včetně Outlooku, Outlook na webu, Outlooku Mobile, SharePointu, Planneru, Teams a dalších. Zvolený nástroj pro spuštění závisí na tom, s jakou skupinou pracujete. V Microsoftu většinou začínáme v Outlooku, kde vytvoříme skupinu uspořádanou pro e-mail a kalendář. Pokud má být skupina určená pro komunikaci v rámci celé společnosti, začínáme obvykle s Viva Engage. Pokud chcete spolupracovat formou chatu, založili bychom skupinu v Microsoft Teams.

Uživatelům, kteří nepatří do vaší organizace, se veřejné ani soukromé skupiny nezobrazí a nemůžou do nich získat přístup, pokud je do skupiny nepozvete jako hosty. Další informace najdete v článku Přidání hostů do skupin v Outlooku .

Osvědčené postupy pro Skupiny Microsoft 365

Správa vlastníků, členů a hostů

Vlastníci skupiny fungují jako moderátoři skupiny. Můžou přidávat nebo odebírat členy a mají jedinečná oprávnění, takže můžou třeba mazat konverzace ze sdílené doručené pošty nebo měnit různá nastavení skupiny. Vlastníci můžou skupinu přejmenovat, upravit popis nebo obrázek a dělat další věci. Pokud víte, jak fungují role v SharePointu, tak vlastník skupiny je to samé, co správce kolekce webů.

Tip:

Nejlepší je mít aspoň dva vlastníky pro skupinu, pokud je to možné. Když je pak jeden vlastník nedostupný, může změny ve skupině provádět druhý vlastník.

Členové skupiny jsou běžní uživatelé, kteří skupinu používají ke spolupráci v rámci své organizace. Mají přístup ke všemu ve skupině, ale nemůžou měnit její nastavení. Ve světě SharePointu by to byli členové webu. Informace o přidávání a odebírání členů skupiny najdete v tématu Přidání, úprava a odebrání členů skupin v Outlooku.

Hosté jsou v podstatě členové skupiny, kteří ale nepatří do organizace. Ve výchozím nastavení můžou uživatelé zvát do skupiny hosty a vy můžete toto nastavení změnit. Další informace naleznete v tématu Přidání hostů do skupin v aplikaci Outlook.

Používejte Microsoft Teams jako trvalý pracovní prostor založený na chatu

Microsoft Teams je skvělý způsob, jak zůstat ve spojení se skupinou. V tomto interním chatovacím prostředí může tým v reálném čase neformálně komunikovat o konkrétních tématech nebo se zapojit do určitých podskupin v rámci skupiny. I když integrace Teams nepřichází automaticky, můžete snadno vytvořit skupinu Teams založenou na vaší skupině Microsoft 365.

Skupinu, která už neplní zamýšlený účel, můžete odstranit, abyste uvolnili systémové prostředky a aby se skupina dál nezobrazovala. Další informace najdete v tématu Úpravy nebo odstranění skupiny v Outlooku . Pokud se nechcete zaobírat tím, jestli už je načase neaktuální skupinu smazat, správce může v zásadách vypršení platnosti nastavit, aby se staré skupiny po určité době automaticky mazaly. Viz také: Zásady vypršení platnosti skupiny Microsoft 365.

Zřizování, pojmenování a ochrana informací

Existují tři primární modely zřizování Skupiny Microsoft 365: otevřený, vedený IT nebo řízený. Každý model má své výhody.

Model Výhody
Otevřený (výchozí) Uživatelé můžou podle potřeby vytvářet vlastní skupiny, aniž by musely čekat na oddělení IT nebo ho žádat o pomoc.
Vedený IT Uživatelé o skupinu požádají oddělení IT. Oddělení IT jim pomůže vybrat nejlepší nástroje na spolupráci, které nejlépe vyhovují jejich potřebám.
Řízený Vytváření skupin je omezené na konkrétní lidi, týmy nebo služby (viz: Řízení, kdo může vytvářet Skupiny Microsoft 365)

Pokud chcete řídit, jak se budou vaše Skupiny Microsoft 365 jmenovat, můžete pomocí zásad pojmenovávání vynutit, aby názvy skupin dodržovaly určité standardy, včetně předpon nebo přípon, a také zablokovat nežádoucí názvy. Další informace najdete v tématu Zásady pojmenovávání Skupiny Microsoft 365.

Každá skupina má alespoň jednoho vlastníka, který může přidávat nebo odebírat členy a provádět základní správu skupiny a jejího obsahu. Pokud vlastník nebo vlastníci skupiny organizaci z nějakého důvodu opustí, může správce skupině přiřadit nového vlastníka. 

Pokud máte navíc oprávnění správce systému Exchange Online, můžete skupiny spravovat z Centra pro správu Microsoftu 365 (viz Správa členství ve skupině v Centru pro správu Microsoftu 365) nebo z PowerShellu (viz Správa Skupiny Microsoft 365 s PowerShellem.

Může se stát, že budete z vašeho tenanta potřebovat odstranit skupinu. Informace o tom, jak odstranit skupinu, najdete tady: Odstranění skupiny v Outlooku. Pokud skupinu odstraníte omylem, správci ji můžou obnovit až na 30 dní. Podívejte se na článek: Obnovení odstraněné skupiny Microsoft 365.

Pokud dáváte přednost automatizovanějšímu způsobu správy životního cyklu vašich Skupiny Microsoft 365, můžete pomocí zásad vypršení platnosti nastavit vypršení platnosti skupin v určitém časovém intervalu. 30, 15 nebo 1 den před vypršením platnosti přijde vlastníkům skupiny e-mail, který jim umožní skupinu jednoduše obnovit, pokud je stále potřeba. Viz: Zásady vypršení platnosti skupiny Microsoft 365.

Limity skupin Microsoft 365

Limity skupin najdete v přehledu Skupiny Microsoft 365 pro správce.

Pokud se chystáte využívat funkci „Zpětný zápis skupin“ nástroje Azure Active Directory Connect, maximální délka atributu „Popis“ je 448 znaků.

Další informace o úložišti SharePointu Online najdete v článku Limity SharePointu Online.

Správa Skupiny Microsoft 365 je efektivnější, když máte informace o využití skupin, ze kterých můžete vycházet. Správa Microsoftu 365 Center má nástroj pro vytváření sestav, který vám umožní zobrazit informace, jako je využití úložiště, počet aktivních skupin a dokonce i způsob používání skupin uživateli. Další informace najdete tady: Sestavy Microsoft 365 v Centru pro správu .

Skupiny Microsoft 365 nabízejí řadu nástrojů pro dodržování předpisů, ochranu informací a eDiscovery.

Viz také