Skift mellem forskellige sæt af værdier ved hjælp af scenarier

Der findes tre typer What-If til analyseværktøjer, der Excel:Scenarier , Datatabeller og Målsmåle . Scenarier og datatabeller tager sæt af inputværdier og projektet fremad for at bestemme mulige resultater. Mål søge adskiller sig fra Scenarier og Datatabeller ved, at det tager et resultat og projekter bagud for at bestemme mulige inputværdier, der giver det pågældende resultat.

Hvert scenarie kan indeholde op til 32 variable værdier. Hvis du vil analysere mere end 32 værdier, og værdierne kun repræsenterer én eller to variabler, kan du bruge Datatabeller. Selvom den er begrænset til kun én eller to variabler (én for inputcellen for række og én for inputcellen for kolonne), kan en datatabel indeholde lige så mange forskellige variabelværdier, som du ønsker. Et scenarie kan maksimalt have 32 forskellige værdier, men du kan oprette lige så mange scenarier, som du ønsker.

Ud over disse tre værktøjer kan du installere tilføjelser, der hjælper dig med at udføre What-If analyse, f.eks. tilføjelsesprogrammet Problemløser. Tilføjelsesprogrammet Problemløser svarer til Mål søge, men det kan tage højde for flere variabler. Du kan også oprette prognoser ved hjælp af fyldhåndtaget og forskellige kommandoer, der er indbygget Excel. Til mere avancerede modeller kan du bruge tilføjelsesprogrammet Analysis ToolPak.

Antag, at du vil oprette et budget, men ikke er sikker på dine indtægter. Ved hjælp af scenarier kan du definere forskellige mulige værdier for indtægter og derefter skifte mellem scenarier for at udføre what if-analyser.

Antag f.eks., at dit værst tænkelige budgetscenarie er bruttofortjeneste på DKK 50.000 og Omkostninger for solgte varer på DKK 13.200, hvilket giver bruttofortjeneste på 36.800 kr. Hvis du vil definere dette værdisæt som et scenarie, skal du først angive værdierne i et regneark som vist i nedenstående illustration:

De celler, der ændres, indeholder værdier, du skriver, mens cellen Resultat indeholder en formel, der er baseret på cellerne Under ændring (i denne illustration har celle B4 formlen =B2-B3).

Derefter kan du bruge dialogboksen Scenariestyring til at gemme disse værdier som et scenarie. Gå til fanen Data, > What-If > Scenariestyring > Tilføj.

I dialogboksen Scenarienavn skal du navngive scenariet Værst tænkelige og angive, at cellerne B2 og B3 er de værdier, der skifter mellem scenarier. Hvis du markerer cellerne Ændring i dit regneark, før du tilføjer et Scenarie, indsætter Scenariestyring automatisk cellerne for dig, ellers kan du skrive dem i hånden eller bruge dialogboksen til cellemarkering til højre for dialogboksen Ændring af celler.

Beskyttelse – Du kan også beskytte dine scenarier, så i sektionen Beskyttelse skal du kontrollere de ønskede indstillinger eller fjerne markeringen, hvis du ikke vil have nogen beskyttelse.

• Vælg Forebyg ændringer for at forhindre redigering af scenariet, når regnearket er beskyttet.

• Vælg Skjult for at forhindre visning af scenariet, når regnearket er beskyttet.

Antag nu, at dit scenarie med det bedst tænkelige budget er bruttofortjeneste på DKK 150.000 og Omkostninger for solgte varer på DKK 26.000, hvilket giver bruttofortjeneste på DKK 124.000. For at definere dette sæt af værdier som et scenarie skal du oprette et andet scenarie, navngive det Bedst case og angive forskellige værdier for celle B2 (150.000) og celle B3 (26.000). Da Bruttofortjeneste (celle B4) er en formel – forskellen mellem Indtægt (B2) og Omkostninger (B3) – ændrer du ikke celle B4 i det bedst tænkelige scenario.

Når du gemmer et scenarie, bliver det tilgængeligt på listen over scenarier, som du kan bruge i dine hvad hvis-analyser. Hvis du vælger at vise Best Case-scenariet i forhold til værdierne i den foregående illustration, ændres værdierne i regnearket, så de ligner nedenstående illustration:

Der kan være tidspunkter, hvor du har brug for alle oplysningerne i ét regneark eller én projektmappe for at oprette alle de scenarier, du vil overveje. Det kan dog være en ide at indsamle scenarieoplysninger fra andre kilder. Antag f.eks., at du forsøger at oprette et firmabudget. Du kan indsamle scenarier fra forskellige afdelinger, f.eks. Salg, Løn, Produktion, Marketing og Juridisk, fordi hver af disse kilder har forskellige oplysninger, der skal bruges til at oprette budgettet.

Du kan samle disse scenarier i ét regneark ved hjælp af kommandoen Flet. Hver kilde kan angive lige så mange eller få ændring af celleværdier, som du ønsker. Det kan f.eks. være, at du vil have hver afdeling til at levere forbrugsprojektioner, men kun har brug for indtægtsprojektioner fra nogle få.

Når du vælger at flette, indlæser Scenariestyring guiden Fletscenarie, som viser alle regnearkene i den aktive projektmappe, samt viser alle andre projektmapper, du har åbne på det tidspunkt. Guiden fortæller dig, hvor mange scenarier du har på hvert kilderegneark, du vælger.

Når du indsamler forskellige scenarier fra forskellige kilder, skal du bruge den samme cellestruktur i hver af projektmapperne. Indtægter kan f.eks. altid være i celle B2, og Forbrug vil muligvis altid være i celle B3. Hvis du bruger forskellige strukturer til scenarier fra forskellige kilder, kan det være svært at flette resultaterne.

Hvis du vil sammenligne flere scenarier, kan du oprette en rapport, der opsummerer dem på samme side. Rapporten kan vise scenarierne side om side eller præsentere dem i en pivottabelrapport.

En scenarieresumrapport baseret på de foregående to eksempelscenarier ville se ud som følgende:

Du vil bemærke, Excel automatisk har tilføjet Grupperingsniveauer for dig, som vil udvide og skjule visningen, når du klikker på de forskellige vælgere.

Der vises en note i slutningen af oversigtsrapporten, der forklarer, at kolonnen Aktuelle værdier repræsenterer værdierne for ændring af celler på det tidspunkt, hvor scenarieoversigtsrapporten blev oprettet, og at de celler, der blev ændret for hvert scenarie, er fremhævet med gråt.