Det nye Outlook giver en ny, effektiv mailoplevelse, der kan hjælpe ledende administratorer og stedfortrædere med at blive mere produktive i deres daglige arbejde. Denne artikel indeholder nogle nye Outlook-tip til kalender og mail , der er nyttige for ledende administratorer. Vi opfordrer dig til at prøve det nye Outlook for at komme i gang.
Vi vil gerne høre, hvordan vi kan forbedre oplevelsen for ledende administratorer og stedfortrædere! Du kan sende din feedback her.
Bemærk
Stedfortræderadgang er kun tilgængelig, hvis du bruger en arbejds- eller skolekonto i Microsoft 365 eller med Exchange Online.
Del og få adgang til en kalender med redigerings- eller stedfortrædertilladelse
Del kategoristyring med en stedfortræder
Tilføj nye delte kalendere eller stedfortræderkalendere
Tilføj og få vist delte postkasser eller stedfortræderpostkasser og mapper
Administrere og bruge ledelsens kategorier som stedfortræder
Tip til chefassistenter i Mail og Kalender
Del og få adgang til en kalender med redigerings- eller stedfortrædertilladelse
Hvis du vil vide mere om, hvordan du deler og får adgang til en kalender med redigerings- eller stedfortrædertilladelse i Outlook, skal du se Del og få adgang til en kalender med redigerings- eller stedfortrædertilladelse i Outlook.
Del adgang til kategoriadministration med en stedfortræder
Vælg Calendar
i navigationsruden.Vælg Del Calendar på fanen Hjem.
På siden Deling og tilladelser skal du skrive navnet eller mailadressen på den person, du vil dele din kalender med og tildele stedfortræderadgang. Du kan dele din kalender med mere end én person, men du kan kun tilføje én person ad gangen fra Outlook på internettet.
Når du har tilføjet den person, som skal administrere din kalender, skal du vælge rullelisten ud for personens navn og vælge hvilket adgangsniveau, som han/hun skal tildeles.
Vælg Stedfortræder for at give personen samme tilladelse som en redaktør samt at modtage mødeindkaldelser og svar på dine vegne.
Hvis du vil give stedfortræderen tilladelse til at administrere dine kategorier, skal du markere afkrydsningsfeltet for Lad stedfortræder administrere kategorier.
Når du er færdig med at tilføje den person, du vil dele din kalender med, og har valgt hvilken tilladelse, du vil give, skal du vælge Del. Hvis du beslutter dig for ikke at dele din kalender lige nu, skal du vælge Fjern.
Den person, du har delt din kalender med, modtager en mail, der orienterer vedkommende om det. Når personen vælger knappen Accepter i invitationen, bliver din kalender føjet til vedkommendes liste over kalendere.
Du kan få mere at vide ved at gå til Del og få adgang til en kalender med redigerings- eller stedfortrædertilladelser i Outlook.
Få vist delte kalendere
Delte eller delegerede kalendere vises muligvis ikke som standard i det nye Outlook. Hvis du vil have vist delte kalendere, skal du klikke på Vis alle på kalenderlisten og få vist delte kalendere under Peoples kalendere. Vælg derefter den kalender, du er interesseret i, og vælg derefter Opdel visning på båndet for at få vist flere kalendere side om side.
Tilføj nye delte kalendere eller stedfortræderkalendere
Du kan tilføje en ny delt kalender eller en stedfortræderkalender enten fra den mail, du modtager for at administrere invitationen, eller direkte fra kalenderen.
Klik på Tilføj kalender for at tilføje direkte fra din kalender. Vælg derefter Tilføj fra mappe, og vælg den leder eller det teammedlem, hvis kalender du vil tilføje.
Bemærk
Du kan tilføje et hvilket som helst teammedlems kalender og se deres standardoplysninger om deling af kalender (for de fleste organisationer er dette normalt deling af ledig/optaget).
Tilføj og få vist delte postkasser eller stedfortræderpostkasser og mapper
Hvis du vil tilføje delte postkasser eller stedfortræderpostkasser og mapper, skal du klikke på de tre prikker ud for mappen Delt med mig under din konto og vælge Tilføj delt mappe eller postkasse.
Vælg derefter den delte konto eller stedfortræderkonto, du vil tilføje. Du kan derefter få vist den eller de delte mapper under Delt med mig.
Administrere og bruge ledelsens kategorier som stedfortræder
Hvis du har fået tildelt tilladelse til administration af kategorier, skal du acceptere tilladelserne og genstarte Outlook for at administrere listen over din leders kategorier i Indstillinger
.
Du kan nu oprette nye kategorier på vegne af den leder, der har givet tilladelsen. Du kan også anvende disse kategorier til ledelsens Mail og Calendar-begivenheder.
Få vist og opret kategorier for en leder:
- Gå til Indstillinger for Outlook.
- Vælg Firmakategorier>.
- Vælg lederens konto på rullelisten for at få vist deres kategorier.
- Herfra kan du oprette nye kategorier.
Anvend kategorier på Calendar-møder og -begivenheder:
- Gå til Calendar i Outlook.
- Udvid sektionen med navnet Peoples kalendere
, og vælg lederens kalender. - Vælg og hold (eller højreklik) et af deres møder eller begivenheder, og vælg derefter Kategoriser
- Hvis du vil tilføje en eksisterende kategori, skal du vælge den på listen eller vælge Ny kategori. Skriv et navn til den nye kategori, og vælg en farve.
- Markér Gem.
Bemærk
- Du kan kun oprette kategorier på vegne af en anden på nuværende tidspunkt. Muligheden for at redigere, tilføje favoritter eller slette eksisterende kategorier på vegne af en anden er endnu ikke understøttet.
- Desuden kan det tage op til 30 minutter, før den nye kategori afspejles i den anden persons kalender.
Her er nogle kalendertip og mailtips, der kan hjælpe lederassistenter og stedfortrædere med bedre at navigere i deres behov for tidsstyring i det nye Outlook.
Tip til Calendar
Find tidspunkt, og anmod om arrangement med fysisk fremmøde
Når du planlægger et møde, skal du klikke på Find et tidspunkt for nemt at finde passende tidsrum i deltagerens kalendere. Du kan få vist tilgængelighed ved at holde markøren over deltagerikonet.
Du kan også anmode om fysisk deltagelse ved at slå arrangementet med fysisk fremmøde til. Du kan stadig tilføje et Teams-mødelink til deltagere, som muligvis ikke kan deltage fysisk.
Brug Planlægningsassistent
Brug planlægningsassistenten til nemt at finde tid til møder. I det nye Outlook kan du få vist deltagernes tidszoner og skemaetiketter i Planlægningsassistent.
Bemærk, at deltagernes tidszoner kun vises, hvis mindst én deltager er i en anden tidszone.
Automatiske onlinemøder
I det nye Outlook er alle møder som standard online. Teams-møder til/fra-knappen aktiveres, når du føjer deltagere til et møde. I modsætning til klassisk Outlook tilføjes Teams-mødelinket og detaljerne, efter invitationen er sendt. Du kan derefter få vist mødeinvitationen for at se og kopiere Teams-mødeoplysningerne.
Vi arbejder på at opdatere denne funktionsmåde og oprette mødelinks på forhånd, så du kan se oplevelsen, der passer til klassisk Outlook i fremtiden.
Bemærk
Du kan opdatere alle onlinemøder fra Indstillinger>, Calendar>, Events** og invitationer og aktivere eller deaktivere Føje onlinemøde til alle møder.
Hvis du bruger tredjepartsudbydere af onlinemøder som Zoom eller Cisco WebEx, får du også vist dem som mødeudbydere i denne indstilling, forudsat at du har installeret deres webtilføjelsesprogram.
Skjul deltagerliste
Du kan nu vælge at skjule listen over deltagere, så den ikke er synlig for brugere, der modtager mødeindkaldelsen. Når du opretter et nyt møde, skal du vælge Svarindstillinger og klikke på Skjul deltagerliste
Deltagerne kan tilføje lokaler
I det nye Outlook kan deltagere tilføje lokaler ved at videresende mødeindkaldelsen til de relevante lokaler. Mødelokalet vil derefter være synligt for alle deltagerne.
Rediger begivenheder i en serie
Det nye Outlook til Windows tilbyder følgende indstillinger til redigering af en mødeserie:
- Denne hændelse: Opdateringer kun den markerede forekomst af mødeserien.
- Denne og alle følgende hændelser: Opdateringer den valgte forekomst og alle fremtidige forekomster i serien, så tidligere forekomster forbliver uændrede. (Denne indstilling er ikke tilgængelig i klassisk Outlook til Windows).
- Alle begivenheder i serien: Opdateringer hver forekomst i mødeserien.
Rediger en aftale, et møde eller en begivenhed i Outlook
Dupliker et møde
Højreklik på en begivenhed på kalenderoverfladen, og vælg Dupliker begivenhed for at duplikere den.
Tilføj flere tidszoner i kalenderen
Du kan nemt administrere møder på tværs af forskellige tidszoner i det nye Outlook. Det nye Outlook giver dig mulighed for at tilføje op til 20 tidszoner i kalenderen, mens det klassiske Outlook kun tillader tilføjelse af 3 tidszoner.
Brug lederens kategorier i kalenderen
Vælg og hold (eller højreklik) en begivenhed i kalendervisningen, og vælg Kategoriser for at anvende en leders kategorier. Vi planlægger at gøre det muligt for ledere at redigere, tilføje favoritter og slette ledelseskategorier i fremtiden.
Modtag meddelelser om delt kalender
I det nye Outlook kan brugerne vælge at modtage beskeder om ændringer i begivenheder i den delte kalender. Denne funktionalitet udvides til både den administrerende principal og stedfortrædere.
Du kan vælge de kalendere, du vil tilmelde dig for meddelelser, under Indstillinger>, Calendar>, Shared Calendars,> Calendar, opdateringer.
Send ikke svar Svar sporet
Hvis brugeren i klassisk Outlook vælger Send ikke svar under S.U., vil arrangøren ikke kunne spore det individuelle S.U.
Men i det nye Outlook, hvis brugeren fjerner markeringen af Mailarrangør under RSVP, selvom der ikke sendes en synlig svarmail til arrangøren, vil arrangøren stadig kunne spore dette S.U., så længe arrangøren og den besvarende deltager er i samme M365-lejer (eller organisation).
Vi planlægger at understøtte S.U.U.-sporing på tværs af forskellige lejere i fremtiden.
Bevar afslåede møder i kalenderen og besvarede møder i indbakken
Bevar afslåede møder i kalenderen, så du stadig kan være opmærksom på det og opdatere S.U. senere, hvis det er nødvendigt. Dette kan aktiveres ved at vælge SettingsCalendarEvents>>and invitations og klikke på afkrydsningsfeltet Gem afviste begivenheder.
Møder, der er blevet tilsvaret, kan også bevares i indbakken, så du nemt kan finde dem senere. Dette kan gøres fra SettingsCalendarEvents>>og invitations>Invitationer fra andre personer og vælge Slet invitationer fra indbakke efter svar.
Disse indstillinger skal være aktiveret i direktørens postkasse, for at de kan overholdes i henholdsvis stedfortræderens kalender og indbakke.
Følg et møde, du ikke kan deltage i
Den nye indstilling for S.U. giver dig mulighed for at give arrangøren besked om, at du ikke kan deltage, men ønsker at blive holdt informeret. Du vil fortsat have adgang til mødechatten og eventuelle optagelser og mødenoter, hvis de er tilgængelige. Det er en god måde at holde dig orienteret om diskussioner, som du eller dine ledere ikke kan deltage i.
Svar personligt eller virtuelt
Når du vil vide, hvor mange personer der deltager fysisk eller virtuelt i en begivenhed, kan du oprette en fysisk begivenhed ved at aktivere til/ fra-knappen Fysisk arrangement ud for placeringsfeltet. Selvom du markerer begivenheden som "fysisk", kan du også tilføje et Teams-møde for dem, der ikke kan komme ind på kontoret og stadig gerne vil deltage.
Modtagerne får nu vist indstillingerne for S.U. Ja , Fysisk, Ja, virtuelt og Ja uden oplysninger om fremmøde.
Send opdatering til tilføjede/fjernede deltagere
Du kan nu sende mødeopdateringer kun til de tilføjede/fjernede deltagere i stedet for alle på modtagerlisten.
Træk og slip mails og vedhæftede filer
Det nye Outlook understøtter træk og slip af mails og vedhæftede filer i mødeformularen for at holde dine arbejdsprocesser effektive.
Kopiér og eksportér mødedeltagere
Det nye Outlook introducerer nu forbedrede funktioner til administration af deltagere, herunder:
- Kopiér: Kopier og indsæt nemt deltageroplysninger direkte fra grænsefladen
- Sortér: Sortér deltagerlisten alfabetisk efter visningsnavn (kommer snart)
- Søg: Find hurtigt deltagere med blot nogle få tastetryk (kommer snart)
- Download: Eksportér oplysninger om deltagersporing til en .csv fil til ekstern brug (kommer snart)
Mailtip
Mailfiltre og regler for ledende administratorer
I det nye Outlook kan ledere bruge mailfilteret Har kalenderinvitationer til nemt at finde mødeinvitationer.
Du kan også konfigurere en regel modtaget mail til andre for lederens konto og automatisk flytte den til en separat mappe og kategorisere den, som du ønsker.
Træk og slip mails for at oprette opgaver
Hold nemt styr på tingene ved at trække mails til Min dag for at lave dem om til opgaver.
Fastgør mails for at få hurtig adgang
Du kan nu fastgøre en mail, der skal vises øverst i din indbakke, så du slipper for tid fra at skulle gå tilbage og søge efter den. Hold markøren over eller højreklik på mailen, og vælg Fastgør for at fastgøre den.
Planlæg, hvornår du vil sende mails
I nutidens hybride arbejdsverden kan din dag være en andens nat, så du ønsker ikke at sende en mail til nogen midt om natten. Med det nye Outlook er det nemt at sende en mail, når du vil. Du skal blot vælge rullepilen ud for Send og derefter vælge Planlæg afsendelse.
Udsæt mail
Med udsætningsfunktionen kan du planlægge et tidspunkt, hvor mailen igen skal leveres til din indbakke og blive vist på det tidspunkt, du ønsker det, så du kan håndtere den, når det er det rigtige tidspunkt for dig. Du skal blot højreklikke på en meddelelse og vælge Udsæt eller vælge Udsæt på båndet. Vælg derefter det tidspunkt, hvor den skal leveres.
Fortryd sendetidspunkt
Det nye Outlook giver mulighed for at fortryde sending. Når du har sendt en mail, kan du se indstillingen Fortryd i op til 10 sekunder. Du kan gå til Indstillinger>MailCompose>og Reply>Fortryd send for at administrere denne indstilling.
Konfigurere Fraværende
Du kan konfigurere autosvar, når du er væk fra kontoret. Du kan også blokere din kalender og automatisk afvise nye møder fra denne oplevelse. Du kan konfigurere autosvar ved at gå til Indstillinger>for konti>Autosvar.
Bruge brevfletning
Det nye Outlook understøtter den grundlæggende brevfletningsfunktion. Vælg rullemenuen Send i en ny mail, og vælg Start brevfletning. Hver modtager modtager deres egen kopi af mailen, uden at andre modtagere er angivet.
Avanceret brevfletning kommer snart og vil tillade variable felter i mailen, som kan udfyldes med værdier, der er defineret på listen. Følg dette oversigtselement for at få flere oplysninger.
Giv feedback
Vi lytter! Din feedback kan hjælpe os med at forbedre produktet.
Du kan sende feedback på den nye Outlook-oplevelse fraHjælp-feedback>. Nævn – jeg er EA , eller jeg er stedfortræder, når du tilføjer kommentarer.