Bedingte Formatierungen stellen eine Möglichkeit dar, um Nachrichten, die bestimmte definierte Kriterien erfüllen, in der Nachrichtenliste durch Verwendung von Farbe, Schriftarten und Formatvorlagen hervorzuheben. Sie geben hierzu Kriterien an, die eine eingehende Nachricht erfüllen muss, z. B. den Namen oder die E-Mail-Adresse eines Absenders, und die bedingte Formatierung wird dann nur auf diese Nachrichten angewendet.
Beispielsweise kann in einer bedingten Regel angegeben werden, dass alle von Ihrem Vorgesetzten gesendeten Nachrichten mit rotem Text in der Nachrichtenliste angezeigt werden.
Um weitere Änderungen am Textkörper Ihrer E-Mail-Nachrichten vorzunehmen, ändern Sie die Standardschriftart oder Textfarbe für E-Mail-Nachrichten.
Hinweis: In Microsoft Outlook 2007 konnten Sie mit der Funktion Organisieren bedingte Textformatierungsregeln für E-Mail-Nachrichten erstellen. In Microsoft Outlook 2010 und höher erfolgt die bedingte Textformatierung nun über das Dialogfeld Erweiterte Ansichtseinstellungen.
Erstellen einer bedingten Formatierungsregel
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Wählen Sie auf der Registerkarte Ansicht in der Gruppe Aktuelle Ansicht die Option Ansichtseinstellungen aus.
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Wählen Sie im Dialogfeld Erweiterte Ansichtseinstellungen die Option Bedingte Formatierung aus.
Es wird eine Reihe von Standardregeln angezeigt. Dies schließt die Regel "Ungelesene Nachrichten" ein. Mit dieser Regel werden ungelesene Nachrichten fett in der Nachrichtenliste angezeigt. Darüber hinaus werden alle Regeln für die bedingte Formatierung angezeigt, die Sie im Bereich Organisieren mit einer früheren Version von Outlook erstellt haben.
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Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:
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Wenn Sie eine Regel löschen möchten, wählen Sie die Regel und dann Löschen aus.
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Zum vorübergehenden Deaktivieren einer Regel deaktivieren Sie das Kontrollkästchen der entsprechenden Regel.
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Wenn Sie die Kriterien für eine Regel ändern möchten, wählen Sie die Regel und dann Bedingung aus.
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Wenn Sie die Textformatierung ändern möchten, wählen Sie die Regel und dann Schriftart aus.
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Wenn Sie eine neue Regel für die bedingte Formatierung hinzufügen möchten, wählen Sie im Feld Name die Option Hinzufügen aus, geben Sie einen Namen ein, wählen Sie Schriftart aus, um die Formatierung anzugeben, und wählen Sie dann Bedingung aus, um die Kriterien für diese Regel anzugeben.
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Beispiele für bedingte Formatierungsregeln
Hierbei handelt es sich um einige Beispiele für bedingte Formatierungsregeln, die Sie in Outlook 2010 erstellen können.
Führen Sie die Schritte 1 und 2 im vorherigen Abschnitt aus, und gehen Sie dann folgendermaßen vor:
Erstellen aller Nachrichten aus John Kane
rot angezeigt
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Wählen Sie Hinzufügen aus.
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Geben Sie einen Namen für die Regel ein.
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Wählen Sie Schriftart aus.
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Wählen Sie unter Farbedie Option Rot aus.
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Wählen Sie OK aus.
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Wählen Sie Bedingung aus.
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Geben Sie im Feld VonJohn Kane ein.
Hinweis: Der Name muss exakt mit dem vollständigen Namen übereinstimmen, der in empfangenen Nachrichten angezeigt wird.
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Wählen Sie in denDialogfelder Filter, Bedingte Formatierungund Erweiterte Ansichtseinstellungen ok aus.
Erstellen aller Nachrichten, die das Wort enthalten Contoso
im Betreff grün angezeigt werden
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Wählen Sie Hinzufügen aus.
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Geben Sie einen Namen für die Regel ein.
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Wählen Sie Schriftart aus.
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Wählen Sie unter Farbedie Option Grün aus.
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Wählen Sie OK aus.
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Wählen Sie Bedingung aus.
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Geben Sie im Feld Suchen nach den Wörtern Contoso ein.
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Wählen Sie in denDialogfelder Filter, Bedingte Formatierungund Erweiterte Ansichtseinstellungen ok aus.
Erstellen aller Nachrichten, die das Wort enthalten Feiertag
im Betreff oder Nachrichtentext blau angezeigt wird
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Wählen Sie Hinzufügen aus.
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Geben Sie einen Namen für die Regel ein.
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Wählen Sie Schriftart aus.
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Wählen Sie unter Farbedie Option Blau aus.
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Wählen Sie OK aus.
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Wählen Sie Bedingung aus.
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Geben Sie im Feld Suchen nach den Wörtern feiertag ein.
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Wählen Sie in denDialogfelder Filter, Bedingte Formatierungund Erweiterte Ansichtseinstellungen ok aus.
