Mithilfe von Posteingangsregeln können Sie für in Ihrem Posteingang eingehende E-Mails bestimmte Aktionen automatisch ausführen lassen. So können Sie beispielsweise Regeln erstellen, die die Wichtigkeit von Nachrichten bei ihrem Eintreffen ändern, sie automatisch in andere Ordner verschieben oder auf der Grundlage bestimmter Kriterien löschen.

Regeln werden nur für Ihren Posteingang ausgeführt. Sie werden nicht für andere Ordner ausgeführt.

Hinweis: Viele der Features im neuen Outlook für Windows funktionieren genauso oder ähnlich wie Outlook im Web. Wenn Sie die neue Oberfläche ausprobieren möchten, sehen Sie sich die ersten Schritte mit dem neuen Outlook für Windows an. 

Hinweis: Wenn die Anweisungen nicht zu dem passen, was angezeigt wird, verwenden Sie möglicherweise eine ältere Version von Outlook im Web. Versuchen Sie es mit den Anleitungen für das klassische Outlook im Web.

Regeln werden auf eingehende Nachrichten angewendet und können in jedem beliebigen Ordner erstellt werden.

  1. Um schnell eine Regel zu erstellen, die alle E-Mails von einem bestimmten Absender oder einer Gruppe von Absendern in einen Ordner verschiebt, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine Nachricht in der Nachrichtenliste, für die Sie eine Regel erstellen möchten, wählen Sie "Erweiterte Aktionen" und dann " Regel erstellen" aus.

  2. Wählen Sie den Ordner aus, in den alle Nachrichten von diesem Absender bzw. dieser Gruppe von Absendern verschoben werden sollen, und wählen Sie OK aus.

  3. Wählen Sie OK. Die Regel wird auf alle eingehenden Nachrichten angewendet. Wenn Sie die Regel sofort in Ihrem Posteingang ausführen möchten, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Diese Regel jetzt im Posteingang ausführen.

    Hinweis: Derzeit können Sie nur Regeln ausführen, bei denen eine Nachricht von einem Absender in einen Ordner verschoben wird. Sie können keine anderen Regeln ausführen, beispielsweise solche, die einen Nachrichtentitel verwenden, oder eine Nachricht als ungelesen markieren.

Wenn Sie mehr tun möchten, als die Nachricht von einem bestimmten Absender oder einer Gruppe von Absendern einfach in einen Ordner zu verschieben, wählen Sie Weitere Optionen. Dadurch wird das Menü "Regeleinstellungen" geöffnet.

Screenshot der Seite "Regeleinstellungen"

  • Zu jeder Regel müssen mindestens drei Punkte festgelegt werden: Ein Name, eine Bedingung und eine Aktion. Außerdem können Regeln Ausnahmen zu Bedingungen enthalten. Sie können bei jedem Schritt mehrere Bedingungen, Aktionen und Ausnahmen hinzufügen, indem Sie Bedingung hinzufügen, Aktion hinzufügen und Ausnahme hinzufügen auswählen.

  • Wenn Sie nicht möchten, dass nach der festgelegten Regel weitere Regeln ausgeführt werden, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Keine weiteren Regeln anwenden. Weitere Informationen finden Sie unter "Keine weiteren Regeln anwenden" in Outlook im Web.

  • Wählen Sie Speichern aus, um Ihre Regel zu erstellen, oder Verwerfen aus, um die Regelerstellung abzubrechen.

  1. Wählen Sie oben auf der Seite > Vollständige Einstellungen anzeigenEinstellungenEinstellungen> Alle Outlook-Einstellungen anzeigen aus.

  2. Wählen Sie E-Mail > Regeln aus.

  3. Wählen Sie in der Regel, die Sie bearbeiten möchten, Bearbeiten aus.

  4. Drücken Sie Speichern, um die bearbeitete Regel zu speichern.

Hinweis: Einige Regeln, die in anderen Outlook-Versionen erstellt wurden, können von Outlook im Web nicht verarbeitet werden. Sie können die Regel in Outlook im Web nicht ausführen oder bearbeiten.

  1. Wählen Sie oben auf der Seite > Vollständige Einstellungen anzeigenEinstellungenEinstellungen> Alle Outlook-Einstellungen anzeigen aus.

  2. Wählen Sie E-Mail > Regeln aus.

  3. Wählen Sie in der Regel, die Sie löschen möchten, Löschen aus.

    Tipp: Wenn Sie die Regel nur für eine Weile deaktivieren möchten, wählen Sie den Umschalter neben der Regel aus.

Posteingangsregeln werden auf eingehende Nachrichten auf der Grundlage der Reihenfolge angewendet, in der sie in der Liste der Posteingangsregeln aufgeführt sind. Sie können die Reihenfolge ändern, in der die von Ihnen erstellten Regeln auf Nachrichten angewendet werden, die in Ihrem Posteingang eintreffen.

  1. Wählen Sie oben auf der Seite > Vollständige Einstellungen anzeigenEinstellungenEinstellungen> Alle Outlook-Einstellungen anzeigen aus.

  2. Wählen Sie E-Mail > Regeln aus.

  3. Wählen Sie eine Regel aus, und ändern Sie mithilfe des Aufwärts- oder Abwärtspfeils die Reihenfolge, in der die Regel auf eingehende Nachrichten angewendet werden soll.

Standardmäßig wird eine Posteingangsregel für eingehende Nachrichten ausgeführt, nachdem Sie die Regel erstellt haben. So führen Sie eine Regel für vorhandene Nachrichten aus:

  1. Wählen Sie oben auf der Seite > Vollständige Einstellungen anzeigenEinstellungenEinstellungen> Alle Outlook-Einstellungen anzeigen aus.

  2. Wählen Sie E-Mail > Regeln aus.

  3. Wählen Sie neben der Regel, die Sie ausführen möchten, Regel jetzt ausführen.

    Hinweis: Derzeit können Sie nur Regeln ausführen, bei denen eine Nachricht von einem Absender in einen Ordner verschoben wird. Sie können keine anderen Regeln ausführen, beispielsweise solche, die einen Nachrichtentitel verwenden, oder eine Nachricht als ungelesen markieren.

Anweisungen für das klassische

  1. Anmelden bei Outlook im Web.

  2. Wählen Sie Einstellungen Symbol „Einstellungen“aus.

    Screenshot der Schaltfläche "Einstellungen"

  3. Wählen Sie "E-Mail" aus, wodurch der Bereich "Optionen " auf der linken Seite geöffnet wird. Wählen Sie unter E-Mail > Automatische Verarbeitung die Option Posteingangs- und Aufräumregeln aus.

  4. Wählen Sie unter Posteingangsregeln die Option Hinzufügen Das Symbol "Hinzufügen" aus.

    Hinzufügen einer Posteingangsregel

  5. Geben Sie im Feld Name einen Namen für die Posteingangsregel ein, und wählen Sie dann in den jeweiligen Dropdownlisten eine Bedingung und eine Aktion aus.

    Dialogfeld "Neue Posteingangsregel"

    Sie können zusätzliche Bedingungen oder Aktionen hinzufügen, indem Sie Bedingung hinzufügen bzw. Aktion hinzufügen auswählen.

  6. Fügen Sie Ausnahmen für die Posteingangsregel hinzu, indem Sie Ausnahme hinzufügen auswählen und dann im Menü Ausnahme hinzufügen die gewünschte Ausnahme auswählen.

  7. Standardmäßig ist die Option Keine weiteren Regeln anwenden aktiviert. In diesem Fall wird auf eine im Posteingang eingehende Nachricht, die die Kriterien mehrerer Regeln erfüllt, nur die erste Regel angewendet. Ist das Kontrollkästchen deaktiviert, werden alle Posteingangsregeln angewendet, deren Kriterien die Nachricht erfüllt.

    Verarbeiten von Regeln beenden

Sie können eine beliebige Posteingangsregel bearbeiten, indem Sie sie auswählen und " Bearbeitenbearbeiten " auswählen, um die Regel zu öffnen, sodass Sie die Bedingungen oder Aktionen der Regel ändern können.

Wenn Sie über eine Posteingangsregel verfügen, die Sie nicht mehr benötigen, können Sie sie auswählen und dann löschen Schließen auswählen, um sie zu entfernen. Wenn Sie die Regel nur für einige Zeit nicht verwenden möchten, deaktivieren Sie das Kontrollkästchen neben der Regel.

Posteingangsregeln werden auf eingehende Nachrichten auf der Grundlage der Reihenfolge angewendet, in der sie in der Liste Posteingangsregeln aufgeführt sind. Sie können die Reihenfolge ändern, in der die von Ihnen erstellten Regeln auf Nachrichten angewendet werden, die in Ihrem Posteingang eintreffen:

  1. Wählen Sie Einstellungen Symbol „Einstellungen“aus.

    Screenshot der Schaltfläche "Einstellungen"

  2. Wählen Sie "E-Mail" aus, wodurch der Bereich "Optionen " auf der linken Seite geöffnet wird. Wählen Sie unter E-Mail > Automatische Verarbeitung die Option Posteingangs- und Aufräumregeln aus.

  3. Wählen Sie unter "Posteingangsregeln" die Regel aus, die Sie verschieben möchten, und wählen Sie dann den Pfeil nach oben oder nach unten Regel in der Liste nach oben oder unten verschieben aus, um die Regel an der Stelle zu platzieren, an der sie in der Liste der Regeln positioniert werden soll.

  1. Wählen Sie Einstellungen Symbol „Einstellungen“aus.

    Screenshot der Schaltfläche "Einstellungen"

  2. Wählen Sie "E-Mail" aus, wodurch der Bereich "Optionen " auf der linken Seite geöffnet wird. Wählen Sie unter E-Mail > Automatische Verarbeitung die Option Posteingangs- und Aufräumregeln aus.

  3. Wählen Sie unter Posteingangsregeln die Option Hinzufügen Das Symbol "Hinzufügen" aus.

    Hinzufügen einer Posteingangsregel

  4. Geben Sie im Feld Name einen Namen für die Posteingangsregel ein.

  5. Wählen Sie unter Wenn die Nachricht eintrifft und die Option sie diese Wörter enthält und dann im Betreff aus.

    Wenn die Nachricht eintrifft

  6. Geben Sie ein Wort oder einen Ausdruck ein, der in der Betreffzeile der zu verschiebenden Nachricht stehen würde, wählen Sie Hinzufügen  Hinzufügen und dann OK aus.

    Wörter oder Ausdrücke angeben

  7. Wählen Sie unter mit den folgenden die Option verschieben, kopieren oder löschen und dann die Nachricht in Ordner verschieben aus.

    Folgendes ausführen

  8. Wählen Sie den Ordner aus, in den die Nachrichten verschoben werden sollen, und wählen Sie OK aus.

  9. Wählen Sie oben im Dialogfeld OK aus.

  1. Wählen Sie Einstellungen Symbol „Einstellungen“aus.

    Screenshot der Schaltfläche "Einstellungen"

  2. Wählen Sie "E-Mail" aus, wodurch der Bereich "Optionen " auf der linken Seite geöffnet wird. Wählen Sie unter E-Mail > Automatische Verarbeitung die Option Posteingangs- und Aufräumregeln aus.

  3. Wählen Sie unter Posteingangsregeln die Option Hinzufügen Das Symbol "Hinzufügen" aus.

    Hinzufügen einer Posteingangsregel

  4. Geben Sie im Feld Name einen Namen für die Posteingangsregel ein.

  5. Wählen Sie unter Wenn die Nachricht eintrifft und die Option sie diese Wörter enthält und dann im Betreff aus.

    Wenn die Nachricht eintrifft

  6. Geben Sie ein Wort oder einen Ausdruck ein, der in der Betreffzeile der zu verschiebenden Nachricht stehen würde, wählen Sie Hinzufügen  Hinzufügen und dann OK aus.

    Wörter oder Ausdrücke angeben

  7. Wählen Sie unter mit den folgenden die Option verschieben, kopieren oder löschen und dann die Nachricht in Ordner verschieben aus.

    Folgendes ausführen

  8. Wählen Sie den Ordner aus, in den die Nachrichten verschoben werden sollen, und wählen Sie OK aus.

  9. Wählen Sie oben im Dialogfeld OK aus.

Hinweis: Wenn Sie sich mit einem Geschäfts-, Schul- oder Unikonto bei Microsoft 365 anmelden, verwenden Sie Outlook im Web. Wenn Sie ein Outlook.com-, Hotmail-, Live- oder MSN-Konto verwenden, lesen Sie die Informationen unter Verwenden von Posteingangsregeln in Outlook.com.

Siehe auch   

Organisieren Sie Ihren Posteingang mit "Archivieren", "Aufräumen" und anderen Tools in Outlook im Web

Filtern von Junk-E-Mail und Spam in Outlook im Web

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