Archivieren in Outlook für Windows
Gilt für
Es gibt mehrere Möglichkeiten zum Archivieren von Nachrichten in Outlook. Die Methoden, die Sie verwenden können, hängen vom Typ der E-Mail-Konten ab, die Sie in Outlook eingerichtet haben.
Alle Konten haben Zugriff auf einen Archivordner. Bei Microsoft 365-, Outlook.com- und Exchange-Konten ist der Archivordner einer der Standardordner in Outlook, z. B. der Ordner "Posteingang", "Gesendete Elemente" und "Gelöschte Elemente". Dieser Ordner kann nicht gelöscht werden. Wenn Sie Outlook mit einem Exchange- oder Exchange Online-Konto verwenden, gelten Ordnerrichtlinien (z. B. Aufbewahrungsrichtlinien) für den Archivoordner.
Bei POP- und IMAP-Konten können Sie einen Archivordner erstellen oder einen vorhandenen Ordner als Archivordner festlegen. Sie können den Speicherort des Archivordners für Microsoft 365- oder Exchange-Konten nicht ändern.
Wenn Sie mit der Schaltfläche "Archivieren" Nachrichten in den Archivordner verschieben, reduziert sich nicht die Größe Ihres Postfachs. Wenn Sie ihre Postfachgröße reduzieren müssen, können Sie online Archiv in Microsoft 365 Enterprise verwenden.
Archivieren von Nachrichten mit der Schaltfläche "Archivieren"
Mit der Schaltfläche "Archivieren" in der Gruppe "Löschen" im Menüband können Sie eine oder mehrere Nachrichten in den Ordner Archiv verschieben, ohne sie zu löschen. Die Nutzung von "Archivieren" bietet mehrere Vorteile.
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Archivierte Elemente können einfach über das Suchfeld oder durch Navigieren im Ordner Archiv gefunden werden. Wenn Sie im Suchfeld einen Suchbegriff eingeben, durchsucht Outlook standardmäßig alle Ordner in Ihrem Postfach.
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Elemente sind auf Ihrem Smartphone oder anderen Geräten über den Ordner Archiv weiterhin verfügbar.
Wählen Sie unten eine Registerkartenoption für die outlook-Version aus, die Sie verwenden. Welche Outlook-Version habe ich?
Hinweis: Wenn die Schritte unter dieser Das neue Outlook Registerkarte nicht funktionieren, verwenden Sie möglicherweise noch keine Das neue Outlook. Wählen Sie Klassisches Outlook aus, und führen Sie stattdessen diese Schritte aus.
Archiv Elemente in Das neue Outlook
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Wählen Sie die E-Mail aus, die Sie archivieren möchten.
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Wählen Sie auf der Symbolleiste
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Sie erhalten eine Popupbenachrichtigung, die die Aktion bestätigt und Ihnen die Option Rückgängig gibt.
Hinweis: Das Feature "AutoArchivierung" ist inDas neue Outlook für Windows nicht verfügbar.
Im klassischen Outlook haben Sie folgende Optionen:
Archiv Elemente | Archiv Elemente mit der Tastatur | Archivierung mit Rücktaste deaktivieren | Suchen Archiv Ordners | Online-Archiv | Archiv vs. Online Archiv | HÄUFIG GESTELLTE FRAGEN
Archiv Elemente im klassischen Outlook
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Wählen Sie eine oder mehrere zu archivierende Nachrichten im Posteingang oder einem anderen Ordner aus.
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Wählen Sie in der Gruppe Löschen die Option Archivieren aus. Mithilfe der RÜCKTASTE können Sie auch eine oder mehrere ausgewählte Nachrichten sofort archivieren.
Tipp: Bei Microsoft 365-, Exchange-, Exchange Online- und Outlook.com-Konten ist Ihr Archiv-Ordner bereits vorhanden, auch wenn Sie das Feature noch nie zuvor verwendet haben. Sie finden es in der Outlook-Ordnerliste. Wenn der Ordner nicht angezeigt wird und Sie Outlook 2016 oder Outlook für Microsoft 365 verwenden, wechseln Sie zu Datei > Office-Konto > Updateoptionen > Jetzt aktualisieren.
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Ihre Nachrichten werden in den Ordner Archiv verschoben. Wenn Sie eine Nachricht versehentlich archivieren, wechseln Sie zum Ordner Archiv, und verschieben Sie die Nachricht zurück in Ihren Posteingang.
Hinweis: Die Schaltfläche Archiv ist nur in Outlook 2016, Outlook 2019 und Outlook für Microsoft 365 sichtbar. Bei älteren Versionen von Outlook gibt es im Menüband die Schaltfläche Archivieren nicht.
Archiv Nachrichten mithilfe der Tastatur im klassischen Outlook
Durch Klicken auf die RÜCKTASTE können Sie eine oder mehrere ausgewählte Nachrichten sofort archivieren. Wenn Sie auf die Taste ENTF klicken, werden die Nachrichten in den Ordner Gelöschte Objekte verschoben. Sie können das Verhalten der RÜCKTASTE nicht ändern.
Hinweis: Wenn Sie eine Nachricht nicht im Lesebereich, sondern in einem eigenen Fenster geöffnet haben, wird die Nachricht mit der RÜCKTASTE nicht archiviert. Sie müssen die Nachricht schließen und im Lesebereich anzeigen, um die Nachricht mit der RÜCKTASTE archivieren zu können. Wenn die Nachricht in einem neuen Fenster geöffnet ist, besteht die einzige Möglichkeit zum Archivieren der Nachricht darin, die Schaltfläche Archivieren auf dem Menüband zu verwenden.
Wie kann ich die Archivierung über die RÜCKTASTE von Outlook für Microsoft 365 deaktivieren?
Um zu verhindern, dass Elemente mit der RÜCKTASTE in den Archivordner verschoben werden, können Sie die folgenden Registrierungseinträge hinzufügen, um diese Funktion zu deaktivieren.
Wichtig: Führen Sie die in diesem Abschnitt aufgeführten Schritte sehr sorgfältig aus. Es können schwerwiegende Probleme auftreten, wenn Sie die Registrierung falsch ändern. Bevor Sie Änderungen vornehmen, sollten Sie für den Fall, dass Probleme auftreten, unbedingt die Registrierung zur Wiederherstellung sichern.
Gruppenrichtlinie Registrierungspfad:HKEY_CURRENT_USER\SOFTWARE\policies\Microsoft\office\16.0\outlook\options Name: DisableOneClickArchive Typ: DWORD Wert: 1 Registrierungspfad des Office-Anpassungstools (OCT): HKEY_CURRENT_USER\SOFTWARE\microsoft\office\16.0\outlook\options Name: DisableOneClickArchive Typ: DWORD Wert: 1
Hinweis: Dieser Fix gilt nicht für unbefristete Versionen von Outlook.
Wie finde ich den Archivordner?
Der Ordner Archiv befindet sich in der Ordnerliste. Um die Ordnerliste anzuzeigen, wählen Sie Ansicht > Ordnerbereich >Normal aus.
Wie kann ich den Archivordner durchsuchen?
Wenn Sie mit dem Suchfeature oben in der Ordnerliste nach Outlook-Elementen suchen, durchsucht das klassische Outlook standardmäßig Ihr gesamtes Postfach.
Wenn Sie den Umfang der Suche nur auf Ihren Archivordner begrenzen möchten, wählen Sie zuerst den Archivordner in der Ordnerliste aus. Mit dem Suchbegriff im Suchfeld wird jetzt nur der Archivordner durchsucht.
Welcher Unterschied besteht zum Onlinearchiv?
Das Onlinearchiv ist ein Feature für Microsoft 365 Enterprise-Kunden, die über ungewöhnlich große Postfächer verfügen. Diese Kunden können ein Onlinearchiv verwenden, um alte E-Mails nicht löschen zu müssen. Die Online-Archiv eines Benutzers verhält sich in etwa wie ein zweites Konto in Outlook mit eigener Ordnerstruktur. Daher ist es nicht in Suchvorgängen enthalten, die über den Posteingang ausgeführt werden.
Wenn ein Onlinearchiv aktiviert ist, können Administratoren und Benutzer ihre Postfächer so einrichten, dass alte Nachrichten mithilfe von Archivierungsrichtlinien in das Onlinearchiv verschoben werden.
Wann sollte ich "Archiv" bzw. "Onlinearchiv" verwenden?
Es wird empfohlen, dass Sie das feature Archiv verwenden, um Ihren Posteingang nicht mit Nachrichten zu versehen, die Sie bereits beantwortet oder bearbeitet haben. Stellen Sie sich das Archiv wie einen Ordner vor. Sie können Elemente im Ordner "Archiv" speichern und weiterhin problemlos darauf zugreifen. Sie können Nachrichten auch löschen oder in bestimmte Ordner verschieben, wenn dies eher Ihr Stil ist.
Für Benutzer mit umfangreichen Postfächer in einer Office 365 Enterprise-Organisation empfehlen wir den Administratoren, eine Archivierungsrichtlinie einzurichten, mit der Elemente nach einem Jahr oder wenn Benutzer Ihr Postfachkontingent früher erreicht haben in ein Onlinearchiv verschoben werden. Dadurch wird sichergestellt, dass Benutzer keine alten E-Mails löschen müssen, um Platz für neue E-Mails zu schaffen. E-Mails, die älter als angegeben sind, können sowohl aus dem Posteingangsordner als auch aus dem lokalen Archivordner verschoben werden.
Häufig gestellte Fragen zur Archivierung
Wenn Sie ein Microsoft 365-, Exchange-, Exchange Online- oder Outlook.com-Konto verwenden, können Sie den Speicherort, an den Ihre archivierten Elemente verschoben werden, nicht ändern. Der ordner Archiv ist einer der Standardsystemordner von Outlook und kann nicht umbenannt, verschoben oder gelöscht werden. Wenn Sie ein POP- oder IMAP-Konto verwenden, z. b. Gmail, Yahoo oder iCloud, können Sie den Speicherort des Archivordners ändern, indem Sie Datei > Postfacheinstellungen > Tools > Archivordner festlegen wählen.
"Archivieren" ist ein gängiges Feature, das bereits in Outlook Mobile, Outlook Web App und Outlook.com zur Verfügung steht und auch von anderen E-Mail-Anbieter wie Gmail geboten wird. Da es sich um einen gängigen Namen handelt und da "Onlinearchiv" ein vorhandenes Feature ist, haben wir beschlossen, die Benennungen beizubehalten.
AutoArchivierung ist ein älteres Outlook-Feature, welches das automatische Verschieben von alten E-Mails in eine PST-Datei ermöglicht. Dies bedeutet, dass die Nachrichten vom Server entfernt werden und bei einer Suche schwieriger zu finden sind. Wenn die Festplatte, auf der sich die Datei "AutoArchive.pst" befindet, nicht mehr nutzbar ist, gehen diese Nachrichten verloren. Das Onlinearchiv ist ein Ersatz auf Unternehmensebene für die AutoArchivierung.
Die AutoArchivierung kann weiterhin verwendet werden, wenn Sie nicht über eine Online-Archiv verfügen und ihre IT-Abteilung die Funktionalität nicht deaktiviert. Weitere Informationen zur AutoArchivierung in Outlook 2016 finden Sie unter Archiv älteren Elementen manuell im klassischen Outlook für Windows.
Das Feature "Archivieren" steht in Outlook für Windows, Outlook Mobile, Outlook im Web und Outlook.com zur Verfügung. Das Archiv-Feature kann nicht mithilfe von Gruppenrichtlinie deaktiviert werden.
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