Microsoft 365 Copilot μπορεί να σας βοηθήσει να συντάξετε μια σύνοψη απόφασης πιο γρήγορα, αλλά δεν πρέπει να ανατίθενται όλα τα μέρη της εντολής. Τα ενημερωτικά σημειώματα αποφάσεων συχνά περιλαμβάνουν έρευνα, ανάλυση, κρίση και δεσμεύσεις. Μέρος αυτής της δουλειάς είναι κατάλληλο για το Copilot. Μερικά από αυτά εξακολουθούν να χρειάζονται να ηγηθείτε.
Αυτό το σενάριο δείχνει πώς μπορείτε να αποφασίσετε ποια τμήματα μιας σύνοψης απόφασης θα πρέπει να χειριστεί το Copilot. Ο στόχος δεν είναι να χρησιμοποιείτε το Copilot παντού, αλλά να το χρησιμοποιείτε όπου προσθέτει αξία χωρίς να μειώνεται η λογοδοσία.
Σενάριο: Χωρίστε τη σύντομη εργασία απόφασης σε εργασίες πριν από την ανάθεση
Προετοιμάζετε μια σύνοψη αποφάσεων για ανώτερα στελέχη σχετικά με το αν πρέπει να συνεχίσετε, να αλλάξετε ή να σταματήσετε έναν πιλότο μετά από ανάμεικτα αποτελέσματα. Ορισμένες ομάδες έχουν δει οφέλη, αλλά η υιοθέτηση ποικίλλει, τα σχόλια περιλαμβάνουν τόσο ενθουσιασμό όσο και ανησυχία και οι επιπτώσεις στο κόστος ή το προσωπικό παραμένουν ασαφείς.
Έχετε υλικό προέλευσης, όπως συνόψεις πιλοτικών εφαρμογών, σημειώσεις συσκέψεων, θέματα σχολίων, δεδομένα υιοθέτησης και αρχικές εκτιμήσεις κόστους. Η σύνοψη απόφασης μπορεί να επηρεάσει μελλοντικές επενδύσεις, επέκταση, αλλαγές στην ανάπτυξη ή εάν η προσπάθεια τελειώσει.
Πριν χρησιμοποιήσετε το Copilot, χωρίστε την εργασία σε μικρότερες εργασίες. Οι εργασίες ρουτίνας, όπως η οργάνωση του αρχικού υλικού, η σύνοψη των μοτίβων ανατροφοδότησης και η σύνταξη μιας διάρθρωσης, είναι συχνά πιο εύκολο να αναθεωρηθούν και να ανατεθούν. Οι εργασίες που διαμορφώνουν συστάσεις, ερμηνεύουν αποδεικτικά στοιχεία ή επηρεάζουν αποφάσεις απαιτούν περισσότερη ανθρώπινη συμμετοχή.
Η δουλειά σας είναι να αποφασίσετε πού μπορεί να συντάξει το Copilot, πού μπορεί να υποστηρίξει τη σκέψη σας και πού πρέπει να παραμείνετε πλήρως επικεφαλής. Το Copilot μπορεί να σας βοηθήσει να συνθέσετε πληροφορίες και να δομήσετε ένα πρόχειρο, αλλά εσείς παραμένετε υπεύθυνοι για την πρόταση.
Πώς γίνεται αξιολογήσει τη σύντομη εργασία λήψης αποφάσεων πριν από την ανάθεσή της;
Χρησιμοποιήστε αυτές τις τέσσερις ερωτήσεις για κάθε εργασία:
- Επαναληψιμότητα: Ακολουθεί αυτό το βήμα ένα προβλέψιμο μοτίβο;
- Αντίκτυπος: Τι συμβαίνει εάν αυτό το μέρος είναι εσφαλμένο;
- Ανιχνευσιμότητα σφάλματος: Θα ήταν εύκολο να εντοπιστούν λάθη;
- Ευαισθησία χρόνου: Η χρήση του Copilot θα σας βοηθούσε να προχωρήσετε ταχύτερα σε αυτήν την εργασία χωρίς να προσθέσετε περιττό κίνδυνο;
Πώς πρέπει να μοιράζω τη σύντομη εργασία αποφάσεων μεταξύ του Copilot και των ατόμων;
Ο παρακάτω πίνακας δείχνει έναν πρακτικό τρόπο κατανομής της εργασίας, ώστε το Copilot να σας βοηθήσει να συγκεντρώσετε και να συντάξετε, ενώ οι άνθρωποι παραμένουν υπεύθυνοι για την επικύρωση, τη στρατηγική και την έγκριση.
| Σύντομο βήμα απόφασης | Συνιστώμενη προσέγγιση | Γιατί |
|---|---|---|
| Συγκεντρώστε σημειώσεις, αποφάσεις και υπάρχον υλικό προέλευσης. | Το Copilot χειρίζεται με μη αυτόματο έλεγχο. | Αυτό είναι συχνά επαναλαμβανόμενο και γρηγορότερο στη σύνθεση από ό, τι στο να γίνει χειροκίνητα. |
| Σχεδιάστε μια πρώτη διάρθρωση ή τυπικές ενότητες. | Το Copilot χειρίζεται με μη αυτόματο έλεγχο. | Η δομή και τα πρώτα πρόχειρα είναι συνήθως χαμηλού κινδύνου εάν τα εξετάσετε και τα βελτιώσετε. |
| Σύνοψη γνωστών πιλοτικών στόχων, οροσήμων, ευρημάτων ή ιστορικού. | Το Copilot χειρίζεται με μη αυτόματο έλεγχο. | Αυτό μπορεί να εξοικονομήσει χρόνο, αλλά πρέπει να επιβεβαιώσετε τι είναι τρέχον, πλήρες και σχετικό. |
| Διαμορφώστε τη σύσταση, τα ανταλλάγματα και την επιχειρηματική υπόθεση. | Το Copilot υποστηρίζει, αλλά παραμένει καθοδηγούμενο από τον άνθρωπο. | Αυτό είναι βαρύ έργο. Εσείς είστε ο κάτοχος της λογικής, της τοποθέτησης και του τελικού μηνύματος. |
| Επιβεβαιώστε ημερομηνίες, προϋπολογισμό, κατόχους, πεδίο εφαρμογής, εξαρτήσεις και υποθέσεις. | Συνεχίστε να καθοδηγείστε από τον άνθρωπο. | Αυτές οι λεπτομέρειες μπορούν να έχουν μεγάλη επίδραση και πρέπει να επαληθεύονται σε σχέση με αξιόπιστες πηγές. |
| Εγκρίνετε το ενημερωτικό σημείωμα της τελικής απόφασης και αποφασίστε να το κοινοποιήσετε. | Συνεχίστε να καθοδηγείστε από τον άνθρωπο. | Η λογοδοσία, η έγκριση και η κρίση των ενδιαφερόμενων μερών δεν πρέπει να ανατίθενται. |
Πώς γίνεται χρησιμοποιείτε το Copilot ενώ παραμένετε υπεύθυνοι;
Μόλις μάθετε ποια εξαρτήματα πρέπει να χειρίζεται το Copilot, μπορείτε να το χρησιμοποιήσετε πιο σκόπιμα.
Για παράδειγμα, μπορείτε να ζητήσετε από το Copilot:
- Συνοψίστε τα σχόλια και τις σημειώσεις υιοθέτησης του πιλοτικού προγράμματος σε μια σύντομη ενότητα φόντου.
- Μετατρέψτε τα σκληρά σημεία σε ένα πρώτο προσχέδιο για τη σύνοψη απόφασης.
- Προτείνετε μια σαφέστερη δομή για ευρήματα, κινδύνους, εξαρτήσεις και επιλογές.
Συνήθως θα πρέπει να διατηρείτε αυτά τα μέρη υπό ανθρώπινη ηγεσία:
- Η τελική σύσταση.
- Πώς πρέπει να ερμηνεύονται τα μικτά αποδεικτικά στοιχεία.
- Το επίπεδο εμπιστοσύνης στη σύντομη απόφαση.
- Πώς πλαισιώνονται οι συμβιβασμοί.
- Τι ζητάτε από τους ενδιαφερόμενους να εγκρίνουν.
- Εάν το ενημερωτικό σημείωμα απόφασης είναι έτοιμο για κοινοποίηση.
Το Copilot μπορεί να σας βοηθήσει να κινηθείτε πιο γρήγορα, αλλά δεν χρειάζεται την κυριότητα της σύντομης απόφασης. Εάν η σύσταση είναι αδύναμη, ελλιπής ή παραπλανητική, εξακολουθεί να αποτελεί δική σας ευθύνη.
Παραδείγματα προτροπής που θα σας βοηθήσουν να πραγματοποιήσετε την κλήση
Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το Copilot για να αποφασίσετε ποιο μέρος της σύντομης ροής εργασίας απόφασης θα ανατεθεί.
Διαίρεση της εργασίας σε εργασίες
Απαριθμήστε τα κύρια καθήκοντα που εμπλέκονται στην προετοιμασία αυτής της σύνοψης απόφασης. Ξεχωριστές εργασίες σύνταξης, ανάλυσης, επικύρωσης και έγκρισης. |
|---|
Αξιολόγηση κάθε εργασίας
|
Για κάθε εργασία, αξιολογήστε την επαναληψιμότητα, την επίδραση, την ανιχνευσιμότητα σφαλμάτων και την ευαισθησία χρόνου. Προσδιορίστε ποιες εργασίες είναι κατάλληλες για τη σύνταξη του Copilot και ποιες θα πρέπει να καθοδηγούνται από τον άνθρωπο. |
|---|
Λήψη πρότασης
|
Προτείνετε ποιες σύντομες εργασίες λήψης αποφάσεων θα πρέπει να αυτοματοποιηθούν με μη αυτόματη αναθεώρηση, να υποστηριχθούν από το Copilot ενώ παραμένουν καθοδηγούμενες από ανθρώπους ή να αντιμετωπιστούν εξ ολοκλήρου από ένα άτομο. Εξηγήστε το σκεπτικό. |
|---|
Λίστα ελέγχου γρήγορης απόφασης
Προτού χρησιμοποιήσετε το Copilot για να συντάξετε τμήματα μιας σύνοψης απόφασης, επιβεβαιώστε:
✔️ Επαναληψιμότητα: Η εργασία είναι αρκετά προβλέψιμη για να την χειριστεί καλά το Copilot.
✔️ Αποτέλεσμα: Οι κίνδυνοι και ο αντίκτυπος των σφαλμάτων γίνονται κατανοητοί.
✔️ Ανιχνευσιμότητα σφάλματος: Μπορείτε εύκολα να ελέγξετε και να επαληθεύσετε το αποτέλεσμα.
✔️ Ευαισθησία χρόνου: Η ταχύτητα προσθέτει πραγματική αξία.
Εάν κάποιο από αυτά είναι ασαφές, περιορίστε το εύρος των στοιχείων που αναθέτετε. Κατεβάστε τον Οδηγό γρήγορης αναφοράς " Αποφασίστε πότε το Copilot ή ένας παράγοντας" είναι το κατάλληλο εργαλείο για την εργασία σας , έναν πρακτικό πόρο που μπορείτε να επισκεφθείτε ξανά καθώς εργάζεστε.
Γιατί έχει σημασία αυτή η απόφαση
Μια σύντομη απόφαση όπως αυτή δεν είναι απλώς ένα έγγραφο. Είναι μια σύσταση για το τι πρέπει να συμβεί στη συνέχεια όταν τα αποδεικτικά στοιχεία είναι ανάμεικτα και το διακύβευμα είναι πραγματικό. Το Copilot μπορεί να εξοικονομήσει χρόνο στη σύνταξη και τη σύνθεση, αλλά η κρίση σας είναι αυτό που καθιστά την απόφαση σύντομη υπεύθυνη για κοινή χρήση.
Χρησιμοποιήστε το Copilot όπου σας βοηθά να κινείστε πιο γρήγορα. Κρατήστε τους ανθρώπους στην πρωτοπορία όπου η εργασία εξαρτάται από την κρίση, την ερμηνεία, τον κίνδυνο και την υπευθυνότητα.
Συμβουλή
Κατεβάστε το Αποφασίστε πότε Το Copilot ή ένας παράγοντας είναι το κατάλληλο εργαλείο για τον οδηγό αναφοράς workquick, έναν πρακτικό πόρο που μπορείτε να επισκεφθείτε ξανά καθώς εργάζεστε.