Είτε χρησιμοποιείτε Microsoft 365 Copilot για συνόψεις, ανακεφαλαιώσεις, ενημερώσεις ή ενημερώσεις, η πρόκληση δεν είναι απλώς η δημιουργία περιεχομένου. Αποφασίζει τι θα μεταφερθεί, τι θα επισημανθεί, τι θα παραβλεφθεί και πού θα παρέμβουν οι χρήστες πριν κοινοποιηθεί ή αναληφθεί δράση.
Το Copilot και οι πράκτορες λειτουργούν εντός ορίων. Ορίζετε αυτά τα όρια και τα σημεία ελέγχου, έτσι ώστε οι σωστές πληροφορίες να κινούνται προς τα εμπρός με το σωστό επίπεδο ανθρώπινης αναθεώρησης.
Γιατί είναι σημαντικά τα όρια κατά την εργασία με το Copilot;
Το Copilot μπορεί να αναδείξει θέματα, αποφάσεις και ενέργειες. Οι παράγοντες μπορούν να το επεκτείνουν σε βήματα παρακολούθησης ή δρομολόγησης. Αυτό που δεν μπορούν να γνωρίζουν είναι:
- Ποιες πληροφορίες είναι ακόμα τρέχουσες.
- Ποια σημεία είναι ελλιπή ή χρειάζονται περιεχόμενο.
- Ποιες λεπτομέρειες δεν πρέπει να επαναλαμβάνονται για ένα δεδομένο ακροατήριο.
- Σε ποιες συστάσεις ή επόμενα βήματα είναι ασφαλές να αναλάβετε δράση χωρίς μη αυτόματο έλεγχο.
Χωρίς όρια, η έξοδος μπορεί να μεταφέρει παρωχημένες, ελλιπείς ή ευαίσθητες πληροφορίες. Στις ροές εργασιών παραγόντων, τα αδύναμα όρια επιτρέπουν σε ελλιπείς πληροφορίες να οδηγήσουν σε ενέργειες.
Πώς γίνεται όρια σχεδίασης για εργασία με υποβοήθηση Copilot;
Χρησιμοποιήστε αυτά τα πέντε όρια κάθε φορά που σχεδιάζετε εργασίες με τη βοήθεια Copilot ή με υποστήριξη πράκτορα. Τα όρια περιλαμβάνουν τον στόχο, την φρεσκάδα, το περιβάλλον, το κοινό και τα σημεία ελέγχου.
Στόχος
Πώς γίνεται καθοριστεί το εύρος της εργασίας του Copilot;
| Τι πρέπει να ορίσετε | Γιατί έχει σημασία | Ρωτήστε το Copilot |
|---|---|---|
| Ποια συγκεκριμένη δουλειά πρέπει να εκτελέσει το Copilot και τι πρέπει να παραλείψει. Εάν εμπλέκεται ένας πράκτορας, καθορίστε τι επιτρέπεται να περάσει, να συστήσει ή να ενεργοποιήσει. | Εάν το πεδίο εφαρμογής είναι ασαφές, το Copilot βελτιστοποιεί τη γενική χρησιμότητα αντί για το επιδιωκόμενο αποτέλεσμα. | "Δημιουργήστε μια ανακεφαλαίωση επικεντρωμένη στις αποφάσεις, τα εμπόδια και τα επόμενα βήματα. Αφήστε έξω το υπόβαθρο, εκτός αν αλλάξει το αποτέλεσμα». |
Φρεσκάδα
Πώς γίνεται διασφαλιστεί ότι τα αποτελέσματα του Copilot αντικατοπτρίζουν τις πιο πρόσφατες αποφάσεις;
| Τι πρέπει να ελέγξετε | Γιατί έχει σημασία | Ρωτήστε το Copilot |
|---|---|---|
| Εάν οι πληροφορίες αντικατοπτρίζουν τις πιο πρόσφατες αποφάσεις και την εγκεκριμένη κατεύθυνση. | Παλαιότερες προτάσεις μπορεί να ακούγονται τελικές όταν συνοψίζονται, δημιουργώντας περιττό κίνδυνο. Αυτό έχει ακόμη μεγαλύτερη σημασία όταν τα αποτελέσματα ενημερώνουν τις ενέργειες παρακολούθησης. | "Προσδιορίστε ποια σημεία είναι τρέχοντα και τελικά. Επισημάνετε οτιδήποτε μπορεί να έχει ενημερωθεί ή αντικατασταθεί". |
Περιβάλλον
Πώς γίνεται ελέγξετε ότι η έξοδος Copilot είναι αρκετά πλήρης για χρήση;
| Τι πρέπει να ελέγξετε | Γιατί έχει σημασία | Ρωτήστε το Copilot |
|---|---|---|
| Εάν κάθε σημείο περιλαμβάνει αρκετό περιβάλλον, ιδιοκτησία και λεπτομέρεια για να σταθεί από μόνο του. | Το συνοπτικό αποτέλεσμα εξακολουθεί να μπορεί να παραπλανήσει εάν λείπουν βασικά συμφραζόμενα, κυριότητα ή εξαρτήσεις. Αυτό είναι ιδιαίτερα σημαντικό όταν χρησιμοποιούνται πληροφορίες για την υποστήριξη ενεργειών παρακολούθησης. | "Επισήμανε τυχόν στοιχεία που απαιτούν πρόσθετο πλαίσιο, σκεπτικό ή ιδιοκτησία για να γίνουν κατανοητά σωστά." |
Ακροατήριο
Είναι αυτό το αποτέλεσμα κατάλληλο για το κοινό για το οποίο προορίζεται;
| Τι πρέπει να ελέγξετε | Γιατί έχει σημασία | Ρωτήστε το Copilot |
|---|---|---|
| Εάν το αποτέλεσμα είναι κατάλληλο για το κοινό για το οποίο προορίζεται και τον σκοπό. | Οι ακριβείς πληροφορίες μπορεί να εξακολουθούν να είναι ακατάλληλες για ευρεία κοινοποίηση. | "Προσδιορίστε το αποτέλεσμα που μπορεί να είναι ευαίσθητο, υποθετικό ή ακατάλληλο για αυτό το ακροατήριο". |
Σημεία ελέγχου
Πού απαιτείται μη αυτόματος έλεγχος πριν από την κοινή χρήση, την εκτέλεση ενεργειών ή την αυτοματοποίηση των πληροφοριών;
| Τι πρέπει να ορίσετε | Γιατί έχει σημασία | Ρωτήστε το Copilot |
|---|---|---|
| Πού απαιτείται ανθρώπινη αναθεώρηση πριν προχωρήσει. | Δεν ενέχει όλο το περιεχόμενο τον ίδιο κίνδυνο: οι αποφάσεις και οι αλλαγές προτεραιοτήτων δεν πρέπει ποτέ να προχωρούν ανεξέλεγκτα. | "Διαχωρίστε τα στοιχεία που είναι ασφαλή για χρήση από εκείνα που απαιτούν μη αυτόματο έλεγχο πριν από την κοινή χρήση ή την ενέργεια". |
Πώς γίνεται μετατρέψουν τα όρια σε σαφείς αποφάσεις;
Μετά την εφαρμογή του πλαισίου, ταξινομήστε τις πληροφορίες σε τρεις ομάδες: Μεταφορά προς τα εμπρός, Προσεκτική μεταφορά ή Παράλειψη.
| Μεταφορά προς τα εμπρός | Προσεκτική μεταφορά | Παραλείψτε |
|---|---|---|
| Επιβεβαιωμένες αποφάσεις Επώνυμα επόμενα βήματα με κατόχους Εγκεκριμένα χρονοδιαγράμματα Σαφείς και επικυρωμένες ενημερώσεις κατάστασης |
Μερικές ή εξελισσόμενες ενημερώσεις Πρώιμες ιδέες ή δεδομένα εισόδου σε διένεξη Δηλώσεις εξαρτώμενες από το περιβάλλον Ενέργειες χωρίς σαφή κυριότητα |
Παρωχημένες ή αντικατασταθείσες προτάσεις Μη εγκεκριμένες αποφάσεις Παράλληλες συνομιλίες Ευαίσθητες λεπτομέρειες ή λεπτομέρειες με περιορισμούς ακροατηρίου Διφορούμενες δηλώσεις που θα μπορούσαν να παραπλανήσουν |
Αυτή η ταξινόμηση είναι βασική για το σχεδιασμό των ορίων. Εσείς αποφασίζετε τι παραμένει χρήσιμο και υπεύθυνο όταν οι πληροφορίες διαχωρίζονται από το αρχικό τους πλαίσιο.
Παράδειγμα: Σχεδίαση ανακεφαλαίωσης
Όταν μια ανακεφαλαίωση συνδυάζει πολλές πηγές σε έξοδο στην οποία οι άνθρωποι πρέπει να δράσουν γρήγορα, αυτή είναι μια καλή ευκαιρία να ορίσετε όρια.
Πριν δημιουργήσετε την ανακεφαλαίωση, καθορίστε τα όρια:
- Στόχος: Προετοιμαστείτε για τη σημερινή συζήτηση – όχι ένα πλήρες ιστορικό.
- Φρεσκάδα: Συμπεριλάβετε μόνο τις πιο πρόσφατες επιβεβαιωμένες αποφάσεις και τους ενεργούς αναστολείς.
- Πλαίσιο: Επισήμανση στοιχείων με ελλιπές περιβάλλον ή ασαφή κυριότητα.
- Ακροατήριο: Εξαιρέστε τις ευαίσθητες συζητήσεις ή συζητήσεις με περιορισμένο ακροατήριο.
- Σημεία ελέγχου: Απαιτείται ανθρώπινος έλεγχος για αποφάσεις, εμπόδια και εξαρτήσεις.
Παράδειγμα: Εξέταση και δρομολόγηση εσωτερικών αιτήσεων
Το Teams λαμβάνει αιτήσεις μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, συνομιλίας και φορμών. Οι πράκτορες μπορούν να τις οργανώσουν και να τις δρομολογήσουν, ενώ οι άνθρωποι χειρίζονται εργασίες που απαιτούν κρίση ή έγκριση.
Πώς εφαρμόζονται τα όρια σχεδιασμού
- Στόχος: Χειριστείτε την τυπική πρόσληψη και διαδρομή με κριτήρια, όχι εξαιρέσεις ή διφορούμενες περιπτώσεις.
- Φρεσκάδα: Χρησιμοποιήστε τους τρέχοντες κανόνες δρομολόγησης, κατόχους και οδηγίες.
- Πλαίσιο: Επισημάνετε αιτήματα που λείπουν βασικές λεπτομέρειες, όπως ο κάτοχος, η προθεσμία ή ο αντίκτυπος.
- Ακροατήριο: Αποφύγετε τη δρομολόγηση ευαίσθητων ή περιορισμένων αιτημάτων χωρίς έλεγχο.
- Σημεία ελέγχου: Απαιτείται ανθρώπινος έλεγχος για εξαιρέσεις, ασαφείς προτεραιότητες ή αποφάσεις που επηρεάζουν άτομα ή δεσμεύσεις.
Χρησιμοποιήστε τις προτροπές του Copilot για να υποστηρίξετε τη σχεδίασή σας
Δεν χρειάζεστε περίπλοκες προτροπές, παρά μόνο μερικούς στοχευμένους ελέγχους.
| Επιταγή | Ρωτήστε το Copilot |
|---|---|
| Διατήρηση μόνο των τρεχόντων στοιχείων | "Συνοψίστε μόνο τα επιβεβαιωμένα αποτελέσματα και τους ενεργούς αναστολείς". |
| Διαχωρίστε την τελική κατεύθυνση από τη συζήτηση | "Διαχωρίστε τις αποφάσεις από την προηγούμενη εξερεύνηση." |
| Εύρεση περιβάλλοντος που λείπει | "Επισήμανση στοιχείων που εξαρτώνται από φόντο ή υποθέσεις". |
| Έλεγχος προσαρμογής κοινού | "Κατάργηση ή προσαρμογή ευαίσθητου ή ασαφούς περιεχομένου". |
| Προσθήκη σημείων ελέγχου αναθεώρησης | "Επισήμανση στοιχείων που απαιτούν ανθρώπινη σήμανση". |
| Αποτροπή πρόωρης δράσης | "Προσδιορίστε οτιδήποτε πρέπει να ελεγχθεί από ένα άτομο πριν χρησιμοποιηθεί για να προτείνει, να δρομολογήσει ή να ενεργοποιήσει τα επόμενα βήματα". |
Λίστα ελέγχου γρήγορης ετοιμότητας
Πριν βασιστείτε στην έξοδο Copilot, επιβεβαιώστε:
✔️ Στόχος: Η δουλειά είναι σαφής και εστιασμένη.
✔️ Φρεσκάδα: Αντικατοπτρίζεται η τελευταία κατεύθυνση.
✔️ Πλαίσιο: Τα βασικά σημεία στέκονται από μόνα τους.
✔️ Ακροατήριο: Το περιεχόμενο είναι κατάλληλο για το ακροατήριο.
✔️ Σημεία ελέγχου: Τα ανθρώπινα σημεία ελέγχου καθορίζονται.
Εάν κάποιο από αυτά δεν είναι σαφές, περιορίστε τα όριά σας πριν συνεχίσετε. Κατεβάστε τον οδηγό γρήγορης αναφοράς "Όρια σχεδίασης και σημεία ελέγχου" για την εργασία με το Copilot , έναν πρακτικό πόρο που μπορείτε να επισκεφθείτε ξανά καθώς εργάζεστε.
Γιατί η σχεδίαση έχει σημασία κατά την εργασία με το Copilot
Το Copilot σάς βοηθά να κινείστε πιο γρήγορα. Η σχεδίαση εξασφαλίζει ότι κινείστε προς τη σωστή κατεύθυνση.
Όταν τα όρια και τα σημεία ελέγχου είναι σαφή:
- Τα αποτελέσματα είναι πιο εύκολα αξιόπιστα.
- Η επικύρωση είναι ταχύτερη.
- Ο κίνδυνος μεταφοράς λανθασμένων πληροφοριών πέφτει.
- Οι συστάσεις και οι δράσεις είναι ευκολότερο να επανεξεταστούν προτού επηρεάσουν τις κατάντη εργασίες.
Με αποτελεσματικά όρια και σημεία ελέγχου, μπορείτε να επικυρώσετε καλύτερα την έξοδο Copilot προτού ενεργήσετε βάσει προτάσεων, αποφάσεων ή δημιουργημένου περιεχομένου.
Συμβουλή
Κατεβάστε τον οδηγό γρήγορης αναφοράς "Όρια σχεδίασης και σημεία ελέγχου" για την εργασία με το Copilot, έναν πρακτικό πόρο που μπορείτε να επισκεφθείτε ξανά καθώς εργάζεστε.