Όρια σχεδίασης για μια σύνοψη απόφασης που δημιουργείται από το Copilot

Μια σύνοψη απόφασης που δημιουργείται από το Copilot μπορεί να ακούγεται καλοσχεδιασμένη γρήγορα, αλλά τα όρια σάς βοηθούν να αποφασίσετε τι να συμπεριλάβετε, τι να παραλείψετε και τι χρειάζεται ανθρώπινο έλεγχο πριν από την κοινοποίηση.

Αυτό το σενάριο δείχνει πώς μπορείτε να ορίσετε σαφή όρια πριν ζητήσετε από το Copilot να συντάξει μια σύνοψη απόφασης σχετικά με το αν θα συνεχίσει, θα αλλάξει ή θα σταματήσει έναν πιλότο μετά από ανάμεικτα αποτελέσματα, καθιστώντας το προσχέδιο πιο αξιόπιστο, αναθεωρημένο και ακριβές.

Σενάριο: Ορίστε τα προστατευτικά κιγκλιδώματα πριν δημιουργήσετε τη σύντομη απόφαση

Προετοιμάζετε μια σύνοψη αποφάσεων για ανώτερα στελέχη σχετικά με το αν πρέπει να συνεχίσετε, να αλλάξετε ή να σταματήσετε έναν πιλότο μετά από ανάμεικτα αποτελέσματα. Έχετε συνόψεις πιλοτικών εφαρμογών, σημειώσεις συσκέψεων, θέματα σχολίων, δεδομένα υιοθέτησης και αρχικές εκτιμήσεις κόστους, αλλά ορισμένες πληροφορίες εξακολουθούν να εξελίσσονται ή απαιτούν πρόσθετο πλαίσιο.

Έχετε ήδη [αποφασίσει ποια τμήματα της σύντομης ροής εργασίας αποφάσεων θα πρέπει να χειρίζεται το Copilot] και ποια μέρη θα πρέπει να παραμένουν καθοδηγούμενα από τον άνθρωπο. Τώρα πρέπει να ορίσετε τα όρια για το πώς το Copilot θα πρέπει να δημιουργήσει το πρόχειρο.

Αυτή η σύνοψη απόφασης θα μπορούσε να διαμορφώσει το μέλλον του πιλότου. Εάν το σχέδιο θολώνει τα γεγονότα, τις υποθέσεις ή την ετοιμότητα, θα μπορούσε να αποδυναμώσει τη σύσταση.

Για να το αποφύγετε αυτό, ορίστε όρια πριν από τη σύνταξη, ώστε το Copilot να παραμένει εστιασμένο και ο έλεγχος να είναι ευκολότερος.

Ποια όρια πρέπει να διαμορφώσουν το σύντομο σχέδιο απόφασης;

Χρησιμοποιήστε αυτά τα πέντε όρια για να καθοδηγήσετε τι ανήκει στο πρόχειρό σας και τι όχι: Στόχος, Φρεσκάδα, Περιβάλλον, Κοινό και Σημεία ελέγχου.

Στόχος

Καθορίστε τι πρέπει να κάνει η εντολή απόφασης και τι δεν πρέπει να κάνει.

Κάντε	Πράγματα που δεν πρέπει να κάνετε	Ρωτήστε το Copilot
Επικεντρωθείτε στη σύσταση, τα αποδεικτικά στοιχεία, τους σημαντικούς κινδύνους και τα επόμενα βήματα.	Μετατρέψτε το ενημερωτικό σημείωμα απόφασης σε ένα πλήρες αρχείο με όλα όσα μάθατε κατά τη διάρκεια του πιλότου.	"Συντάξτε ένα ενημερωτικό σημείωμα απόφασης που επικεντρώνεται στη σύσταση, την αναμενόμενη αξία, το χρονοδιάγραμμα και τους κινδύνους".
Διατηρήστε την εστίαση στη λήψη αποφάσεων στο περιεχόμενο.	Υπερφορτώστε το πρόχειρο με λεπτομέρειες που δεν επηρεάζουν την πρόταση.	«Αφήστε έξω το υπόβαθρο που δεν επηρεάζει την απόφαση».
Επισημάνετε τι πρέπει να αποφασίσουν οι ενδιαφερόμενοι.	Συμπεριλάβετε παράλληλες συζητήσεις που αποσπούν την προσοχή από την κύρια απόφαση.	"Προσδιορίστε περιεχόμενο που είναι ενδιαφέρον αλλά όχι απαραίτητο για αυτή την απόφαση".

Φρεσκάδα

Αποφασίστε ποιες πληροφορίες είναι αρκετά ενημερωμένες ώστε να συμπεριληφθούν.

Κάντε	Πράγματα που δεν πρέπει να κάνετε	Ρωτήστε το Copilot
Χρησιμοποιήστε την πιο πρόσφατη εγκεκριμένη λωρίδα χρόνου και τα τρέχοντα πιλοτικά ευρήματα.	Αντιμετωπίστε τις παρωχημένες εκτιμήσεις ως τρέχοντα δεδομένα.	"Χρησιμοποιήστε τις πιο πρόσφατες επιβεβαιωμένες πληροφορίες".
Αντιμετωπίστε προηγούμενες εκτιμήσεις ή υποθέσεις ως προσωρινές, εκτός εάν επιβεβαιωθούν.	Παράβλεψη νεότερων κατευθύνσεων ή ενημερώσεων.	"Επισημάνετε οποιεσδήποτε ημερομηνίες, αποφάσεις ή δηλώσεις που ενδέχεται να είναι ξεπερασμένες ή ξεπερασμένες".
Καλέστε οτιδήποτε αντικαθίσταται από νεότερη κατεύθυνση.	Συνδυάστε τρέχοντα και ξεπερασμένα δεδομένα χωρίς διευκρίνιση.	"Προσδιορίστε πού η νεότερη καθοδήγηση αλλάζει τη σύνοψη απόφασης".

Περιβάλλον

Βεβαιωθείτε ότι τα βασικά σημεία μπορούν να σταθούν από μόνα τους.

Κάντε	Πράγματα που δεν πρέπει να κάνετε	Ρωτήστε το Copilot
Συμπεριλάβετε κατόχους, κατά περίπτωση.	Παρουσιάστε ορόσημα χωρίς απαιτούμενες προϋποθέσεις.	"Επισημάνετε οποιοδήποτε τμήμα της σύνοψης απόφασης που χρειάζεται πρόσθετο πλαίσιο".
Συμπεριλάβετε υποθέσεις, εξαρτήσεις και περιορισμούς που επηρεάζουν τη σύσταση.	Αφήστε τις βασικές λεπτομέρειες σιωπηρές ή ασαφείς.	«Αναφέρετε την ιδιοκτησία, τις υποθέσεις ή τις εξαρτήσεις που λείπουν».
Εξηγήστε τι δείχνουν τα αποτελέσματα του πιλοτικού προγράμματος.	Παρουσιάστε τα πρώιμα ευρήματα ως πιο πειστικά από ό, τι είναι.	"Βεβαιωθείτε ότι η εντολή απόφασης είναι εφαρμόσιμη, σαφής και κατάλληλα εξειδικευμένη".

Ακροατήριο

Ορίστε όρια για το τι είναι κατάλληλο για αυτό το κοινό.

Κάντε	Πράγματα που δεν πρέπει να κάνετε	Ρωτήστε το Copilot
Προσαρμόστε το περιεχόμενο στις ανάγκες του κοινού.	Συμπεριλάβετε ανεπίλυτες εσωτερικές συζητήσεις.	"Προσδιορίστε περιεχόμενο που μπορεί να είναι ευαίσθητο ή ακατάλληλο για αυτό το ακροατήριο".
Συμπεριλάβετε μόνο τις απαραίτητες λεπτομέρειες.	Μοιραστείτε ευαίσθητες συζητήσεις προϋπολογισμού εκτός εάν χρειάζεται.	"Επισήμανση υποθετικών ή ελλιπών δηλώσεων".
Παρουσιάστε σαφείς, υποστηριζόμενες δηλώσεις.	Συμπεριλάβετε εικασίες που θα μπορούσαν να θεωρηθούν ως δέσμευση.	"Κατάργηση ή προσαρμογή περιεχομένου που θα μπορούσε να παρερμηνευτεί"

Σημεία ελέγχου

Προσδιορίστε τι πρέπει να αναθεωρηθεί από ένα άτομο πριν προχωρήσει το σχέδιο.

Στοιχείο κριτικής	Γιατί χρειάζεται αναθεώρηση	Ρωτήστε το Copilot
Συστάσεις	Μπορεί να επηρεάσει την κατεύθυνση ή την έγκριση.	"Mark any statements that require human review" (Σήμανση δηλώσεων που απαιτούν μη αυτόματο έλεγχο).
Ημερομηνίες και αναλήψεις υποχρεώσεων	Ορισμός προσδοκιών παράδοσης.	«Δεσμεύσεις σημαίας που χρειάζονται επιβεβαίωση».
Κατονομαζόμενοι κάτοχοι	Απόδοση ευθυνών.	"Προσδιορίστε την έλλειψη ή την ασάφεια κυριότητας".
Γλώσσα κινδύνου	Επηρεάζει τη λήψη αποφάσεων και την αντίληψη.	"Επισήμανση δηλώσεων κινδύνου που χρειάζονται επικύρωση".
Επιπτώσεις έγκρισης ή χρηματοδότησης	Ενδέχεται να απαιτείται έγκριση από τους ενδιαφερόμενους.	"Επιφανειακές περιοχές που χρειάζονται αναθεώρηση ηγεσίας".

Πώς γίνεται μετατρέψετε τα σύντομα όρια λήψης αποφάσεων σε μια προτροπή εργασίας;

Μόλις ορίσετε τα όρια, μετατρέψτε τα σε μια σαφή οδηγία. Για παράδειγμα:

"Συντάξτε μια σύνοψη απόφασης για τους εκτελεστικούς ενδιαφερόμενους σχετικά με το αν αυτό το πιλοτικό πρόγραμμα θα πρέπει να συνεχιστεί, να αλλάξει ή να σταματήσει. Εστιάστε στη σύσταση, τα αποδεικτικά στοιχεία, την αναμενόμενη αξία, τους σημαντικούς κινδύνους και τα επόμενα βήματα. Χρησιμοποιήστε μόνο τις πιο πρόσφατες επιβεβαιωμένες πληροφορίες. Επισημάνετε οτιδήποτε μπορεί να είναι ξεπερασμένο, να μην καλύπτει το περιβάλλον ή να είναι ακατάλληλο για αυτό το ακροατήριο. Επισημάνετε προτάσεις, δεσμεύσεις, ημερομηνίες και επώνυμους κατόχους για μη αυτόματο έλεγχο πριν από την κοινή χρήση".

Αυτό δεν θα αντικαταστήσει την κριτική, αλλά βοηθά το Copilot να δημιουργήσει ένα ισχυρότερο πρώτο προσχέδιο.

Ποιες πληροφορίες πρέπει να μεταφέρω;

Καθώς εξετάζετε το σχέδιο απόφασης σύντομη, ταξινομήστε το περιεχόμενο σε τρεις ομάδες: Μεταφορά εμπρός, Προσεκτική μεταφορά και Παράλειψη.

Μεταφορά προς τα εμπρός	Προσεκτική μεταφορά	Παραλείψτε
Εγκεκριμένος στόχος έργου	Υποστηριζόμενα πιλοτικά ευρήματα	Παρωχημένες πληροφορίες έργου
Επιβεβαιωμένα ορόσημα	Αρχικές εκτιμήσεις	Λωρίδες χρόνου που έχουν αντικατασταθεί
Επώνυμα επόμενα βήματα με κατόχους	Εξαρτήσεις που χρειάζονται ακόμη επιβεβαίωση	Παράλληλες συνομιλίες
Επικυρωμένη κατάσταση ή δηλώσεις κινδύνου	Μικτά ευρήματα που χρειάζονται προσόντα	Κερδοσκοπικοί ισχυρισμοί
	Δεδομένα υιοθέτησης που μπορεί να εξελίσσονται ακόμα	Λεπτομέρειες για περιορισμούς ακροατηρίου που δεν είναι απαραίτητες για την απόφαση

Αυτό διατηρεί τη σύντομη απόφαση επικεντρωμένη στο τι είναι χρήσιμο και υπεύθυνο να μοιραστείτε.

Λίστα ελέγχου γρήγορης ετοιμότητας

Προτού βασιστείτε σε ένα σύντομο προσχέδιο απόφασης που δημιουργήθηκε από το Copilot, επιβεβαιώστε:

✔️ Στόχος: Το προσχέδιο επικεντρώνεται στη δουλειά που σκοπεύατε.

✔️ Φρεσκάδα: Αντικατοπτρίζεται η τελευταία κατεύθυνση.

✔️ Πλαίσιο: Τα βασικά σημεία περιλαμβάνουν αρκετό πλαίσιο.

✔️ Κοινό: Το περιεχόμενο ταιριάζει στο κοινό.

✔️ Σημεία ελέγχου: Τα ανθρώπινα σημεία ελέγχου είναι σαφώς καθορισμένα.

Εάν κάποιο από αυτά είναι αδύναμο, βελτιώστε τα όρια πριν αναθεωρήσετε περαιτέρω το πρόχειρο.

Γιατί τα όρια έχουν σημασία

Το Copilot μπορεί να συντάξει γρήγορα, αλλά οι άνθρωποι πρέπει να αποφασίσουν ποια στοιχεία θα συμπεριλάβουν, πόση εμπιστοσύνη αξίζει και τι είναι κατάλληλο να μοιραστούν. Τα σαφή όρια βελτιώνουν την ποιότητα των πρόχειρων, μειώνουν τον κίνδυνο και επιταχύνουν την αναθεώρηση.

Το Copilot δημιουργεί το πρόχειρο. Παραμένετε υπεύθυνοι για τη σύντομη λήψη της τελικής απόφασης.

Περισσότεροι τρόποι για να αναπτύξετε αυτήν τη δεξιότητα

• Επικύρωση εξόδου Copilot προτού ενεργήσετε σε αυτό
• Σχεδίαση ορίων και σημείων ελέγχου για εργασία Copilot
• Δημιουργήστε αποτελεσματικές προτροπές για Microsoft 365 Copilot - Εκπαίδευση