Microsoft 365 Copilot μπορείτε να εξοικονομήσετε χρόνο δημιουργώντας ένα αξιόπιστο πρώτο προσχέδιο, είτε αυτό είναι ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, μια σύνοψη σύσκεψης, μια πρόταση, ένα σχέδιο ή μια ανάλυση. Αλλά η πρώτη απάντηση σπάνια είναι η τελική. Όταν η έξοδος είναι κοντά αλλά όχι ακριβώς δεξιά, συνήθως δεν χρειάζεται να ξεκινήσετε από την αρχή. Αντ 'αυτού, αφού διαγνώσετε τι συμβαίνει με το αποτέλεσμα εξόδου, επαναλάβετε.
Διαδοχικές προσεγγίσεις σημαίνει να κάνετε μια μικρή, σκόπιμη αλλαγή στην προτροπή σας ή στην έξοδο του Copilot, ώστε η επόμενη έκδοση να είναι πιο χρήσιμη. Αυτό δεν σημαίνει ότι το Copilot απέτυχε. Είναι ο τρόπος με τον οποίο καθοδηγείτε ένα καλό σημείο εκκίνησης σε κάτι που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε με σιγουριά.
Πώς γίνεται επαναλαμβάνεται αποτελεσματικά στην έξοδο Copilot;
Η επανάληψη είναι η συνήθεια της βελτίωσης της παραγωγής σε σκόπιμα βήματα. Διατηρείτε ό,τι λειτουργεί και προσαρμόζετε μόνο ό,τι δεν λειτουργεί, όπως τον στόχο, το ακροατήριο, το επίπεδο λεπτομερειών, τη μορφή ή την εξειδίκευση.
Μια ισχυρή επανάληψη είναι:
- Περιέχονται αρκετά ώστε να μπορείτε να καταλάβετε τι άλλαξε από τη μία έκδοση στην επόμενη.
- Αρκετά σκόπιμα ώστε να μετακινήσετε το αποτέλεσμα πιο κοντά στον στόχο σας.
- Αρκετά σαφές ώστε να μπορείτε να συγκρίνετε τη νέα έκδοση με την τελευταία και να αποφασίσετε εάν βελτίωσε το αποτέλεσμα.
Σκεφτείτε την πρώτη απάντηση του Copilot ως πρόχειρο. Ο ρόλος σας είναι να το διαμορφώσετε και όχι να το αντικαταστήσετε από προεπιλογή.
Πώς γίνεται επαναλάβετε την έξοδο Copilot για να τη βελτιώσετε;
Όταν η παραγωγή χρειάζεται βελτίωση, δείτε την μέσα από πέντε φακούς: Στόχος, Κοινό, Περιορισμοί, Αποδεικτικά στοιχεία και Δομή. Οι περισσότερες αναθεωρήσεις προέρχονται από την προσαρμογή μίας μόνο από αυτές.
Στόχος
Είναι το αποτέλεσμα εστιασμένο στον στόχο ή το αποτέλεσμα που χρειάζομαι;
Εάν η απάντηση φαίνεται πολύ ευρεία, το μεγαλύτερο πρόβλημα είναι συχνά ότι δεν στοχεύει αρκετά σφιχτά στο αποτέλεσμα που χρειάζεστε.
| Τι πρέπει να αναζητήσετε | Ρωτήστε το Copilot |
|---|---|
| Το αποτέλεσμα είναι σχετικό, αλλά δεν υποστηρίζει σαφώς τη δράση, την απόφαση ή το αποτέλεσμα που σας ενδιαφέρει. | "Επικεντρωθείτε ξανά σε [στόχο ή αποτέλεσμα]. Αφαιρέστε οτιδήποτε δεν υποστηρίζει άμεσα αυτόν τον στόχο». |
Ακροατήριο
Είναι γραμμένο για το σωστό κοινό;
Μια απάντηση μπορεί να είναι σωστή και να εξακολουθεί να αισθάνεται λάθος για τους ανθρώπους που θα τη διαβάσουν. Ο τόνος μπορεί να είναι πολύ τεχνικός, πολύ απλός ή πολύ εσωτερικός.
| Τι πρέπει να αναζητήσετε | Ρωτήστε το Copilot |
|---|---|
| Οι λεπτομέρειες, η γλώσσα ή η έμφαση δεν ταιριάζουν στον αναγνώστη σας. | «Ξαναγράψτε το για [κοινό]. Προσαρμόστε τον τόνο και το επίπεδο λεπτομέρειας και δώστε έμφαση σε αυτό που ενδιαφέρει περισσότερο αυτό το κοινό." |
Περιορισμοί
Το αποτέλεσμα πληροί τους περιορισμούς μου (μήκος, μορφή, εμβέλεια);
Μερικές φορές, το πρόβλημα δεν είναι το ίδιο το περιεχόμενο—είναι ότι υπάρχει πάρα πολύ, πολύ λίγο ή λάθος λεπτομέρειες.
| Τι πρέπει να αναζητήσετε | Ρωτήστε το Copilot |
|---|---|
| Το αποτέλεσμα είναι πολύ μεγάλο, πολύ ασαφές ή περιλαμβάνει περιττές πληροφορίες. | "Αναθεώρησέ το σε [μήκος ή μορφή]. Συμπεριλάβετε μόνο [στοιχεία που πρέπει να έχετε] και αφήστε έξω [ό,τι δεν χρειάζεται]". |
Αποδεικτικά στοιχεία
Το αποτέλεσμα περιλαμβάνει συγκεκριμένες λεπτομέρειες και χρήσιμα αποδεικτικά στοιχεία;
Η γυαλισμένη γλώσσα μπορεί μερικές φορές να κρύψει την έλλειψη ουσίας. Οι γενικές φράσεις δεν βοηθούν πάντα τους ανθρώπους να ενεργήσουν ή να αποφασίσουν.
| Τι πρέπει να αναζητήσετε | Ρωτήστε το Copilot |
|---|---|
| Η απάντηση ακούγεται εύλογη, αλλά στερείται συγκεκριμένων ενεργειών, παραδειγμάτων ή λεπτομερειών. | «Κάντε το πιο συγκεκριμένο. Προσθέστε συγκεκριμένες ενέργειες, παραδείγματα ή λεπτομέρειες που υποστηρίζουν το κύριο σημείο". |
Δομή
Είναι η έξοδος δομημένη έτσι ώστε να είναι εύκολη η σάρωση και η ενέργεια;
Ακόμα και το έντονο περιεχόμενο μπορεί να είναι δύσκολο στη χρήση εάν είναι θαμμένο σε μεγάλες παραγράφους ή αναμειγνύεται χωρίς σαφές μοτίβο.
| Τι πρέπει να αναζητήσετε | Ρωτήστε το Copilot |
|---|---|
| Είναι δύσκολο να σαρώσετε, να συγκρίνετε ή να αναλάβετε δράση. | "Μορφοποιήστε το ξανά ως [κουκκίδες / λίστα ελέγχου / σύντομη περίληψη]. Βάλτε πρώτα [προτεραιότητα] και κρατήστε τα υπόλοιπα συνοπτικά». |
Πώς γίνεται επαναλάβετε χωρίς να ξεκινήσετε από την αρχή;
Μια απλή διαδικασία μπορεί να σας βοηθήσει να βελτιώσετε αποτελεσματικά την έξοδο:
- Διατηρήστε αυτό που λειτουργεί ήδη. Εάν η κεντρική ιδέα ή το περιεχόμενο είναι χρήσιμα, βασιστείτε σε αυτό αντί να το απορρίψετε.
- Βρείτε το μεγαλύτερο κενό. Ρωτήστε τον εαυτό σας τι αισθάνεται πιο μακριά: στόχος, κοινό, περιορισμοί, αποδεικτικά στοιχεία ή δομή.
- Αλλάξτε ένα πράγμα τη φορά. Η προσαρμογή πολλών μεταβλητών ταυτόχρονα καθιστά δυσκολότερο να πούμε τι πραγματικά βελτιώθηκε.
- Συγκρίνετε εκδόσεις. Αξιολογήστε εάν η νέα έκδοση είναι σαφέστερη, ακριβέστερη, καταλληλότερη σε τόνο ή πληρέστερη - όχι απλώς διαφορετική.
Αυτή η προσέγγιση σάς διατηρεί τον έλεγχο και επιταχύνει τις επαναλήψεις με την πάροδο του χρόνου.
Πώς μοιάζει η αποτελεσματική επανάληψη στην πράξη;
Μικρές, σαφείς αλλαγές στις προτροπές που χρησιμοποιείτε συχνά επιφέρουν σημαντικές βελτιώσεις.
Παράδειγμα: Μετατρέψτε μια ενημέρωση κατάστασης σε μια σύντομη ενημέρωση έτοιμη για στέλεχος
| Πριν από την ερώτηση | Μετά από προτροπή | Γιατί λειτουργεί |
|---|---|---|
| Γράψτε μια ενημέρωση κατάστασης. | Γράψτε μια ενημέρωση κατάστασης πέντε κουκκίδων για την εκτελεστική ηγεσία. Εστιάστε στα ορόσημα, τους κινδύνους και την επόμενη απόφαση που απαιτείται. Χρησιμοποιήστε απλή γλώσσα και διατηρήστε την κάτω από 120 λέξεις. | Το ακροατήριο είναι σαφές. Η δομή έχει καθοριστεί. Οι περιορισμοί είναι σαφείς. Ο στόχος είναι πιο έντονος. |
Παράδειγμα: Μετατρέψτε μια σύνοψη σύσκεψης σε μια ανακεφαλαίωση έτοιμη για ενέργεια
| Πριν από την ερώτηση | Μετά από προτροπή | Γιατί λειτουργεί |
|---|---|---|
| Συνόψισε αυτήν τη σύσκεψη. | Σύνοψη αυτής της σύσκεψης για τους ενδιαφερόμενους του έργου που δεν συμμετείχαν. Χρησιμοποιήστε πέντε κουκκίδες. Επισημάνετε τις βασικές αποφάσεις, τους ανοιχτούς κινδύνους, τους κατόχους και τα επόμενα βήματα. Διατηρήστε το κάτω από 150 λέξεις και χρησιμοποιήστε απλή γλώσσα. | Το ακροατήριο ορίζεται (ενδιαφερόμενοι που έχασαν τη σύσκεψη). Η δομή είναι σαφής (πέντε κουκκίδες) Οι περιορισμοί περιορίζουν το μήκος και την πολυπλοκότητα. Η εστίαση μετατοπίζεται από μια γενική ανακεφαλαίωση σε αποτελέσματα προσανατολισμένα στη λήψη αποφάσεων και τη δράση. |
Αυτού του είδους οι στοχευμένες αλλαγές μετατρέπουν μια γενική σύνοψη σε κάτι που οι αναγνώστες μπορούν να κατανοήσουν γρήγορα και να εκτελέσουν τις κατάλληλες ενέργειες, χωρίς να ξαναγράψουν το αίτημα από την αρχή.
Πότε πρέπει να επαναλάβω και πότε πρέπει να ξεκινήσω από την αρχή;
| Επαναληπτική προβολή όταν | Ξεκινήστε από την αρχή όταν |
|---|---|
| Το αποτέλεσμα είναι ως επί το πλείστον χρήσιμο. Η κεντρική ιδέα είναι σωστή, αλλά ο τόνος, η λεπτομέρεια ή η δομή χρειάζεται βελτίωση. Θέλετε να βελτιώσετε τη σαφήνεια, την εξειδίκευση ή την προσαρμογή του κοινού. |
Η απάντηση χάνει εντελώς τον στόχο σας. Λείπουν βασικά συμφραζόμενα ή υποθέσεις. Η κατεύθυνση ή η δομή είναι θεμελιωδώς λανθασμένη. |
Εάν το θεμέλιο είναι απενεργοποιημένο, ο εξευγενισμός του μπορεί να μην βοηθήσει. Η επαναφορά της αίτησης μπορεί να είναι πιο γρήγορη.
Λίστα ελέγχου γρήγορης ετοιμότητας
Προτού κοινοποιήσετε ή ενεργήσετε με βάση την έξοδο του Copilot, επιβεβαιώστε:
✔️ Στόχος: Το περιεχόμενο υποστηρίζει σαφώς τον επιδιωκόμενο στόχο ή αποτέλεσμα.
✔️ Ακροατήριο: Ο τόνος, το επίπεδο λεπτομέρειας και το κατάλληλο για τους αναγνώστες για τους οποίους προορίζεται.
✔️ Περιορισμοί: Το μήκος, η μορφή και το εύρος ελέγχονται – περιλαμβάνονται μόνο αυτά που έχουν σημασία.
✔️ Αποδεικτικά στοιχεία: Τα γεγονότα, τα παραδείγματα, οι πηγές και οι συστάσεις είναι ακριβή, συναφή και υποστηρίζονται από αξιόπιστες πληροφορίες.
✔️ Δομή: Το περιεχόμενο είναι καλά οργανωμένο, εύκολο στη σάρωση και εφαρμόσιμο.
Εάν μια περιοχή είναι αδύναμη, επαναλάβετε ξανά.
Συμβουλή
Κατεβάστε το Iterate στην έξοδο Copilot για να λάβετε καλύτερα αποτελέσματα Οδηγός γρήγορης αναφοράς, ένας πρακτικός πόρος που μπορείτε να επισκεφθείτε ξανά καθώς εργάζεστε.