Microsoft 365 Copilot μπορεί να παράγει γρήγορα ένα σταθερό πρώτο προσχέδιο, αλλά ένα γυαλισμένο σχέδιο μπορεί ακόμα να χάσει το σημάδι. Όταν η έξοδος είναι κοντά αλλά όχι ακριβώς σωστή, η επανάληψη σάς βοηθά να τη βελτιώσετε χωρίς να ξεκινήσετε από την αρχή.
Σε αυτό το σενάριο, θα ενισχύσετε μια πρόταση που δημιουργείται από το Copilot, αντιμετωπίζοντας τα μεγαλύτερα κενά και κάνοντας στοχευμένες αλλαγές για να βοηθήσετε τους εκτελεστικούς ενδιαφερόμενους να αξιολογήσουν την πρόταση.
Σενάριο: Βελτίωση του προσχεδίου πρότασης χωρίς να ξεκινήσετε από την αρχή
Εργάζεστε με την ίδια πρόταση για ηγεσία: αυτοματοποίηση της εβδομαδιαίας αναφοράς κατάστασης σε πολλές ομάδες. Η πρόταση αποσκοπεί στη μείωση της μη αυτόματης προσπάθειας, στη βελτίωση της συνέπειας υποβολής εκθέσεων και στην καλύτερη προβολή των κινδύνων και των καθυστερήσεων μέσω πιλοτικής και ευρύτερης ανάπτυξης, εάν είναι επιτυχής.
Μετά τη διάγνωση του πρώτου προσχεδίου, εντοπίσατε τα μεγαλύτερα ζητήματα:
- Η πρόταση δεν εξηγεί με σαφήνεια τι καλούνται να εγκρίνουν οι ηγέτες.
- Οι κίνδυνοι και οι εξαρτήσεις, συμπεριλαμβανομένης της στελέχωσης, της υιοθέτησης και της συνέπειας των δεδομένων, υποτιμάται.
- Το περιβάλλον σχετικά με το πρόβλημα αναφοράς, την πιλοτική εμβέλεια, τους κατόχους και τα χρονοδιαγράμματα λείπουν ή είναι ασυνεπή.
- Ορισμένοι ισχυρισμοί, ειδικά σχετικά με τη βελτίωση της αποτελεσματικότητας, είναι πολύ ευρείς για να φαίνονται αξιόπιστοι.
- Ορισμένες λεπτομέρειες ενδέχεται να μην απεικονίζουν το πιο πρόσφατο σχέδιο κυκλοφορίας.
Το σχέδιο είναι αρκετά ισχυρό για να στηριχθεί. Αντί να ξεκινήσετε από την αρχή, εστιάστε πρώτα στο μεγαλύτερο κενό, βελτιώστε αυτό το τμήμα και διατηρήστε αυτό που ήδη λειτουργεί. Μετά από κάθε αναθεώρηση, ελέγξτε αν η πρόταση είναι σαφέστερη, πιο αξιόπιστη και πιο χρήσιμη για τους ηγέτες που αποφασίζουν εάν θα χρηματοδοτήσουν το έργο.
Πώς γίνεται βελτιώσει το σχέδιο πρότασης επαναλαμβάνοντας;
Χρησιμοποιήστε αυτούς τους ελέγχους διαδοχικών προσεγγίσεων για να κάνετε εστιασμένες αλλαγές που ενισχύουν το πρόχειρο: Στόχος, Ακροατήριο, Περιορισμοί, Αποδεικτικά στοιχεία και Δομή.
Στόχος: Εστίασε εκ νέου το πρόχειρο στην απόφαση που χρειάζεσαι
| Πριν: Πρόχειρο Copilot | Μετά: Αναθεωρημένη έκδοση |
|---|---|
| «Η παρούσα πρόταση περιγράφει το πεδίο εφαρμογής και τους στόχους μιας πρωτοβουλίας βελτίωσης της υποβολής εκθέσεων.» | "Αυτή η πρόταση συνιστά μια σταδιακή ανάπτυξη για την αυτοματοποίηση της εβδομαδιαίας αναφοράς κατάστασης για τέσσερις ομάδες, ώστε οι ηγέτες να μπορούν να δουν τους κινδύνους και τις καθυστερήσεις νωρίτερα, μειώνοντας παράλληλα τη χειρωνακτική εργασία που απαιτείται για την προετοιμασία των ενημερώσεων". |
| Τι αφήνει ασαφές αυτό το σχέδιο: Παραμένει γενική και δεν λέει με σαφήνεια ποια απόφαση πρέπει να λάβουν τα εκτελεστικά ενδιαφερόμενα μέρη. | Τι βελτιώθηκε: Η αναθεώρηση ονομάζει την ενέργεια, ορίζει το πρώτο βήμα και εξηγεί αμέσως την επιχειρηματική αξία. |
Ρωτήστε το Copilot
"Αναθεωρήστε το άνοιγμα, ώστε η σύσταση, το πεδίο εφαρμογής της πρώτης φάσης και η εκτελεστική απόφαση να είναι σαφή στις δύο πρώτες προτάσεις".
Ακροατήριο: Προσαρμογή του πρόχειρου για εκτελεστικούς ενδιαφερόμενους
| Πριν: Πρόχειρο Copilot | Μετά: Αναθεωρημένη έκδοση |
|---|---|
| "Με την πάροδο του χρόνου, αρκετές ομάδες έχουν χρησιμοποιήσει διαφορετικές προσεγγίσεις αναφοράς και υπάρχουν συνεχείς συζητήσεις σχετικά με τη συνέπεια των διαδικασιών και την ποιότητα ενημέρωσης". | «Σήμερα, οι ομάδες συγκεντρώνουν εβδομαδιαίες ενημερώσεις χειροκίνητα και χρησιμοποιούν ασυνεπείς μορφές, καθιστώντας πιο δύσκολο για τους ηγέτες να εντοπίσουν κινδύνους και καθυστερήσεις σε όλα τα προγράμματα». |
| Τι αφήνει ασαφές αυτό το σχέδιο: Ξοδεύει χρόνο στο γενικό υπόβαθρο αντί να πλαισιώνει γρήγορα το επιχειρηματικό πρόβλημα. | Τι βελτιώθηκε: Η αναθεώρηση δίνει στα στελέχη το πλαίσιο που χρειάζονται χωρίς να καθυστερούν το σημείο. |
Ρωτήστε το Copilot
"Ξαναγράψτε αυτό για τους εκτελεστικούς ενδιαφερόμενους. Κρατήστε μόνο το πλαίσιο που εξηγεί το τρέχον πρόβλημα αναφοράς και γιατί έχει σημασία τώρα.
Περιορισμοί: Αποκοπή στο σωστό μήκος, εύρος και μορφοποίηση
| Πριν: Πρόχειρο Copilot | Μετά: Αναθεωρημένη έκδοση |
|---|---|
| "Αυτή η πρόταση περιλαμβάνει υπόβαθρο σε προηγούμενες συζητήσεις αναφοράς, εκτιμήσεις διαδικασίας, πολλαπλές επιλογές μελλοντικής κατάστασης και αρκετές παρατηρήσεις από συνομιλίες ομάδας". | «Αυτή η πρόταση επικεντρώνεται σε τέσσερα σημεία: το τρέχον πρόβλημα αναφοράς, το πιλοτικό στάδιο ένα, την αναμενόμενη αξία και την απόφαση που απαιτείται τώρα». |
| Τι αφήνει ασαφές αυτό το σχέδιο: Η ενότητα είναι πολύ ευρεία και δεν ταιριάζει με την αυστηρότερη μορφή που χρειάζονται τα στελέχη. | Τι βελτιώθηκε: Η αναθεώρηση περιορίζει το εύρος και διευκολύνει τον γρήγορο έλεγχο του περιεχομένου. |
Ρωτήστε το Copilot
"Σφίξτε αυτό το τμήμα για αναθεώρηση από εκτελεστικά στελέχη. Αφαιρέστε φόντο χαμηλής αξίας και διατηρήστε μόνο ό,τι υποστηρίζει τη σύσταση πρώτης φάσης".
Αποδεικτικά στοιχεία: Προσθέστε συγκεκριμένες λεπτομέρειες που υποστηρίζουν τη σύσταση
| Πριν: Πρόχειρο Copilot | Μετά: Αναθεωρημένη έκδοση |
|---|---|
| «Αυτή η πρωτοβουλία θα δημιουργήσει σημαντικά κέρδη αποδοτικότητας και θα βελτιώσει την ορατότητα μεταξύ των ομάδων». | «Αυτή η πρωτοβουλία θα αυτοματοποιήσει την εβδομαδιαία συλλογή καταστάσεων για τις πιλοτικές ομάδες, θα μειώσει τον χρόνο που δαπανάται για τη σύνταξη ενημερώσεων και θα δώσει στους ηγέτες μια πιο συνεπή εικόνα των κινδύνων, των καθυστερήσεων και των ιδιοκτητών καθ 'όλη τη διάρκεια του εβδομαδιαίου κύκλου αναφοράς». |
| Τι αφήνει ασαφές αυτό το σχέδιο: Υπόσχεται βελτίωση, αλλά δεν εξηγεί ποιες αλλαγές ή γιατί ο ισχυρισμός πρέπει να φαίνεται αξιόπιστος. | Τι βελτιώθηκε: Η αναθεώρηση συνδέει το όφελος με το πραγματικό πρόβλημα αναφοράς και εξηγεί τη συγκεκριμένη αξία της αυτοματοποίησης. |
Ρωτήστε το Copilot
"Κάντε αυτόν τον ισχυρισμό πιο συγκεκριμένο χρησιμοποιώντας τα τρέχοντα σημεία πόνου αναφοράς, το πιλοτικό πεδίο εφαρμογής και τις σημειώσεις πηγής".
Δομή: Μορφοποιήστε ξανά το πρόχειρο, ώστε να είναι πιο εύκολη η σάρωση και η εκτέλεση ενεργειών
| Πριν: Πρόχειρο Copilot | Μετά: Αναθεωρημένη έκδοση |
|---|---|
| "Αυτή η πρόταση συνιστά την έναρξη της προσπάθειας αυτοματοποίησης στην πρώτη φάση με επιλεγμένες ομάδες, ανάλογα με την ετοιμότητα στελέχωσης και εφαρμογής, και ζητά από την ηγεσία να επανεξετάσει τη σύσταση και το επόμενο". |
Σύσταση: Ξεκινήστε μια πιλοτική φάση πρώτης φάσης για τέσσερις ομάδες. Βασικές εξαρτήσεις: Επιβεβαιώστε τη στελέχωση, την υποβολή αναφορών και την ετοιμότητα ανάπτυξης. Απαιτείται απόφαση τώρα: Εγκρίνετε την πιλοτική εφαρμογή και το σχεδιασμό του επόμενου βήματος. |
| Τι αφήνει ασαφές αυτό το σχέδιο: Τα βασικά σημεία είναι όλα παρόντα, αλλά είναι συσκευασμένα μαζί με τρόπο που καθιστά δυσκολότερη τη σάρωση και τη γρήγορη δράση. | Τι βελτιώθηκε: Η αναθεώρηση διαχωρίζει τα κύρια σημεία σε μια μορφή που τα στελέχη μπορούν να αναθεωρήσουν ταχύτερα. |
Ρωτήστε το Copilot
"Αναμορφώστε το ως μια σύντομη σύνοψη με τρεις κουκκίδες: σύσταση, βασικές εξαρτήσεις και απαιτείται απόφαση τώρα".
Λίστα ελέγχου γρήγορης ετοιμότητας
Πριν προχωρήσετε, επιβεβαιώστε ότι κάθε αναθεώρηση βελτίωσε έναν από τους πέντε φακούς:
✔️ Στόχος: Το προσχέδιο υποστηρίζει τώρα την απόφαση που πρέπει να λάβουν τα στελέχη.
✔️ Ακροατήριο: Ο τόνος και το επίπεδο λεπτομέρειας ταιριάζουν στα εκτελεστικά μέλη.
✔️ Περιορισμοί: Το μήκος, το εύρος και η μορφή ελέγχονται.
✔️ Αποδεικτικά στοιχεία: Οι ισχυρισμοί είναι συγκεκριμένοι και βασίζονται στο σενάριο αναφοράς.
✔️ Δομή: Το σχέδιο πρότασης είναι εύκολο να σαρωθεί και να αναληφθεί δράση.
Εάν μια περιοχή είναι αδύναμη, επαναλάβετε ξανά. Μια δεύτερη ή τρίτη αναθεώρηση είναι φυσιολογική. Κατεβάστε το Iterate στην έξοδο Copilot για να λάβετε καλύτερα αποτελέσματα Οδηγός γρήγορης αναφοράς, ένας πρακτικός πόρος που μπορείτε να επισκεφθείτε ξανά καθώς εργάζεστε.
Γιατί οι διαδοχικές προσεγγίσεις είναι σημαντικές
Ένα πρώτο προσχέδιο δεν χρειάζεται να είναι τέλειο. Όταν η κατεύθυνση είναι σωστή, οι διαδοχικές προσεγγίσεις σάς βοηθούν να ενισχύσετε τα αδύνατα σημεία, να διατηρήσετε ό,τι λειτουργεί και να βελτιώσετε την πρόταση χωρίς να ξεκινήσετε από την αρχή.
Συμβουλή
Κατεβάστε το Iterate στην έξοδο Copilot για να λάβετε καλύτερα αποτελέσματα Οδηγός γρήγορης αναφοράς, ένας πρακτικός πόρος που μπορείτε να επισκεφθείτε ξανά καθώς εργάζεστε.