Microsoft 365 Copilot μπορεί να δημιουργήσει ένα τελειοποιημένο πρώτο προσχέδιο, αλλά δεν σημαίνει ότι έχει ολοκληρωθεί. Η διάγνωση σάς βοηθά να εντοπίσετε ελλιπείς, ασαφείς, μη υποστηριζόμενες ή παρωχημένες πληροφορίες πριν από την αναθεώρηση.
Σε αυτό το σενάριο, θα εξετάσετε μια πρόταση που δημιουργείται από το Copilot και θα προσδιορίσετε βασικά κενά προτού προχωρήσετε στη βελτίωσή της με επαναλήψεις.
Σενάριο: Ελέγξτε ένα πρόχειρο πρότασης που δημιουργείται από το Copilot πριν το αλλάξετε
Προετοιμάζετε μια πρόταση για τους εκτελεστικούς ενδιαφερόμενους σχετικά με την αυτοματοποίηση της εβδομαδιαίας αναφοράς κατάστασης σε διάφορες ομάδες. Σήμερα, οι διευθυντές συλλέγουν ενημερώσεις με μη αυτόματο τρόπο, οι μορφές αναφοράς ποικίλλουν και οι ηγέτες δεν έχουν συνεπή εικόνα των κινδύνων, των καθυστερήσεων και της ιδιοκτησίας.
Η πρόταση συνιστά ένα μικρό πιλοτικό πρόγραμμα πριν από την ευρύτερη ανάπτυξη. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε Microsoft 365 Copilot για να συντάξετε την πρόταση από σημειώσεις σχεδιασμού, δείγματα αναφορών, σχόλια ομάδας, σχέδια ανάπτυξης και εκτιμήσεις εξοικονόμησης χρόνου.
Εκ πρώτης όψεως, η πρόταση φαίνεται πλήρης. Αλλά η γυαλισμένη γλώσσα μπορεί να κρύψει σημαντικά κενά. Ορισμένοι ισχυρισμοί υπερεκτιμώνται, οι κίνδυνοι και η ιδιοκτησία είναι ασαφείς και τμήματα του χρονοδιαγράμματος μπορεί να είναι ξεπερασμένα. Πριν από την αναθεώρηση, διαγνώστε πού υστερεί το προσχέδιο και εστιάστε σε αυτό που έχει μεγαλύτερη σημασία.
Πώς γίνεται εφαρμόζονται τα κριτήρια διάγνωσης στο σχέδιο πρότασης;
Καθώς εξετάζετε την πρόταση εβδομαδιαίας αναφοράς κατάστασης, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τα ακόλουθα κριτήρια για να προσδιορίσετε τι λείπει, είναι ασαφές ή είναι δύσκολο για ένα στέλεχος να αναλάβει δράση.
- Αποφάσεις: Οι αποφάσεις διαχωρίζονται σαφώς από τις συζητήσεις;
- Κίνδυνοι: Είναι ορατά τα εμπόδια, οι συμβιβασμοί ή οι αβεβαιότητες;
- Πλαίσιο: Θα καταλάβαινε κάποιος έξω από τη συζήτηση τι έχει σημασία και γιατί;
- Ειδικότητα: Είναι οι δηλώσεις αρκετά συγκεκριμένες για να δράσουμε;
- Φρεσκάδα: Το προσχέδιο αντικατοπτρίζει το τελευταίο σχέδιο;
Στη συνέχεια, εφαρμόστε κάθε κριτήριο για να εντοπίσετε πού υστερεί το σχέδιο.
Οι αποφάσεις είναι ασαφείς
Η πρόταση αναφέρει ότι οι ηγέτες «εξέτασαν διάφορες επιλογές ανάπτυξης», αλλά δεν αναφέρει σαφώς ποια απόφαση πρέπει να λάβουν τώρα οι εκτελεστικοί ενδιαφερόμενοι - να εγκρίνουν ένα μικρό πιλοτικό πρόγραμμα, να εκχωρήσουν προσωπικό, να ζητήσουν αναθεωρήσεις ή να καθυστερήσουν το έργο. Το σχέδιο αναμιγνύει τη συζήτηση με τη λήψη αποφάσεων.
Ρωτήστε το Copilot:
"Ποια απόφαση ζητά αυτή η πρόταση από τους εκτελεστικούς ενδιαφερόμενους να λάβουν και τι εξακολουθεί να ακούγεται ανεπίλυτο, υποθετικό ή ανοιχτό
Οι κίνδυνοι δεν εξηγούνται επαρκώς
Η πρόταση παρουσιάζει την αυτοματοποίηση ως μια απλή βελτίωση, αλλά οι σημειώσεις σας δείχνουν εξαρτήσεις γύρω από το προσωπικό, την ποιότητα των δεδομένων και την ετοιμότητα υιοθέτησης. Αυτοί οι κίνδυνοι επηρεάζουν την εμπιστοσύνη, το χρονοδιάγραμμα και το εύρος ανάπτυξης.
Ρωτήστε το Copilot:
"Ποιοι κίνδυνοι, εξαρτήσεις ή αβεβαιότητες που σχετίζονται με τον πιλότο εβδομαδιαίας αναφοράς κατάστασης υπονοούνται αλλά δεν αναφέρονται σαφώς σε αυτό το σχέδιο;"
Λείπουν συμφραζόμενα
Η σύσταση βασίζεται σε «υπάρχουσες βελτιώσεις αναφοράς», αλλά ποτέ δεν εξηγεί με σαφήνεια τα τρέχοντα προβληματικά σημεία: οι ομάδες εξακολουθούν να συγκεντρώνουν ενημερώσεις με μη αυτόματο τρόπο, οι μορφές διαφέρουν και οι ηγέτες δεν έχουν συνεπή εικόνα των κινδύνων και των καθυστερήσεων. Χωρίς πλαίσιο, η σύσταση φαίνεται λιγότερο επείγουσα και λιγότερο γειωμένη.
Ρωτήστε το Copilot:
"Ποιο υπόβαθρο, ιδιοκτησία ή λεπτομέρειες χρονοδιαγράμματος λείπουν για να καταλάβει ένας εκτελεστικός αναγνώστης γιατί αυτή η πρόταση έχει σημασία τώρα;"
Η γλώσσα στερείται εξειδίκευσης
Φράσεις όπως "βελτίωση της ορατότητας" ή "εξοικονόμηση χρόνου" ακούγονται χρήσιμες, αλλά δεν εξηγούν ποιος ωφελείται, τι αλλαγές ή ποια φάση περιλαμβάνει.
Ρωτήστε το Copilot:
"Ποια μέρη αυτής της πρότασης είναι πολύ ευρεία ή γενικευμένα για να υποστηρίξουν τη δράση των εκτελεστικών ενδιαφερομένων;"
Οι πληροφορίες ενδέχεται να μην είναι πρόσφατες
Το πρόχειρο χρησιμοποιεί μια λωρίδα χρόνου και μια περιγραφή κυκλοφορίας που δεν ταιριάζουν πλήρως με τις πιο πρόσφατες σημειώσεις σχεδιασμού. Η διατύπωση ακούγεται λογική, αλλά μπορεί να μεταφέρει παλαιότερες υποθέσεις σχετικά με το πεδίο εφαρμογής, τους ιδιοκτήτες ή το χρονοδιάγραμμα έναρξης.
Ρωτήστε το Copilot:
"Τι σε αυτήν την πρόταση μπορεί να είναι ξεπερασμένο, με βάση προηγούμενες εκδόσεις του σχεδίου ανάπτυξης ή τις σημειώσεις πηγής;"
Πώς μοιάζει η διάγνωση στην πράξη;
Παράδειγμα: Διάγνωση παραγράφου αδύναμης πρότασης
Σύνταξη Copilot:
«Αυτή η πρωτοβουλία θα βελτιώσει την ορατότητα μεταξύ των ομάδων και θα δημιουργήσει σημαντικά κέρδη αποδοτικότητας μέσω της αυτοματοποίησης».
Με την πρώτη ματιά, αυτό ακούγεται καλογυαλισμένο - αλλά η διάγνωση δείχνει γιατί δεν είναι ακόμα αρκετά ισχυρό για εκτελεστικό έλεγχο.
Τι αποκαλύπτει η διάγνωση:
| Περιοχή | Τι πρέπει να αναζητήσετε | Τι λείπει σε αυτό το πρόχειρο | Γιατί έχει σημασία |
|---|---|---|---|
| Αποφάσεις | Σαφή αποτελέσματα ή εγκεκριμένη κατεύθυνση. | Η παράγραφος δεν αναφέρει τι ζητείται από τους ηγέτες να εγκρίνουν, όπως τα επόμενα βήματα, η χρηματοδότηση ή ένα χρονοδιάγραμμα. | Χωρίς μια σαφή απόφαση, οι ενδιαφερόμενοι δεν μπορούν να προχωρήσουν ή να ευθυγραμμιστούν στα επόμενα βήματα. |
| Κίνδυνοι | Αποκλεισμός, εξαρτήσεις ή συμβιβασμοί. | Οι εξαρτήσεις όπως η ικανότητα στελέχωσης, η ετοιμότητα υιοθέτησης και η συνέπεια των δεδομένων δεν αναφέρονται. | Η απουσία κινδύνων μπορεί να δημιουργήσει εσφαλμένη εμπιστοσύνη και να οδηγήσει σε καθυστερήσεις ή προβλήματα κατά την εκτέλεση. |
| Περιβάλλον | Ποιος, τι, πότε και γιατί έχει σημασία η εργασία. | Το σχέδιο δεν εξηγεί το τρέχον πρόβλημα, όπως οι προκλήσεις με τη χειροκίνητη υποβολή εκθέσεων. | Χωρίς πλαίσιο, οι ηγέτες μπορεί να μην κατανοούν τον επείγοντα χαρακτήρα ή την αξία της σύστασης. |
| Ειδικότητα | Συγκεκριμένες, εφαρμόσιμες λεπτομέρειες. | Φράσεις όπως "σημαντική βελτίωση της αποτελεσματικότητας" είναι ασαφείς και δεν συνδέονται με μετρήσιμα αποτελέσματα. | Η ασαφής διατύπωση καθιστά δύσκολη την αξιολόγηση του αντικτύπου ή τη λήψη μέτρων βάσει της σύστασης. |
| Φρεσκάδα | Εάν οι πληροφορίες αντιπροσωπεύουν την πιο πρόσφατη κατάσταση. | Δεν είναι σαφές εάν οι αξιώσεις ευθυγραμμίζονται με τις πιο πρόσφατες εκτιμήσεις για το πεδίο εφαρμογής ή την εξοικονόμηση χρόνου. | Οι παρωχημένες ή μη επαληθευμένες πληροφορίες μπορούν να μειώσουν την αξιοπιστία και να οδηγήσουν σε κακές αποφάσεις. |
Η διάγνωση καθιστά ορατό το κενό: το σχέδιο ακούγεται ισχυρό, αλλά εξακολουθεί να μην λέει στους ηγέτες αρκετά για να λάβουν μια σίγουρη απόφαση.
Γρήγορος έλεγχος ετοιμότητας
Πριν προχωρήσετε, επιβεβαιώστε ότι μπορείτε να απαντήσετε σε αυτές τις ερωτήσεις:
✔️ Αποφάσεις: Ποια απόφαση είναι ασαφής ή αδήλωτη;
✔️ Κίνδυνοι: Ποιοι κίνδυνοι, αποκλεισμός ή εξαρτήσεις λείπουν;
✔️ Πλαίσιο: Ποιο πλαίσιο σχετικά με το τρέχον πρόβλημα αναφοράς θεωρείται μάλλον παρά εξηγείται;
✔️ Ειδικότητα: Ποια διατύπωση είναι υπερβολικά ασαφής για να υποστηρίξει δράση;
✔️ Φρεσκάδα: Ποιες λεπτομέρειες μπορεί να χρειάζονται έλεγχο φρεσκάδας σε σχέση με το πιο πρόσφατο σχέδιο κυκλοφορίας;
Εάν μπορείτε να ονομάσετε με σαφήνεια τα κενά, η διάγνωση είναι πλήρης. Εάν όχι, μείνετε σε αυτό το βήμα πριν προχωρήσετε στην επανάληψη. Κατεβάστε τον οδηγό γρήγορης αναφοράς " Διάγνωση του τι λείπει" στην έξοδο Copilot , έναν πρακτικό πόρο στον οποίο μπορείτε να επισκεφθείτε ξανά καθώς εργάζεστε.
Γιατί η διάγνωση έχει σημασία
Ένα καλογυαλισμένο σχέδιο μπορεί να δημιουργήσει ψευδή εμπιστοσύνη. Το Copilot μπορεί να παράγει γλώσσα που ακούγεται πλήρης, παραλείποντας τις αποφάσεις, τους κινδύνους, το πλαίσιο ή τις τρέχουσες λεπτομέρειες που χρειάζονται οι ενδιαφερόμενοι. Η διάγνωση σας βοηθά να επιβραδύνετε, να προσδιορίσετε τι έχει μεγαλύτερη σημασία και να αναθεωρήσετε με έναν σαφέστερο σκοπό.
Συμβουλή
Κατεβάστε τον οδηγό γρήγορης αναφοράς "Διάγνωση του τι λείπει" στην έξοδο Copilot, έναν πρακτικό πόρο στον οποίο μπορείτε να επισκεφθείτε ξανά καθώς εργάζεστε.