Microsoft 365 Copilot μπορεί να σας βοηθήσει να παράγετε γρήγορα πολλά είδη αποτελεσμάτων, είτε εξετάζετε μια σύνοψη, ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, μια ανάλυση, ένα σχέδιο, μια ανακεφαλαίωση σύσκεψης ή μια ενημέρωση πολιτικής. Αυτή η ταχύτητα είναι χρήσιμη, αλλά μια εκλεπτυσμένη απάντηση δεν είναι πάντα πλήρης. Προτού ενεργήσετε στα αποτελέσματα του Copilot, αφιερώστε λίγο χρόνο για να επιθεωρήσετε και να διαγνώσετε τι μπορεί να λείπει, να είναι ασαφές, αδύναμο, υπερβολικά γενικευμένο ή ξεπερασμένο.
Τι σημαίνει η διάγνωση εξόδου Copilot;
Διάγνωση σημαίνει να κοιτάς μία απάντηση και να ρωτάς: Τι συμβαίνει ή τι λείπει; Πριν διορθώσετε κάτι, θέλετε να προσδιορίσετε τα κενά που έχουν σημασία, ώστε να μπορείτε να αποφασίσετε τι να αμφισβητήσετε, να διευκρινίσετε ή να βελτιώσετε προτού προχωρήσετε.
Μια χρήσιμη διάγνωση είναι συγκεκριμένη. Αντί να πείτε «αυτό φαίνεται μακριά», ονομάστε το ζήτημα: οι αποφάσεις είναι ασαφείς, οι κίνδυνοι λείπουν, το πλαίσιο είναι ελλιπές, η διατύπωση είναι πολύ ασαφής ή οι πληροφορίες μπορεί να είναι ξεπερασμένες. Αυτό διευκολύνει το επόμενο βήμα και σας βοηθά να αποφύγετε να εκτελέσετε ενέργειες σε έξοδο που ακούγεται ολοκληρωμένη αλλά δεν είναι.
Πώς γίνεται διαγνώσουμε τι λείπει στην έξοδο Copilot;
Χρησιμοποιήστε αυτό το πλαίσιο για να επιθεωρήσετε γρήγορα ένα μόνο κομμάτι εξόδου του Copilot και να εντοπίσετε τι μπορεί να λείπει, να είναι ασαφές, αδύναμο ή ξεπερασμένο προτού ενεργήσετε ή το μοιραστείτε. Το πλαίσιο περιλαμβάνει αποφάσεις, κινδύνους, πλαίσιο, ειδικότητα και φρεσκάδα.
Αποφάσεις
Οι αποφάσεις δηλώνονται με σαφήνεια ή απλώς συζητούνται;
| Τι πρέπει να αναζητήσετε | Ένδειξη αδυναμίας | Ρωτήστε το Copilot |
|---|---|---|
| Ελέγξτε αν το αποτέλεσμα διαχωρίζει σαφώς αυτό που έχει αποφασιστεί από αυτό που είναι ακόμα ανοιχτό. Μια χρήσιμη απάντηση δεν πρέπει να θολώνει τη συζήτηση με το αποτέλεσμα. | "Η ομάδα συζήτησε τις επιλογές λωρίδας χρόνου." |
"Ποιες αποφάσεις αναφέρονται σαφώς σε αυτό το αποτέλεσμα;" "Τι φαίνεται ανεπίλυτο, υποτιθέμενο ή ανοιχτό ;" «Αναφέρετε τυχόν αποφάσεις που μπορεί να λείπουν ή να είναι ασαφείς». |
Κίνδυνοι
Ποιοι κίνδυνοι, εμπόδια ή αβεβαιότητες μπορεί να λείπουν;
| Τι πρέπει να αναζητήσετε | Ένδειξη αδυναμίας | Ρωτήστε το Copilot |
|---|---|---|
| Ψάξτε για ανοιχτούς κινδύνους, αναστολές, συμβιβασμούς ή αβεβαιότητα. Εάν η απάντηση ακούγεται πολύ ομαλή ή τελική, ενδέχεται να κρύβονται σημαντικά όρια. | «Όλα είναι σε καλό δρόμο και έτοιμα να προχωρήσουμε». |
"Ποιοι κίνδυνοι, αναστολείς ή αβεβαιότητες υπονοούνται αλλά δεν δηλώνονται;" "Πού θα μπορούσε αυτό το αποτέλεσμα να ακούγεται υπερβολικά σίγουρο ή ελλιπές;" "Ποιοι συμβιβασμοί πρέπει να είναι ορατοί εδώ;" |
Περιβάλλον
Το αποτέλεσμα περιλαμβάνει αρκετό πλαίσιο για να σταθεί από μόνο του;
| Τι πρέπει να αναζητήσετε | Ένδειξη αδυναμίας | Ρωτήστε το Copilot |
|---|---|---|
| Ελέγξτε αν το αποτέλεσμα περιλαμβάνει το πλαίσιο που θα χρειαζόταν κάποιος για να το κατανοήσει χωρίς την αρχική συνομιλία ή το υλικό προέλευσης, όπως ενδιαφερόμενοι, κάτοχοι, λωρίδες χρόνου, φόντο ή εξαρτήσεις. | «Προσδιορίστηκαν τα επόμενα βήματα, αλλά οι ιδιοκτήτες και τα χρονοδιαγράμματα δεν καθορίστηκαν». |
"Ποιοι ενδιαφερόμενοι, χρονοδιαγράμματα ή εξαρτήσεις λείπουν;" "Ποιο υπόβαθρο θα χρειαζόταν ένα νέο μέλος της ομάδας για να το καταλάβει αυτό;" "Ποιο πλαίσιο θεωρείται μάλλον παρά εξηγείται;" |
Ειδικότητα
Είναι το αποτέλεσμα αρκετά συγκεκριμένο για να ενεργήσετε;
| Τι πρέπει να αναζητήσετε | Ένδειξη αδυναμίας | Ρωτήστε το Copilot |
|---|---|---|
| Προσέξτε για αόριστη, γενική ή χαμηλή διατύπωση. Το καλό αποτέλεσμα είναι αρκετά συγκεκριμένο για να υποστηρίξει κατανόηση ή δράση. | "Κοινοποιήθηκαν πολλές ενημερώσεις". «Συζητήθηκαν βασικά θέματα». «Τα επόμενα βήματα σκιαγραφήθηκαν». |
"Ποιες λεπτομέρειες σε αυτό το αποτέλεσμα είναι πολύ ευρείες ή γενικευμένες;" "Ποια μέρη στερούνται αρκετών λεπτομερειών για να ενεργήσουν;" "Ποιες σημαντικές πληροφορίες θα μπορούσαν να έχουν ισοπεδωθεί ή παραλειφθεί;" |
Φρεσκάδα
Το αποτέλεσμα αντικατοπτρίζει την πιο ενημερωμένη κατάσταση της εργασίας;
| Τι πρέπει να αναζητήσετε | Ένδειξη αδυναμίας | Ρωτήστε το Copilot |
|---|---|---|
| Ελέγξτε αν το αποτέλεσμα αντικατοπτρίζει τις πιο πρόσφατες αποφάσεις, ενημερώσεις και εξαρτήσεις. Το Copilot μπορεί να συνοψίσει με ακρίβεια, αλλά εξακολουθεί να μην επηρεάζει το αποτέλεσμα. | "Η περίληψη αντικατοπτρίζει το αρχικό σχέδιο, αλλά οι πρόσφατες αλλαγές δεν αναφέρονται". |
"Τι σε αυτό το αποτέλεσμα μπορεί να είναι ξεπερασμένο, υποτιθέμενο ή όχι πλέον τρέχον;" "Ποιες πρόσφατες ενημερώσεις θα πρέπει να συμπεριληφθούν;" "Πού θα πρέπει να επιβεβαιώσω την πιο πρόσφατη κατάσταση πριν τη χρησιμοποιήσω;" |
Παράδειγμα: Διάγνωση ασθενούς απόκρισης
Ξεκινήστε εξετάζοντας την έξοδο Copilot ως έχει και, στη συνέχεια, ονομάστε τι λείπει ή είναι ασαφές χρησιμοποιώντας τις πέντε περιοχές διάγνωσης. Αυτό είναι το νόημα της διάγνωσης: όχι ξαναγράφοντας το αποτέλεσμα ακόμα, αλλά προσδιορίζοντας γιατί δεν είναι έτοιμο για χρήση ως έχει.
Έξοδος Copilot
"Η ομάδα συζήτησε το χρονοδιάγραμμα του έργου και την ευθυγράμμιση μεταξύ των ομάδων. Σκιαγραφήθηκαν τα επόμενα βήματα».
Τι αποκαλύπτει η διάγνωση
| Περιοχή διάγνωσης | Τι λείπει ή τι δεν είναι σαφές |
|---|---|
| Αποφάσεις | Δεν αναφέρεται σαφές αποτέλεσμα. Δεν είναι σαφές εάν μια ημερομηνία συμφωνήθηκε ή συζητήθηκε μόνο. |
| Κίνδυνοι | Δεν υπάρχουν εμπόδια, συμβιβασμοί ή αβεβαιότητα. |
| Περιβάλλον | Δεν κατονομάζονται κάτοχοι, ομάδες ή εξαρτήσεις. |
| Ειδικότητα | Η "ευθυγράμμιση μεταξύ ομάδων" και τα "επόμενα βήματα" είναι πολύ ασαφή για να δράσουμε. |
| Φρεσκάδα | Δεν είναι σαφές εάν αυτό αντικατοπτρίζει την τελευταία κατάσταση του έργου. |
Λίστα ελέγχου γρήγορης ετοιμότητας
Πριν βασιστείτε στην έξοδο Copilot, επιβεβαιώστε:
✔️ Αποφάσεις: Τα αποτελέσματα είναι σαφή, όχι μόνο συζήτηση.
✔️ Κίνδυνοι: Η αβεβαιότητα, οι αποκλεισμοί ή οι συμβιβασμοί είναι ορατοί.
✔️ Περιβάλλον: Περιλαμβάνονται κάτοχοι, χρονοδιαγράμματα, εξαρτήσεις και παρασκήνιο.
✔️ Ειδικότητα: Οι λεπτομέρειες είναι συγκεκριμένες, όχι γλώσσα πλήρωσης.
✔️ Φρεσκάδα: Αντικατοπτρίζεται η τελευταία γνωστή κατάσταση.
Εάν κάποιο από αυτά είναι ασαφές, παρακολουθήστε πριν προχωρήσετε. Κατεβάστε τον οδηγό γρήγορης αναφοράς " Διάγνωση του τι λείπει" στην έξοδο Copilot , έναν πρακτικό πόρο στον οποίο μπορείτε να επισκεφθείτε ξανά καθώς εργάζεστε.
Γιατί η διάγνωση των αποτελεσμάτων έχει σημασία
Το Copilot επιταχύνει τη σκέψη, αλλά η ταχύτητα μπορεί να κρύψει κενά. Όταν η έξοδος φαίνεται άπταιστη, είναι εύκολο να υποθέσουμε ότι είναι πλήρης και να προχωρήσουμε. Η διάγνωση σας επιβραδύνει αρκετά ώστε να εντοπίσετε τι θα μπορούσε να παραπλανήσει τις αποφάσεις, να δημιουργήσει επανεπεξεργασία ή να διαβρώσει την εμπιστοσύνη εάν κοινοποιηθεί πολύ νωρίς.
Με τη διάγνωση πριν ενεργήσετε, εσείς:
- Αποτρέψτε την ψευδή εμπιστοσύνη. Η σαφής διατύπωση μπορεί να αποκρύψει αποφάσεις, κινδύνους ή υποθέσεις που λείπουν.
- Προστατεύστε την κατάντη εργασία. Ο έγκαιρος εντοπισμός κενών αποφεύγει δαπανηρές αναθεωρήσεις, κακή ευθυγράμμιση ή συναντήσεις παρακολούθησης.
- Βελτιώστε τη συνεργασία. Ονομάζοντας ό,τι λείπει βοηθά τους ενδιαφερόμενους να εστιάσουν στις σωστές ερωτήσεις και όχι μόνο στο αποτέλεσμα.
- Χρησιμοποιήστε το Copilot πιο αποτελεσματικά. Η διάγνωση μετατρέπει την αόριστη δυσαρέσκεια σε συγκεκριμένα σήματα που μπορείτε να βελτιώσετε στη συνέχεια.
Εν ολίγοις, η διάγνωση είναι ο τρόπος με τον οποίο διατηρείτε τον έλεγχο της κρίσης. Το Copilot σάς βοηθά να κινείστε πιο γρήγορα, αλλά η διάγνωση διασφαλίζει ότι κινείστε προς τη σωστή κατεύθυνση.
Συμβουλή
Κατεβάστε τον οδηγό γρήγορης αναφοράς "Διάγνωση του τι λείπει" στην έξοδο Copilot, έναν πρακτικό πόρο στον οποίο μπορείτε να επισκεφθείτε ξανά καθώς εργάζεστε.