Παρακολούθηση αποθέματος προϊόντων

Προτού ξεκινήσετε να δημιουργείτε το δικό σας απόθεμα στο Excel, είναι καλή ιδέα να ρίξετε μια ματιά σε ορισμένα από τα υπάρχοντα πρότυπα που μπορείτε να κατεβάσετε και να χρησιμοποιήσετε. Αυτά τα πρότυπα μπορούν να αλλάξουν για να λειτουργούν όπως χρειάζεστε.

1. Ανοίξτε το Excel ή, εάν το Excel είναι ήδη ανοιχτό, επιλέξτε Αρχείο > Δημιουργία.

2. Στο πλαίσιο αναζήτησης, πληκτρολογήστε "απόθεμα" ή κάτι παρόμοιο.

3. Περιηγηθείτε στα αποτελέσματα. Εάν κάνετε κλικ σε μία από τις επιλογές, θα δείτε ένα μεγαλύτερο στιγμιότυπο οθόνης και μια περιγραφή του προτύπου.
   
   

4. Αφού βρείτε αυτό που θέλετε, επιλέξτε Δημιουργία.

5. Το πρότυπο θα ανοίξει στο Excel. Αρχίστε να το χρησιμοποιείτε ως έχει ή ενημερώστε το πρότυπο για οτιδήποτε χρειάζεστε.

Ίσως το πιο σημαντικό τμήμα μιας λίστας απογραφής που σας βοηθά να παρακολουθείτε τα πάντα είναι η επιλογή των σωστών κεφαλίδων στηλών. Είναι αδύνατο να γνωρίζετε ποιες είναι οι συγκεκριμένες επιχειρηματικές ανάγκες σας, αλλά υπάρχουν ορισμένες κοινές κεφαλίδες στηλών που συνιστάται να χρησιμοποιήσετε. Ακολουθεί μια λίστα με ορισμένες περιγραφές για την καθεμία:

• Αναγνωριστικό αποθέματος - χρησιμοποιήστε το για να δημιουργήσετε ένα μοναδικό αναγνωριστικό για τα στοιχεία σας.

• Όνομα στοιχείου - το όνομα των στοιχείων. Τα αναγνωριστικά αποθέματος βοηθούν να ξεχωρίζετε παρόμοια στοιχεία ή στοιχεία αντικατάστασης όταν ένα στοιχείο έχει καταργηθεί και μια νέα έκδοση το αντικαθιστά.

• Κατηγορία στοιχείου - κατηγορία για το στοιχείο, όπως "Αξεσουάρ".

• Ποσότητα σε απόθεμα - ποσότητα επί του παρόντος σε απόθεμα για το συγκεκριμένο στοιχείο.

• Κόστος ανά στοιχείο - αυτό θα μπορούσε να χρησιμοποιηθεί ως επαγγελματικό κόστος ανά στοιχείο ή θα μπορούσε να είναι η τρέχουσα τιμή ενός στοιχείου. Μπορείτε να προσθέσετε μια επιπλέον στήλη για να παρακολουθείτε και τα δύο, εάν αυτό είναι απαραίτητο.

• Συνολική τιμή αποθέματος - ποσότητα σε απόθεμα πολλαπλασιασμένο με το κόστος ανά στοιχείο. Είναι χρήσιμο να χρησιμοποιήσετε έναν απλό τύπο πολλαπλασιασμού, έτσι ώστε το Excel να υπολογίζει αυτόματα αυτόν τον τύπο καθώς αλλάζει η ποσότητα ή αλλάζει το κόστος ανά στοιχείο.

• Αναδιάταξη ορίου - χρησιμοποιήστε το για να ορίσετε ένα όριο για το πότε θα πρέπει να αναδιατάξετε ένα στοιχείο προτού εξαντληθεί το απόθεμα.

• Ημερομηνία τελευταίας αναδιάταξης - παρακολουθήστε πότε ήταν η τελευταία φορά που παραγγείλατε ένα στοιχείο για επαναδιατάξτε απόθεμα. Μπορεί να είναι χρήσιμο να γνωρίζετε, ειδικά εάν κάνετε συχνά αναδιάταξη ορισμένων στοιχείων, γεγονός που μπορεί να οδηγήσει στην αύξηση του ορίου αναδιάταξης.

• Έχει καταργηθεί - μπορεί να είναι χρήσιμο να παρακολουθείτε πότε δεν μεταφέρετε πλέον ένα στοιχείο στο απόθεμά σας.

• Σημειώσεις - προσθέστε τυχόν επιπλέον πληροφορίες που θέλετε να παρακολουθείτε ή θα πρέπει να τις γνωρίζει κάποιος, π.χ. εάν είναι δύσκολο να αναδιατάξετε ορισμένα προϊόντα από προμηθευτές.

Το Excel είναι ένα ισχυρό εργαλείο που μπορεί να μεταμορφώσει την εργασία σας και να σας εξοικονομήσει χρόνο και χρήμα. Ωστόσο, μπορεί επίσης να είναι δύσκολο να κατανοήσετε όλες τις δυνατότητες που μπορεί να θέλετε να χρησιμοποιήσετε. Ακολουθούν μερικές προτάσεις που μπορεί να είναι χρήσιμες με συνδέσεις σε άρθρα που εξηγούν πώς χρησιμοποιείτε τη δυνατότητα:

• Δημιουργήστε μια αναπτυσσόμενη λίστα στη στήλη κατηγοριών σας για να περιορίσετε τις επιλογές που μπορεί να επιλέξει κάποιος. Αυτό περιορίζει πιθανά λάθη ή τυπογραφικά λάθη.

• Χρησιμοποιήστε το Excel ως αριθμομηχανή , ώστε στοιχεία όπως η τιμή αποθέματος και πολλά άλλα να υπολογίζονται αυτόματα.

• Σταθεροποιήστε τμήματα παραθύρου για να κλειδώσετε γραμμές και στήλες , ώστε να είναι πιο εύκολο να δείτε τις κεφαλίδες των στηλών σας ακόμα και όταν πραγματοποιείτε κύλιση προς τα κάτω στη λίστα αποθέματος.

• Χρησιμοποιήστε μορφοποίηση υπό όρους για να επισημάνετε πληροφορίες, όπως όταν θέλετε να αλλάξετε τη σειρά ενός στοιχείου, επειδή είναι κάτω από το όριο αναδιάταξης.

• Φιλτράρετε δεδομένα από τη λίστα αποθέματος για να σας βοηθήσουν να εστιάσετε σε συγκεκριμένες κατηγορίες ή στοιχεία.