Όταν είναι ενεργοποιημένη η διαχείριση εκδόσεων σε μια λίστα ή βιβλιοθήκη, μπορείτε να αποθηκεύετε, να παρακολουθείτε και να επαναφέρετε στοιχεία σε μια λίστα και αρχεία μιας βιβλιοθήκης κάθε φορά που αλλάζουν. Η διαχείριση εκδόσεων, σε συνδυασμό με άλλες ρυθμίσεις, όπως η ανάληψη ελέγχου, σας παρέχουν τον έλεγχο του περιεχομένου που δημοσιεύεται στην τοποθεσία σας. Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε τη διαχείριση εκδόσεων για να προβάλετε ή να επαναφέρετε μια παλιά έκδοση μιας λίστας ή βιβλιοθήκης.

Επισκόπηση εκδόσεων

Οποιοσδήποτε διαθέτει δικαιώματα διαχείρισης λιστών μπορεί να ενεργοποιήσει ή να απενεργοποιήσει τη διαχείριση εκδόσεων για μια λίστα ή βιβλιοθήκη. Η Διαχείριση εκδόσεων είναι διαθέσιμη για στοιχεία λίστας σε όλους τους προεπιλεγμένους τύπους λίστας, συμπεριλαμβανομένων των ημερολογίων, των λιστών παρακολούθησης θεμάτων και των προσαρμοσμένων λιστών. Είναι επίσης διαθέσιμη για όλους τους τύπους αρχείων που μπορούν να αποθηκευτούν σε βιβλιοθήκες, συμπεριλαμβανομένων των σελίδων Τμημάτων Web. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τη ρύθμιση και τη χρήση της διαχείρισης εκδόσεων, ανατρέξτε στο θέμα Ενεργοποίηση και ρύθμιση παραμέτρων διαχείρισης εκδόσεων για λίστα ή βιβλιοθήκη.

Σημείωση: Εάν είστε πελάτης Microsoft 365, η διαχείριση εκδόσεων είναι πλέον ενεργοποιημένη από προεπιλογή όταν δημιουργείτε μια νέα βιβλιοθήκη ή λίστα και αποθηκεύει αυτόματα τις τελευταίες 500 εκδόσεις ενός εγγράφου. Αυτό θα σας βοηθήσει να αποτρέψετε την απώλεια σημαντικών εγγράφων ή δεδομένων. Εάν έχετε υπάρχουσες βιβλιοθήκες ή λίστες στην τοποθεσία σας ή στην τοποθεσία ομάδας σας που δεν έχουν ενεργοποιημένη τη διαχείριση εκδόσεων, μπορείτε να ενεργοποιήσετε τη διαχείριση εκδόσεων για αυτές ανά πάσα στιγμή.

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη διαχείριση εκδόσεων για να κάνετε τα εξής:

  • Παρακολούθηση ιστορικού μιας έκδοσης    Όταν είναι ενεργοποιημένη η διαχείριση εκδόσεων, μπορείτε να δείτε πότε άλλαξε ένα στοιχείο ή αρχείο και ποιος το άλλαξε. Μπορείτε επίσης να δείτε πότε άλλαξαν οι ιδιότητες (πληροφορίες σχετικά με το αρχείο). Για παράδειγμα, εάν κάποιος αλλάξει την ημερομηνία παράδοσης ενός στοιχείου λίστας, αυτές οι πληροφορίες εμφανίζονται στο ιστορικό εκδόσεων. Μπορείτε επίσης να δείτε τα σχόλια που κάνουν οι χρήστες όταν κάνουν έλεγχο αρχείων σε βιβλιοθήκες.

  • Επαναφορά προηγούμενης έκδοσης    Εάν έχετε κάνει κάποιο λάθος σε μια τρέχουσα έκδοση, εάν η τρέχουσα έκδοση είναι κατεστραμμένη ή εάν απλώς προτιμάτε μια προηγούμενη έκδοση, μπορείτε να αντικαταστήσετε την τρέχουσα έκδοση με μια προηγούμενη. Η έκδοση που αποκαταστάθηκε γίνεται η νέα τρέχουσα έκδοση.

  • Προβολή προηγούμενης έκδοσης    Μπορείτε να προβάλετε μια προηγούμενη έκδοση χωρίς να αντικατασταθεί η τρέχουσα έκδοση. Εάν προβάλετε το ιστορικό εκδόσεων σε ένα Microsoft Office έγγραφο, όπως ένα αρχείο του Word ή ένα αρχείο Excel, μπορείτε να συγκρίνετε τις δύο εκδόσεις για να προσδιορίσετε ποιες είναι οι διαφορές.

Εάν υπάρχουν εκδόσεις ορίων λίστας ή βιβλιοθήκης, θα πρέπει να βεβαιωθείτε ότι οι συνεργάτες έχουν ενημερωθεί ότι οι προηγούμενες εκδόσεις θα διαγραφούν όταν φτάσετε στο όριο έκδοσης.

Όταν είναι ενεργοποιημένη η διαχείριση εκδόσεων, δημιουργούνται εκδόσεις στις ακόλουθες περιπτώσεις:

  • Όταν δημιουργείται για πρώτη φορά ένα στοιχείο λίστας ή ένα αρχείο ή όταν αποστέλλεται ένα αρχείο.

    Σημείωση: Εάν απαιτείται ανάληψη ελέγχου αρχείου, πρέπει να μεταβιβάσετε τον έλεγχο του αρχείου για να δημιουργήσετε την πρώτη του έκδοση.

  • Κατά την αποστολή ενός αρχείου που έχει το ίδιο όνομα με ένα υπάρχον αρχείο.

  • Όταν αλλάζουν οι ιδιότητες ενός στοιχείου ή αρχείου λίστας.

  • Όταν ανοίγει και αποθηκεύεται ένα έγγραφο Office. Αφού ανοίξει ξανά ένα έγγραφο, θα δημιουργηθεί μια νέα έκδοση μετά την αποθήκευση μιας επεξεργασίας.

  • Περιοδικά, κατά την επεξεργασία και αποθήκευση Office εγγράφων. Δεν δημιουργούν όλες οι αλλαγές και οι αποθηκεύσεις νέες εκδόσεις. Κατά την αποθήκευση αλλαγών συχνά, για παράδειγμα, κάθε νέα έκδοση καταγράφει ένα χρονικό σημείο και όχι κάθε μεμονωμένη επεξεργασία. Αυτό είναι συνηθισμένο όταν η Αυτόματη αποθήκευση είναι ενεργοποιημένη.

  • Κατά τη σύνταξη από κοινού ενός εγγράφου, όταν ένας διαφορετικός χρήστης ξεκινά να εργάζεται στο έγγραφο ή όταν ένας χρήστης κάνει κλικ στην επιλογή "Αποθήκευση" για να αποστείλει αλλαγές στη βιβλιοθήκη. 

Μπορεί να υπάρχουν έως και τρεις τρέχουσες εκδόσεις ενός αρχείου οποιαδήποτε στιγμή: η έκδοση ανάληψης ελέγχου, η πιο πρόσφατη δευτερεύουσα ή πρόχειρη έκδοση και η πιο πρόσφατη δημοσιευμένη ή κύρια έκδοση. Όλες οι άλλες εκδόσεις θεωρούνται εκδόσεις ιστορικού. Ορισμένες τρέχουσες εκδόσεις είναι ορατές μόνο στους χρήστες που έχουν δικαιώματα προβολής τους.

Συνήθως, μια κύρια έκδοση αντιπροσωπεύει ένα ορόσημο, όπως ένα αρχείο που υποβάλλεται για αναθεώρηση ή δημοσίευση, ενώ μια δευτερεύουσα έκδοση είναι ένα έργο σε εξέλιξη που δεν είναι έτοιμο για ανάγνωση από όλους τους συμμετέχοντες στην τοποθεσία. Ανάλογα με τον τρόπο που λειτουργεί η ομάδα σας, η ομάδα σας ίσως είναι πιο πιθανό να χρειαστεί τις πιο πρόσφατες δευτερεύουσες εκδόσεις της, όπως μια έκδοση που επεξεργαστήκατε πρόσφατα. Με την πάροδο του χρόνου, η ομάδα σας ενδέχεται να χρειάζεται λιγότερο μια παλαιότερη δευτερεύουσα έκδοση.

Ορισμένοι οργανισμοί παρακολουθούν τόσο τις κύριες όσο και τις δευτερεύουσες εκδόσεις αρχείων στις βιβλιοθήκες τους. Οι άλλοι παρακολουθούν μόνο τις κύριες εκδόσεις. Οι κύριες εκδόσεις προσδιορίζονται από ακέραιους αριθμούς, όπως το 5.0. Οι δευτερεύουσες εκδόσεις προσδιορίζονται με δεκαδικούς αριθμούς, όπως 5,1.

Οι περισσότεροι οργανισμοί χρησιμοποιούν δευτερεύουσες εκδόσεις όταν τα αρχεία βρίσκονται υπό ανάπτυξη και τις κύριες εκδόσεις όταν επιτυγχάνεται συγκεκριμένο ορόσημο ή όταν τα αρχεία είναι έτοιμα για αναθεώρηση από ευρύ κοινό. Σε πολλές εταιρείες, η πρόχειρη ασφάλεια έχει οριστεί να επιτρέπει μόνο στον κάτοχο ενός αρχείου και στα άτομα που έχουν δικαιώματα έγκρισης αρχείων. Αυτό σημαίνει ότι οι δευτερεύουσες εκδόσεις δεν είναι ορατές από κανέναν άλλο, μέχρι να δημοσιευτεί μια κύρια έκδοση.

Οι λίστες υποστηρίζουν μόνο κύριες εκδόσεις. Κάθε έκδοση ενός στοιχείου λίστας αριθμείται με έναν ακέραιο αριθμό. Εάν ο οργανισμός σας απαιτεί έγκριση των στοιχείων σε μια λίστα, τα στοιχεία παραμένουν σε κατάσταση εκκρεμότητας μέχρι να εγκριθεί από κάποιον που έχει δικαιώματα έγκρισης. Ενώ βρίσκονται σε κατάσταση εκκρεμότητας, αριθμούνται με δεκαδικούς αριθμούς και αναφέρονται ως πρόχειρα.

Ο μέγιστος αριθμός δευτερευουσών εκδόσεων είναι 511 και ο αριθμός των κύριων εκδόσεων μπορεί να προσαρμοστεί. Για πληροφορίες σχετικά με τον ορισμό του αριθμού των κύριων εκδόσεων, ανατρέξτε στην ενότητα Έλεγχος του αριθμού των αποθηκευμένων εκδόσεων.

Εάν χρησιμοποιείτε μια ηλεκτρονική εφαρμογή ή την πιο πρόσφατη έκδοση υπολογιστή και προσπαθήσετε να αποθηκεύσετε μια άλλη δευτερεύουσα έκδοση πέρα από το μέγιστο, θα αντικαταστήσετε την πιο πρόσφατη δευτερεύουσα έκδοση. Εάν χρησιμοποιείτε έναν παλιό πελάτη, δεν θα μπορείτε να αποθηκεύσετε ή να αποστείλετε οποιεσδήποτε αλλαγές. Για να αποφύγετε την αντικατάσταση ή να συνεχίσετε την αποστολή αλλαγών,πρέπει να δημοσιεύσετε την επόμενη κύρια έκδοση. Στη συνέχεια, θα μπορείτε να δημοσιεύσετε έως και τον μέγιστο αριθμό δευτερευουσών εκδόσεων ξανά για τη συγκεκριμένη κύρια έκδοση. Για να μάθετε πώς μπορείτε να δημοσιεύσετε νέες εκδόσεις, ανατρέξτε στο θέμα Δημοσίευση ή κατάργηση δημοσίευσης μιας έκδοσης ενός αρχείου.

Σημείωση: Με την αντικατάσταση ή την αποθήκευση δευτερευουσών εκδόσεων, ουσιαστικά δεν υπάρχει διαχείριση εκδόσεων στο αρχείο σας. Δεδομένου ότι οι ενημερωμένες εφαρμογές θα αντικαταστήσουν την πιο πρόσφατη έκδοση και τα παλιά προγράμματα-πελάτες δεν θα αποθηκεύσουν τίποτε, αφού έχετε φτάσει τις δευτερεύουσες εκδόσεις για να περιορίσετε το ιστορικό των εγγράφων σας δεν θα παρακολουθείται πλέον.

Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με την ενεργοποίηση και τη ρύθμιση της διαχείρισης εκδόσεων, συμπεριλαμβανομένων των κύριων και δευτερευουσών εκδόσεων, ανατρέξτε στο θέμα Ενεργοποίηση και ρύθμιση παραμέτρων διαχείρισης εκδόσεων για λίστα ή βιβλιοθήκη.

Οι αριθμοί έκδοσης προστίθενται αυτόματα κάθε φορά που δημιουργείτε μια νέα έκδοση. Σε μια λίστα ή βιβλιοθήκη που έχει ενεργοποιημένη την κύρια διαχείριση εκδόσεων, οι εκδόσεις έχουν ακέραιους αριθμούς, όπως 1.0, 2.0, 3.0 και ούτω καθεξής. Στις βιβλιοθήκες, ο διαχειριστής σας μπορεί να ενεργοποιήσει τη διαχείριση εκδόσεων τόσο για τις κύριες όσο και για τις δευτερεύουσες εκδόσεις. Όταν παρακολουθούνται δευτερεύουσες εκδόσεις, έχουν δεκαδικούς αριθμούς όπως 1.1, 1.2, 1.3 και ούτω καθεξής. Όταν μία από αυτές τις εκδόσεις δημοσιεύεται ως κύρια έκδοση, ο αριθμός του γίνεται 2.0. Οι επόμενες δευτερεύουσες εκδόσεις αριθμούνται 2.1, 2.2, 2.3 και ούτω καθεξής.

Όταν απορρίπτετε μια ανάληψη ελέγχου, ο αριθμός έκδοσης δεν αλλάζει. Εάν η πιο πρόσφατη έκδοση ήταν η έκδοση 3.0, παραμένει στην τιμή 3.0 αφού απορρίψετε την ανάληψη ελέγχου.

Όταν διαγράφετε μια έκδοση, η έκδοση μεταβαίνει στον Κάδο Ανακύκλωσης και ο αριθμός της συνοδεύει την έκδοση. Το Ιστορικό εκδόσεων θα εμφανίσει τους υπόλοιπους αριθμούς έκδοσης. Οι άλλοι αριθμοί έκδοσης δεν αλλάζουν. Για παράδειγμα, εάν έχετε ένα έγγραφο που έχει τις δευτερεύουσες εκδόσεις 4.1 και 4.2 και αποφασίσετε να διαγράψετε την έκδοση 4.1, το ιστορικό εκδόσεων που προκύπτει εμφανίζει μόνο τις εκδόσεις 4.0 και 4.2. Η παρακάτω εικόνα δείχνει αυτό το στοιχείο.

Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με την ενεργοποίηση και τη ρύθμιση της διαχείρισης εκδόσεων, συμπεριλαμβανομένων των κύριων και δευτερευουσών εκδόσεων, ανατρέξτε στο θέμα Ενεργοποίηση και ρύθμιση παραμέτρων διαχείρισης εκδόσεων για λίστα ή βιβλιοθήκη.

Ιστορικό εκδόσεων με διαγραμμένη μία δευτερεύουσα έκδοση

Μπορείτε να ρυθμίσετε ποιος μπορεί να προβάλλει πρόχειρα στοιχείων λίστας και αρχείων. Τα πρόχειρα δημιουργούνται σε δύο περιπτώσεις:

  • Όταν δημιουργείται ή ενημερώνεται μια δευτερεύουσα έκδοση ενός αρχείου σε μια βιβλιοθήκη που παρακολουθεί τις κύριες και δευτερεύουσες εκδόσεις.

  • Όταν δημιουργείται ή ενημερώνεται ένα στοιχείο λίστας, αλλά δεν έχει εγκριθεί ακόμη σε μια λίστα ή βιβλιοθήκη στην οποία απαιτείται έγκριση περιεχομένου.

Όταν παρακολουθείτε κύριες και δευτερεύουσες εκδόσεις, μπορείτε να καθορίσετε εάν οι χρήστες πρέπει να έχουν δικαιώματα επεξεργασίας αρχείων για να μπορούν να προβάλουν και να διαβάσουν μια δευτερεύουσα έκδοση. Όταν εφαρμόζεται αυτή η ρύθμιση, τα άτομα που έχουν δικαιώματα επεξεργασίας του αρχείου μπορούν να εργάζονται στο αρχείο, αλλά όσοι έχουν δικαιώματα μόνο ανάγνωσης του αρχείου δεν μπορούν να δουν τη δευτερεύουσα έκδοση. Για παράδειγμα, ενδέχεται να μην θέλετε όλοι όσοι έχουν πρόσβαση στη βιβλιοθήκη σας να βλέπουν σχόλια ή αναθεωρήσεις κατά την επεξεργασία ενός αρχείου. Εάν παρακολουθούνται κύριες και δευτερεύουσες εκδόσεις και κανείς δεν έχει δημοσιεύσει ακόμα μια κύρια έκδοση, το αρχείο δεν είναι ορατό για τα άτομα που δεν έχουν δικαιώματα προβολής πρόχειρων στοιχείων.

Όταν απαιτείται έγκριση περιεχομένου, μπορείτε να καθορίσετε εάν τα αρχεία που εκκρεμούν έγκριση μπορούν να προβληθούν από άτομα με δικαίωμα ανάγνωσης, από άτομα με δικαίωμα επεξεργασίας ή μόνο από το συντάκτη και τα άτομα με δικαίωμα έγκρισης στοιχείων. Εάν παρακολουθούνται τόσο οι κύριες όσο και οι δευτερεύουσες εκδόσεις, ο συντάκτης πρέπει να δημοσιεύσει μια κύρια έκδοση για να είναι δυνατή η υποβολή του αρχείου για έγκριση. Όταν απαιτείται έγκριση περιεχομένου, οι χρήστες που έχουν δικαιώματα ανάγνωσης περιεχομένου, αλλά δεν έχουν δικαίωμα να δουν πρόχειρα στοιχεία, θα δουν την τελευταία εγκεκριμένη ή κύρια έκδοση του αρχείου.

Ανεξάρτητα από το εάν οι χρήστες έχουν δικαιώματα επεξεργασίας ενός αρχείου ή όχι, εάν οι χρήστες αναζητήσουν ένα αρχείο που είναι σε δευτερεύουσα έκδοση, δεν θα λάβουν αποτελέσματα για αυτό.

Ορισμένοι οργανισμοί επιτρέπουν απεριόριστες εκδόσεις αρχείων και άλλοι εφαρμόζουν περιορισμούς. Ίσως ανακαλύψετε, μετά τον έλεγχο της πιο πρόσφατης έκδοσης ενός αρχείου, ότι λείπει μια παλιά έκδοση. Εάν η πιο πρόσφατη έκδοση είναι η 101.0 και παρατηρήσετε ότι δεν υπάρχει πλέον έκδοση 1.0, αυτό σημαίνει ότι ο διαχειριστής έχει ρυθμίσει τις παραμέτρους της βιβλιοθήκης ώστε να επιτρέπονται μόνο 100 κύριες εκδόσεις ενός αρχείου. Η προσθήκη της 101ης έκδοσης έχει ως αποτέλεσμα τη διαγραφή της πρώτης έκδοσης. Μόνο οι εκδόσεις 2.0 έως 101.0 παραμένουν. Παρομοίως, εάν προστεθεί μια 102η έκδοση, παραμένουν μόνο οι εκδόσεις 3.0 έως 102.0.

Ο διαχειριστής μπορεί επίσης να περιορίσει τον αριθμό των δευτερευουσών εκδόσεων μόνο σε αυτές για έναν καθορισμένο αριθμό των πιο πρόσφατων εκδόσεων. Για παράδειγμα, εάν επιτρέπονται 100 κύριες εκδόσεις, ο διαχειριστής ενδέχεται να αποφασίσει να διατηρήσει τα δευτερεύοντα πρόχειρα μόνο για τις πιο πρόσφατες πέντε κύριες εκδόσεις. Ο μέγιστος αριθμός δευτερευουσών εκδόσεων μεταξύ των κύριων εκδόσεων είναι 511. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τη δημοσίευση κύριων και δευτερευουσών εκδόσεων και τι συμβαίνει όταν έχετε περισσότερες από τις μέγιστες δευτερεύουσες εκδόσεις, ανατρέξτε στην ενότητα Κύριες και δευτερεύουσες εκδόσεις. Για να μάθετε πώς μπορείτε να δημοσιεύσετε νέες εκδόσεις, ανατρέξτε στο θέμα Δημοσίευση ή κατάργηση δημοσίευσης μιας έκδοσης ενός αρχείου.

Σε μια βιβλιοθήκη που περιορίζει τον αριθμό των κύριων εκδόσεων για τις οποίες διατηρεί δευτερεύουσες εκδόσεις, οι δευτερεύουσες εκδόσεις διαγράφονται για τις προηγούμενες κύριες εκδόσεις όταν εξαντλείται το όριο εκδόσεων. Για παράδειγμα, εάν διατηρείτε πρόχειρα μόνο για 100 κύριες εκδόσεις και η ομάδα σας δημιουργήσει 105 κύριες εκδόσεις, μόνο οι κύριες εκδόσεις θα διατηρούνται για τις παλαιότερες εκδόσεις. Οι δευτερεύουσες εκδόσεις που σχετίζονται με τις πέντε παλαιότερες κύριες εκδόσεις — όπως 1.2 ή 2.3 — διαγράφονται, αλλά οι κύριες εκδόσεις — 1, 2 και ούτω καθεξής — διατηρούνται, εκτός εάν η βιβλιοθήκη περιορίζει επίσης τις κύριες εκδόσεις.

Ο περιορισμός του αριθμού των εκδόσεων είναι συνήθως μια καλή πρακτική. Αυτό σημαίνει ότι μπορείτε να εξοικονομήσετε χώρο στο διακομιστή και να μειώσετε την ακαταστασία για τους χρήστες. Ωστόσο, εάν απαιτείται από τον οργανισμό σας να αποθηκεύσει όλες τις εκδόσεις για νομικούς ή άλλους λόγους, μην εφαρμόσετε όρια.

Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με την ενεργοποίηση και τη ρύθμιση της διαχείρισης εκδόσεων, συμπεριλαμβανομένων των ορίων, ανατρέξτε στο θέμα Ενεργοποίηση και ρύθμιση παραμέτρων διαχείρισης εκδόσεων για λίστα ή βιβλιοθήκη.

Σημειώσεις: Τόσο το SharePoint στο Microsoft 365 όσο και το SharePoint Server, τόσο για τις Ρυθμίσεις βιβλιοθήκης όσο και για τις Ρυθμίσεις λίστας, επιτρέπουν έως και 511 δευτερεύουσες εκδόσεις ανά κύρια έκδοση. Αυτός ο αριθμός δεν μπορεί να αλλάξει.

  • Βιβλιοθήκες

    • Η διαχείριση εκδόσεων   SharePoint στο Microsoft 365 απαιτεί διαχείριση εκδόσεων για βιβλιοθήκες. SharePoint Server σάς επιτρέπει να επιλέξετε Χωρίς διαχείριση εκδόσεων ως επιλογή.

    • Οι κύριες εκδόσεις    SharePoint στο Microsoft 365 βιβλιοθήκης Ρυθμίσεις επιτρέπουν την περιοχή 100-50000 κύριων εκδόσεων. SharePoint Server βιβλιοθήκης Ρυθμίσεις επιτρέπει μια περιοχή 1-50000 κύριων εκδόσεων.

    • Δευτερεύουσες εκδόσεις    Τόσο το SharePoint στο Microsoft 365 όσο και η βιβλιοθήκη SharePoint Server Ρυθμίσεις επιτρέπουν τη χρήση δευτερευουσών εκδόσεων σε 1-5.0000 κύριες εκδόσεις.

  • Λίστες

    • Εκδόσεων    Τόσο η λίστα SharePoint στο Microsoft 365 όσο και η λίστα SharePoint Server σάς επιτρέπουν Ρυθμίσεις απενεργοποιήσετε τη διαχείριση εκδόσεων.

    • Κύριες εκδόσεις    Τόσο η λίστα SharePoint στο Microsoft 365 όσο και η Ρυθμίσεις λίστα SharePoint Server επιτρέπουν μια περιοχή 1-5.0000 κύριων εκδόσεων.

    • Δευτερεύουσες εκδόσεις    Τόσο οι SharePoint στο Microsoft 365 όσο και η λίστα SharePoint Server Ρυθμίσεις επιτρέπουν τη χρήση δευτερευουσών εκδόσεων σε 1-5.0000 κύριες εκδόσεις.

  • Εάν είστε πελάτης Microsoft 365, η διαχείριση εκδόσεων ενεργοποιείται αυτόματα όταν δημιουργείτε μια βιβλιοθήκη ή λίστα.

  • Για SharePoint Server, η διαχείριση εκδόσεων ενεργοποιείται αυτόματα κατά τη δημιουργία μιας βιβλιοθήκης, αλλά όχι όταν δημιουργείτε μια λίστα.

Οποιοσδήποτε διαθέτει δικαιώματα διαχείρισης λιστών μπορεί να ενεργοποιήσει ή να απενεργοποιήσει τη διαχείριση εκδόσεων. Σε πολλές τοποθεσίες που είναι το ίδιο άτομο που διαχειρίζεται την τοποθεσία, επειδή στις λίστες και τις βιβλιοθήκες μεταβιβάζονται δικαιώματα από την τοποθεσία. Εκτός από την ενεργοποίηση της διαχείρισης εκδόσεων, ο κάτοχος της τοποθεσίας (ή κάποιο άλλο άτομο που διαχειρίζεται τη λίστα ή τη βιβλιοθήκη) αποφασίζει εάν χρειάζεται έγκριση περιεχομένου, ποιος μπορεί να προβάλει πρόχειρα στοιχεία και εάν απαιτείται ανάληψη ελέγχου. Κάθε μία από αυτές τις αποφάσεις επηρεάζει τον τρόπο λειτουργίας της διαχείρισης εκδόσεων. Για παράδειγμα, εάν το άτομο που διαχειρίζεται μια βιβλιοθήκη αποφασίσει να απαιτήσει ανάληψη ελέγχου, οι αριθμοί έκδοσης δημιουργούνται μόνο κατά τη μεταβίβαση ελέγχου ενός αρχείου. Εάν απαιτείται έγκριση περιεχομένου, οι κύριοι αριθμοί εκδόσεων δεν εφαρμόζονται μέχρι να εγκριθεί το αρχείο από κάποιον που έχει τα κατάλληλα δικαιώματα.

Σημαντικό: Εάν τα άτομα που εργάζονται στη βιβλιοθήκη σας σκοπεύουν να συντάξετε από κοινού έγγραφα, μην ρυθμίσετε τις παραμέτρους της βιβλιοθήκης ώστε να απαιτεί ανάληψη ελέγχου. Οι χρήστες δεν μπορούν να εργάζονται ως συντάκτες από κοινού όταν γίνεται ανάληψη ελέγχου των εγγράφων που χρειάζονται.

Για να μάθετε πώς μπορείτε να ενεργοποιήσετε τη διαχείριση εκδόσεων για μια λίστα ή βιβλιοθήκη, ανατρέξτε στο θέμα Ενεργοποίηση και ρύθμιση παραμέτρων διαχείρισης εκδόσεων για λίστα ή βιβλιοθήκη.

Εάν η διαχείριση εκδόσεων είναι ενεργοποιημένη στη βιβλιοθήκη σας, το άτομο που τη ρυθμίζει καθορίζει εάν θα παρακολουθεί τόσο τις κύριες όσο και τις δευτερεύουσες εκδόσεις και προσδιορίζει επίσης ποιος μπορεί να δει τις δευτερεύουσες εκδόσεις. Στις περισσότερες περιπτώσεις, όταν απαιτείται έγκριση περιεχομένου, μόνο ο κάτοχος του αρχείου και τα άτομα που έχουν δικαιώματα έγκρισης στοιχείων, μπορούν να δουν τις δευτερεύουσες εκδόσεις. Σε άλλες βιβλιοθήκες, οποιοσδήποτε μπορεί να επεξεργαστεί αρχεία στη βιβλιοθήκη ή οποιοσδήποτε έχει δικαίωμα ανάγνωσης στη βιβλιοθήκη, μπορεί να δει όλες τις εκδόσεις. Μετά την έγκριση μιας έκδοσης, όλοι όσοι έχουν δικαίωμα ανάγνωσης στη λίστα ή τη βιβλιοθήκη μπορούν να δουν την έκδοση.

Παρόλο που οι λίστες δεν διαθέτουν κύριες και δευτερεύουσες εκδόσεις, κάθε στοιχείο που βρίσκεται σε κατάσταση εκκρεμότητας θεωρείται πρόχειρο. Στις περισσότερες περιπτώσεις, μόνο ο δημιουργός του στοιχείου και τα άτομα που έχουν δικαιώματα πλήρους ελέγχου ή σχεδίασης μπορούν να δουν πρόχειρα. Ένα πρόχειρο εμφανίζεται σε κατάσταση εκκρεμότητας για αυτά τα άτομα, αλλά οι άλλοι βλέπουν μόνο την πιο πρόσφατη έκδοση εγκεκριμένη στο ιστορικό εκδόσεων. Εάν το αρχείο απορριφθεί, παραμένει σε κατάσταση εκκρεμότητας μέχρι κάποιος που έχει τα απαραίτητα δικαιώματα να το διαγράψει.

Από προεπιλογή, ένα στοιχείο ή αρχείο σε εκκρεμότητα είναι ορατό μόνο στο δημιουργό του και στα άτομα με δικαιώματα διαχείρισης λιστών, αλλά μπορείτε να καθορίσετε εάν άλλες ομάδες χρηστών μπορούν να προβάλουν το στοιχείο ή το αρχείο. Εάν η βιβλιοθήκη σας έχει ρυθμιστεί ώστε να παρακολουθεί τόσο τις κύριες όσο και τις δευτερεύουσες εκδόσεις, το άτομο που επεξεργάζεται το αρχείο πρέπει πρώτα να δημοσιεύσει μια κύρια έκδοση του αρχείου.

Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τη ρύθμιση έγκρισης εγγράφων, ανατρέξτε στο θέμα Απαίτηση έγκρισης στοιχείων σε μια λίστα ή βιβλιοθήκη τοποθεσίας.

Σημείωση: Η πρόχειρη ασφάλεια, σε ορισμένες λίστες και βιβλιοθήκες, έχει ρυθμιστεί ώστε να επιτρέπει σε όλους τους χρήστες τοποθεσιών να βλέπουν τις εκδόσεις "Σε εκκρεμότητα" και "Εγκρίθηκε".

Όταν αναλάβετε τον έλεγχο ενός αρχείου από μια βιβλιοθήκη που έχει ενεργοποιημένη τη διαχείριση εκδόσεων, δημιουργείται μια νέα έκδοση κάθε φορά που μεταβιβάσετε ξανά τον έλεγχο. Επίσης, εάν είναι ενεργοποιημένες οι κύριες και δευτερεύουσες εκδόσεις, μπορείτε να αποφασίσετε κατά τη μεταβίβαση ελέγχου, τον τύπο της έκδοσης για την οποία κάνετε μεταβίβαση ελέγχου. Στις βιβλιοθήκες όπου απαιτείται ανάληψη ελέγχου, οι εκδόσεις δημιουργούνται μόνο κατά τη μεταβίβαση ελέγχου.

Στις βιβλιοθήκες όπου δεν απαιτείται ανάληψη ελέγχου, δημιουργείται μια νέα έκδοση την πρώτη φορά που αποθηκεύετε μετά το άνοιγμα του αρχείου. Κάθε επακόλουθη αποθήκευση αντικαθιστά την έκδοση που δημιουργήσατε με την πρώτη αποθήκευση. Εάν κλείσετε την εφαρμογή και, στη συνέχεια, ανοίξετε ξανά το έγγραφο, η πρώτη αποθήκευση θα δημιουργήσει και πάλι μια έκδοση. Αυτό μπορεί να έχει ως αποτέλεσμα ο αριθμός των εκδόσεων να πολλαπλασιάζεται πολύ γρήγορα.

Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τη μεταβίβαση και την ανάληψη ελέγχου, ανατρέξτε στο θέμα Ανάληψη ελέγχου, μεταβίβαση ελέγχου ή απόρριψη αλλαγών σε αρχεία μιας βιβλιοθήκης.

Σημαντικό: Εάν συντάσσετε από κοινού ένα έγγραφο, μην αναλάβετε τον έλεγχο, εκτός εάν έχετε κάποιο λόγο να εμποδίσετε άλλους χρήστες να εργάζονται στο έγγραφο.

Η απαίτηση ανάληψης ελέγχου μπορεί να βοηθήσει την ομάδα σας να αξιοποιήσει στο έπακρο τη διαχείριση εκδόσεων, επειδή οι χρήστες καθορίζουν ειδικά πότε δημιουργείται μια έκδοση. Μια έκδοση δημιουργείται μόνο όταν κάποιος κάνει ανάληψη ελέγχου ενός αρχείου, το αλλάξει και, στη συνέχεια, το ελέγχει ξανά. Όταν δεν απαιτείται ανάληψη ελέγχου, δημιουργείται μια έκδοση όταν κάποιος αποθηκεύει για πρώτη φορά ένα αρχείο και αυτή η έκδοση ενημερώνεται όταν το κλείσει το άτομο. Εάν αυτό το άτομο ή κάποιος άλλος ανοίξει και αποθηκεύσει ξανά το αρχείο, δημιουργείται μια άλλη έκδοση. Ανάλογα με την περίπτωση, ενδέχεται να μην σκοπεύετε να δημιουργηθούν πολλές εκδόσεις, για παράδειγμα, εάν πρέπει να κλείσετε ένα αρχείο για να συμμετάσχετε σε μια σύσκεψη προτού ολοκληρώσετε τις αλλαγές στο αρχείο.

Όταν απαιτείται ανάληψη ελέγχου, οι χρήστες δεν μπορούν να προσθέσουν αρχεία, να αλλάξουν αρχεία ή να αλλάξουν τις ιδιότητες του αρχείου χωρίς πρώτα να κάνουν ανάληψη ελέγχου του αρχείου. Όταν οι χρήστες κάνουν μεταβίβαση ελέγχου αρχείων, τους ζητείται να παρέχουν σχόλια σχετικά με τις αλλαγές που έγιναν, κάτι που βοηθά στη δημιουργία ενός πιο περιγραφικού ιστορικού εκδόσεων.

Σημείωση: Εάν η βιβλιοθήκη πρόκειται να αποθηκεύει Microsoft Project αρχεία (.mpp) που συγχρονίζονται με λίστες εργασιών στην τοποθεσία σας, θα πρέπει να καταργηθεί η επιλογή του πλαισίου ελέγχου Απαιτείται ανάληψη ελέγχου.

Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με την απαίτηση ανάληψης ελέγχου, ανατρέξτε στο θέμα Ρύθμιση μιας βιβλιοθήκης έτσι, για να απαιτείται ανάληψη ελέγχου των αρχείων.

Οι λίστες και οι βιβλιοθήκες έχουν δικαιώματα που σχετίζονται με τη διαχείριση εκδόσεων και την ανάληψη ελέγχου, τα οποία διαφέρουν ανάλογα με το επίπεδο δικαιωμάτων που εφαρμόζεται σε ένα χρήστη ή μια συγκεκριμένη ομάδα. Κάποιος που μπορεί να επεξεργαστεί επίπεδα δικαιωμάτων μπορεί να ρυθμίσει τις παραμέτρους αυτών των δικαιωμάτων με διαφορετικό τρόπο ή να δημιουργήσει μια νέα ομάδα με προσαρμοσμένα επίπεδα δικαιωμάτων.

Αυτά τα δικαιώματα επιτρέπουν την ευελιξία στον τρόπο διαχείρισης της βιβλιοθήκης σας. Για παράδειγμα, μπορεί να θέλετε κάποιος να μπορεί να διαγράψει εκδόσεις ενός αρχείου χωρίς να έχει δικαιώματα διαγραφής του ίδιου του αρχείου. Το δικαίωμα διαγραφής εκδόσεων δεν είναι το ίδιο με το δικαίωμα διαγραφής στοιχείων,επομένως μπορείτε να παρέχετε ένα προσαρμοσμένο επίπεδο ελέγχου.

Ο παρακάτω πίνακας εμφανίζει τα δικαιώματα που σχετίζονται με τη διαχείριση εκδόσεων και την ανάληψη ελέγχου και τα προεπιλεγμένα επίπεδα δικαιωμάτων στα οποία εφαρμόζονται.

Δικαίωμα

Προεπιλεγμένο επίπεδο δικαιωμάτων

Προβολή εκδόσεων

Πλήρης έλεγχος, σχεδίαση, συνεισφορά και ανάγνωση

Διαγραφή εκδόσεων

Πλήρης έλεγχος, σχεδίαση και συνεργάτης

Παράκαμψη ανάληψης ελέγχου

Πλήρης έλεγχος και σχεδίαση

Έγκριση στοιχείων

Πλήρης έλεγχος και σχεδίαση

Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τα δικαιώματα, ανατρέξτε στο θέμα Κατανόηση των επιπέδων δικαιωμάτων.

Στείλτε μας τα σχόλιά σας

Ήταν χρήσιμο αυτό το άρθρο; Εάν ναι, ενημερώστε μας στο κάτω μέρος της σελίδας. Εάν δεν ήταν χρήσιμο, πείτε μας τι προκάλεσε σύγχυση ή τι λείπει. Συμπεριλάβετε την έκδοση του SharePoint, του λειτουργικού συστήματος και του προγράμματος περιήγησής σας. Θα χρησιμοποιήσουμε τα σχόλιά σας για να ελέγξουμε προσεκτικά τα γεγονότα, να προσθέσουμε πληροφορίες και να ενημερώσουμε αυτό το άρθρο.

Χρειάζεστε περισσότερη βοήθεια;

Αναπτύξτε τις δεξιότητές σας
Εξερευνήστε το περιεχόμενο της εκπαίδευσης
Αποκτήστε πρώτοι τις νέες δυνατότητες
Συμμετοχή στο Microsoft Insider

Σας βοήθησαν αυτές οι πληροφορίες;

Πόσο ικανοποιημένοι είστε με την ποιότητα της μετάφρασης;
Τι επηρέασε την εμπειρία σας;

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας!

×