Μπορείτε να παρακολουθείτε και να διαχειρίζεστε πληροφορίες με την τήρηση ιστορικού εκδόσεων σε λίστες και βιβλιοθήκες, καθώς και να προβάλλετε και να ανακτάτε προηγούμενες εκδόσεις από το ιστορικό του στοιχείου.
Όταν είναι ενεργοποιημένη, οι νέες εκδόσεις προστίθενται στο ιστορικό ενός στοιχείου μετά την αποθήκευση των αλλαγών. Ο αριθμός των αποθηκευμένων εκδόσεων και η ορατότητα των πρόχειρων ή δευτερευουσών εκδόσεων μπορούν να τροποποιηθούν για κάθε λίστα και βιβλιοθήκη.
Ενεργοποίηση και ρύθμιση παραμέτρων διαχείρισης εκδόσεων σε λίστα ή βιβλιοθήκη
Ανοίξτε τη λίστα ή τη βιβλιοθήκη για την οποία θέλετε να ενεργοποιήσετε τη διαχείριση εκδόσεων.
και, στη συνέχεια, επιλέξτε Ρυθμίσεις λίστας ή Ρυθμίσεις βιβλιοθήκης.
Στη σελίδα "Ρυθμίσεις ", επιλέξτε "Ρυθμίσεις διαχείρισης εκδόσεων".
Από τη σελίδα ρυθμίσεων έκδοσης , έχετε τις ακόλουθες διαθέσιμες ρυθμίσεις:
Για μια βιβλιοθήκη εγγράφων:
Να απαιτείται έγκριση περιεχομένου για τα στοιχεία που υποβάλλονται.
Δημιουργήστε μια έκδοση κάθε φορά που επεξεργάζεστε ένα αρχείο σε αυτήν τη βιβλιοθήκη εγγράφων χρησιμοποιώντας είτε μόνο κύριες εκδόσεις είτε κύριες και δευτερεύουσες εκδόσεις.
Διατηρήστε τον αριθμό των εκδόσεων και των πρόχειρων.
Ορισμός των ατόμων που μπορούν να βλέπουν τα πρόχειρα στοιχεία.
Να απαιτείται ανάληψη ελέγχου εγγράφων για να είναι δυνατή η επεξεργασία τους.
Για μια λίστα:
Να απαιτείται έγκριση περιεχομένου για τα στοιχεία που υποβάλλονται.
Δημιουργήστε μια έκδοση κάθε φορά που επεξεργάζεστε ένα στοιχείο στη λίστα.
Διατηρήστε τον αριθμό των εκδόσεων και των πρόχειρων.
Ορίστε ποιος μπορεί να βλέπει πρόχειρα στοιχεία στη λίστα.
Επιλέξτε OK.
Για να προβάλετε, να επαναφέρετε ή να διαγράψετε μια παλαιότερη έκδοση σε μια λίστα ή βιβλιοθήκη
Ανοίξτε τη λίστα ή τη βιβλιοθήκη με το στοιχείο ή το έγγραφο για το οποίο θέλετε να προβάλετε το ιστορικό του.
Δίπλα στο στοιχείο για το οποίο θέλετε να προβάλετε το ιστορικό, επιλέξτε τα ... (αποσιωπητικά).
Επιλέξτε Ιστορικό εκδόσεων.
Εάν δεν βλέπετε την επιλογή "Ιστορικό εκδόσεων", επιλέξτε "Περισσότερα" και, στη συνέχεια, επιλέξτε "Ιστορικό εκδόσεων".
Στο παράθυρο διαλόγου "Ιστορικό εκδόσεων ", τοποθετήστε το δείκτη του ποντικιού επάνω από τη σύνδεση ημερομηνίας σε μια προηγούμενη έκδοση και για να εμφανίσετε το μενού, επιλέξτε το κάτω βέλος.
Στο μενού, μπορείτε να κάνετε τα εξής:
- Προβολή του τρέχοντος εγγράφου. Εμφανίζεται ένα παράθυρο διαλόγου όπου μπορείτε να επαναφέρετε ή να διαγράψετε μια προηγούμενη έκδοση, καθώς και να δείτε την τρέχουσα κατάσταση έγκρισης. Μπορείτε επίσης να επεξεργαστείτε την τρέχουσα έκδοση από αυτό το παράθυρο διαλόγου.
- Επαναφορά του εγγράφου. Εμφανίζεται ένα παράθυρο διαλόγου που σας ρωτά εάν θέλετε να γίνει το έγγραφο που εγκρίθηκε τη συγκεκριμένη στιγμή. Θα την προσθέσει ως νέα έκδοση.
- Διαγράψτε το έγγραφο. Εμφανίζεται ένα παράθυρο διαλόγου που σας ρωτά εάν είστε βέβαιοι ότι θέλετε να στείλετε το στοιχείο στον Κάδο Ανακύκλωσης.
- Απορρίψτε αυτή την έκδοση. Εμφανίζεται μόνο σε εγκεκριμένα έγγραφα, αντί για "Διαγραφή".
Όταν τελειώσετε, στην επάνω δεξιά γωνία, επιλέξτε X.
Άλλες ρυθμίσεις που επηρεάζουν τη διαχείριση εκδόσεων
Μπορείτε να ρυθμίσετε άλλες παραμέτρους που επηρεάζουν τη διαχείριση εκδόσεων. Σε λίστες και βιβλιοθήκες, μπορείτε να απαιτήσετε την έγκριση περιεχομένου. Στις βιβλιοθήκες, μπορείτε να απαιτήσετε την ανάληψη ελέγχου των αρχείων.
Για πληροφορίες σχετικά με αυτές τις ρυθμίσεις και πολλά άλλα, ανατρέξτε στο θέμα Πώς λειτουργεί η διαχείριση εκδόσεων σε μια λίστα ή βιβλιοθήκη;