Create Content Organizer rules to route documents

Σε αυτό το άρθρο

• Πριν από τη δημιουργία κανόνων: Πρώτα βήματα

• Κατανόηση του τρόπου δρομολόγησης των εγγράφων

• Δημιουργία κανόνων για δρομολόγηση εγγράφων

Πριν από τη δημιουργία κανόνων: Πρώτα βήματα

Πριν δημιουργήσετε κανόνες για τη δρομολόγηση εγγράφων, πρέπει να ακολουθήσετε αρκετά σημαντικά βήματα.

1. Ενεργοποίηση της δυνατότητας Οργάνωσης περιεχομένου.

2. Δημιουργήστε βιβλιοθήκες και φακέλους στους οποίους θέλετε να δρομολογούνται τα έγγραφα. Μπορεί να θέλετε να δημιουργήσετε φακέλους για κάθε τύπο εγγράφου που δρομολογείτε. Για παράδειγμα, δημιουργήστε μια βιβλιοθήκη μόνο για εγγραφές ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή υπολογιστικά φύλλα του Excel. Για να μάθετε περισσότερα σχετικά με τη δημιουργία βιβλιοθηκών, ανατρέξτε στο θέμα Δημιουργία βιβλιοθήκης εγγράφων στο SharePoint.

3. Οι τύποι περιεχομένου πρέπει να συσχετίζονται με έγγραφα που πρόκειται να δρομολογηθούν. Σε αυτά, ο τύπος περιεχομένου μπορεί να είναι μέρος των κριτηρίων που καθορίζουν την τελική θέση όπου είναι αποθηκευμένο ένα έγγραφο.

Αρχή της σελίδας

Κατανόηση του τρόπου δρομολόγησης των εγγράφων

Μπορείτε να δρομολογήσετε έγγραφα σε μια βιβλιοθήκη ή φάκελο σε μια τοποθεσία Κέντρου εγγραφών ή σε οποιοδήποτε άλλο είδος τοποθεσίας του SharePoint. Η βιβλιοθήκη απόθεσης, η οποία δημιουργείται αυτόματα όταν ενεργοποιείτε τη δυνατότητα Οργάνωσης περιεχομένου, λειτουργεί ως προεπιλεγμένη θέση. Η διαδικασία δρομολόγησης του εγγράφου αποτελείται από διάφορα στοιχεία:

• Βιβλιοθήκες και φάκελοι προορισμού    Οι επιμελητές περιεχομένου ή οι διαχειριστές εγγραφών δημιουργούν με μη αυτόματο τρόπο βιβλιοθήκες και φακέλους όπου πρέπει να δρομολογούνται τα έγγραφα και ορίζουν αυτές τις βιβλιοθήκες ως βιβλιοθήκες προορισμού.

• Τύποι περιεχομένου τοποθεσίας    Κάθε έγγραφο πρέπει να έχει έναν τύπο περιεχομένου και οι χρήστες μπορούν να προσθέτουν κατάλληλους τύπους περιεχομένου τοποθεσίας με μη αυτόματο τρόπο στις βιβλιοθήκες προορισμού.

• Απόθεση βιβλιοθήκης    Τα έγγραφα που δεν συμφωνούν με έναν κανόνα ή στα οποία λείπουν απαιτούμενα μετα-δεδομένα αποστέλλονται στη βιβλιοθήκη απόθεσης, έτσι ώστε οι χρήστες να μπορούν να εισαγάγουν τα απαιτούμενα μετα-δεδομένα. Εναλλακτικά, μπορείτε να ρυθμίσετε τις παραμέτρους της Οργάνωσης περιεχομένου, ώστε όλα τα έγγραφα που έχουν αποσταλεί να δρομολογούνται προσωρινά στη βιβλιοθήκη απόθεσης.

  Σημείωση: Η βιβλιοθήκη απόθεσης προορίζεται ως "catch-all" για τα στοιχεία που δεν ταιριάζουν με κανέναν κανόνα. Έχει σχεδιαστεί ως προσωρινή θέση και όχι ως τοποθεσία μόνιμης συνεργασίας.

• Λίστα κανόνων εγγράφου    Αυτή είναι μια συλλογή από όλους τους κανόνες δρομολόγησης. Οι επιμελητές περιεχομένου ή οι διαχειριστές εγγραφών επισκέπτονται αυτήν τη λίστα για να δημιουργήσουν, να διαχειριστούν και να προβάλουν κανόνες δρομολόγησης.

Το παρακάτω διάγραμμα δείχνει πώς δρομολογούνται τα έγγραφα και τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με βάση συγκεκριμένα κριτήρια και πώς τα έγγραφα που λείπουν πληροφορίες επιστρέφονται στη βιβλιοθήκη απόθεσης.

Αρχή της σελίδας

Δημιουργία κανόνων για δρομολόγηση εγγράφων

Για κάθε τύπο εγγραφής που προσθέτετε στη λίστα "Δρομολόγηση εγγραφών", καθορίζετε έναν τίτλο και μια περιγραφή εγγραφής. Μπορείτε επίσης να καθορίσετε τη θέση στην τοποθεσία όπου είναι αποθηκευμένη η εγγραφή. Για να βεβαιωθείτε ότι όλες οι σχετικές εγγραφές δρομολογούνται στην κατάλληλη θέση, μπορείτε να καθορίσετε εναλλακτικά ονόματα για τον τύπο εγγραφής.

1. Μεταβείτε στην τοποθεσία για την οποία θέλετε να δημιουργήσετε κανόνες Οργάνωσης περιεχομένου.

2. Στον πίνακα Γρήγορη εκκίνηση, για να δείτε τις επιλογές Περιεχόμενα τοποθεσίας , επιλέξτε Περισσότερα.

3. Από τη γραμμή μενού Εφαρμογές, επιλέξτε Ρυθμίσεις.

4. Στη σελίδα Ρυθμίσεις τοποθεσίας , στην ενότητα Διαχείριση τοποθεσίας , επιλέξτε Κανόνες Οργάνωσης περιεχομένου.

5. Στη σελίδα Κανόνες οργάνωσης περιεχομένου , στην περιοχή Κάντε κλικ για να προσθέσετε ένα νέο στοιχείο, επιλέξτε προσθήκη.

6. Στην ενότητα Όνομακανόνα, πληκτρολογήστε ένα όνομα που περιγράφει τις συνθήκες και τις ενέργειες του κανόνα.

7. Στην ενότητα Κατάσταση κανόνα και Προτεραιότητα , για να εφαρμόσετε τον κανόνα στο εισερχόμενο περιεχόμενο, επιλέξτε Ενεργό. Στη συνέχεια, επιλέξτε μια προτεραιότητα για να καθορίσετε τον τρόπο δρομολόγησης του περιεχομένου σε περίπτωση που συμφωνεί με περισσότερους από έναν κανόνες Οργάνωσης περιεχομένου.
   Εάν δεν θέλετε αυτός ο κανόνας να εφαρμόζεται στο εισερχόμενο περιεχόμενο, επιλέξτε Ανενεργός.

8. Στην ενότητα Τύπος περιεχομένου υποβολής , συσχετίστε τον κανόνα με έναν τύπο περιεχομένου. Με αυτόν τον τρόπο, οι υποβολές στην Οργάνωση περιεχομένου επισημαίνονται με τον επιλεγμένο τύπο περιεχομένου και προσδιορίζονται οι ιδιότητες που χρησιμοποιούνται στις συνθήκες του κανόνα.

   • Επιλέξτε την κατάλληλη ομάδα περιεχομένου. Η ομάδα που επιλέγετε καθορίζει τους τύπους περιεχομένου από τους οποίους μπορείτε να επιλέξετε στο επόμενο βήμα.

   • Επιλέξτε τον κατάλληλο τύπο περιεχομένου.

   • Εάν ο τύπος περιεχομένου που επιλέξατε έχει διαφορετικό όνομα σε μια άλλη τοποθεσία του SharePoint, στην περιοχή Εναλλακτικά ονόματα, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου. Στη συνέχεια, στο παρεχόμενο πεδίο, πληκτρολογήστε το όνομα που χρησιμοποιείται στην άλλη τοποθεσία και επιλέξτε Προσθήκη. Τα ονόματα για εναλλακτικούς τύπους περιεχομένου εμφανίζονται στη λίστα από κάτω.

9. Στην ενότητα Συνθήκες , επιλέξτε τις συνθήκες που πρέπει να πληρούν οι ιδιότητες μιας υποβολής για τον κανόνα. Για παράδειγμα, μπορεί να θέλετε ο κανόνας να εφαρμόζεται σε όλα τα έγγραφα που περιέχουν τη λέξη "προϋπολογισμός" στον τίτλο. Για να προσθέσετε περισσότερες συνθήκες, επιλέξτε τη σύνδεση Προσθήκη άλλης συνθήκης .

   Σημείωση: Οι ιδιότητες που είναι διαθέσιμες από την αναπτυσσόμενη λίστα "Ιδιότητα" διαφέρουν ανάλογα με τον τύπο περιεχομένου που επιλέξατε στο βήμα 6.

10. Στην ενότητα Θέση προορισμού , εισαγάγετε ή μεταβείτε σε μια θέση για να τοποθετήσετε περιεχόμενο που συμφωνεί με τον κανόνα. Για να ομαδοποιήσετε παρόμοια έγγραφα σε φακέλους, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Αυτόματη δημιουργία φακέλου . Για παράδειγμα, εάν έχετε μια ιδιότητα που παραθέτει όλα τα έγγραφα για έργα στην εταιρεία σας, μπορείτε να επιβάλετε στην Οργάνωση περιεχομένου να δημιουργήσει έναν ξεχωριστό φάκελο για κάθε έργο.

    Σημείωση: Οι κανόνες της Οργάνωσης περιεχομένου προορίζονται για τη δρομολόγηση εγγράφων σε διαφορετικές θέσεις. Δεν υποστηρίζουμε τη χρήση κανόνων για την εκ νέου δημοσίευση αρχείων στην ίδια θέση κατά τη διάρκεια της συνεργασίας.

Αρχή της σελίδας