Χώρος αποθήκευσης αρχείων για την επιχείρησή σας

Καθώς συνεχίζετε να ρυθμίζετε την επιχείρησή σας στο Microsoft 365, είναι σημαντικό να κατανοήσετε τις επιλογές που έχετε για τη θέση αποθήκευσης των αρχείων σας.

Ένας από τους καλύτερους τρόπους για να ρυθμίσετε το χώρο αποθήκευσης και την κοινή χρήση αρχείων για την επιχείρησή σας είναι να χρησιμοποιήσετε το OneDrive για τα προσωπικά αρχεία με τα οποία θέλετε να ελέγξετε την κοινή χρήση, καθώς και το SharePoint και το Teams για τα αρχεία στα οποία θα πρέπει να έχουν πρόσβαση όλοι ή οι περισσότεροι.

Το OneDrive είναι μια πλατφόρμα αποθήκευσης στο cloud όπου μπορείτε να αποθηκεύετε τα μεμονωμένα ή προσωπικά αρχεία σας. Το OneDrive είναι πλήρως ενοποιημένο με εφαρμογές όπως το Word, το Excel και το PowerPoint, γεγονός που το καθιστά ένα βολικό σημείο για να αποθηκεύετε και να έχετε πρόσβαση στα ευαίσθητα έγγραφά σας με ασφάλεια.

Χρησιμοποιήστε το OneDrive όταν θέλετε να δημιουργήσετε ένα έγγραφο που είναι μόνο δικό σας, για παράδειγμα, όταν εργάζεστε σε πολύ ευαίσθητες ή ιδιωτικές πληροφορίες.

Για να ξεκινήσετε με το OneDrive, πραγματοποιήστε είσοδο για να κάνετε λήψη και εγκατάσταση της εφαρμογής υπολογιστή OneDrive και, στη συνέχεια, ακολουθήστε τις οδηγίες για να εισέλθετε και να επιλέξετε τους φακέλους που θέλετε να συγχρονίσετε στο cloud. 

• Για να δημιουργήσετε ένα νέο αρχείο στο OneDrive, απλώς κάντε κλικ στο κουμπί Δημιουργία και επιλέξτε τον τύπο αρχείου που θέλετε να δημιουργήσετε, όπως ένα έγγραφο Word ή ένα υπολογιστικό φύλλο του Excel.

• Για να διαχειριστείτε αρχεία στο OneDrive, κάντε δεξί κλικ σε ένα αρχείο και επιλέξτε Μετονομασία για να του δώσετε ένα πιο περιγραφικό όνομα ή μεταφέρετε και αποθέστε αρχεία σε διαφορετικούς φακέλους για καλύτερη οργάνωση.

• Για να κάνετε κοινή χρήση αρχείων με το OneDrive - κάντε κλικ στο κουμπί Κοινή χρήση και πληκτρολογήστε τις διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου των ατόμων με τα οποία θέλετε να κάνετε κοινή χρήση του αρχείου. Μάθετε περισσότερα σχετικά με τον τρόπο διαχείρισης αρχείων στο OneDrive.

Το SharePoint είναι ένα εργαλείο συνεργασίας που χρησιμοποιείται για τη διαχείριση και την κοινή χρήση αρχείων και πληροφοριών σε ολόκληρο τον οργανισμό. Το SharePoint επιτρέπει σε πολλούς χρήστες να συνεργάζονται σε μία κεντρική θέση.

Χρησιμοποιήστε το SharePoint όταν θέλετε να δημιουργήσετε ένα έγγραφο το οποίο θα συντάξετε και θα διαχειριστείτε από μια ομάδα ατόμων ή όταν πρέπει να τεθεί σε κοινή χρήση ευρέως. Για παράδειγμα, χρησιμοποιήστε το ως μια κεντρική θέση για τα μέλη της ομάδας για να προβάλλουν τις λωρίδες χρόνου, τις εργασίες και τα ορόσημα του έργου. Αυτό επιτρέπει στις ομάδες να παρακολουθούν την πρόοδο, να παραμένουν εντός χρονοδιαγράμματος και να συνεργάζονται πιο αποτελεσματικά.

• Για να δημιουργήσετε ένα νέο αρχείο στο SharePoint, μεταβείτε στη βιβλιοθήκη εγγράφων όπου θέλετε να δημιουργήσετε το αρχείο και κάντε κλικ στο κουμπί Δημιουργία .

• Για να διαχειριστείτε αρχεία, κάντε ανάληψη ελέγχου ενός αρχείου για να κάνετε αλλαγές σε αυτό και, στη συνέχεια, μεταβιβάστε ξανά τον έλεγχο του αρχείου όταν ολοκληρώσετε τη διαδικασία.

• Για να κάνετε κοινή χρήση αρχείων, κάντε κλικ στο αρχείο και επιλέξτε Κοινή χρήση. Μπορείτε επίσης να συνεργαστείτε σε πραγματικό χρόνο ανοίγοντας το αρχείο στην κατάλληλη εφαρμογή, όπως το Word ή το Excel και ενεργοποιώντας τη σύνταξη από κοινού. Για να προβάλετε προηγούμενες εκδόσεις ενός αρχείου, κάντε κλικ στο αρχείο και επιλέξτε Ιστορικό εκδόσεων. Μάθετε περισσότερα σχετικά με τον τρόπο διαχείρισης αρχείων στο SharePoint.