|
Ha realizado cambios en la programación del proyecto y ahora la fecha de finalización se ha alejado demasiado. Para corregir la fecha de finalización del proyecto, ajuste las tareas que tienen un mayor impacto en la fecha. Estas tareas se encuentran en la ruta crítica del proyecto. Para ver más artículos de esta serie de guías informativas sobre la administración de proyectos, vea Guía básica de Project. |
|---|
Sugerencias para la administración de proyectos que debe tener en cuenta antes de empezar
Cuando realice cambios en la planificación, hay tres factores que debe tener en cuenta: coste del proyecto, ámbito de los resultados y tiempo. Estos se muestran a menudo como un triángulo. No puede cambiar un punto del triángulo sin afectar a los demás.
A continuación se indican algunos ejemplos de los que esto significa para la fecha de finalización del proyecto.
- Si se acerca la fecha de finalización programada, el resultado podría ser un incremento de los costes y una reducción del ámbito.
- Si pretende no cambiar nunca los costes del proyecto, el resultado podría ser una programación más larga y una reducción del ámbito.
- Si incrementa el ámbito o el número de resultados, el proyecto puede llevar más tiempo y costar más dinero por la exigencia de trabajadores o recursos adicionales.
Si no está familiarizado con la administración de proyectos No importa qué tan bien planifique un proyecto, las cosas saldrán mal. Empiece a buscar los problemas ahora y no más adelante cuando las cosas pueden ir mucho peor.
Estas son algunas maneras de empezar a supervisar y corregir el proyecto.
- Mira primero las tareas más importantes Algunas tareas son más importantes que otras cuando necesitas resolver problemas en tu proyecto. Las tareas que tienen un mayor impacto en la programación son las tareas críticas y es a estas a las que debe prestar mayor atención.
- Obtenga la visión correcta de su proyecto Project tiene numerosas vistas e informes que le ayudarán a determinar qué está mal en su proyecto. Para proyectos simples, preste atención a la fecha de finalización del proyecto mediante el gráfico Gantt. Para proyectos complicados, compruebe las tablas de variación o los informes de valor acumulado.
- Obtener informes de estado semanales No es fácil para las personas enviar informes de estado del trabajo. Una manera sencilla de obtener el estado sería durante las reuniones semanales del equipo. Recopilar la información de estado con una frecuencia superior a la semanal podría ser contraproducente.
Si es un jefe de proyecto experimentado Ha sido un jefe de proyecto durante mucho tiempo, pero ahora se enfrenta a un proyecto que necesita un seguimiento minucioso para mantenerse dentro del presupuesto.
Además, la patrocinadora ha solicitado informes ejecutivos mensuales.
Estas son algunas sugerencias para empezar a supervisar, crear informes y corregir el proyecto.
- Crear una línea base para el proyecto Después de crear la programación, guarde una versión de línea base. Una línea de base es una versión original del proyecto que se puede usar para comparar con el progreso de las tareas.
- Obtenga la visión correcta de su proyecto Project tiene numerosas vistas e informes que le ayudarán a determinar qué está mal en su proyecto. A medida que los proyectos de van complicando, puede consultar las tablas de variación o los informes de valor acumulado para ver qué va mal.
- Obtener informes de estado semanales A medida que los proyectos se complican, puede usar métodos más sofisticados para recopilar informes de estado semanales. Los miembros del equipo pueden introducir información sobre el estado en una lista de tareas de SharePoint que, a continuación, se puede sincronizar con Microsoft Project. Si usa Project Profesional, también puede usar Project Web App para recopilar informes de estado del equipo. Recopilar información de estado con una frecuencia superior a la semanal puede ser contraproducente.
- Comprender el análisis de valor acumulado El análisis de valor acumulado le ayuda a determinar si el proyecto va por buen rumbo.
Supervisar el proyecto
| Realizar un seguimiento del progreso de la programación | Visualice las actualizaciones de las tareas de los miembros del equipo para ver dónde hay problemas. Puede realizar un seguimiento rápido del progreso mediante el gráfico Gantt, o bien puede usar un análisis sofisticado de valor acumulado. Esto le permite ver si el trabajo del proyecto avanza según lo previsto. |
| Mostrar la información de programación de la tarea para saber cómo se ha programado el proyecto | Obtenga información sobre cómo se está programando el proyecto. Puede ver cómo afectan los cambios en la programación de tareas a la fecha de finalización del proyecto. |
| Mostrar la ruta crítica del proyecto | Muestra las tareas que tienen un mayor impacto en la fecha de finalización del proyecto. Mire primero esas tareas para resolver problemas en la programación. |
| Elegir la vista adecuada para la programación del proyecto | Use las vistas y los informes de Project para detectar dónde puede haber problemas y poder realizar cambios en la programación. |
| Definir y guardar una línea base | Para volver a empezar el seguimiento, inicie una nueva línea base para comparar con el progreso futuro. |
| Visualizar un informe de posibles problemas | Cree y personalice informes gráficos del progreso del proyecto. Visualice estos informes en Project o expórtelos a otras aplicaciones como PowerPoint, Word o Excel. |
| Buscar problemas mediante análisis de valor acumulado | El valor acumulado lo ayuda a responder preguntas como: "Mirando la cantidad de trabajo realizado hasta ahora en este proyecto, ¿cuánto dinero se suponía que debíamos haber gastado?" o "¿Terminaremos a tiempo?" |
Solucionar problemas
| Cambiar la fecha de comienzo o finalización | Elija una fecha que comience o finalice en una fecha anterior a la fecha del plan actual. Si esta es una opción para su proyecto, intente cambiar primero la fecha de inicio. |
|---|---|
| Cambiar la duración de una tarea | Reduzca la duración de las tareas para adelantar la fecha de finalización. Asegúrese de que reduce la duración de las tareas críticas que tienen el mayor impacto en la fecha de finalización del proyecto. |
| Reasignar trabajo de una tarea | Si las personas están trabajando en demasiadas asignaciones al mismo tiempo, deje que Project distribuya el trabajo de una manera más uniforme nivelando las asignaciones de recursos. |
| Dividir una tarea | Puede dividir una sola tarea si comprende varios elementos en los que diferentes recursos pueden trabajar simultáneamente. Si divide una tarea de ruta crítica en estos diferentes elementos con diferentes asignaciones, es posible que pueda cumplir con la fecha de finalización. |
| Agregar más personas al proyecto | Agregue personas para que trabajen en las tareas que están retrasando la fecha de finalización. |
| Quitar una persona del equipo | Quitar personas de las tareas es otra forma de incluir la fecha de finalización del proyecto. Demasiadas personas en una tarea, o las personas equivocadas, pueden crear problemas de comunicación que incrementan la duración de la tarea. |
| Cambiar los días laborables del calendario del proyecto | Puede adelantar la fecha de finalización modificando el calendario laboral de las personas. Puede agregar días laborables al calendario de las personas o hacer que trabajen horas extra. |
| Formular una pregunta en el foro de Project | Deje que los expertos respondan sus preguntas acerca de Project. El foro del Project en Answers.com cuenta con usuarios expertos, así como consultores de Project listos para responder a sus preguntas. |
| Comunicar información del proyecto | Después de realizar cambios en la programación de una persona, comuníquele esos cambios para no perder información. |
| Comprender las compensaciones al administrar un proyecto | Cualquier cambio que realice en un proyecto tiene un coste de tiempo, dinero o ámbito. Estos son los factores con los que hace malabares todos los días para mantener su plan de proyecto encaminado. Obtenga información sobre cómo trabajar con estas restricciones. |
| Cómo programa Project las tareas | A medida que Project ajusta su programación, las tareas pueden moverse inesperadamente. Entender el gran "¿Por qué?" detrás del potente motor de programación de Project. |