Saate koos töökaaslastega avada ühe ja sama Exceli töövihiku ning selles korraga töötada. Seda nimetatakse kaasautorina töötamiseks. Kaasautorina töötamisel näete üksteise muudatusi kiiresti mõne sekundi jooksul. Teatud Exceli versioonides kuvatakse teiste inimeste valikud eri värviga. Kui kasutate kaasautorluse toega Exceli versiooni, saate paremas ülanurgas valida nupu Ühiskasutus , tippida meiliaadressid ja seejärel valida pilveasukoha. Täpsemat teavet, näiteks teavet toetatud versioonide ja failitalletuskohtade kohta, leiate sellest artiklist.
Märkus.
See funktsioon on saadaval ainult siis, kui teil on Microsoft 365 tellimus. Kui olete Microsoft 365 tellimuse tellimus, veenduge, et teil oleks Office'i uusim versioon.
Windowsi töölauaversioonide jaoks ette nähtud Excelis tuleb kaasautorlusfunktsiooni kasutamiseks esmalt teatud asjad häälestada. Seejärel tuleb teha vaid paar toimingut, et teistega kaasautorlus teha.
Mida läheb kaasautorlusfunktsiooni kasutamiseks vaja?
- Teil on vaja Microsoft 365 tellimust.
- Teil on vaja installida Microsoft 365 rakendus Excel uusim versioon. Võtke arvesse, et kui teil on töö- või koolikonto, ei pruugi teil olla kaasautorluse toega versiooni. Põhjus võib olla selles, et teie administraator pole installimiseks uusimat versiooni taotlenud.
- Peate teenusekomplekti Microsoft 365 sisse logima oma tellimuse kontoga.
- Exceli töövihikuid tuleb kasutada .xlsx-, XLSM- või XLSB-failivormingus. Kui teie fail pole selles vormingus, avage fail ja seejärel valige Salvesta>koopia. Määrake vorminguks Exceli töövihik (*.xlsx). Võtke arvesse, et kaasautorlus ei toeta Range Open XML-i arvutustabelivormingut.
1. toiming: töövihiku üleslaadimine
Veebibrauseri abil saate OneDrive’i, OneDrive for Businessisse või SharePoint Online’i teeki uue töövihiku üles laadida või selle seal luua. Pange tähele, et SharePointi kohapealsed saidid (saidid, mida Microsoft ei majuta) kaasautorlus ei toeta. Kui te pole kindel, millist kasutate, küsige seda oma saidi eest vastutavalt isikult või oma IT-osakonnalt.
2. toiming: ühiskasutusse andmine
- Kui laadisite faili üles, valige selle avamiseks failinimi. Töövihik avaneb veebibrauseri uuel vahekaardil.
- Valige paremas ülanurgas Redigeerimine (või Vaatamine) >Ava töölaual.
- Kui fail avatakse Exceli töölauarakenduses, võidakse kuvada kollane riba, mis ütleb, et fail on kaitstud vaates. Sel juhul valige nupp Luba redigeerimine .
- Valige paremas ülanurgas Anna ühiskasutusse .
- Tippige väljale Aadress meiliaadressid. Eraldage need sisestamisel semikooloniga või kinnitage aadressid ripploendis.
- Vaikimisi saavad kõik adressaadid töövihikut redigeerida, kuid sätete muutmiseks valige suvand Redigeerimisõigus .
- Soovi korral lisage adressaatidele soovi korral sõnum.
- Valige dokumendi kirjeldamisel abi saamiseks Add a file summary with Copilot (Lisa Copilotiga faili kokkuvõte ).
- Saatmiseks valige Lisa .
Märkus.
Kui soovite lingi ise saata, ärge valige nuppu Lisa . Selle asemel valige dokumendi paremas ülanurgas Jaga>kopeerimislinki.
3. toiming: teised inimesed saavad faili avada
Kui valisite nupu Anna ühiskasutusse , saavad inimesed meilisõnumi, mis kutsub neid faili avama. Nad saavad töövihiku avamiseks valida lingi. Võimalik, et avatakse veebibrauser ja töövihik avatakse Exceli veebirakendus. Kui nad soovivad kaasautorluseks kasutada Exceli töölauarakendust, saavad nad teha valiku Redigeerimine (või Vaatamine) >Redigeeri töölaual. Siiski läheb neil vaja kaasautorluse toega Exceli rakendust. Rakendused Excel for Android, Excel for iOS, Excel Mobile ja Microsoft 365 rakendus Excel toetavad kaasautorlusfunktsiooni. Kui neil pole toetatud versiooni, saavad nad brauseris redigeerida.
Märkus.
Kui nad kasutavad Exceli, PowerPointi või Word uusimat versiooni, on lihtsam teha valik Faili>avamine ja valida Ühiskasutuses minuga.
4. toiming: kaasautorlus
Kui fail on Excelis endiselt avatud, veenduge, et automaatsalvestus oleks vasakus ülanurgas sisse lülitatud. Kui teised avavad lõpuks faili, on teie kaasautorlus koos. Kaasautorluse funktsiooni kasutamise korral kuvatakse Exceli akna parempoolses ülanurgas inimeste pildid. (Võite näha ka nende initsiaale või G-d, mis tähistab külalist.)
Kaasautorluse näpunäited
- Teiste inimeste valikud võidakse kuvada eri värvides. See juhtub siis, kui nad kasutavad Microsoft 365 rakendus Excel tellijaid, Exceli veebirakendus, Excel androidi jaoks, Excel Mobile või Excel for iOS. Kui laps kasutab mõnda muud versiooni, ei kuvata nende valikuid, kuid nende muudatused kuvatakse töötamise ajal.
- Kui teiste valikud kuvatakse eri värvides, märgitakse need sinise, lilla jm värviga. Teie valik on aga alati roheline. Ja teiste inimeste ekraanidel on ka nende enda valikud rohelised. Kui te ei tea, kes kes on, viige kursor valiku kohale ja isiku nimi kuvatakse. Kui soovite liikuda kohta, kus keegi töötab, valige tema pilt või initsiaalid ja seejärel valige suvand Mine .
Faili varasemate versioonide otsimine Microsoft 365 rakendus Excel
Valige Failiteabe>>versiooniajalugu. Seejärel otsige loendist varasem versioon ja valige see avamiseks. Kui soovite taastada praeguse versiooni, oodake, kuni keegi kaasautorina ei tööta, ja seejärel valige see, et taastada see versioon. Lisateavet versioonide kohta leiate teemast Microsoft 365 failide ajalooliste versioonide vaatamine.
Korduma kippuvad küsimused
Mis on automaatsalvestus?
Microsoft 365 rakendus Excel tellijate korral võite märgata vasakus ülanurgas nuppu Automaatsalvestus. Automaatsalvestus on lubatud, kui fail on talletatud OneDrive’is, OneDrive for Businessis või SharePoint Online’is. Töö ajal salvestatakse muudatused automaatselt pilveteenusesse. Kui sama failiga töötavad ka teised inimesed, võimaldab automaatsalvestus neil teie muudatusi vaid mõne sekundi jooksul näha. Lisateavet automaatsalvestuse kohta leiate teemast Mis on automaatsalvestus? , sh põhjused, miks see võib olla saadaval või pole saadaval.
Miks kuvatakse tõrge „Fail on lukus“?
Sellel võib olla paar eri põhjust. Üks levinud põhjus on see, et keegi on faili avanud sellises Exceli versioonis, mis ei toeta kaasautorlust. Kui seda teeb ainult üks inimene, kuvatakse kõigile lukustustõrge isegi siis, kui kõik teised kasutavad Exceli versiooni, mis toetab kaasautorlust.
Kaasautorlust toetavad Exceli versioonid:
- Microsoft 365 rakendus Excel*
- Maci jaoks ette nähtud Microsoft 365 rakendus Excel*
- Exceli veebirakendus
- Excel for Android
- Excel for iOS
- Excel Mobile
* Selle versiooni kaasautorluse jaoks peab teil olema installitud Microsoft 365 rakendus Excel uusim versioon ja te peate sisse logima Microsoft 365 tellimuse kontole. Võtke arvesse, et kui teil on töö- või koolikonto, ei pruugi teil olla kaasautorluse toega versiooni. Põhjus võib olla selles, et teie administraator pole installimiseks uusimat versiooni taotlenud.
Kui teile kuvatakse endiselt lukustustõrge, leiate selle probleemi kohta lisalahendusi artiklist Exceli fail on redigeerimiseks lukustatud .
Miks ei kuvata teiste inimeste valikuid?
Teiste inimeste valikuid saate vaadata eri värvides, kuid ainult siis, kui teie ja teised kasutavad Microsoft 365 rakendus Excel tellijaid, Exceli veebirakendus, Excel for Androidi, Excel Mobile või Excel for iOS. Kui inimesed kasutavad Microsoft 365 rakendus Excel tellijaid, peab värvitud valikute nägemiseks olema kõigil automaatsalvestus sisse lülitatud.
Kui kasutate Microsoft 365 rakendus Excel, Exceli veebirakendus, Excel for Androidi või Excel for iOS-i ja te ei näe teiste inimeste valikuid, oodake mõni sekund. Kui te ikka ei näe kellegi valikuid, veenduge, et ta kasutaks Microsoft 365 rakendus Excel, Exceli veebirakendus, Excel for Android või Excel for iOS. Kui nad kasutavad mõnda muud versiooni (nt Excel Mobile), siis nende valikuid teile ei kuvata. Kuid kõik nende tehtud muudatused kuvatakse peaaegu kohe. Kui nad kasutavad Exceli vanemat versiooni, ei saa nad faili teiega samal ajal redigeerida ja te ei näe nende valikuid.
Miks ei kuvata teiste inimeste muudatusi?
Kaasautorina töötamiseks ja teiste tehtud muudatuste kuvamiseks peavad kõik kasutama kaasautorlusfunktsiooni toega Exceli rakendust. Rakendused Excel for Android, Excel for iOS, Excel Mobile ja Microsoft 365 rakendus Excel tellijad toetavad praegu kaasautorlusfunktsiooni. Kui neil pole toetatud versiooni, saavad nad alati kasutada Exceli veebirakendus oma veebibrauseris. Kui see ei toimi, proovige ühte või mitut järgmistest lahendustest.
- Oodake mõni minut. Mõnikord läheb Exceli ja pilvteenuse vahel ühenduse loomiseks aega.
- Paluge kõigil valida nupp Luba redigeerimine , kui see kuvatakse.
- Veenduge, et kõigil Microsoft 365 rakendus Excel tellijatel oleks Exceli akna vasakus ülanurgas automaatsalvestus sisse lülitatud.
- Kui kasutate failide sünkroonimiseks OneDrive'i, veenduge, et see poleks peatatud, ning veenduge, et sünkroonite oma arvuti faile ja kaustu OneDrive'iga.
- Veenduge, et rakenduse Excel for Android kasutajatel oleks funktsioon Automaatsalvestus sisse lülitatud. Nad saavad selle sisse lülitada, puudutades valikut File
>AutoSave. - Veenduge, et rakenduse Excel for iOS kasutajatel oleks funktsioon Automaatsalvestus sisse lülitatud. Faili sisselülitamiseks puudutage
>Automaatsalvestus. - Veenduge, et fail poleks kirjutuskaitstud.
- Avage Windowsi arvutis fail ja valige Failiteave>. Kõik seal kuvatud tõrked tuleb kõrvaldada.
Mida teha sõnumite "Värskendamine on soovitatav" ja "Üleslaadimine nurjus" puhul?
See võib juhtuda siis, kui kasutatakse Exceli funktsiooni, mis ei toeta Exceli kaasautorlusfunktsiooni täielikult. See võib kaasautorlusprotsessi ajutiselt peatada. Kui teil pole salvestamata muudatusi, valige lihtsalt Värskenda. Kui teil on salvestamata muudatusi, mida te ei pea säilitama, saate valida hülga muudatused. Alleshoidmiseks valige Salvesta koopia ja salvestage fail mõne muu nimega. Seejärel valige ja kopeerige säilitatavad muudatused. Lõpetuseks veel üks toiming – avage algne pilves olev fail uuesti ja kleepige muudatused uuesti sisse.
Mis juhtub, kui kaks inimest muudavad korraga sama asja?
Üldiselt on viimane salvestatud muudatus kas nupu Salvesta või automaatselt automaatsalvestuse abil see, mis "võidab". Selles on mõned erandid, kuid üldjuhul toimib see nii. Kui te ei soovi teiste inimestega konflikte, määrake igale inimesele alad või lehed. Saate neid ülesandeid lingi välja saatmisel selgitada või muuta ülesanded töövihikus endas ilmseks, lisades inimeste nimed pealkirjalahtritesse või nimetades lehtedele inimeste nimesid.
Pidage meeles, et kui kasutate failide sünkroonimiseks OneDrive'i, ühendatakse ühenduseta režiimis tehtud muudatused alles siis, kui teie arvutil on uuesti võrguühendus. Ühendusega režiimis sünkroonitakse kõik teie muudatused korraga.