Yleiskatsaus: Sivuston hallinta, käyttöoikeudet ja jakaminen sivuston omistajille

Nykyaikaisen SharePoint-sivuston siirtymisrakenne

Tehokkaimmat SharePoint-sivustot auttavat käyttäjiä löytämään tarvitsemansa nopeasti, jotta he voivat käyttää löytämiänsä tietoja päätösten tekoon, tilanteen selvittämiseen, työkalujen käyttöön tai ongelmanratkaisuun kollegoiden kanssa. Lue lisätietoja SharePoint-sivuston siirtymisrakenteen suunnittelusta.

Tietoarkkitehtuuri voi sisältää myös tietojen luokituksen. Jos julkaisemillasi tiedoilla on yritykselle suuri arvo, ne edellyttävät erityistä suojausta tai ne kuuluvat lakisääteisten vaatimustenmukaisuussääntöjen piiriin, harkitse luokittelujärjestelmän määrittämistä sellaisten sisältötyyppien tunnistamiseksi, joita on hallittava huolellisesti. Kun olet järjestänyt tiedot tiettyihin luetteloihin ja kirjastoihin, voit hallita sisällön katselutapaa hallintaominaisuuksien avulla.

Nykyaikainen SharePoint-arkkitehtuuri on suunniteltu joustavammaksi ja mukautuvaksi organisaation tarpeiden muuttamiseen. Nykyaikaisia sivustoja voi liittääkeskussivustoihin. Liittyvät sivustot jakavat siirtymisen ja ulkoasun keskittimen kanssa. Jos keskussivuston omistaja ja sivuston omistajat hyväksyvät sen, siihen liittyvät sivustot voivat myös jakaa keskuskäyttöoikeuksia.

Harkitse seuraavia seikkoja, kun määrität sivuston siirtymisrakennetta:

• Millaista sisältöä sivustolla on? Miten se jakautuu sivuille, luetteloihin ja kirjastoihin?

• Miten tiedot esitetään sivustossa?

• Miten sivuston käyttäjät siirtyvät sivustossa?

• Miten tiedot kohdistetaan tietyille käyttäjäryhmille?

• Miten hakutoiminto määritetään ja optimoidaan?

Käyttöoikeuksien hallitseminen nykyaikaisilla sivustoilla

Organisaation tehtävän kannalta tärkeiden tietojen eheys, luottamuksellisuus ja tietosuoja määräytyvät sen mukaan, miten turvalliseksi teet sivustosi– erityisesti sen mukaan, kenelle päätät myöntää sivuston käyttöoikeuden. Nykyaikaisten sivustojen käyttöoikeuksien hallitseminen koskee sekä käyttäjiä että käyttäjäryhmiä. Nykyaikaisten viestintä- ja tiimisivustojen käyttöoikeudet ovat peräisin erilaisia vaihtoehtoja tarjoavista sivustomalleista. kullekin sivustolle.

Viestintäsivustoja ei liitetä Microsoft 365-ryhmiin, ja niissä on kolme oletusarvoista SharePoint-ryhmää: sivuston omistajat, jäsenet ja vierailijat.

Seuraavassa on joitakin vinkkejä, jotka kannattaa pitää mielessä, kun kehität käyttöoikeusstrategiaa:

• Myönnä käyttöoikeuksia vain tarpeen mukaan: Määritä käyttäjille vain sellainen käyttöoikeustaso, jota tehtävien suorittaminen edellyttää.

• Käytä standardeja oletusryhmiä: Myönnä käyttöoikeudet lisäämällä käyttäjät SharePointin oletusryhmiin (kuten Jäsenet-, Vierailijat- ja Omistajat-ryhmiin).

• Voit ryhmitellä sisällön myös suojaustasojen mukaan: Voit esimerkiksi luoda sivuston tai kirjaston erityisesti luottamuksellisia tiedostoja varten sen sijaan, että kaikki tiedostot tallennetaan samaan suureen kirjastoon ja suojataan yksittäisillä käyttöoikeuksilla.

Nykyaikaisen sivuston käyttöoikeudet otsikon mukaan

Lisää resurssimateriaalia sivuston omistajille:

• SharePoint-sivuston mukauttaminen

• SharePoint-sivuston siirtymisrakenteen mukauttaminen

• Haku nykyaikaisessa SharePointissa

• SharePoint-keskussivuston määrittäminen

• SharePoint-viestintäsivuston hallinta

• SharePoint-sivuston asetusten hallinta

• Sivuston jakaminen

• Luettelon, kirjaston tai yksittäisen kohteen käyttöoikeuksien muokkaaminen

Alisivustojen luominen

Haluat ehkä ryhmäsi jäsenten pystyvän luomaan ryhmäsivustoon alisivustoja tiettyä projektia varten.

Mahdollisuus luoda tarvittaessa uusia alisivustoja voi olla ryhmän kannalta hyödyllinen, mutta rajoittamaton sivustojen luominen voi riistäytyä käsistä. Jos alisivustoja voi lisätä vapaasti, voi ilmetä ongelmia. Esimerkki:

• Käyttäjien on vaikea löytää oikeaa alisivustoa tai varmistaa, onko heillä oikea alisivusto.

• Samoja tietoja voi olla useissa alisivustoissa, mikä tuhlaa kallista tallennustilaa ja lisää tietojen ylläpitämiseen tarvittavaa työtä.

• Alisivustoissa voi olla pahimmillaan jopa vuosia sitten vanhentuneita tietoja, jotka tulevat näkyviin hakutuloksiin. Käyttäjän voi olla vaikeaa tietää, mitkä versiot tiedoista ovat oikeita.

• Useiden alisivustojen käyttöoikeuksien hallinnasta voi tulla suuri tehtävä, ja käyttäjät saattavat vahingossa saada käyttöoikeuden tietoihin, joita heillä ei todellakaan pitäisi olla.

• Organisaatiosta lähtevien työntekijöiden ylläpitämät alisivustot voivat jäädä ilman ylläpitäjää, mikä voi aiheuttaa sekaannusta muille käyttäjille ja näkyä hakutuloksissa virheellisinä tietoina.

Voit säästää aikaa ja vaivaa laatimalla sivustojen luomista koskevia käytäntöjä, joissa käsitellään esimerkiksi seuraavia seikkoja:

• Kenellä on oikeus luoda alisivustoja?

• Onko uudet alisivustot hyväksyttävä etukäteen? Jos on, kuka ne hyväksyy ja millä perusteilla?

• Onko uusissa alisivustoissa käytettävä aiemmin luotuja malleja ja teemoja?

• Kuinka paljon tietoja sivustoon voi tallentaa? Kuinka paljon palvelintilaa sivusto voi käyttää?

• Mitkä ovat sivustojen siirtymisstrategioita ohjaavat säännöt?

• Kuinka kauan alisivuston tietoja säilytetään ennen poistamista tai arkistointia?

Lisätietoja on kohdassa Sivuston tai alisivuston luominen.

Oikeuksien hallinta

Organisaation tehtävän kannalta tärkeiden tietojen eheys, luottamuksellisuus ja tietosuoja määräytyvät sen mukaan, miten turvalliseksi teet sivustosi– erityisesti sen mukaan, kenelle päätät myöntää sivuston käyttöoikeuden.

Sivuston käyttöoikeuksien myöntämistä ja rajoittamista kutsutaan käyttöoikeuksien hallinnaksi, ja se on yksi tärkeimmistä velvollisuuksistasi sivuston omistajana.

Seuraavassa on joitakin vinkkejä, jotka kannattaa pitää mielessä, kun kehität käyttöoikeusstrategiaa.

• Myönnä käyttöoikeuksia vain tarpeen mukaan. Määritä käyttäjille vain sellainen käyttöoikeustaso, jota tehtävien suorittaminen edellyttää.

• Myönnä käyttöoikeudet lisäämällä käyttäjät SharePointin oletusryhmiin (kuten Jäsenet-, Vierailijat- ja Omistajat-ryhmiin). Liitä suurin osa käyttäjistä Jäsenet- tai Vierailijat-ryhmään ja vain rajoitettu joukko Omistajat-ryhmään.

• Luo selkeä hierarkia, joka hyödyntää käyttöoikeuksien periytymistä. Vältä siis käyttöoikeuksien myöntämistä yksittäisille käyttäjille ja käytä sen sijaan ryhmiä. Jos mahdollista, määritä alisivustojen käyttöoikeudet periytymään ryhmäsivustosta sen sijaan, että määrittäisit niille yksilölliset käyttöoikeudet.

• Järjestä sisältö siten, että käyttöoikeuksien periytymistä hyödynnetään tehokkaasti. Voit ryhmitellä sisällön myös suojaustasojen mukaan. Voit esimerkiksi luoda sivuston tai kirjaston erityisesti luottamuksellisia tiedostoja varten sen sijaan, että kaikki tiedostot tallennetaan samaan suureen kirjastoon ja suojataan yksittäisillä käyttöoikeuksilla.

Lisätietoja käyttöoikeuksien määrittämisestä on kohdissa Tietoa SharePointin käyttöoikeustasoista ja Luettelon, kirjaston tai yksittäisen kohteen käyttöoikeuksien muokkaaminen.

Tietoarkkitehtuuri

Sivuston tietoarkkitehtuuri muistuttaa kirjan sisällysluetteloa: Se määrittää, miten sivuston verkkosivut, asiakirjat, luettelot ja tiedot järjestetään ja esitetään sivuston käyttäjille. Tietoarkkitehtuuri tallentuu usein sivuston sisällön, hakusanojen, tietotyyppien ja muiden käsitteiden hierarkkisena luettelona.

Jos haluat luoda tietoarkkitehtuurin, analysoi ensin sivustossa esitettävät tiedot. Seuraavassa on kysymyksiä, joita voit käyttää apuna tietoarkkitehtuuria kehittäessäsi:

• Millaista sisältöä sivustossa tarvitaan? Miten se jakautuu alisivustoihin, luetteloihin, kirjastoihin ja niin edelleen?

• Miten tiedot esitetään sivustossa?

• Miten sivuston käyttäjät siirtyvät sivustossa?

• Miten tiedot suunnataan tietyille käyttäjäryhmille?

• Miten hakutoiminto määritetään ja optimoidaan?

Tietoarkkitehtuuri voi sisältää myös tietojen luokituksen.

Jos käsittelemiesi tietojen arvo yritykselle on suuri, ne edellyttävät erityistä suojausta tai ne kuuluvat säädösten noudattamista koskevien sääntöjen piiriin, haluat ehkä määrittää luokittelumallin, joka määrittää tietyntyyppisen sisällön, jota on hallittava huolellisesti.

Kun olet järjestänyt tiedot tiettyihin luetteloihin ja kirjastoihin, voit hallita sisällön hallintaa hallinto-ominaisuuksien avulla. Esimerkki:

Tiedostojen uloskuittaamisen edellyttäminen

Kun tiedosto on tarpeen kuitata ulos, varmistat, että olet ainoa henkilö, joka voi muokata tiedostoa, kunnes se kuitataan takaisin sisään. Kun tiedostojen uloskuittaaminen edellytetään, useat henkilöt eivät voi enää tehdä muutoksia samaan aikaan, joten muokkausristiriitoja ja epäselvyyksiä ei pääse syntymään. Uloskuittaamisen edellyttäminen auttaa myös muistuttamaan työryhmän jäseniä siitä, että kommentti on lisättävä, kun tiedosto kuitataan sisään, jotta voit seurata helpommin versioiden välillä tapahtuneita muutoksia. Lisätietoja on kohdassa Kirjaston määrittäminen edellyttämään tiedostojen uloskuittausta.

Versioiden seuranta

Jos tiedostojen aiemmat versiot on tarkoitus säilyttää, voit seurata, tallentaa ja palauttaa tiedostoja kirjastojen avulla. Voit määrittää, että kaikkia versioita seurataan samalla tavalla, mutta voit myös määrittää tietyt versiot pääversioiksi ja tietyt aliversioiksi. Esimerkiksi tiedosto, josta on korjattu yksittäinen oikeinkirjoitusvirhe, voidaan määrittää aliversioksi. Tallennustilan hallinta helpottuu, kun määrität tallennettavien pää- ja aliversioiden määrän. Lisätietoja versiotiedoista on artikkelissa Miten versiotietojen hallinta toimii luettelossa tai kirjastossa?

Sivuston elinkaari ja käytöstä poistaminen

Esimerkiksi asiakirjojen työstämiseen ja keskusteluun tarkoitetut sivustot jäävät usein viemään tilaa ja sekoittamaan hakutuloksia, kun niitä ei enää tarvita. Sivustojen ja niiden sisällön tarkistaminen (vähintään kerran vuodessa) kannattaa määrittää aikataulu, jotta näet, kannattaako ne säilyttää.

On myös hyvä pitää mielessä, että organisaatiosi suurempi hallintomalli saattaa olla myös etsiessäsi ulkopuolisia sivustoja. Järjestelmänvalvoja voi esimerkiksi poistaa automaattisesti sivustot, joita ei ole käytetty 90 päivään. Ennen poistamista sivuston omistaja saa sitä koskevan varoitusviestin sähköpostitse. Lisätietoja elinkaaresta ja käytöstä poistamisen käytännöistä on kohdassa Sivuston sulkemiskäytännöt.