Yleiskatsaus: Sivuston hallinta, käyttöoikeudet ja jakaminen sivuston omistajille

Yleiskatsaus: Sivuston hallinta, käyttöoikeudet ja jakaminen sivuston omistajille

Tämä artikkeli tarjoaa yleiskuvan ideoista ja parhaista käytännöistä sivustosi hallintomallille. Jos olet sivuston omistaja, luo hallintomalli, joka vastaa sivuston käytäntöjä, prosesseja, rooleja ja vastuita. Mallin avulla voit hallita sitä, miten ihmiset käyttävät sivustoasi. Voit esimerkiksi edellyttää tiedostojen uloskuittausta, jotta useat henkilöt eivät yritä muokata tiedostoa samaan aikaan. 

Huomautus: SharePoint-järjestelmänvalvoja määrittää useita jako- ja käyttöoikeussääntöjä. Voit käyttää tätä artikkelia perusoppaana, joka auttaa ymmärtämään, mitä voit hallita sivuston omistajana. Toimi yhdessä SharePoint-järjestelmänvalvojan kanssa, jotta voit tehdä muutoksia organisaatiosi hallintostrategiaan.

Sivuston tukemiseen liittyvät roolit ja vastuut

Roolien ja vastuiden määrittäminen sivuston suunnittelussa ja luonnissa vähentää tarvetta siivota tai järjestää sivustoa uudelleen, kun tiimistä poistuu henkilöitä tai siihen liittyy uusia henkilöitä. Sivuston hallinnoimisessa tulisi ottaa huomioon käyttäjäkoulutus, sivuston käytön ja sisällön valvonta sekä odotusten viestittäminen sivustoa hallitseville tiimin jäsenille. 

Harkitse seuraavien priorisointia ja määrittelyä:

  • Sivuston koulutus sivuston omistajille: Tarjoa uusille sivuston omistajille peruskoulutus siirtymiseen, hakuun ja asiakirjojen hallintaan.

  • Sivuston tuki: Määritä ryhmän jäsenistä erityinen asiantuntijaryhmä, joka korjaa virheitä ja raportoi asioista SharePoint-järjestelmänvalvojalle.

  • Sivuston luonti- ja käyttöohjeet: Organisaatio on usein hahmotellut sivuston yrityksen käytäntöön perustuen. Tarjoa ajan tasalla oleva linkki asianmukaisiin ohjeisiin ja sivuston omistajien ja sisällöntuottajien yhteystiedot mahdollisia yhteydenottoja varten. 

  • Sisällön julkaiseminen ja valvonta: Aikatauluta sivuston ja sivujen sisällön valvonta suoritettavaksi mahdollisimman usein, jotta sivusto pysyy ajan tasalla. Määritä valvonta-aikataulu ja sisällön omistajat suurille luetteloille ja kirjastoille. 

SharePoint-oletusryhmät

Otsikko

Oletuskäyttöoikeustaso

Käytetään:

Omistaja

Täydet oikeudet

Henkilöiden tulee pystyä hallitsemaan sivuston käyttöoikeuksia, asetuksia ja ulkoasua.

Jäsen

Muokkaus ja osallistuminen

Henkilöiden tulee pystyä muokkaamaan sivuston sisältöä. Käyttöoikeustaso määräytyy sivuston luomiseen käytetyn sivustomallin mukaan.

Vierailija

Vain luku

Henkilöiden tulee nähdä sisältö, mutta heidän ei tule pystyä muokkaamaan sitä.

Moderni sivuston hallinta

Nykyaikaisessa SharePointissa sivuston hallinnointi on tärkeämpää kuin aiemmissa versioissa, koska uuden sivuston luontiin liittyy enemmän vaihtoehtoja. Organisaation hallinnointi riippuu siitä, kuinka paljon organisaation on pystyttävä hallitsemaan sisältöä. Tämä määrittää sivuston luonnin ja sivuston omistajan hallinnon yksityiskohdat. SharePoint-järjestelmänvalvoja voi auttaa ymmärtämään käytäntöjä, jotka liittyvät suojausvaatimuksiin, viranomaissäännöksiin, yrityksen brändiin, helppokäyttötoimintoihin ja koulutusohjeisiin. SharePoint-järjestelmänvalvojalta saat lisätietoja organisaation sivuston luomista ja käyttämistä koskevista käytännöistä ennen sivuston hallintasuunnitelman luontia.

Nykyaikaisen SharePoint-sivuston siirtymisrakenne

Tehokkaimmat SharePoint-sivustot auttavat käyttäjiä löytämään tarvitsemansa nopeasti, jotta he voivat käyttää löytämiänsä tietoja päätösten tekoon, tilanteen selvittämiseen, työkalujen käyttöön tai ongelmanratkaisuun kollegoiden kanssa. Lue lisätietoja SharePoint-sivuston siirtymisrakenteen suunnittelusta.

Tietoarkkitehtuuri voi sisältää myös tietojen luokituksen. Jos julkaisemillasi tiedoilla on suuri merkitys organisaatiollesi tai ne tarvitsevat erityistä tietosuojaa tai jos ne ovat lainsäädännöllisten määräysten alaisia, voit määrittää luokitusmallin, joka tunnistaa erityiskäsittelyä vaativan sisällön. Kun olet järjestänyt tiedot luetteloiksi ja kirjastoiksi, voit hallita hallintotoiminnoilla, kuinka sisältöä tarkastellaan.

Nykyaikainen SharePoint-arkkitehtuuri on suunniteltu joustavammaksi ja mukautuvaksi organisaation tarpeiden muuttamiseen. Nykyaikaisia sivustoja voi liittääkeskussivustoihin. Liitetyt sivustot jakavat siirtymisen ja mukautuksen keskuksen kanssa, ja se voi jakaa myös keskuksen käyttöoikeudet, jos sivuston omistajat sen hyväksyvät.

Harkitse seuraavia seikkoja, kun määrität sivuston siirtymisrakennetta:

  • Millaista sisältöä sivustolla on? Miten se jakautuu sivuille, luetteloihin ja kirjastoihin?

  • Miten tiedot esitetään sivustossa?

  • Miten sivuston käyttäjät siirtyvät sivustossa?

  • Miten tiedot kohdistetaan tietyille käyttäjäryhmille?

  • Miten hakutoiminto määritetään ja optimoidaan?

Käyttöoikeuksien hallitseminen nykyaikaisilla sivustoilla

Organisaation kriittisten tietojen eheyteen, luottamuksellisuuteen ja suojaukseen vaikuttaa se, miten turvalliseksi luot sivustosi; toisin sanoen se, kenelle määrität sivustosi käyttöoikeuden. Nykyaikaisten sivustojen käyttöoikeuksien hallitseminen koskee sekä käyttäjiä että käyttäjäryhmiä. Nykyaikaisten viestintä- ja tiimisivustojen käyttöoikeudet ovat peräisin erilaisia vaihtoehtoja tarjoavista sivustomalleista. kullekin sivustolle.

Viestintäsivustoja ei liitetä Microsoft 365-ryhmiin, ja niissä on kolme oletusarvoista SharePoint-ryhmää: sivuston omistajat, jäsenet ja vierailijat. 

Seuraavassa on kerrottu muutamia vihjeitä, jotka kannattaa muistaa käyttöoikeusstrategiaa laadittaessa:

  • Myönnä käyttöoikeuksia vain tarpeen mukaan: Määritä käyttäjille vain sellainen käyttöoikeustaso, jota tehtävien suorittaminen edellyttää.

  • Käytä standardeja oletusryhmiä: Myönnä käyttöoikeudet lisäämällä käyttäjät oletusryhmiin (kuten Jäsenet-, Vierailijat- ja Omistajat-ryhmiin).

  • Voit ryhmitellä sisällön myös suojaustasojen mukaan: Voit esimerkiksi luoda sivuston tai kirjaston erityisesti luottamuksellisia tiedostoja varten sen sijaan, että kaikki tiedostot tallennetaan samaan suureen kirjastoon ja suojataan yksittäisillä käyttöoikeuksilla.

Nykyaikaisen sivuston käyttöoikeudet otsikon mukaan

Otsikko

Käyttöoikeustaso

Omaa seuraavat oikeudet:

Sivuston omistaja

Täydet oikeudet

Sivuton jäsenten oikeuksien lisäksi omistajilla on myös seuraavat oikeudet:

Sivuston nimen muuttaminen

Siirtymisrakenteen muuttaminen

Sivuston logon vaihtaminen

Sivuston omistajien lisääminen tai poistaminen

Sivuston jäsenasetusten muokkaaminen

Sivuston vierailijoiden lisääminen tai poistaminen

Sivuston asetusten muokkaaminen

Sivuston poistaminen

Microsoft 365 -ryhmän lisääminen

Sivuston liittäminen keskussivustoon

Sivuston jäsen

Muokkaus ja osallistuminen

Luetteloiden lisääminen, muokkaaminen ja poistaminen

Tiedostokirjastojen lisääminen, muokkaaminen ja poistaminen

Sivuston jäsenten lisääminen tai poistaminen

Asiakirjojen lisääminen ja muokkaaminen

Sivun lisääminen, muokkaaminen ja poistaminen

Uutisjulkaisujen lisääminen, muokkaaminen ja poistaminen

Sivun osioiden lisääminen, muokkaaminen ja poistaminen

Verkko-osien lisääminen, muokkaaminen ja poistaminen

Sivuston siirtymisrakenteen lisääminen, muokkaaminen ja poistaminen

Sivumallien luominen tai poistaminen

Sivuston käyttötietojen tarkasteleminen

Sivuston vierailija

Vain luku

Sisällön tarkasteleminen

Lisää resurssimateriaalia sivuston omistajille:

Sivuston hallinta

Tärkeä ja usein näkymätön osa mitä tahansa sivustoa on hallintomalli. Se muodostuu käytännöistä, rooleista, vastuista ja prosesseista, jotka määrittävät, miten ryhmän jäsenet käyttävät SharePointia.

Monilla organisaatioilla on käytössään hallintomalli sivustoja varten joko keskitetyn hallinnan tai sivustokokoelman tasolla. IT-osasto tai -ryhmä on voinut luoda sen ja voi vastata sen ylläpidosta. Sivuston omistajana sinun täytyy selvittää, onko sivustokokoelmalle tai klusterille olemassa jo hallintamalli. Tällöin voit sen avulla opastaa sivustosi käyttäjiä tai luoda sivuston tarpeita vastaavan lisähallintamallin. Esimerkiksi jos olet klassisen ryhmäsivuston tai muun sivustokokoelman alisivuston omistaja, sinun kannattaa luoda sivustoasi varten oma hallintomalli. vastaamaan alisivuston tarpeita.

Sivuston hallintamalli auttaa sivuston käyttäjiä ymmärtämään, milloin heidän on luotava uusi alisivusto, luettelo tai muu sivuston sisältö. Varmistaa, että alisivustot ja sisältö poistetaan vanhennettuaan käytöstä säästääkseen tallennustilaa ja pitääkseen hakutulokset tarkkoina. Antaa käyttäjille oikeuden käyttää oikeaa sisältöä ja pitää sivuston mukautuksen koko ajan ennallaan tiedottamalla alisivustojen omistajia saatavilla olevista malleista ja teemoista. Se helpottaa myös sivuston omistajan muuttamista käyttäjien poistuessa organisaatiosta tai roolien muuttuessa.

Sivuston hyvän hallintamallin tulee keskittyä seuraaviin osa-alueisiin:

  • Sivustojen luominen

  • Oikeuksien hallinta

  • Tietoarkkitehtuuri

  • Sivuston elinkaari ja käytöstä poistaminen

  • Tallennusrajoitukset

  • Tietojen luokitteleminen

  • Mukauttaminen

  • Tietojen suojaaminen

  • Siirtyminen

  • Haku

  • Sivuston tukemiseen liittyvät roolit ja vastuut

Osa edellisen luettelon osista voi olla määritetty valmiiksi sivustokokoelman tai organisaation hallintomallissa, esimerkiksi sivuston tallennustilan määrä sekä se, minkälaisia mukautuksia sivuston ulkoasuun ja toimintoihin voi tehdä. Toisilla taas ei ole välttämättä merkitystä ryhmäsivuston sisältämien tasojen määrän ja käyttäjämäärän mukaisesti. Vaikka sinun ei itse tarvitsisikaan tehdä näitä seikkoja koskevia päätöksiä, on kuitenkin hyvä tietää, millaisia päätöksiä on aiemmin tehty, jotta voit kertoa niistä sivuston käyttäjille ja ottaa tarpeen mukaan eri käytäntöjä käyttöön.

Alisivustojen luominen

Haluat ehkä ryhmäsi jäsenten pystyvän luomaan ryhmäsivustoon alisivustoja tiettyä projektia varten.

Mahdollisuus luoda tarvittaessa uusia alisivustoja voi olla ryhmän kannalta hyödyllinen, mutta rajoittamaton sivustojen luominen voi riistäytyä käsistä. Jos alisivustoja voi lisätä vapaasti, voi ilmetä ongelmia. Esimerkki:

  • Oikean alisivuston löytäminen voi olla vaikeaa tai käyttäjät eivät ehkä saa selville, onko sellaista edes luotu.

  • Samoja tietoja voi olla useissa alisivustoissa, mikä tuhlaa kallista tallennustilaa ja lisää tietojen ylläpitämiseen tarvittavaa työtä.

  • Alisivustoissa voi olla pahimmillaan jopa vuosia sitten vanhentuneita tietoja, jotka tulevat näkyviin hakutuloksiin. Käyttäjän voi olla vaikeaa tietää, mitkä versiot tiedoista ovat oikeita.

  • Monien alisivustojen käyttöoikeuksien hallinta voi olla hyvin työlästä, ja käyttäjät voivat vahingossa saada käyttöönsä tietoja, joihin heillä ei pitäisi olla oikeuksia.

  • Organisaatiosta lähtevien työntekijöiden ylläpitämät alisivustot voivat jäädä ilman ylläpitäjää, mikä voi aiheuttaa sekaannusta muille käyttäjille ja näkyä hakutuloksissa virheellisinä tietoina.

Voit säästää aikaa ja vaivaa laatimalla sivustojen luomista koskevia käytäntöjä, joissa käsitellään esimerkiksi seuraavia seikkoja:

  • Kenellä on oikeus luoda alisivustoja?

  • Onko uudet alisivustot hyväksyttävä etukäteen? Jos on, kuka ne hyväksyy ja millä perusteilla?

  • Onko uusissa alisivustoissa käytettävä aiemmin luotuja malleja ja teemoja?

  • Kuinka paljon tietoja sivustoon voi tallentaa? Kuinka paljon palvelintilaa sivusto voi käyttää?

  • Mitkä ovat sivustojen siirtymisstrategioita ohjaavat säännöt?

  • Kuinka kauan alisivuston tietoja säilytetään ennen poistamista tai arkistointia?

Lisätietoja on kohdassa Sivuston tai alisivuston luominen.

Oikeuksien hallinta

Organisaation kriittisten tietojen eheyteen, luottamuksellisuuteen ja suojaukseen vaikuttaa se, miten turvalliseksi luot sivustosi; toisin sanoen se, kenelle määrität sivustosi käyttöoikeuden.

Sivuston käyttöoikeuksien myöntämistä ja rajoittamista kutsutaan oikeuksien hallinnaksi, ja se on yksi tärkeimmistä sivuston omistajan vastuualueista.

Seuraavassa on kerrottu muutamia vihjeitä, jotka kannattaa muistaa käyttöoikeusstrategiaa laadittaessa.

  • Myönnä käyttöoikeuksia vain tarpeen mukaan. Määritä käyttäjille vain sellainen käyttöoikeustaso, jota tehtävien suorittaminen edellyttää.

  • Myönnä käyttöoikeudet lisäämällä käyttäjät SharePointin oletusryhmiin (kuten Jäsenet-, Vierailijat- ja Omistajat-ryhmiin). Liitä suurin osa käyttäjistä Jäsenet- tai Vierailijat-ryhmään ja vain rajoitettu joukko Omistajat-ryhmään.

  • Luo selkeä hierarkia, joka hyödyntää käyttöoikeuksien periytymistä. Vältä siis käyttöoikeuksien myöntämistä yksittäisille käyttäjille ja käytä sen sijaan ryhmiä. Jos mahdollista, määritä alisivustojen käyttöoikeudet periytymään ryhmäsivustosta sen sijaan, että määrittäisit niille yksilölliset käyttöoikeudet.

  • Järjestä sisältö siten, että käyttöoikeuksien periytymistä hyödynnetään tehokkaasti. Voit ryhmitellä sisällön myös suojaustasojen mukaan. Voit esimerkiksi luoda sivuston tai kirjaston erityisesti luottamuksellisia tiedostoja varten sen sijaan, että kaikki tiedostot tallennetaan samaan suureen kirjastoon ja suojataan yksittäisillä käyttöoikeuksilla.

Lisätietoja käyttöoikeuksien määrittämisestä on kohdissa Tietoa SharePointin käyttöoikeustasoista ja Luettelon, kirjaston tai yksittäisen kohteen käyttöoikeuksien muokkaaminen.

Tietoarkkitehtuuri

Sivuston tietoarkkitehtuuri muistuttaa kirjan sisällysluetteloa: Se määrittää, kuinka sivuston tiedot – verkkosivut, tiedostot, luettelot ja data – järjestetään ja esitetään sivuston käyttäjille. Tietoarkkitehtuuri tallentuu usein sivuston sisällön, hakusanojen, tietotyyppien ja muiden käsitteiden hierarkkisena luettelona.

Jos haluat luoda tietoarkkitehtuurin, analysoi ensin sivustossa esitettävät tiedot. Seuraavassa on kysymyksiä, joita voit käyttää apuna tietoarkkitehtuuria kehittäessäsi:

  • Millaista sisältöä sivustossa tarvitaan? Miten se jakautuu alisivustoihin, luetteloihin, kirjastoihin ja niin edelleen?

  • Miten tiedot esitetään sivustossa?

  • Miten sivuston käyttäjät siirtyvät sivustossa?

  • Miten tiedot suunnataan tietyille käyttäjäryhmille?

  • Miten hakutoiminto määritetään ja optimoidaan?

Tietoarkkitehtuuri voi sisältää myös tietojen luokituksen.

Jos käsittelemilläsi tiedoilla on suuri merkitys organisaatiollesi, jos ne tarvitsevat erityistä tietosuojaa tai jos ne ovat lainsäädännöllisten määräysten alaisia, voit määrittää luokitusmallin, joka tunnistaa erityiskäsittelyä vaativan sisällön.

Kun olet järjestänyt tiedot luetteloiksi ja kirjastoiksi, voit määrittää niiden hallintatavat hallintotoiminnoilla. Esimerkki:

Tiedostojen uloskuittaamisen edellyttäminen

Kun tiedosto on tarpeen kuitata ulos, varmistat, että olet ainoa henkilö, joka voi muokata tiedostoa, kunnes se kuitataan takaisin sisään. Kun tiedostojen uloskuittaaminen edellytetään, useat henkilöt eivät voi enää tehdä muutoksia samaan aikaan, joten muokkausristiriitoja ja epäselvyyksiä ei pääse syntymään. Uloskuittaamisen edellyttäminen auttaa myös muistuttamaan työryhmän jäseniä siitä, että kommentti on lisättävä, kun tiedosto kuitataan sisään, jotta voit seurata helpommin versioiden välillä tapahtuneita muutoksia. Lisätietoja on kohdassa Kirjaston määrittäminen edellyttämään tiedostojen uloskuittausta.

Versioiden seuranta

Jos tiedostojen aiemmat versiot on tarkoitus säilyttää, voit seurata, tallentaa ja palauttaa tiedostoja kirjastojen avulla. Voit määrittää, että kaikkia versioita seurataan samalla tavalla, mutta voit myös määrittää tietyt versiot pääversioiksi ja tietyt aliversioiksi. Esimerkiksi tiedosto, josta on korjattu yksittäinen oikeinkirjoitusvirhe, voidaan määrittää aliversioksi. Tallennustilan hallinta helpottuu, kun määrität tallennettavien pää- ja aliversioiden määrän. Lisätietoja versiotiedoista on artikkelissa Miten versiotietojen hallinta toimii luettelossa tai kirjastossa?

Voit määrittää tiedoston hyväksynnän pakolliseksi. Tiedostot jäävät odotustilaan, kunnes käyttäjä, jolla on hyväksymisoikeudet, hyväksyy tai hylkää tiedoston. Voit itse määrittää käyttäjäryhmät, jotka voivat tarkastella vielä hyväksymätöntä tiedostoa. Tästä ominaisuudesta voi olla hyötyä, jos kirjastossa on tärkeitä ohjeita tai käytäntöjä, joiden halutaan näkyvän muille käyttäjille vasta lopullisessa muodossaan. Lisätietoja tiedoston hyväksynnästä on kohdassa Sivustoluettelon tai -kirjaston kohteiden hyväksynnän vaatiminen.

Kirjastot tukevat RSS-teknologiaa, joten työryhmän jäsenet voivat vastaanottaa ja tarkastella päivityksiä, syötteitä, uutisia ja tietoja keskitetyssä sijainnissa. RSS-teknologian avulla voit saada ilmoituksia muutoksista kirjastossa, esimerkiksi jos tiedostoon tallennetut tiedostot muuttuvat. RSS-syötteiden avulla työryhmän jäsenet näkevät kootun luettelon muuttuneista tiedostoista. Voit myös luoda sähköposti-ilmoituksia, jotta saat ilmoituksen, kun tiedostot muuttuvat. Saat lisätietoja RSS-syötteistä ohjeartikkelista Sivuston tai sivustokokoelman RSS-syötteiden hallinta.

Tiedostokirjasto tai sisältötyyppi voi hyödyntää organisaatiosi liiketoimintaprosesseille määrittämiä työnkulkuja, kuten asiakirjojen hyväksymistä tai tarkistusta. Työryhmä voi lisätä asiakirjoihin liiketoimintaprosesseja, joita kutsutaan työnkuluiksi. Niissä kuvataan järjestyksessä tarvittavat toimet, esimerkiksi asiakirjojen hyväksyminen tai kääntäminen. Automatisoidun työnkulun avulla tiedostot tai kohteet voi kuljettaa toimintojen tai tehtävien sarjan läpi. Kirjastoissa on oletusarvoisesti käytössä kolme työnkulkua: Hyväksyntä, joka siirtää asiakirjan ryhmälle henkilöitä hyväksyttäväksi, Palautteen kerääminen, joka siirtää asiakirjan ryhmälle henkilöitä palautteen keräämiseksi ja palauttaa sen sitten henkilölle, joka käynnisti työnkulun, sekä Allekirjoitusten kerääminen, joka siirtää asiakirjan ryhmälle henkilöitä digitaalisten allekirjoitusten keräämiseksi. Saat lisätietoja työnkuluista artikkelista Tietoja SharePointin työnkuluista

Jos työryhmä käsittelee useita tiedostotyyppejä, kuten laskentataulukoita, esityksiä ja asiakirjoja, voit laajentaa kirjaston toimintoja ottamalla käyttöön ja määrittämällä useita sisältötyyppi. Jos käytössä on useita kirjastoja, sisältötyypit mahdollistavat niiden joustavan ja yhdenmukaisen käytön. Jokainen sisältötyyppi voi määrittää mallin ja jopa työnkulku prosessit. Mallit sisältävät kyseistä tiedostotyyppiä koskevat alustavat muotoilut, mallitekstit ja ominaisuudet, kuten osaston nimen tai sopimuksen numeron. Lisätietoja sisältötyypeistä on kohdassa Johdanto sisältötyyppien käyttämiseen ja julkaisemiseen.

Jos kirjastossa on luottamuksellisia tiedostoja ja haluat tietää, miten niitä käytetään, voit määrittää käytännön, joka ottaa käyttöön tiettyjen tapahtumien, kuten tiedostojen muutosten, kopioiden tai poistamisen valvonnan. Lisätietoja valvonnan määrittämisestä on kohdassa Sivustokokoelman valvonta-asetusten määrittäminen.

Sivuston elinkaari ja käytöstä poistaminen

Esimerkiksi asiakirjojen työstämiseen ja keskusteluun tarkoitetut sivustot jäävät usein viemään tilaa ja sekoittamaan hakutuloksia, kun niitä ei enää tarvita. On hyvä määrittää aikataulu, jota seuraamalla sivustot ja niiden sisältö tarkistetaan (vähintään kerran vuodessa) ja arvioidaan, kannattaako niitä säilyttää.

Kannattaa muistaa, että myös organisaationlaajuinen hallintomalli saattaa etsiä käyttämättömiä sivustoja. Järjestelmänvalvoja voi esimerkiksi poistaa automaattisesti sivustot, joita ei ole käytetty 90 päivään. Ennen poistamista sivuston omistaja saa sitä koskevan varoitusviestin sähköpostitse. Lisätietoja elinkaaresta ja käytöstä poistamisen käytännöistä on kohdassa Sivuston sulkemiskäytännöt.

Tallennusrajoitukset

Järjestelmänvalvoja on voinut asettaa ylärajan ryhmäsi käytettävissä olevalle tallennustilalle. Selvitä, onko tällainen rajoitus asetettu, ja määritä tarvittaessa tilan jako sivustojen, sivujen ja kirjastojen kesken.

SharePoint Server asettaa oletusarvon mukaisesti 50 Mt:n kokorajoituksen tiedostokirjastoon ladattavalle yksittäiselle asiakirjalle. Ryhmän sivuston omistajat saavat myös oletusarvoisesti varoituksen, kun tallennustilasta on käytetty 90 %.

Kun olet selvittänyt sivustoa koskevat rajoitukset, voit varmistaa sivuston pysymisen rajoitusten sisällä esimerkiksi versionhallinta- tai valvontatoiminnolla. 

Haku

Sisältö näkyy monissa paikoissa, kuten sivustoissa, luetteloissa, kirjastoissa, verkko-osissa ja luetteloiden sarakkeissa. Oletusarvoisesti sivustossa hakuja suorittavat käyttäjät näkevät hakutuloksissa sivuston ja sen sivujen kaiken sisällön.

Sivuston omistajana voit valita, näkyykö sivustosi sisältö hakutuloksissa. Jos estät sivuston sisällön näkymisen hakutuloksissa, minkään alisivuston sisältö ei myöskään näy hakutuloksissa.

Sisältö, jonka käyttöoikeuksia on rajoitettu, ei oletusarvoisesti näy sellaisten käyttäjien hakutuloksissa, joilla ei ole lukuoikeuksia siihen. Voit muuttaa tätä asetusta siten, että tällainen sisältö näkyy hakutuloksissa, mutta käyttäjät eivät voi avata sitä.

Tietojen suojaaminen

Varmuuskopiointi- ja palautustoiminnot suojaavat tietoja vahingossa tapahtuvilta poistamisilta. Järjestelmänvalvoja määrittää varmuuskopiointivälin sekä palautuksen tason ja nopeuden. Jos haluat palauttaa sivuston sisältöä, katso lisätietoja kohdasta roskakorin kohteiden palauttaminen.

Lisäresursseja

Ohjeet sivuston luontiin

Ohjeet sivuston poistamiseen

Viestintäsivuston suunnitteleminen

Inspiroidu Look book -sivuston malleista

Tuottavuuskirjasto

Tarvitsetko lisäohjeita?

Kehitä Office-taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×