Jos kuva on tuhannen sanan arvoinen, mikä on sen arvoista ihmisille, jotka eivät voi nähdä sitä? Digitaalisessa maailmassa näkövammaisten on helppo menettää tärkeitä tietoja tai saada turhauttavaa ja negatiivista kokemusta. Oletetaan esimerkiksi, että avainviitteen puhuja lähettää esityksen kokouksen jälkeen. Esitys sisältää infograafeja, jotka kuvaavat avainkohtaa. Ilman infograafien kuvauksia näkövammaiset eivät voi ymmärtää infograafia ja jättää päätiedot huomaamatta.

Vaihtoehtoinen teksti on kuvaava teksti, joka ilmaisee visuaalisen kohteen merkityksen ja kontekstin digitaalisessa ympäristössä, kuten sovelluksessa tai verkkosivulla. Kun näytönlukuohjelmat, kuten Microsoft Narrator, JAWS ja NVDA, saavuttavat digitaalista sisältöä vaihtoehtoisen tekstin avulla, he lukevat vaihtoehtoisen tekstin ääneen, jolloin käyttäjät ymmärtävät paremmin, mitä näytöllä on. Hyvin kirjoitettu, kuvaava vaihtoehtoinen teksti vähentää huomattavasti moniselitteisyyttä ja parantaa käyttökokemusta.

Ihmiset kuulevat sanat tavoiteellisesti, mutta ymmärtävät ne subjektiivisesti. Tässä artikkelissa kerrotaan, miten voit ymmärtää, kirjoittaa ja käyttää tehokasta vaihtoehtoista tekstiä Microsoft Office tuotteissa.

Tietokoneen ylle istuu ryhmä henkilöitä

Milloin vaihtoehtoista tekstiä käytetään?

Kuvat ja kuvat

Muista välittää kuvan sisältö ja tarkoitus ytimekkäästi ja yksiselitteisesti. Vaihtoehtoisen tekstin ei pitäisi olla pidempi kuin lause tai kaksi– useimmiten muutama harkitusti valittu sana tekee niin. Ota huomioon kuvan tärkeät tiedot. Esimerkiksi tärkeä konteksti voi olla asetus, ihmisten kasvoihin liittyvät tunteet, värit tai suhteelliset koot.

Vaihtoehtoinen tekstiruutu, jossa on vaihtoehtoinen tekstiesimerkki Word for Windowsissa.

Älä toista ympäröivää tekstisisältöä vaihtoehtoisenä tekstinä tai käytä kuviin viittaavia lauseita, kuten kuvaa tai kuvaa. Alla olevassa esimerkissä vaihtoehtoinen teksti viittaa kuvaan eikä kuvaa kuvaa tarpeeksi hyvin.

Esimerkki huonosta vaihtoehtotekstistä Word for Windowsissa.

Kaaviot, vuokaaviot ja kaaviot

Kun käsittelet objekteja, jotka antavat yksityiskohtaisia tietoja, kuten infograafi, käytä vaihtoehtoista tekstiä objektiin välitettyjen tietojen antamiksi. Kaavion kuvaileminen palkkikaavioksi, jossa myynti näkyy ajan mittaan, ei ole hyödyllistä esimerkiksi sokeille henkilölle. Yritä välittää oivalluksia Esimerkiksi palkkikaavio, jossa näkyy myynti ajan mittaan. Heinäkuussa tuotemerkin A myynti ylitti brändin B myynnin ja kasvai koko vuoden ajan."

Vaihtoehtoisen tekstin pitäisi kuvata selkeästi vuokaavioiden alkukohtaa, edistymistä ja yhteenvetoa.

Vaihtoehtoisen tekstin esimerkki ympyräkaaviosta Word for Windowsissa.

Videot

Videot, jotka eivät kerro sisältöään, edellyttävät vaihtoehtoista tekstiä, joka kuvaa visuaalista käyttökokemusta, vaikka käyttäjä kuulee musiikkia, taustaäänet ja puheen. Vaihtoehtoisen tekstin pitäisi kuvata videon sisältöä ja tarkoitusta.

Ihanne parasta on, että videossa on toinen ääniraita, jossa on kuvaus videoelementeistä, jotka ovat pelkästään visuaalisia eikä näkövammaisten käytettävissä.

Milloin vaihtoehtoista tekstiä ei pitäisi käyttää?

Koristeelliset visuaaliset objektit

Koristeelliset objektit lisäävät visuaalista kiinnostavuutta, mutta eivät ole informatiivisia (esimerkiksi tyylin reunat). Näytönlukuohjelmien käyttäjät kuulevat, että ne ovat koristeellisia, joten he tietävät, ettei niistä jää mitään tärkeitä tietoja huomaamatta. Voit merkitä visuaalisen tehosteen koristeellisena valitsemalla Merkitse koristeeksi -valintaruudun, kun Vaihtoehtoinen teksti -ruutu on avoinna. Tekstinsyöttökenttä muuttuu harmaaksi.

Vaihtoehtoinen teksti -ruutu, jossa On valittuna Merkitse koristeetuksi -vaihtoehto Word for Windowsissa.

Vihje: Jos viet asiakirjan PDF-tiedostona, koristeelliset visualisoinnit merkitään automaattisesti artefaktiksi, jolloin näytönlukuohjelmat ohitetaan, kun selaat PDF-tiedostoja. 

Osittajat ja taulukot

Jos Microsoft Office helppokäyttöisyyden tarkistus ei merkitse objektia, kun siitä puuttuu vaihtoehtoinen teksti, sinun ei tarvitse kirjoittaa vaihtoehtoista tekstiä. Osittajat ja taulukot ovat esimerkkejä näistä objekteista.

Vaihtoehtoisen tekstin lisääminen objektiin

  1. Toimi seuraavasti:

    • Napsauta objektia hiiren kakkospainikkeella ja valitse Muokkaa vaihtoehtoista tekstiä.

      Excel Win32 muotojen Muokkaa vaihtoehtoista tekstiä -valikko
    • Valitse objekti. Valitse Muotoile > Vaihtoehtoinen teksti.

      Vaihtoehtoinen teksti -painike Outlook for Windowsin valintanauhassa.
  2. Kirjoita Vaihtoehtokuvaus-ruutuun 1–2 lausetta, jotka kuvailevat objektia ja sen kontekstia käyttäjille, jotka eivät näe sitä.

    Word for Windowsin Vaihtoehtoinen teksti -valintaikkuna

Vihjeitä vaihtoehtoisen tekstin käyttämiseen Microsoft Officessa

  • Muista käyttää helppokäyttöisyyden Microsoft Office tarkistustoimintoa tarkistusprosessin aikana. Se tarkistaa, että kaikissa oleellisissa visuaalissa sisällöissä on vaihtoehtoista tekstiä, ja antaa myös muita ehdotuksia sisällön helppokäyttöisyyden parantamiseksi, kuten kontrastisuhteiden tarkistamisen. Jos haluat suorittaa Helppokäyttöisyyden tarkistus -ruudut, napsauta valintanauhan Tarkista-välilehteä ja valitse sitten Tarkista helppokäyttöisyys. Lisätietoja Helppokäyttöisyyden tarkistus -ominaisuudesta on kohdassa Helppokäyttöisyyden parantaminen Helppokäyttöisyyden tarkistus -ominaisuudella.

  • Älä käytä vaihtoehtoisen tekstinä tiedostonimeä, tekstin kaksoiskappaletta tai URL-osoitetta. Helppokäyttöisyyden tarkistus merkitsee ne, koska niistä ei ole hyötyä näkövammaisille. Lisätietoja on kohdassa Helppokäyttöisyyden tarkistus -kohdan säännöt.

  • Jos on olemassa objektiryhmä, joka muodostaa semanttisen ryhmän, kuten kaikki koirat näyttämät valokuvat, määritä vaihtoehtoinen teksti koko ryhmälle. Jos objektit on ryhmitelty yhteen muotoilusyistä, irrota objektien ryhmittely ja määritä kullekin objektille sopiva vaihtoehtoinen teksti.

Vihje: Jos haluat tarkistaa ja korjata vaihtoehtoisessa tekstiruudussa kirjoitetun sanan, napsauta sanaa hiiren kakkospainikkeella ja valitse jokin ehdotetuista vaihtoehdoista.

Huomautus: Jos olet käyttänyt Microsoft Office, olet ehkä huomannut, että Vaihtoehtoinen teksti -ruudussa on käytetty kahta kenttää: Otsikko ja Kuvaus. Nyt käytetään yhtä Kuvaus-kenttää: yhden kentän käyttäminen on helpompaa ja vähemmän sekavaa sekä kirjoittajalle että kaikille näytönlukuohjelmaa käyttäen sisällön käyttämiseen.

Automaattinen vaihtoehtoinen teksti

Microsoft 365 vaihtoehtoisen tekstin voi luoda automaattisesti. Kun lisäät kuvan, kuvan alareunassa saattaa näkyä palkki, jossa on automaattisesti luotu vaihtoehtoinen teksti.

Office 2019 vaihtoehtoista tekstiä ei luoda automaattisesti, kun lisäät kuvan. Jos haluat lisätä automaattisen vaihtoehtoisen tekstin, valitse Luo kuvaus minulle -painike Vaihtoehtoinen teksti -ruudussa. Kuvan sisällöstä riippuen ominaisuus antaa joskus kuvaavia tunnisteita, ja joskus saat koko lauseen.

Jos automaattinen vaihtoehtoinen teksti luodaan, muista tarkastella ja muokata sitä Vaihtoehtoinen teksti -ruudussa ja poistaa kaikki siihen lisätyt kommentit, kuten "Luotettava kuvaus".

Kuva, jossa on automaattisesti luotu vaihtoehtoinen teksti kuvan alareunassa Word for Windowsissa.

Automaattisen vaihtoehtoisen tekstin ottaminen käyttöön

Ennen kuin voit käyttää automaattista vaihtoehtoista tekstiä, sinun on otettava Officen älykkäät palvelut käyttöön missä tahansa Office-tuotteessa.

  1. Valitse Tiedosto->Asetukset>Yleiset ja tarkista, että Ota palvelut käyttöön -vaihtoehto on valittuna Officen älykkäissä palveluissa.

  2. Valitse Helppokäyttöasetukset-välilehti ja tarkista, että Automaattinen vaihtoehtoinen teksti -kohdassa on valittuna Automaattisesti luotava vaihtoehtoinen teksti.

Automaattisen vaihtoehtoisen tekstin poistaminen käytöstä

  1. Valitse Tiedosto> asetukset> Helppokäyttöasetukset ja poista Automaattinen vaihtoehtoinen teksti -kohdan Luo vaihtoehtoinen teksti automaattisesti -asetuksen valinta.

Vaihtoehtoisen tekstin toimintaohjeen etsiminen

Hanki lisäresursseja, joiden avulla voit kirjoittaa tehokkaan vaihtoehtoisen tekstin:

Tarvitsetko lisäohjeita?

Liity keskusteluun
Kysy yhteisöltä
Hae tukea
Ota yhteyttä

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kuinka tyytyväinen olet käännöksen laatuun?
Mikä vaikutti kokemukseesi?

Kiitos palautteestasi.

×