Helppokäyttöisten Office-asiakirjojen luominen

Värien käyttö

Älä koskaan luota viestinnässä pelkästään väriin, koska yleisösi ei välttämättä näe sitä oikein. Jos tarkka väri on tärkeä tietää, mainitse väri, esimerkiksi kuvan tunnisteessa.

Vältä vaaleansinistä väriä, sillä se on ensimmäinen väri, joka aiheuttaa ongelmia, kun silmät ikääntyvät ja menettävät herkkyyttään.

Äänen käyttö

Jos käytät ääntä asiakirjassa, varmista, että tiedot ovat saatavilla, vaikka et voi kuunnella sitä.

Tehdäksesi videoista ja äänitiedostoista helppokäyttöisiä, voit lisätä asiakirjaan tekstityksen. Tämä tekee asiakirjastasi sopivan suurelle yleisölle, mukaan lukien ihmiset, joilla on kuulovamma ja ne, jotka puhuvat muuta kieltä kuin mitä multimedialeikkeessäsi on.

Puuttuvat vaihtoehtoiset tekstit visuaalisissa elementeissä

Jos käytät näytönlukuohjelmaa, vaihtoehtoisessa tekstissä kuvataan visuaalinen elementti niille, jotka eivät näe sitä. Käytä aina vaihtoehtoisia tekstejä kaikissa muodoissa, kuvissa, kaavioissa, taulukoissa ja SmartArt-grafiikkaobjekteissa, tehdäksesi asiakirjasta helppokäyttöisemmän. Jos haluat lisätietoja vaihtoehtoisen tekstin käytöstä, Katso vaihtoehtoiset tekstit.

Monimutkainen kirjoitustyyli

Jos yleisö ei ymmärrä sinua, asiakirja epäonnistuu automaattisesti käyttötarkoituksessaan.

Käytä lyhyitä lauseita ja yksinkertaista kielioppia. Jos sisältö soveltuu luetteloksi, esitä se niin. Luettelomerkitty luettelo on hyvin yksinkertainen tapa pakottaa lyhyitten lauseiden käyttöä.

Kun sinulla on useita vaihtoehtoja, valitse aina yksinkertaisin saatavilla olrva sana sen sijaan, että.yrittäisit tehdä yleisöön vaikutusta sanastollasi.

Taulukot asiakirjoissa

Vältä taulukoiden käyttämistä asiakirjoissa, jos se on mahdollista, koska taulukon sisällön seuraaminen näytönlukuohjelmalla voi olla hankalaa. Jos sinun on käytettävä taulukkoa, Suunnittele se huolellisesti niin, että se on mahdollisimman yksinkertainen. Käytä aina otsikkoa esitelläksesi taulukon.

Jos luot WWW-sivulle HTML-taulukon, käytä asianmukaisia tunnisteita, jotta näytönlukuohjelma tai pistekirjoitusnäyttö voivat kertoa taulukom otsikon ja sen sisältämät tiedot oikeassa kontekstissa. Käytä <TH>-tunnisteita otsikoissa ja <TD>-tunnisteita tietojen soluissa. Ja älä unohda taulukon yhteenvetoa <table>-tunnisteessa, joka selittää taulukon tarkoituksen.

Taulukkopohjaiset asiakirjan asettelut

Taulukkopohjaiset asettelut ovat suosittuja etenkin uutiskirjeissä, jotka on luotuWord ja Outlook. Luomalla taulukon, jossa on näkymättömät reunat, ja sijoittamalla erilaisia uutiskirjeeseen liittyviä artikkeleita yksittäisiin soluihin, voit luoda helposti vaikuttavan näköisen asiakirjan. Lukijat, joilla on helppokäyttöisyysongelmia, eivät kuitenkaan tule kiittämään sinua. Älä käytä taulukoita taittovälineenä.

Lukiessa asiakirjaa, joka sisältää taulukkoasettelun, näytönlukuohjelmat ja pistekirjoitusnäytöt lukevat taulukoita rivi riviltä sarakkeesta toiseen. Jos tiedote on suunniteltu luettavaksi yläsarakkeesta alaarakkeeseen, lukijasi tulevat eksymään.

Pyri asetrelemaan asiakirja ilman taulukoita. Ideoita ja helppokäyttöisiä malleja, joita voit käyttää erilaisten Office -sovellusten kanssa, löydät artikkelista Tee mallitiedostoistasi helppokäyttöisempiä ja Helppokäyttöisiä malleja Officelle. Jos sinun on käytettävä taulukkoasettelua, varmista, että se on suunniteltu luettavaksi rivi riviltä sarakkeittain, ja yritä minimoida taulukon loppuun pääsemiseen vaadittava sarkaimen painallusten tai pyyhkäisyjen määrä.

Siirtyminen ja aktiivisuusjärjestys

Näytönlukuohjelman käyttäjät käyttävät sarkainnäppäintä tai sipaisuja asiakirjassa siirtymiseen. Kunkin sarkainpainallus tai sipaiu siirtää asiakirjan kohdistuksen seuraavaan osaan ja antaa näytönlukuohjelman lukea kyseisen osan sisältöä.

Jos haluat käyttää helppokäyttöisiä siirtymistoimintoja, varmista, että asiakirjan sisällön osat on järjestetty loogisesti. Tämä on erityisen tärkeää, jos asiakirjan sisällössä on erillisiä tekstin ja kuvan osia, jotka on sijoitettu toistensa viereen tai päällekkäin, esimerkiksi PowerPoint-diassa. Jos osia ei ole järjestetty loogisesti, näytönlukuohjelma lukee ne väärässä järjestyksessä ja käyttäjän on vaikeaa ymmärtää sisältöä. Jos haluat testata navigointia, aktivoi näytönlukuohjelma ja selaa asia kirjaa painamalla sarkainnäppäintä tai sipaisemalla näytöllä vasemmalle tai oikealle. Varmista, että kohdistus siirtyy asiakirjassa oikein.