Hanki helppokäyttöisiä Office-malleja

Helppokäyttöisten mallien värikontrastia on vahvistettu, joten käyttäjät eivät näe haaleaa, hankalasti luettavaa tekstiä eikä heiltä jää huomaamatta tiettyjen värien merkitys. Riittävä tekstin ja taustavärien kontrasti tekee asiakirjojen, diojen ja laskentataulukoiden tekstistä todella helposti luettavaa. Kaikki Office-mallien tyylit, solujen tyylit, taulukoiden reunat ja arvopisteiden otsikot välittävät värikontrastisuhteen.

Näet huomattavia muutoksia Henkilökohtainen budjetti -Excel-mallin uudessa versiossa. Toisin kuin vanhassa versiossa, helppokäyttöisessä mallissa käytetään värejä suuren kontrastin tilassa.

Helppokäyttöiset mallit sisältävät vaihtoehtoisen tekstin taulukoille, kuville, kaavioille ja muille Office-mallien visuaalisille objekteille käyttömukavuuden parantamiseksi.

Vaihtoehtoinen teksti sisältää sanoja, jotka kuvaavat parhaiten malleissa käytettyä kuvaa, grafiikkaa tai taustaa. Kun näytönlukuohjelma lukee kuvan vaihtoehtoisen tekstin, käyttäjät ymmärtävät paremmin, mitä kuva esittää. Tarpeettomat sanat, kuten ”kuva” tai ”grafiikka, joka esittää”, on poistettu olennaiseen keskittymiseksi.

Esimerkiksi Opintoraportti, jonka kansilehdessä on valokuva -Word-mallin vanhassa versiossa pääkuvalle ei ollut vaihtoehtoista tekstiä. Helppokäyttöisessä versiossa vaihtoehtoinen teksti ”Kirkkaansininen jääjärvi, jota ympäröi valkoinen jää tummalla vuorella” on selkeä kuvaus kuvasta näytönlukuohjelmia käyttäville näkörajoitteisille käyttäjille.

Katso ohjeet kuvaavan vaihtoehtoisen tekstin kirjoittamiseen tai sen automaattiseen luomiseen artikkelista Kaikki, mitä sinun tulee tietää toimivan vaihtoehtoisen tekstin kirjoittamisesta.

Näytönlukuohjelma menettää solujen määrän, jos taulukko on upotettu tai solu on yhdistetty tai jaettu. Esimerkiksi runsaasti muotoiltu taulukko on usein osa lomaketta, jota näytönlukuohjelma ei voi lukea helposti siirtymisongelmien vuoksi. Mallit sisältävät nyt yksinkertaisia taulukkorakenteita, joissa on selkeät otsikot eikä tyhjiä soluja. Näytönlukuohjelma tunnistaa rivit ja sarakkeet otsikkotietojen perusteella ja tarjoaa hyödyllisiä tietoja käyttäjälle.

Tehtäväluettelo-Word-mallin vanhassa versiossa ei ollut tietoja riveistä ja sarakkeista. Helppokäyttöinen malli sisältää yksinkertaisen taulukkorakenteen ja määrittää rivin ja sarakkeen otsikkotiedot selvästi.

Parannetuissa malleissa fonttikooksi on määritetty vähintään 11 pistettä. Suurempia fontteja käyttämällä pyritään vähentämään heikkonäköisten käyttäjien lukukuormitusta. Fonttikokoa on korjattu helppokäyttöisten mallien tekstin kirjoittamisessa sekä HTML-osoitteissa.

Projektitehtäväluettelo-Word-mallin aiemmassa versiossa vähimmäisfonttikoko oli 8,5 pistettä. Uudessa versiossa fonttikooksi on määritetty vähintään 11 pistettä, jota heikkonäköisten käyttäjien on helppo lukea.

Helppokäyttöiset Excel-mallit sisältävät nyt sanomia, joita näytönlukuohjelmat lukevat, jotta käyttäjien on helpompi ymmärtää, miten työkirjaa voi käyttää. Näiden sanomien tarkoituksena on auttaa käyttäjiä syötteiden kirjoittamisessa laskentataulukkoon. Kaikille laskentataulukoille ja muokattaville soluille on erilliset sanomat.

Opiskelukalenteri-Excel-mallin vanhassa versiossa ei ollut työkirjan kuvausta. Helppokäyttöisessä versiossa työkirjan kuvaus on solussa A1. Helppokäyttöisessä mallissa näytönlukuohjelma nyt lukee Alkamisaika-sanoman käyttäjälle, joka voi sitten kirjoittaa alkamisajan aikataulutaulukkoon.

• PowerPoint-diojen entistä parempi lukusuunta:    Dian sisällön lukusuuntaa on parannettu helppokäyttöisissä PowerPoint-malleissa siten, että se on käyttäjän toimintojen kannalta looginen. Lisäksi helppokäyttöisessä mallissa kukin dia sisältää yksilöllisen otsikon, johon käyttäjä voi kirjoittaa haluamansa otsikon. Esimerkiksi aiemmin lukusuunta oli otsikko, sisältö ja kuva, ja nyt se on otsikko, kuva ja sisältö. Aiemmin dian otsikko oli ”Lisää otsikko napsauttamalla”, ja nyt se on ”Lisää dian otsikko – 1”.

• Hyperlinkin tiedot:    Näytönlukuohjelmien käyttäjät tarkistavat joskus linkkiluettelon. Helppokäyttöiset mallit sisältävät asianmukaisen kuvauksen hyperlinkeistä. Esimerkiksi hyperlinkistä, jossa lukee "napsauta tätä", ei ole apua käyttäjälle, joka ei voi nähdä sitä. Siksi kohdesivusta annetaan koko otsikko, esimerkiksi Siirry Microsoft OneNoten viralliseen sivustoon, joka sisältyy kohdeohjeisiin.

• Otsikot loogisessa järjestyksessä:    Käyttäjät tarvitsevat loogisesti järjestettyjä otsikoita. Helppokäyttöisissä malleissa otsikot ovat järkevässä järjestyksessä, esimerkiksi otsikko 1, otsikko 2 ja otsikko 3, satunnaisen järjestyksen sijaan. Ihanteellista on, että otsikot olisivat lyhyitä, selkeitä ja ytimekkäitä.

• Sisältöohjausobjektien otsikot ja tunnisteet:    Uusimmissa Word-malleissa käytetään Rich Text -sisältöohjausobjekteja, joilla on arvot sekä otsikoille että tunnisteille, jotta näytönlukuohjelmat voivat lukea muokattavaa tekstiä. Tällä tavalla käyttäjät voivat helposti lisätä otsikon tekstin sille tarkoitetulle alueelle.

• Ajantasainen päivämäärä:    Vanhentuneilla tiedoilla ei ole merkitystä. Siksi käytössä on nyt Ajantasainen päivämäärä. Aina kun käyttäjä avaa helppokäyttöisen laskentataulukon, hän kuulee nykyisen päivämäärän (tänään) mallin luontipäivämäärän sijaan.