מטרת ניהול פרוייקטים: פתרון בעיות בהקצאת משאבים

	כדי לקבל את הביצועים והתוצאות הטובים ביותר ממשאבים, עליך לנהל עומסי עבודה של משאבים כדי למנוע הקצאות יתר והקצאות חסר. אם אתה משנה הקצאות משאבים, בדוק את השפעת השינויים על לוח הזמנים הכולל כדי לוודא שהתוצאות עומדות ביעדי הפרוייקט. לקריאת מאמרים נוספים בסידרה זו של מדריכים לימודיים לניהול פרוייקטים, ראה מפת הדרכים של הפרוייקט.

שלב 1: פתרון הקצאות יתר של משאבים

כאשר מוקצית למשאב עבודה רבה מדי בתקופה נתונה, הדרך היעילה ביותר להקצות מחדש או לתזמן מחדש את העבודה היא לבחון את כל הפרטים הרלוונטיים ולהחליט איזו עסקה לבצע.

הוספת זמן ביצוע או זמן השהיה לפעילות	שנה את זמן הביצוע או ההשהיה של פעילות כאשר הוקצו למשאב יותר פעילויות מאשר ניתן להשלים בפרק זמן נתון. הדרך הפשוטה ביותר לתקן את הקצאת היתר הזו היא לדחות אחת מהמשימות הללו, באופן אידיאלי משימה עם עדיפות נמוכה יותר מהאחרות. אם תוסיף עיכוב קטן או שווה לכמות המרווח של הפעילות, לא תשפיע על תאריך הסיום של הפרוייקט.
שליטה בזמינות משאבים לאורך כל הפרוייקט	לעתים קרובות, הדרך היחידה שבה יכול משאב להשלים את כל העבודה המוקצית במהלך פרוייקט היא להגדיל את טווח התאריכים שבו המשאב זמין, או לציין זמינות של יחידות נוספות. שליטה בזמינות המשאבים יעילה לפתרון הקצאות יתר כרוניות לאורך תקופה.
חיפוש משאב עם זמן זמין	מצא משאב זמין על-ידי סינון רשימה של משאבים ארגוניים לפי כישורים וזמינות.
קיצור משך הפעילות	צמצם את משך הפעילות (אם לא הוזנה עבודה בפועל) כדי להקטין את כמות העבודה הנדרשת מהמשאב המוקצה להשלים את הפעילות. אם תועדה עבודה בפועל, עליך להפחית באופן ידני את יתר העבודה בפעילות.
הקצאת משאב נוסף	חלק את העבודה בפעילות בין משאב שכבר הוקצה לפעילות לבין משאב או משאבים אחרים.
הסרה או החלפה של משאב	הסר הקצאת משאב ממשאב שהקצית יתר על המידה, או החלף הקצאת משאב במשאב אחר המסוגל להשלים את הפעילות במועד בצורה טובה יותר.

שלב 2: פתרון הקצאות יתר של משאבים על-ידי החלקת משאבים

הגדרת עדיפויות של פעילות להחלקת משאבים	Project יכול להחליק באופן אוטומטי את עומס העבודה של משאב בהקצאת יתר על-ידי השהיה או פיצול של פעילויות עד שהמשאב כבר אינו נמצא בהקצאת יתר.

שלב 3: פתרון הקצאות חסר של משאבים

כדי לשמור על התקדמות בפעילויות, עליך לוודא שהמשאבים מוקצים לעבודה באופן עקבי לאורך הפרוייקט ואינם מנוצלים בחסר כאשר נדרשת עבודה.

שליטה בזמינות משאבים לאורך כל הפרוייקט	אם אין צורך במשאב כפי שתכננת, באפשרותך להגביל את זמינות המשאב ולהקטין את עלויות הפרוייקט על-ידי צמצום ימי העבודה ושעות העבודה של המשאב, קיצור טווח התאריכים שבהם המשאב זמין וציון זמינות נמוכה יותר של יחידות לאורך הפרוייקט.
שינוי משך פעילות	אם היקף הפעילות גדל, באפשרותך להגדיל את משך הפעילות (אם לא הוזנה עבודה בפועל) כדי לשנות את כמות העבודה הנדרשת מהמשאב המוקצה להשלמת הפעילות. אם תועדה עבודה בפועל, עליך להזין באופן ידני את העבודה שנותרה בפעילות.
הסרה או החלפה של הקצאת משאב	החלף הקצאת משאב במשאב שהוקצה בחסר כדי לחלק את העבודה בצורה שווה יותר בין חברי הצוות, או הסר הקצאת משאב ממשאב שהוקצה בחסר כדי שלמשאב יהיה זמן רב יותר להקצאה לפעילויות גדולות יותר.

שלב 4: הערכת התוצאות של התאמות משאבים

לאחר איזון לוח הזמנים ותיקון הקצאות יתר או הקצאות חסר, עליך לסקור את לוח הזמנים כדי לוודא שאתה עדיין עומד בתקציב ובתאריך הסיום המתוכנן עבור הפרוייקט וכל הפרוייקטים הקשורים.

סקירת עומסי עבודה של משאבים	סקור עומסי עבודה של משאבים כדי לראות אם פתרת את הקצאות היתר והקצאות החסר שרצית לתקן ולראות אם משאבים אחרים נמצאים כעת בעומס יתר או בשימוש מספק.
הגדרת תאריך ההתחלה או הסיום עבור הפרוייקט שלך	הגדר את תאריך ההתחלה או הסיום אם אתה מגדיר תוכנית בסיסית עבור הפרוייקט וברצונך להציג את הפרש הזמנים בין התוכנית הבסיסית לתאריך הסיום הנוכחי המתוזמן.
הצגת הנתיב הקריטי	הצג את הנתיב הקריטי כדי לבדוק אם הנתיב הקריטי השתנה כתוצאה מפתרון הקצאות-יתר או הקצאות חסר. ייתכן שתראה כעת תאריכים שונים, פעילויות שונות ומשאבים שונים המשויכים לנתיב הקריטי.

שלב 5: השוואה בין שתי גירסאות של פרוייקט ודיווח על הבדלים

השוואה בין שתי גירסאות של פרוייקט	אם שמרת עותק גיבוי של התוכנית, באפשרותך להשוות בין שדות ספציפיים כדי לוודא שהשינויים שביצעת הם השינויים שהתכוונת להם.

חזור אל מפת הדרכים של הפרוייקט.