Vodič za administratore za grupe sustava Microsoft 365 u programu Outlook

grupe sustava Microsoft 365 u programu Outlook nude napredno rješenje za komunikaciju i suradnju s osobama unutar i izvan tvrtke. Stvorite grupu za zajedničko korištenje ulazne pošte, kalendara, servisa OneDrive, web-mjesta sustava SharePoint, bilježnice programa OneNote i drugih sadržaja. Možete pozvati i goste izvan tvrtke kako bi mogli surađivati pomoću istih resursa.

Kada stvorite grupu okruženja Microsoft 365, Outlook automatski stvara zajedničku ulaznu poštu programa Outlook, zajednički kalendar i biblioteku dokumenata za suradnju na datotekama. Možete i izraditi Microsoft tim i integrirati zadatke s aplikacijom Planner u aplikaciji Teams. Ne morate brinuti o ručnom dodjeljivanju dozvola svim tim resursima jer članovi koje ste dodali u grupu automatski će dobiti potrebne dozvole za alate koje grupa nudi.

grupe sustava Microsoft 365 članovima pružaju sljedeće:

  • Zajednička ulazna pošta – mjesto na kojem se odvijaju razgovori koje tradicionalno vodite na popisima za raspodjelu. Zajednička ulazna pošta u potpunosti se može pretraživati, pa stvara živu arhivu poruka grupe. Novi članovi grupe mogu pretraživati ili se pomicati unatrag kroz povijest da bi brzo saznali što je prethodno objavljeno u grupi. Pročitajte: Slanje poruke e-pošte grupi u programu Outlook.
  • biblioteka zajedničkih datoteka – grupa ima biblioteku datoteka sustava SharePoint u koju korisnici mogu pohranjivati dokumente, radne knjige, prezentacije, slike i bilo koju drugu vrstu datoteka potrebnu za rad, zajednički koristiti i surađivati na njima. Pročitajte sljedeće: Zajedničko korištenje datoteka s grupom u programu Outlook.
  • Zajednički kalendar – grupa dobiva zajednički kalendar za objavu događaja povezanih s grupom. Svaki član koji se pretplatio na grupu automatski je pozvan na događaje objavljene u kalendaru tako da se, ako to želi, mogu pojaviti i u njihovim osobnim kalendarima. Pročitajte: Zakazivanje i uređivanje događaja pomoću grupnog kalendara u programu Outlook.
  • Zajednička bilježnica programa OneNote – grupa automatski ima zajedničku bilježnicu programa OneNote u kojoj članovi grupe mogu prikupljati informacije i surađivati na njima. Mnoge grupe koriste bilježnicu radi stvaranja živućeg wikija s često postavljanim pitanjima i drugim resursima.
  • Pristup za goste – prije ste mogli dodavati vanjske kontakte u grupe za raspodjelu, ali oni su dobivali samo e-poštu. Putem grupa gostima možete ponuditi pristup e-pošti, razgovorima, datotekama, pa čak i zajedničkoj bilježnici programa OneNote. Pročitajte sljedeće: Koristite grupe u programu Outlook kao gost.
  • Sadržaj je vidljiv – grupe u programu Outlook javne su prema zadanim postavkama, što znači da ih druge osobe u tvrtki ili ustanovi mogu jednostavno otkriti te im se pridružiti ili pregledati materijale u grupi. Ako je sadržaj grupe osjetljiviji, grupu možete prebaciti u privatnu, čime se sadržaj skriva od nečlanova, a vlasnik grupe mora odobriti sve zahtjeve za pridruživanje.
  • Samostalno stvaranje – IT odjel ne mora zamarati zahtjevima korisnika za stvaranje grupa. Korisnici mogu stvarati vlastite grupe prema potrebi. Ako želite odrediti koji korisnici u tvrtki ili ustanovi mogu stvarati grupe, pogledajte: Upravljajte osobama koje mogu stvarati grupe sustava Microsoft 365.

Administracija grupa

Microsoft 365 nudi niz korisnih alata i mogućnosti za jednostavnije upravljanje i administriranje grupa.

Savjet

Dodavanje knjižnih oznaka u grupe sustava Microsoft 365 – uobičajeni zadaci za jednostavan pristup administratorskim informacijama o stvaranju grupe, delegiranju, upravljanju e-poštom, tijeku pošte, vraćanju i korisnim skriptama.

Upravljanje direktorijem

Držanje direktorija pod kontrolom briga je svakog administratora. Ovo su neki od alata koje Microsoft 365 nudi da bi vam to olakšao:

  • Pravilnici o imenovanju – pravilnici o imenovanju omogućuju definiranje prihvatljivih naziva za grupe, a što nisu. To korisnicima onemogućuje dodjeljivanje vulgarnih ili zabranjenih naziva grupama. Uz to, možete nametnuti standardne prefikse ili sufikse tvrtke za nazive grupa.
    Dinamičko članstvo – dinamičko članstvo omogućuje vam postavljanje članstva grupe prema pravilu koje dodaje (ili uklanja) članove grupe na temelju metapodataka (kao što su odjel ili uloga) u vašem aktivnom direktoriju. Dodatne informacije o stvaranju dinamičkog članstva potražite u članku Stvaranje dodatnih pravila pomoću atributa .
  • Skriveno članstvo – ako želite da članstvo grupe bude povjerljivo, primjerice, ako su članovi učenici, članstvo možete sakriti od vanjskih strana.
  • Dozvole za stvaranje – možda neke osobe u tvrtki ili ustanovi ne žele mogućnost stvaranja novih grupa. Nekoliko je načina upravljanja dozvolama za stvaranje u direktoriju. Pogledajte Upravljanje stvaranjem grupa okruženja Microsoft 365.
  • Zapisnici nadzora – možete biti sigurniji kad korisnicima omogućite stvaranje grupa i upravljanje članstvom u grupama jer zapisnici nadzora grupe sustava Microsoft 365 omogućuju vam da otkrijete tko je stvorio ili izbrisao određenu grupu ili promijenio njezino članstvo. Pročitajte: Pretraživanje zapisnika nadzora u centru za sigurnost & usklađenost okruženja Microsoft 365.

Upravljanje isporukom

Upravljanje isporukom omogućuje vam nekoliko načina upravljanja načinom slanja ili primanja poruka u grupi. Postoje i alati za praćenje tijeka tih poruka. Dodatne informacije potražite u odjeljku grupe sustava Microsoft 365 – uobičajeni zadaci.

  • Slanje kao ili Slanje u ime grupe – postavke određenim korisnicima omogućuju slanje poruka e-pošte kao da dolaze iz grupe ili da su u ime grupe.
  • Ograničenja pošiljatelja – pomoću tih postavki možete odrediti tko smije slati poruke grupi. Grupu je moguće konfigurirati tako da dopušta e-poštu vanjskih strana, ali možda ćete to htjeti ograničiti samo na određene vanjske strane.
  • Podrška za vanjske korisnike – kad pozovete goste u grupu, možete odabrati njihovo uključivanje u razgovore e-poštom u grupi. Upute za dodavanje gostiju potražite u članku Dodavanje gostiju u grupe u programu Outlook .
  • Pravila prijenosa – pravila prijenosa funkcioniraju za grupe jednako kao i za poslužitelj sustava Exchange. Pravila mogu potražiti poruke koje ispunjavaju određene uvjete, a zatim poduzeti akciju na tim porukama.
  • Savjeti za poštu – savjeti za poštu informativne su poruke koje se korisnicima prikazuju tijekom sastavljanja poruke. Oni mogu pomoći u smanjenju NDR-ova tako da korisnika upozoravaju ako postoji vjerojatnost da će njegova poruka biti poslana vanjskim stranama ili ako premašuje kvote poruka.
  • Više proxy adresa – grupa može sadržavati pseudonime, baš kao i korisnički poštanski sandučić. Dodatne proxy adrese korisne su za prihvaćanje poruka poslanih na te druge pseudonime ili za jednostavnije pronalaženje grupe čiji je naziv dug ili teško spisati. Dodatne informacije potražite u članku Odabir domene koja će se koristiti prilikom stvaranja grupa sustava Microsoft 365
  • Maksimalna veličina za slanje/primanje – te kvote mogu smanjiti probleme s grupom koja prima (ili šalje) iznimno velike poruke radi boljeg upravljanja zahtjevima za pohranu i propusnošću.

Pravila za sadržaj

Microsoft 365 omogućuje vam i neke alate za upravljanje vrstom sadržaja koji se zajednički koristi u vašoj grupi. Dodatne informacije potražite u odjeljku grupe sustava Microsoft 365 – uobičajeni zadaci.

  • Smjernice za korištenje – moći ćete definirati smjernice za korištenje za grupe sustava Microsoft 365 – da biste svoje korisnike informirali o najboljim praksama za održavanje učinkovitosti njihovih grupa te ih informirali o internim pravilnicima o sadržaju.
  • Klasifikacija podataka – moći ćete stvoriti prilagodljiv sustav klasifikacije podataka za grupe sustava Microsoft 365 koji omogućuje razdvajanje grupa prema vrsti pravilnika (npr. "neklasificirano", "korporativni povjerljivi odjeljak" ili "strogo povjerljivo"). Na taj način vaše grupe mogu prikazati pravilnike ostalog sadržaja u tvrtki ili ustanovi. Proširivi pravilnik omogućuje tvrtki ili ustanovi konfiguriranje krajnje točke koja se poziva prilikom svakog stvaranja ili promjene grupe, a nakon toga možete implementirati vlastite pravilnike za stvaranje ili promjenu grupe.

Preduvjeti za račun

Grupe će podržavati svaka pretplata na Microsoft 365 koja obuhvaća Exchange Online i SharePoint Online. To uključuje tarife Business Essentials i Business Premium te tarife Enterprise E1, E3 i E5.

Ako imate tarifu samo za Exchange, i dalje možete koristiti značajke zajedničke ulazne pošte i zajedničkog kalendar iz grupa u programu Outlook, ali nećete imati biblioteku dokumenata, Planner ni druge mogućnosti.

Upravljanje promjenom u grupe sustava Microsoft 365

Korisnici katkad nisu zadovoljni promjenama, pa je važno da komunicirate s postojećim članovima popisa za raspodjelu da biste ih obavijestili što mogu očekivati. Evo nekih informacija koje biste trebali navesti u toj poruci i odgovora koji bi vam mogli biti korisni:

Što su grupe u programu Outlook?

Grupe sustava Microsoft 365 u programu Outlook jedinstveno su rješenje za suradnju za timove/grupe koji žele mjesto za zajedničko korištenje rasprava, datoteka, kalendara i bilješki na jedinstven način koji se može jednostavno pronaći. Vjerojatno najbolja značajka je to što ulazna pošta grupe održava povijest rasprava, što olakšava pretraživanje prethodnih rasprava.

Dodatne informacije potražite u značajci Grupe u programu Outlook.

Zašto uvodimo tu promjenu?

People su često tražili mogućnost pretraživanja poruka objavljenih na našem popisu za raspodjelu radi pronalaženja informacija o kojima se raspravljalo u prošlosti. Nadogradnjom popisa za raspodjelu u grupu korisnici neće morati uvijek iznova postavljati ista pitanja ili odgovarati na njih.

U novoj će grupi biti i kalendar događaja grupe, biblioteka zajedničkih datoteka i bilježnica programa OneNote u kojoj možemo surađivati i prikupljati informacije za buduću upotrebu.

Ako sam već bio član popisa za raspodjelu, moram li nešto učiniti da bih se pridružio toj grupi?

Ne, ako ste već bili član popisa za raspodjelu, automatski ćete postati član nove grupe.

Kako pristupiti novoj grupi u programu Outlook? Što je s programom Outlook na webu?

Da biste pristupili novoj grupi u programu Outlook, jednostavno otvorite kategoriju Grupe pri dnu navigacijskog okna s lijeve strane. Ako koristite tu grupu, često razmislite o tome da je prikvačite kao favorit tako da je kliknete desnom tipkom miša i odaberete Prikaži kao favorit.

Osim toga, postoje besplatni mobilni klijenti za grupe sustava Microsoft 365 dostupni na svim mobilnim platformama (iOS, Android itd.) tako da možete jednostavno pristupiti grupi u pokretu.

Ne mogu li i dalje samo poslati e-poštu?

Da, naravno. Isti pseudonim e-pošte koji ste koristili za popis za raspodjelu i dalje će dobro funkcionirati za grupu u programu Outlook.

Dodatne mogućnosti...

Ne zaboravite im reći kada se ta promjena događa i kome se mogu obratiti ako imaju dodatnih pitanja.

Migriranje popisa za raspodjelu (popisa kontakata)

Microsoft ne nudi alat za pretvaranje zajedničkog poštanskog sandučića u grupu okruženja Microsoft 365 ili obratno. Popise za raspodjelu možete nadograditi na grupe okruženja Microsoft 365. To je sjajan način da popisima za raspodjelu svoje tvrtke ili ustanove pružite sve značajke i funkcije grupa okruženja Microsoft 365. Dodatne informacije potražite u odjeljku grupe sustava Microsoft 365 – uobičajeni zadaci.

Koji se popisi za raspodjelu ne mogu nadograditi na grupe okruženja Microsoft 365?

Na grupe okruženja Microsoft 365 možete nadograditi samo jednostavni, neugniježđene popise za raspodjelu kojima se upravlja u oblaku. Pogledajte Popise za raspodjelu nije moguće nadograditi na grupe okruženja Microsoft 365.

Nakon migracije popisa kontakata

Kada grupu za raspodjelu nadogradite na grupu sustava Microsoft 365, možda ćete htjeti izvršiti nekoliko dodatnih zadataka da bi se sve odvijalo bez poteškoća.

  • daljnje praćenje korisnika – provjerite ih odmah nakon dovršetka nadogradnje, a zatim ponovno nekoliko dana kasnije. Ako pokažete da slušate i reagirate na sva pitanja koja imaju, uvelike ćete im doprinijeti da budu sretni i zadovoljni tom promjenom.
  • Nadzirite izvješća o angažmanu – portal Microsoft 365 za administratore sadrži dobra izvješća koja vam mogu pokazati koliko korisnika koristi grupu, koliko često i koje značajke koriste. Ta izvješća mogu vam pomoći pri osmišljavanju daljnjeg praćenja i obuke korisnika te isticanju područja na kojima korisnici dobivaju najviše vrijednosti iz nove grupe. Pogledajte: Izvješća o aktivnosti u Centru za administratore okruženja Microsoft 365.
  • Podijelite svoje iskustvo – obavijestite ostale timove u tvrtki da ste nadogradili grupu za raspodjelu i koje ste korake poduzeli da bi ona bila uspješna! Zajedničko korištenje tih informacija može pomoći tim timovima da slijede vaš primjer i sami uspješno naprave nadogradnju.

Učite od tehničke grupe sustava Microsoft 365

Imate pitanja o grupe sustava Microsoft 365? Posjetite tehničku grupe sustava Microsoft 365.

Stvaranje grupa iz različitih aplikacija

Savjet

Po zadanom svi korisnici mogu stvarati grupe okruženja Microsoft 365. Saznajte više u odjeljku Upravljanje osobama koje mogu stvarati grupe sustava Microsoft 365.

grupe sustava Microsoft 365 možete stvarati iz raznih alata, uključujući Outlook, Outlook na webu, Outlook Mobile, SharePoint, Planner, Teams i još mnogo toga. Koji alat ćete odabrati za početak ovisi o vrsti grupe sa kojom radite. Na primjer, u sustavu Microsoft prilikom stvaranja grupe nastojimo početi od programa Outlook organiziranim oko e-pošte i kalendara. Ako je Grupa za komunikaciju na razini cijele tvrtke, počinjemo s Viva Engage. Za suradnju utemeljenu na razgovoru pokrenuli bismo grupu iz programa Microsoft Teams.

Osobe izvan vaše organizacije ne mogu vidjeti ni pristupati javnim niti privatnim grupama, osim ako te osobe nisu izričito pozvane kao gosti. Dodatne informacije potražite u članku Dodavanje gostiju u grupe u programu Outlook .

Najbolje prakse za grupe sustava Microsoft 365

Upravljanje vlasnicima, članovima i gostima

Vlasnici grupa su moderatori grupe. Mogu dodavati i uklanjati članove, te imati jedinstvene dozvole kao što su mogućnost brisanja razgovora iz zajedničke ulazne pošte ili promjena različitih postavki grupe. Vlasnici grupa mogu preimenovati grupu, ažurirati opis ili sliku i još mnogo toga. Ako ste upoznati s ulogama sustava SharePoint, tad je vlasnik grupe administrator zbirke web-mjesta.

Savjet

Ako je moguće, najbolje je imati barem dva vlasnika grupe. Na taj način, ako jedan vlasnik nije dostupan, drugi može mijenjati grupu.

Članovi grupe uobičajeni su korisnici u vašoj tvrtki ili ustanovi koji koriste grupu za suradnju. Mogu pristupiti svemu u grupi, ali ne mogu promijeniti postavke grupe. U svijetu sustava SharePoint oni su članovi web-mjesta. Informacije o dodavanju ili uklanjanju članova grupe potražite u članku Dodavanje, uređivanje i uklanjanje članova grupa u programu Outlook.

Gosti su kao članovi grupe, ali su izvan vaše organizacije. Korisnici po zadanom mogu pozvati goste da se uključe u grupu, a tu postavku možete kontrolirati. Dodatne informacije potražite u članku Dodavanje gostiju u grupe u programu Outlook.

Koristite Microsoft Teams za postojan radni prostor temeljen na čavrljanju

Microsoft Teams pruža vam odličan način da ostanete u kontaktu s grupom. Microsoft Teams unutrašnja su petlja za vaš tim – trajni radni prostor utemeljen na čavrljanju, u kojem možete imati neformalne razgovore u stvarnom vremenu, razgovore o vrlo fokusiranim temama ili specifičnim podgrupama unutar grupe. Iako integracija sa servisom Teams ne dolazi automatski, možete jednostavno stvoriti grupu aplikacije Teams temeljenu na grupi okruženja Microsoft 365.

Kad grupa ispuni svoju svrhu, možete je izbrisati da biste oslobodili sistemske resurse, te je ukloniti s popisa i iz prikaza. Dodatne informacije potražite u članku Uređivanje ili brisanje grupe u programu Outlook . Ako ne želite pamtiti da morate izbrisati zastarjele grupe, administrator može postaviti pravilnike o isteku koja će uzrokovati istek starih grupa i automatsko uklanjanje nakon navedenog vremenskog razdoblja. Pogledajte i: Pravilnik o isteku Microsoft 365 grupe.

Dodjela resursa, imenovanje i zaštita informacija

Tri su primarna modela dodjele resursa u grupe sustava Microsoft 365: Otvoreni, IT-vođeni ili kontrolirani. Svaki ima svoje prednosti.

Model Prednosti
Otvoreni (zadano) Korisnici mogu stvarati vlastite grupe prema potrebi, ne moraju čekati ili gnjaviti IT
IT-vođeni Korisnici zahtijevaju grupu od IT-a. IT ih može voditi u izboru najboljih alata za suradnju za njihove potrebe
Kontrolirani Stvaranje grupa ograničeno je na određene osobe, timove ili servise (Pogledajte sljedeće: Upravljanje dozvolama za stvaranje grupe sustava Microsoft 365)

Ako želite upravljati načinom imenovanja grupe sustava Microsoft 365, možete koristiti pravilnik o imenovanju kako biste prisilili nazive grupa da se pridržavaju određenih standarda, uključujući prefikse ili sufikse, kao i da biste blokirali neprimjerene nazive. Dodatne informacije potražite u pravilniku o imenovanju grupe sustava Microsoft 365.

Svaka grupa ima barem jednog vlasnika koji može dodavati i uklanjati članove, te činiti neke osnovne radnje s grupom i njezinim sadržajem. Ako vlasnik grupe (ili vlasnici) napusti organizaciju iz bilo kojeg razloga, administrator može grupi dodijeliti novog vlasnika. 

Uz to, ako imate dozvole administratora za Exchange Online, grupama možete upravljati iz centra za Microsoft 365 za administratore (pogledajte odjeljak Upravljanje članstvom u grupi u Centru za administratore okruženja Microsoft 365) ili iz komponente PowerShell ( Pogledajte Upravljanje grupe sustava Microsoft 365 pomoću komponente PowerShell.

Možda će doći vrijeme kada želite izbrisati grupu svojeg klijenta. Informacije o brisanju grupe potražite u sljedećim člancima: Brisanje grupe u programu Outlook. Ako se grupa slučajno izbriše, administratori je mogu vratiti do 30 dana. Pogledajte: Vraćanje izbrisane grupe sustava Microsoft 365.

Ako više volite automatiziraniji način upravljanja životnim ciklusom grupe sustava Microsoft 365, možete koristiti pravilnike isteka za grupe kojima istječe u određenom vremenskom intervalu. Vlasnici grupe primit će poruku e-pošte 30, 15 i jedan dan prije isteka grupe koja im omogućuje jednostavno obnavljanje grupe ako je još uvijek potrebna. Pogledajte odjeljak: Pravilnik o isteku Microsoft 365 grupe.

Ograničenja grupe okruženja Microsoft 365

Pronađite ograničenja grupe u Pregled grupe sustava Microsoft 365 za administratore.

Ako namjeravate koristiti značajku "Povratno pisanje grupe" alata Azure Active Directory Connect, maksimalna duljina je 448 znakova povezanih s atributom "Opis".

Dodatne informacije o prostoru za pohranu u sustavu SharePoint Online potražite u članku Ograničenja sustava SharePoint Online.

Upravljanje grupama sustava Microsoft 365 učinkovitije je kada imate korisne informacije o korištenju grupa. Centar za Microsoft 365 za administratore ima alat za izvješćivanje koji vam omogućuje prikaz podataka kao što su korištenje prostora za pohranu, broj aktivnih grupa te čak i način na koji korisnici koriste grupe. Da biste saznali više, pročitajte odjeljak Izvješća okruženja Microsoft 365 u centru za administratore .

grupe sustava Microsoft 365 omogućuju vam niz alata za usklađenost, zaštitu podataka i obavezu predočavanja elektroničkih dokumenata.

Vidi također