Kada šaljete pisma na popis za slanje, možete prilagoditi poruku. Primjerice, za neke primatelje uvrstite riječi "Prekoračen rok" na temelju vrijednosti u određenim poljima izvora podataka. Prilagodba se temelji na pravilima koja se pokreću prilikom izvođenja cirkularnog pisma.
U primjeru "Prekoračen rok" koristila bi se funkcija Ako... Zatim... Else pravilo koje određuje da se dodaje tekst "Prekoračen rok" za primatelje čija je vrijednost polja Krajnji rok u prošlosti.
Pravila se postavljaju nakon odabira primatelja cirkularnog pisma i nakon umetanja spojnih polja u dokument.
Idite naPraviloza slanje> pošte i odaberite pravilo na temelju opisa u nastavku.
Pitaj
Na primjer, šaljete istu pozivnicu za kvartalni sastanak. U izvoru podataka ne pohranjuju se datumi sastanka, a datum sastanka pojavljuje se više puta u pozivnici.
Postavljanjem knjižnih oznaka u dokument i uvrštavanjem polja Postavljanje pitanja omogućuje pokretanje istog cirkularnog pisma za svaki sastanak. Jedino što trebate upisati je datum sastanka, i to ćete ga upisati samo jednom.
- U spojenom dokumentu pritisnite Ctrl+F9, a zatim upišite naziv da biste stvorili knjižnu oznaku. Ponovite to s istim nazivom na svim mjestima u dokumentu na kojima želite da se pojavi odgovor na polje Pitanje.
- Postavite pokazivač bilo gdje u dokumentu, prije prve knjižne oznake koju ste upravo stvorili.
- Idite na Pravila o pošti>– pitajte>.
- Odaberite knjižnu oznaku koju ste upravo stvorili (ili upišite njezin naziv) i unesite upit, npr. "Datum događaja?" u okvir upita .
- Odaberite U redu, a zatim ponovno U redu .
- Na kraju postupka, kada odaberete Završi & Cirkularno pismo, odaberite Uređivanje pojedinačnih dokumenata. Od vas će se zatražiti odgovor za svakog primatelja. Taj će odgovor biti umetnut u knjižne oznake koje ste naveli u dokumentima nastalima cirkularnim pismom.
Dodatne informacije: Kodovi polja: polje Ask
Ispuna
Na primjer, šaljete istu pozivnicu za kvartalni sastanak. U izvoru podataka ne pohranjuju se datumi sastanka, a datum sastanka prikazuje se samo jedanput u pozivnici.
Postavljanjem polja Ispuna u dokument možete pokrenuti ista cirkularna pisma za svaki sastanak. Potrebno je samo upisati datum sastanka.
- Postavite kursor tamo gdje želite umetnuti ispunjeni tekst.
- Na kartici Skupna pisma odaberite Unos pravila>.
- Unesite upit, npr. "Datum događaja?" u okvir za upit .
- Odaberite U redu, a zatim ponovno U redu .
- Kada na kraju postupka pritisnete Završi & Spajanje, odaberite Uređivanje pojedinačnih dokumenata. Od vas će se zatražiti odgovor za svakog primatelja. Taj će se odgovor umetnuti u polje Ispuna, u dokumente koji su rezultat cirkularnog pisma.
Dodatne informacije: Kodovi polja: polje Fill-In
Ako... Zatim... Else
Primjerice, šaljete dopis popisu sudionika konferencije koji putuju u zemlji i inozemstvu. Polje Država/regija u izvoru podataka može biti prazno za domaće sudionike. Možete koristiti postavku Ako... Zatim... Inače... pravilo personalizacije poruke za sve primatelje. Primatelji čije je polje Država/regija prazno mogu vidjeti "Bit ćete dobrodošli na izlazu po dolasku", dok će svi ostali primatelji vidjeti "Bit ćete dobrodošli na pultu u blizini carine".
- Postavite kursor tamo gdje želite smjestiti uvjetni tekst.
- Idite napravila>skupne> pošteako... Zatim... Inače.
- Na popisu Naziv polja odaberite polje iz izvora podataka koje će odrediti uvjetni tekst.
- Na popisu Usporedba odaberite način usporedbe vrijednosti podataka.
- U okvir Usporedi unesite vrijednost usporedbe (preskočite ovu mogućnost ako za usporedbu odaberete je li prazno ili nije prazno ).
- U okvir Umetni ovaj tekst unesite tekst koji se prosljeđuje u dokument kada su zadovoljeni kriteriji usporedbe.
- U okvir Inače umetni ovaj tekst unesite tekst koji se nalazi u dokumentu kada kriteriji usporedbe nisu ispunjeni.
- Odaberite U redu.
Dodatne informacije: Kodovi polja: polje IF
Br. spojenih zapisa
Želite, primjerice, da korespondencija svakom primatelju prikaže njegovo mjesto na listi čekanja. Popis primatelja možete sortirati kronološkim redoslijedom registracija, a zatim pomoću pravila spajanja zapisa # prikazati numerirano mjesto primatelja na popisu.
Broj zapisa odražava sva sortiranja ili filgriranja koja ste primijenili na podatkovni izvor prije spajanja.
Savjet
Pravilo spajanja rec # pokraj polja Ispis datuma služi za stvaranje jedinstvenih brojeva faktura.
- Postavite kursor na mjesto na koje želite da se pojavi broj zapisa.
- Idite na zapis spajanja>> pravila pošte#.
Dodatne informacije: Kodovi polja: polje MERGEREC
Br. spojenih slijedova
Primjerice, želite da korespondencija svakom primatelju prikaže ukupan broj osoba koje su se prijavile za događaj. Pravilo slijeda spajanja # daje vam broj zapisa u spojenom dokumentu.
- Postavite kursor na mjesto na koje želite da se pojavi broj zapisa.
- Idite naredoslijed>spajanja>pravila pošte#.
Dodatne informacije: Kodovi polja: polje MERGESeq
Sljedeći zapis
Primjerice, popis kontakata na jednom listu papira koristite pomoću cirkularnih pisama. Upotrijebite pravilo sljedeći zapis da biste programu Word dali naredbu da prijeđe na sljedeći zapis bez započinjanja nove stranice.
Napomena
List adresnih naljepnica rasporedit će se kao tablica u programu Word. Da bi na naljepnicu stavio sljedeću adresu, Word u svakoj ćeliji tablice koristi pravilo Sljedeći zapis.
- Postavite kursor na mjesto na koje želite smjestiti podatke iz sljedećeg zapisa.
- Idi naPravila>skupne pošte>sljedeći zapis.
- Umetanje spojnog polja za željene podatke
Popis naziva tvrtki mogao bi izgledati ovako:
«Company_Name»
«Sljedeći zapis»«Company_Name»
«Sljedeći zapis»«Company_Name»
Dodatne informacije: Kodovi polja: polje Next
Sljedeći zapis ako
Primjerice, želite popis sudionika konferencije za domaća putovanja na jednom listu papira i sudionika međunarodnih putovanja na drugom listu papira. Polje Država/regija u izvoru podataka može biti prazno za domaće putnike. Pravilo sljedećeg zapisa Ako možete koristiti da biste programu Word onemogućili započinjanje nove stranice dok ne stigne do primatelja čije polje Država/regija nije prazno. Da biste to postigli, prvo je potrebno sortirati izvor podataka prema državi/regiji.
- Postavite kursor na mjesto na koje želite smjestiti podatke iz sljedećeg zapisa.
- Idi napravila>skupne> pošteSljedeći zapis ako.
- Na popisu Naziv polja odaberite naziv spojnog polja, kao što je Grad.
- Na popisu Usporedba odaberite način usporedbe vrijednosti podataka. Primjerice, radi izdvajanja primatelja u određenom gradu kliknite Jednako.
- U okvir Usporedi s unesite vrijednost koju želite koristiti. Primjerice, radi izdvajanja primatelja iz Tokija upišite Tokio (preskočite ovaj okvir ako za usporedbu odaberete je li prazan ili nije prazan ).
Dodatne informacije: Kodovi polja: polje NextIf
Postavi knjižnu oznaku
Pripremate, primjerice, pozivnice za konferenciju na kojoj glavni govornik još nije finaliziran. U cijelom dokumentu možete ostaviti rezervirana mjesta za ime govornika i uvrstiti pravilo Postavi knjižnu oznaku, u koje se ime govornika unosi jedanput i ono se prikazuje na svim rezerviranim mjestima.
Rezervirana mjesta su polja Ref. Pravilo postavljanja knjižne oznake umeće polje koje nije prikazano u dokumentu (ako ne pritisnete Alt+F9 da biste otkrili kodove polja).
- Postavite kursor bilo gdje u dokumentu.
- Idite naPravila>za slanje> pošte,Postavi knjižnu oznaku, upišite ime, a zatim odaberite U redu.
- Postavite kursor na mjesto na koje želite da se pojavi tekst knjižne oznake.
- Idite napoljeUmetanje>brzih dijelova> pa odaberite Ref.
- Odaberite naziv knjižne oznake koju ste upravo stvorili, a zatim U redu.
- Polje Ref umetnite svugdje gdje želite da se pojavi tekst knjižne oznake.
- Prije pokretanja cirkularnog pisma desnom tipkom miša kliknite polje Postavi, odaberite Uredi polje pa u tekstni okvir unesite željeni tekst.
- Odaberite U redu.
Dodatne informacije: Kodovi polja: polje Set
Preskoči zapis ako
Na primjer, vlasnik ste trgovine odjećom i ustanovili ste da imate previše majica u jednoj ne osobito popularnoj veličini. Kada se spremate na slanje letka o rasprodaju, u njemu ćete isključiti kupce koji nose određenu veličinu. Upotrijebite pravilo Preskoči zapis ako da biste usporedili sadržaj podataka o veličini korisnika s veličinom koju želite izuzeti.
- Idi napravila>o skupnim pismima>Preskoči zapis ako.
- Na popisu Naziv polja odaberite naziv spojnog polja, npr. Veličina.
- Na popisu Usporedba odaberite način usporedbe vrijednosti podataka. Primjerice, radi izdvajanja kupaca koji nose određenu veličinu odaberite Jednako.
- U okvir Usporedi s unesite vrijednost koju želite koristiti. Primjerice, radi izdvajanja korisnika koji nose ekstra male veličine, odaberite XS (preskočite ovaj okvir ako za usporedbu odaberete je prazno ili nije prazno ).
Dodatne informacije: Kodovi polja: polje SKIPIF