Archiválás a Windows Outlook alkalmazásban
Hatókör
Az Outlookban többféleképpen is lehetséges az üzenetek archiválása. A használható eljárások az Outlookban beállított e-mail-fiókok típusától függnek.
Mindegyik fióktípussal hozzá lehet férni az Archívum mappához. A Microsoft 365-, Outlook.com- és Exchange-fiókok esetén a Beérkezett üzenetek, az Elküldött elemek és a Törölt elemek mappához hasonlóan az Archívum mappa is az Outlook egyik alapértelmezett mappája. Ez a mappa nem törölhető. Ha Exchange- vagy Exchange Online-fiókkal használja az Outlookot, mappaházirendek (például adatmegőrzési házirendek) vonatkozhatnak az Archívum mappára.
A POP-és az IMAP-fiókok esetében létrehozhat egy archívummappát, vagy kijelölhet egy meglévő mappát, amelyet archívummappaként szeretne használni. A Microsoft 365-ös vagy Exchange-fiókhoz tartozó Archívum mappa helyét nem módosíthatja.
A postaláda mérete nem csökkenthető azzal, ha az Archiválás gombra kattintva üzeneteket helyez át az Archívum mappába. Ha csökkentenie kell a postaláda méretét, használhatja az Online Archívum a Microsoft 365 nagyvállalatoknak-ben.
Üzenetek archiválása az Archiválás gombbal
A menüszalag Törlés csoportjában található Archiválás gomb segítségével egy vagy akár több üzenetet is az Archívum mappába helyezhet anélkül, hogy az adott üzenetet törölné. Az üzenetek archiválásának több előnye is van.
-
Az archivált elemek könnyen elérhetők a kereső mezőből vagy az Archívum mappából. Ha beír egy keresőszót a Keresés mezőbe, az Outlook alapértelmezés szerint a postaláda minden mappájában futtatja a keresést.
-
Az elemek továbbra is elérhetők a telefonon vagy más eszközökön a Archívum mappán keresztül.
Válassza ki alább az Ön által használt Outlook-verzióhoz tartozó lapot. Az Outlook melyik verziójával rendelkezem?
Megjegyzés: Ha a Új Outlook lapon található lépések nem működnek, előfordulhat, hogy még nem használja új Outlook. Válassza a Klasszikus Outlook lehetőséget, és kövesse ezeket a lépéseket.
elemek Archívum új Outlook
-
Jelölje ki az archiválni kívánt e-mailt.
-
Válassza
-
Megjelenik egy előugró értesítés, amely megerősíti a műveletet, és lehetőséget ad a Visszavonás lehetőségre.
Megjegyzés: Az archiválási funkció nem érhető el a Windowsúj Outlook-ben.
A klasszikus Outlookban a következő lehetőségek közül választhat:
Archívum elemek | Archívum elemeket a billentyűzettel | Archiválás letiltása a backspace kulccsal | Archívum mappa keresése | Online Archívum | Archívum és online Archívum | GYIK
elemek Archívum a klasszikus Outlookban
-
Válasszon ki legalább egy archiválandó üzenetet a Beérkezett üzenetek vagy egy másik mappában.
-
A Törlés csoportban kattintson az Archiválás gombra. A kijelölt üzeneteket a Backspace billentyűt lenyomva azonnal archiválhatja.
Tipp: Microsoft 365-, Exchange-, Exchange Online- és Outlook.com-fiókok esetén az Archívum mappa már létezik, még akkor is, ha sohasem használta előtte a funkciót. Az Archívum mappa az Outlook mappalistájában található. Ha a mappa nem jelenik meg, és az Outlook 2016-ot vagy a Microsoft 365-höz készült Outlookot használja, válassza a Fájl > Office-fiók > Frissítési beállítások > Frissítés most lehetőséget.
-
Az üzenetek a Archívum mappába kerülnek. Ha tévedésből archivál egy üzenetet, lépjen a Archívum mappába, és helyezze vissza az üzenetet a Beérkezett üzenetek mappába.
Megjegyzés: A Archívum gomb csak Outlook 2016, Outlook 2019 és Microsoft 365-höz készült Outlook esetén látható. Az Outlook korábbi verzióiban nem jelenik meg az Archiválás gomb a menüszalagon.
üzenetek Archívum billentyűzettel a klasszikus Outlookban
A kijelölt üzeneteket a Backspace billentyűt lenyomva archiválhatja. A Delete billentyűt lenyomva az üzenetek a Törölt elemek mappába kerülnek. A Backspace billentyű funkciója nem módosítható.
Megjegyzés: Ha egy üzenet az olvasóablak helyett a saját ablakában van megnyitva, akkor a Backspace billentyűvel nem lehet archiválni az üzenetet. Ahhoz, hogy a Backspace billentyűvel archiválni lehessen az üzenetet, be kell zárnia, és az olvasóablakban kell megtekintenie. Amikor az üzenet egy új ablakban van megnyitva, az üzenet csak a menüszalag Archiválás gombjával archiválható.
Hogyan lehet letiltani az archiválást a Microsoft 365-höz készült Outlookban a Backspace billentyűvel?
Ha meg szeretné akadályozni, hogy a Backspace billentyű ne helyezzen át elemeket az archív mappába, az alábbi rendszerleíróadatbázis-bejegyzésekkel tiltsa le ezt a funkciót.
Fontos: Pontosan kövesse a jelen szakasz lépéseit. A beállításjegyzék helytelen módosítása esetén komoly problémák léphetnek fel. Mielőtt módosítaná, készítsen biztonsági másolatot a beállításjegyzékről arra az esetre, ha probléma lépne fel.
Csoportházirend beállításjegyzékbeli elérési út:HKEY_CURRENT_USER\SOFTWARE\policies\Microsoft\office\16.0\outlook\options Név: DisableOneClickArchive Típus: DWORD Érték: 1 Office Testreszabási eszköz (OCT) beállításjegyzékbeli elérési útja: HKEY_CURRENT_USER\SOFTWARE\microsoft\office\16.0\outlook\options Név: DisableOneClickArchive Típus: DWORD Érték: 1
Megjegyzés: Ez a javítás nem vonatkozik az Outlook végleges verzióira.
Hol találom az Archívum mappát?
Az Archívum mappa a mappalistában található. A mappalista megjelenítéséhez válassza a Nézet > Mappaablak >Normál lehetőséget.
Hogyan lehet keresni az Archívum mappában?
Alapértelmezés szerint ha a mappalista tetején található Keresés funkcióval keres Outlook-elemeket, a klasszikus Outlook a teljes postaládában keres.
Ha csak az Archívum mappára szeretné korlátozni a keresést, először jelölje ki a mappát a listában. A keresés így már csak az Archívum mappában fog futni.
Miben különbözik az Archívum mappa az Online archívumtól?
Az Online archívum az Microsoft 365 nagyvállalati ügyfelei számára létrehozott szolgáltatás, mivel az ő postaládájuk rendszerint szokatlanul nagyméretű. A régi üzenetek törlését elkerülendő, ezen ügyfeleink egy Online archívumba helyezhetik üzeneteiket. A felhasználó Online Archívum a saját mappastruktúrájú Outlook egy második fiókjához hasonlóan működik. Ezért nem szerepel a Beérkezett üzenetek mappában végzett keresésekben.
Ha az Online archívum engedélyezve van, a rendszergazdák és a felhasználók archiválási házirendekkel beállíthatják, hogy a régi üzenetek a postaládából automatikusan átkerüljenek az Online archívumba.
Mikor érdemes használni az Archívum mappát és mikor az Online archívumot?
Javasoljuk, hogy a Archívum funkcióval törölje a Beérkezett üzenetek mappát a már megválaszolt vagy feldolgozott üzenetekről. Az Archívum mappa egy fájlmappához hasonlóan működik. Az itt tárolt üzenetekhez gyorsan és könnyen hozzáférhet. Törölheti is az üzeneteket, vagy áthelyezheti őket bizonyos mappákba, ha ez inkább az Ön stílusa.
Javasoljuk, hogy az Office 365 Nagyvállalati verziót használó szervezetekben a rendszergazdák állítsanak be archiválási szabályt a nagyméretű felhasználói postaládákhoz. Egy ilyen szabállyal áthelyezhetők elemek egy Online archívumba pl. egy év elteltével, illetve hamarabb, ha a felhasználók gyorsabban elérik a postaládakvótát. Ez biztosítja, hogy a felhasználóknak ne kelljen törölniük a régi leveleket, hogy helyet biztosítsanak az új leveleknek. A megadott időtartamnál régebbi levelek a Beérkezett üzenetek mappából, illetve a helyi archív mappából kerülhetnek ki.
Az archiválással kapcsolatos gyakori kérdések
Microsoft 365, Exchange, Exchange Online vagy Outlook.com rendszerbeli fiók használata esetén nem módosíthatja az archivált elemek helyét. A Archívum mappa az Outlook egyik alapértelmezett rendszermappája, és nem nevezhető át, nem helyezhető át és nem törölhető. Ha POP- vagy IMAP-fiókot (például Gmail, Yahoo vagy iCloud) használ, a Fájl > Postaláda beállításai > Eszközök > Archívummappa beállítása lehetőséget választva módosíthatja az archívummappa helyét.
A könnyen megérthető Archiválás funkció már elérhető az Outlook Mobile, az Outlook Web App és az Outlook.com alkalmazásban, emellett más levelezésszolgáltatók, úgymint a Gmail is használja. Mivel a szolgáltatás neve ilyen széles körben használt, és mivel az Online archívum is létező funkció, úgy döntöttünk, hogy egyiken sem módosítunk.
Az automatikus archiválás (ami szintén az Archiválás nevet viseli) egy korábbi Outlook-szolgáltatás, amely a régi üzeneteket automatikusan egy .pst fájlba helyezi. Mivel az üzenetek lekerülnek a kiszolgálóról, a köztük történő keresés is nehezebbé válik. Ha az AutoArchive.pst fájlt tartalmazó merevlemez tönkremegy, ezek az üzenetek is elvesznek. Ezt az automatikus archiválási szolgáltatást helyettesíti a nagyvállalati szintű Online archívum.
Az archiválás akkor is használható, ha nincs online Archívum, és az informatikai részleg nem tiltja le a funkciót. A Outlook 2016 archiválásáról további információt a régebbi elemek manuális Archívum a klasszikus Windows Outlookban című témakörben talál.
Az Archiválás széles körben elérhető a Windows Outlook, az Outlook Mobile, a Webes Outlook és az Outlook.com alkalmazásban. A Archívum funkció nem tiltható le Csoportházirend használatával.
Kapcsolódó cikkek
További segítségre van szüksége?
További lehetőségeket szeretne?
Fedezze fel az előfizetés előnyeit, böngésszen az oktatóanyagok között, ismerje meg, hogyan teheti biztonságossá eszközét, és így tovább.
A közösségek segítségével kérdéseket tehet fel és válaszolhat meg, visszajelzést adhat, és részletes ismeretekkel rendelkező szakértőktől hallhat.
