Adatvédelmi útmutató a személyes elemzésekhez

A Microsoft Viva Insights személyes elemzései segítségével lehetőségeket találhat a jobb szokások kialakítására és az idő feletti irányításra. Ez a cikk bemutatja, hogyan használja a Viva Insights a személyes adatokat a személyes elemzésekhez, hol tárolja ezeket az adatokat, és milyen módokon tervezték az adatok biztonságának megőrzése érdekében. Azt is ismerteti, hogy a Viva Insights hogyan felel meg a GDPR-szabályozásoknak. 

Fő elvek

• Viva Insights felhasználóként csak Ön láthatja a saját adatait.
• Az adatok tárolása és kiszámítása az Exchange Online-postaládában történik.
• A funkciót bármikor engedélyezheti és elutasíthatja .
• A Viva Insights személyes elemzései nem jelenítenek meg személyazonosításra alkalmas adatokat a munkatársairól azokon kívül, amelyeket az Outlookban és a Teamsben már láthat.

Az adatvédelem főbb pontjai

• A Viva Insights személyes elemzései nem arra szolgálnak, hogy lehetővé tegyék a kiértékelést, a nyomon követést, az automatizált döntéshozatalt, a profilkészítést vagy a monitorozást. A Viva Insights személyes elemzéseket biztosít a Viva Insights alkalmazáson keresztül a Microsoft Teamsben és az interneten, az Insights Outlook bővítményen, a Viva összefoglaló e-mailjein, az összefoglaló e-maileken és az Outlook beágyazott javaslatain keresztül. A Viva Insights személyes elemzései nem rendelkeznek olyan mechanizmussal vagy lehetőséggel, amely Önön kívül bárki számára lehetővé tenné az ezeken a felületeken megjelenített személyre szabott információk elérését, kivéve, ha szándékosan és önállóan osztja meg azokat. A Viva Insights által szolgáltatott személyes elemzési adatok nem használhatók automatizált döntéshozatalhoz vagy profilkészítéshez.
• A Viva Insights személyes elemzései nem biztosítanak hozzáférést az alkalmazottaknak más munkatársak új, személyazonosításra alkalmas adataihoz. A Viva Insights az adatokat személyes elemzésekké alakítja úgy, hogy számításokat végez a csak a munkanap során generált információkon. A Viva Insights személyes elemzéseiben látható adatok többsége egyszerűen olyan információk összesítése, amelyekhez már hozzáfér, de támogatás nélkül nem tudna gyorsan számításokat végezni velük.
• A Viva Insights személyes elemzései az alkalmazottak Exchange Online-postaládájában kerülnek feldolgozásra és tárolásra. A Viva Insights a következő forrásokból származó adatokat dolgozza fel a személyes elemzések érdekében: Exchange Online e-mail- és naptáradatok, csevegési és hívásjelek a Skype Vállalati verzióból és a Teamsből. A Viva Insights az egyes alkalmazottak Exchange Online-postaládájában tárolja és dolgozza fel ezeket az adatokat.
• A Viva Insights személyes elemzései támogatják az általános adatvédelmi rendeletnek (GDPR) való megfelelést. A Microsoft úgy tervezte meg a Viva Insights személyes elemzéseit, hogy támogassa a szervezet GDPR-követelményeinek betartására vonatkozó igényeit.

Hol tekinthetem meg a személyes elemzéseket?

Személyes elemzések a Viva Insights szolgáltatásban:

• Viva Insights a Teamsben és a weben
• Viva Insights az Outlookban
• Összefoglaló e-mailek az Outlookban
• E-mail-összefoglalók az Outlookban
• Beágyazott javaslatok az Outlookban

Adatvédelem a Viva Insights alkalmazásban a Teamsben és a weben

Amikor az adatokat a Microsoft Viva Insights alkalmazásban dolgozzuk fel, a Microsoft védi az alkalmazottak adatait, és teljes mértékben megfelel a helyi szabályozásoknak, például az általános adatvédelmi rendeletnek (GDPR). A Viva Insights a következő módokon védi az adatvédelmet:

• Személyes és személyes – A betekintésekben szereplő tartalom személyes, privát, csak az Ön számára érhető el. A szervezetből senki más nem férhet hozzá.
• Mindenki adata bizalmas marad – a Viva Insights nem tartalmaz új, személyazonosításra alkalmas adatokat a szervezet többi tagjáról. A betekintések és a műveletek olyan információkon alapulnak, amelyeket Ön és a szervezete a szokásos munkanap során generált. Elemzései olyan információkon alapulnak, amelyekhez már hozzáfér, de segítség nélkül nem tudja gyorsan összesíteni.
• Postaláda-biztonság – A Viva Insights az Exchange Online levelezési és naptáradatait használja, és feldolgozza és tárolja az összes elemzést vagy műveletet az Exchange Online-postaládában, így az adatbiztonságot az Exchange építi be és kényszeríti.
• GDPR-kompatibilis – A Microsoft betartja a GDPR-t, amikor elemzéseket és műveleteket biztosít az alkalmazásban.

Hogyan működik?

A Microsoft Viva Insights személyes elemzései és műveletei az Exchange Online-postaláda adatain, például az e-mail- és naptáradatokon alapulnak. Az elemzések az Exchange Online-postaládájában elérhető adatokból származnak. Ha például meg szeretné határozni, hogy milyen kötelezettségeket vállalt másokkal szemben, akkor manuálisan áttekinthet minden egyes e-mailt a postafiókjában. A Viva Insights alkalmazás egyszerűen megkíméli ettől a fárasztó folyamattól.

Adattípusok

A Viva Insights a következő típusú adatokkal nyújt személyes elemzéseket. 

• Postaládaadatok – Email, naptár, csevegés és hívási tevékenység, amelyet Ön hoz létre a Microsoft 365 használatával, például értekezleteken töltött idő, vagy egy adott személynek vagy csoportnak küldött e-mailek.
• Növekményes adatok – Olyan adatok, amelyekhez egyébként nem lenne hozzáférése, de az adatok védelmét szem előtt tartva összesített formában jelennek meg.

Postaládaadatok

A postaládaadatok olyan információkat jelölnek, amelyekhez Ön már hozzáférhet egyszerűen a munkája végzése révén, például e-mailek küldése, értekezletek szervezése vagy a munkatársakkal való csevegés révén. A Viva Insights olyan módon dolgozza fel és jeleníti meg az információkat, amelyek hasznossá teszik őket. 

Például a Viva Insights olyan nézeteket biztosít, amelyekkel gyorsan megértheti, mennyi időt tölt értekezleteken és e-mailekben naponta, kikkel dolgozik együtt a legtöbbet, kikkel szakad el a kapcsolat, és kivel tett kötelezettségvállalásokat és kéréseket. 

Ezen információval kapcsolatban további műveleteket végezhet. Előfordulhat például, hogy úgy találja, túl sok időt tölt értekezleteken, és személyes célul tűzi ki magát a hatékonyabb értekezletek szervezésére. 

A személyes elemzések olyan adatokból származnak, amelyek az alábbi helyeken már elérhetők:

• Az Ön Exchange Online-postaládája
• Az Ön tevékenysége a OneDrive- és SharePoint-dokumentumokban
• A Teamsből és a Skype Vállalati verzióból származó csevegések és híváselőzmények

A Viva Insights egyszerűen alkalmaz néhány alapvető számítást és szabályt, hogy az adatokat könnyebben használhatóvá tegye. A postaládaadatok közvetlenül az Exchange Online-postaládában vannak tárolva. 

Ha például meg szeretné állapítani, hogy mely munkatársai küldték Önnek a legtöbb e-mailt az elmúlt héten, ezt technikailag megteheti a Viva Insights nélkül is, ha manuálisan számolja meg a munkatársak e-mailjeit a Beérkezett üzenetek mappájában. Hasonlóképpen, a postaládájában azonnal elérhető időpecsétadatok használatával meghatározhatja, hogy munkatársai átlagosan mennyi idő után válaszoltak a nekik küldött e-mailekre. A Viva Insights megkíméli attól a fáradságos számításoktól, hogy végre kelljen hajtania ezeket az unalmas számításokat. 

Növekményes adatok

Néhány esetben a Viva Insights Személyes elemzései olyan azonosításra alkalmatlanná tett információkat biztosítanak más személyekről, amelyek egyébként nem lettek volna elérhetők számukra, például az Email olvasási arányát illetően. 

Email olvasási aránya

A Viva Insights nyomon követi azon címzettek százalékos arányát, akik megnyitottak egy e-mailt (az Outlook bővítményben) az öt vagy több személynek küldött e-mailek számára. 

Az adatvédelem megőrzése érdekében a Viva Insights nem követi nyomon az ötnél kevesebb személynek küldött üzenetek olvasási arányát. A Viva Insights emellett nem mutat "0 százalékos" vagy "100 százalékos" olvasottsági arányt, mivel ez lehetővé tenné az emberek számára, hogy végleges következtetéseket vonjanak le az egyes munkatársak tevékenységeiről. Ehelyett az olvasottság értéke ezekben az esetekben egy olyan tartományként jelenik meg, amely magában foglal egy küszöbértéket, amely az e-mail címzettjeinek számától függ. 

Ezt a metrikát az Exchange Online "read" jelzője alapján számítja ki a rendszer. Egyes felhasználók olvasottként jelölik meg az üzeneteket, amikor megnyitnak egy üzenetet az Outlook betekintő ablaktáblájában. Mások esetében az üzenet olvasottként való megjelöléséhez lehet, hogy dupla kattintással kell megnyitnia az üzenetet.

Ezt a beállítást az Outlook beállításai között szabályozhatja. Ahhoz, hogy ezek a jelek megjelenjenek a feladó postaládájában, a rendszer az "olvasott" jelölőt a Microsoft 365 környezetbe másolja, majd a feladó postaládájába kézbesíti. 

GDPR-megfelelőség

A teljes Microsoft 365-csomaghoz hasonlóan a Viva Insights is támogatja a GDPR-követelményeknek való megfelelést. A Viva Insights például a következőket támogatja:

• A felhasználók személyes adatainak védelme – Az Insights használatához Exchange Online-licenc szükséges, és minden adat az alkalmazottak Exchange Online-postaládájában van tárolva. A számított metrikákat, például a feladatokat, a program hozzáfűzi a postaládához. Így a Viva Insights alkalmazás teljesíti ezt a kötelezettséget azáltal, hogy az Exchange Online a következő kötelezettségnek is eleget tesz:

  • A Microsoft nem használ fel ügyféladatokat az Exchange Online-ban hirdetési célokra.
  • A Microsoft önként nem adja ki az Exchange Online-ügyféladatokat a bűnüldöző szerveknek.
  • A Microsoft eleget tesz az Exchange Online-adatok titkosításával kapcsolatos minden követelménynek, és szabályozásokat vezet be a biztonsági kockázatok csökkentése és az üzletmenet folytonosságának biztosítása érdekében, az ISO 27001 és 27018 szabványban leírtak szerint.

• Értesíti a felhasználókat incidens észlelése esetén – A Microsoft a Microsoft 365 incidensre adott válasz szokásos működési eljárásai szerint 72 órán belül értesíti az ügyfél adatvédelmi kapcsolattartóit attól számítva, hogy a Microsoft tudomást szerez az incidensre vonatkozó incidensre.

• A személyes adatok exportálására, törlésére vagy feldolgozásának korlátozására vonatkozó felhasználói kérelmek tiszteletben tartása – a Microsoft támogatja a felhasználói kéréseket, például az adatok exportálására vagy törlésére irányuló kérelmeket.

További információért tekintse meg a GDPR-megfelelőséget.