Dopo aver creato un elenco o una raccolta in Elenchi Microsoft, SharePoint o Teams, è possibile creare regole per automatizzare attività come l'invio di una notifica quando vengono apportate modifiche ai dati nell'elenco o quando viene creato un nuovo file nella raccolta.
Si sceglieranno una condizione che attiva la regola e l'azione che verrà eseguita. (Per dimostrare, la seguente procedura crea una regola per una lista. La notifica viene attivata quando viene modificato un elemento.
Con l'elenco o la raccolta aperti, selezionare Integra , quindi selezionare Regole.
In Azione quando, selezionare una condizione che attivi la regola. Ad esempio, un elemento viene modificato.
La selezione crea un'istruzione della regola che verrà completata nel passaggio successivo.
Nota
Quando si usa "si avvicina una data", è possibile usare solo due di questo tipo di regole per elenco o raccolta.
La creazione di una regola basata su una colonna di testo su più righe non è supportata.Selezionare ognuna delle parti sottolineate dell'istruzione della regola per personalizzare la condizione scegliendo una colonna, il valore della colonna e a chi inviare la notifica.
Ad esempio, per completare una regola di notifica all'oggetto Creato da persona quando un valore di colonna soddisfa una condizione, è possibile scegliere quando il prezzo di acquisto cambia e il valore nuovo è maggiore di un importo specificato, quindi inviare un messaggio di posta elettronica Creato da (è possibile specificare una persona, più persone o una colonna ma non un indirizzo di posta elettronica del gruppo).
Dopo aver completato la personalizzazione dell'istruzione, selezionare Crea.
La regola completata verrà visualizzata nella pagina Gestisci regole e la regola verrà attivata. Le e-mail di notifica vengono inviate dall'indirizzo no-reply@sharepointonline.come-mail . Tornare a questa pagina ogni volta che è necessario modificare, eliminare o gestire in altro modo una regola.
Risoluzione dei problemi: non è possibile creare una regola
Se si verifica un errore quando si prova a creare una regola, è probabile che sia causato dalle autorizzazioni applicate all'elenco o alla raccolta. Per risolvere questa situazione è necessario l'aiuto di un proprietario della raccolta o dell'elenco, come descritto di seguito.
Autorizzazioni per le raccolte
Per gestire le regole, è necessario aver ricevuto l'autorizzazione "Contribuisci" per la raccolta dal proprietario. Il proprietario può concederla condividendo la libreria con l'utente e specificando Contribuisci.
Autorizzazioni per gli elenchi
Per gestire le regole è inoltre necessario aver ricevuto l'autorizzazione "Contribuisci" dal proprietario dell'elenco. Il proprietario può concederla condividendo l'elenco con l'utente e specificando Contribuisci.