Create Content Organizer rules to route documents

Contenuto dell'articolo

• Prima di creare regole: Primi passaggi

• Informazioni su come vengono instradati i documenti

• Creare regole per instradare i documenti

Prima di creare regole: Primi passaggi

Prima di creare regole per il routing dei documenti, è necessario eseguire diversi passaggi importanti.

1. Attivare la caratteristica Content Organizer.

2. Creare raccolte e cartelle a cui instradare i documenti. È possibile creare cartelle per ogni tipo di documento da instradare. Ad esempio, creare una raccolta solo per i record di posta elettronica o i fogli di calcolo di Excel. Per informazioni su come creare raccolte, vedere Creare una raccolta documenti in SharePoint.

3. I tipi di contenuto devono essere associati ai documenti da instradare. In questi tipi di contenuto, il tipo di contenuto può far parte dei criteri che determinano la posizione finale in cui è archiviato un documento.

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Informazioni su come vengono instradati i documenti

È possibile instradare documenti a una raccolta o a una cartella in un sito Centro record o in qualsiasi altro tipo di sito di SharePoint. La raccolta drop-off, creata automaticamente quando si attiva la caratteristica Content Organizer, funge da posizione predefinita. Il processo di routing dei documenti è costituito da diversi elementi:

• Raccolte e cartelle di destinazione    Gli amministratori del contenuto o i responsabili dei record creano manualmente raccolte e cartelle in cui instradare i documenti e designano queste raccolte come raccolte di destinazione.

• Tipi di contenuto del sito    Ogni documento deve avere un tipo di contenuto e gli utenti possono aggiungere manualmente i tipi di contenuto del sito appropriati alle raccolte di destinazione.

• Raccolta drop-off    I documenti che non corrispondono a una regola o che mancano i metadati necessari vengono inviati alla raccolta di drop-off in modo che gli utenti possano immettere i metadati necessari. In alternativa, è possibile configurare Content Organizer in modo che tutti i documenti caricati vengano temporaneamente indirizzati alla raccolta di drop off.

  Nota: La raccolta drop-off è stata progettata come "catch-all" per quegli elementi che non corrispondono a nessuna regola. È progettato come posizione temporanea e non come sito di collaborazione permanente.

• Elenco regole documento    Si tratta di una raccolta di tutte le regole di routing. Gli amministratori del contenuto o i responsabili dei record visitano questo elenco per creare, gestire e visualizzare le regole di routing.

Il diagramma seguente mostra come vengono indirizzati i documenti e i messaggi di posta elettronica in base a criteri specifici e come i documenti che mancano informazioni vengono restituiti alla raccolta di drop-off.

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Creare regole per instradare i documenti

Per ogni tipo di record aggiunto all'elenco Percorso record, specificare un titolo e una descrizione per il record. È anche possibile specificare la posizione nel sito in cui è archiviato il record. Per assicurarsi che tutti i record rilevanti vengano indirizzati alla posizione appropriata, è possibile specificare nomi alternativi per il tipo di record.

1. Passare al sito per cui si vogliono creare regole di Content Organizer.

2. Nel riquadro Avvio veloce selezionare Altro per visualizzare le opzioni Contenuto del sito.

3. Nella riga del menu App seleziona Impostazioni.

4. Nella sezione Amministrazione sito della pagina Impostazioni sito selezionare Regole Content Organizer.

5. Nella pagina Regole content organizer selezionare Aggiungi in Fare clic per aggiungere un nuovo elemento.

6. Nella sezione Nomeregola immettere un nome che descriva le condizioni e le azioni della regola.

7. Nella sezione Stato regola e priorità , per applicare la regola al contenuto in arrivo, selezionare Attiva. Quindi, selezionare una priorità per determinare come viene instradato il contenuto nel caso in cui corrisponda a più regole di Content Organizer.
   Se non si vuole che la regola venga applicata al contenuto in arrivo, selezionare Inattivo.

8. Nella sezione Tipo di contenuto dell'invio associare la regola a un tipo di contenuto. In questo modo, gli invii a Content Organizer vengono etichettati con il tipo di contenuto selezionato e vengono identificate le proprietà usate nelle condizioni della regola.

   • Selezionare il gruppo di contenuto appropriato. Il gruppo selezionato determina i tipi di contenuto tra cui è possibile scegliere nel passaggio successivo.

   • Selezionare il tipo di contenuto appropriato.

   • Se il tipo di contenuto selezionato ha un nome diverso in un altro sito di SharePoint, in Nomi alternativi selezionare la casella di controllo. Quindi, nel campo specificato, immettere il nome usato nell'altro sito e selezionare Aggiungi. I nomi per i tipi di contenuto alternativi vengono visualizzati nell'elenco sottostante.

9. Nella sezione Condizioni seleziona le condizioni che le proprietà di un invio devono soddisfare per la regola. Ad esempio, è possibile applicare la regola a tutti i documenti il cui titolo contiene la parola "budget". Per aggiungere altre condizioni, selezionare il collegamento Aggiungi un'altra condizione .

   Nota: Le proprietà disponibili nell'elenco a discesa Proprietà variano in base al tipo di contenuto selezionato nel passaggio 6.

10. Nella sezione Posizione di destinazione immettere o passare a un percorso in cui inserire il contenuto che corrisponde alla regola. Per raggruppare documenti simili in cartelle, selezionare la casella di controllo Crea automaticamente una cartella . Ad esempio, se si ha una proprietà che elenca tutti i documenti per i progetti nell'organizzazione, è possibile imporre a Content Organizer di creare una cartella separata per ogni progetto.

    Nota: Le regole di Content Organizer hanno lo scopo di instradare i documenti in posizioni diverse. Non è supportare l'uso delle regole per pubblicare nuovamente i file nello stesso percorso durante la collaborazione.We not support using rules to re-post files to the same location during collaboration.

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