Informazioni sui gruppi di Microsoft 365

Ultimo aggiornamento 14 agosto 2019

Gruppi di Microsoft 365 è un servizio che si integra con gli strumenti di Microsoft 365 già in uso per scrivere documenti, creare fogli di calcolo, lavorare ai piani di progetto, pianificare riunioni o inviare posta elettronica in collaborazione con il team.

Questo articolo illustra in generale cosa sono i gruppi e offre alcuni collegamenti utili per i passaggi successivi.

Per le ultime notizie e video su Gruppi di Microsoft 365, vedere il blog di Office

Suggerimento: Per informazioni sull'uso dei gruppi di contatti di Outlook per inviare posta elettronica a un elenco di persone, ad esempio un gruppo di amici, vedere Creare un gruppo di contatti o una lista di distribuzione in Outlook per PC.

Cosa sono i Gruppi di Microsoft 365?

I gruppi in Microsoft 365 permettono di scegliere un gruppo di persone con cui si vuole collaborare e di configurare facilmente una raccolta di risorse che queste persone possono condividere. Alcune delle risorse sono la posta in arrivo di Outlook condivisa, il calendario condiviso o una raccolta documenti per collaborare sui file.

Non è necessario concedere manualmente le autorizzazioni per tutte quelle risorse perché ai membri aggiunti al gruppo vengono assegnate automaticamente le autorizzazioni necessarie per gli strumenti disponibili nel gruppo. Inoltre, i gruppi rappresentano l'esperienza nuova e migliorata per ciò per cui in precedenza si usavano le liste di distribuzione o le cassette postali condivise.

Suggerimento: Per informazioni sull'aggiornamento a Gruppi di Microsoft 365 delle liste di distribuzione tradizionali, consultare questo articolo.

Le risorse fornite nello specifico dipendono in una certa misura dal tipo di esperienza di gruppo che il team vuole creare. Quando si prendono in considerazione le opzioni disponibili, è importante ricordare che raramente esiste una soluzione adatta per tutte le esigenze. A team diversi può risultare congeniale lavorare in modi diversi e Microsoft 365 offre gli strumenti necessari per consentire il tipo di collaborazione che il team preferisce.

È possibile creare Gruppi di Microsoft 365 con diversi strumenti, inclusi Outlook, Outlook sul Web, Outlook Mobile, SharePoint, Planner, Teams e altro ancora. Lo strumento scelto per iniziare dipende dal tipo di gruppo su cui si sta lavorando. Ad esempio, in Microsoft di solito si inizia da Outlook quando si vuole creare un gruppo incentrato su posta elettronica e calendario. Se il gruppo è dedicato alle comunicazioni aziendali, si inizia con Yammer. Per la collaborazione basata su chat si preferisce creare un gruppo da Microsoft Teams.

Quando si crea un gruppo è necessario decidere se si vuole che sia pubblico o privato. Il contenuto di un gruppo pubblico è visibile a tutti gli utenti dell'organizzazione e chiunque nell'organizzazione può partecipare al gruppo. Il contenuto di un gruppo privato è visibile solo ai membri del gruppo e per partecipare a un gruppo privato occorre l'approvazione di un proprietario del gruppo.

Nota: Attualmente, i gruppi creati da Outlook sul web sono privati per impostazione predefinita.

I gruppi sia pubblici che privati non sono visibili né accessibili a persone esterne all'organizzazione, a meno che non siano state specificamente invitate come guest.

Per altre informazioni sulla modifica dei gruppi da Pubblico a Privato o viceversa, vedere Impostare un gruppo di Microsoft 365 come pubblico o privato.

Proprietari, membri e utenti guest

I proprietari del gruppo ne sono i moderatori. Possono aggiungere o rimuovere i membri e hanno autorizzazioni esclusive, ad esempio possono eliminare le conversazioni dalla posta in arrivo condivisa o cambiare le diverse impostazioni del gruppo. I proprietari del gruppo possono rinominare il gruppo, aggiornare la descrizione o l'immagine e altro. Se si ha familiarità con i ruoli di SharePoint, il proprietario di un gruppo corrisponde a un amministratore della raccolta siti.

I membri del gruppo sono gli utenti normali dell'organizzazione che usano il gruppo per collaborare. Possono accedere a tutti gli elementi del gruppo, ma non possono modificarne le impostazioni. Nell'ambiente di SharePoint corrispondono ai membri del sito. Per informazioni sull'aggiunta e la rimozione di membri del gruppo, vedere Aggiungere e rimuovere membri dei gruppi in Office.

Gli utenti guest sono come i membri del gruppo, ma si trovano all'esterno dell'organizzazione. Per impostazione predefinita, gli utenti possono invitare utenti guest a partecipare al gruppo ed è possibile controllare questa impostazione. Per altre informazioni, vedere Accesso guest nei gruppi di Microsoft 365.

Selezionare il tipo di gruppo da usare:

Se si preferisce la modalità di collaborazione con la Posta in arrivo condivisa, l'esperienza dei gruppi in Outlook è quella più adatta. Quando si crea un gruppo in Outlook si ottiene:

  • Posta in arrivo condivisa, per le conversazioni di posta elettronica tra i membri. Questa Posta in arrivo ha un indirizzo di posta elettronica e può essere impostata per accettare messaggi provenienti da persone esterne al gruppo e persino all'organizzazione, analogamente a una lista di distribuzione tradizionale

  • Calendario condiviso, per pianificare gli eventi correlati al gruppo

  • Raccolta documenti di SharePoint, una posizione centrale in cui il gruppo può archiviare e condividere file

  • Blocco appunti di OneNote condiviso, per raccogliere idee, ricerche e informazioni

  • Sito del team di SharePoint, un archivio centrale per informazioni, collegamenti e contenuti relativi al gruppo

  • Planner, per assegnare e gestire le attività di progetto tra i membri del gruppo

Nessuna di queste risorse deve essere creata manualmente. Quando si crea il gruppo, infatti, vengono create automaticamente e vengono assegnate le autorizzazioni necessarie affinché i membri del gruppo possano iniziare a usarle immediatamente.

Per accedere a queste risorse è possibile usare il normale client desktop Microsoft Outlook 2016, Outlook sul web, Outlook 2016 per Mac (solo Posta in arrivo condivisa) oppure Outlook Mobile. Gruppi di Microsoft 365 è disponibile nel riquadro di spostamento a sinistra in Outlook desktop o sul Web.

I gruppi sono disponibili nel riquadro di spostamento a sinistra in Outlook o Outlook sul Web

Con la nuova scheda di Gruppi di Microsoft 365 visualizzata al passaggio del mouse è possibile accedere rapidamente alle risorse dei gruppi condivisi. Basta passare il puntatore su un nome di gruppo in Outlook sul web o SharePoint.

Immagine della nuova scheda visualizzata al passaggio del mouse su Gruppi di Office 365

Il componente più recente della nostra strategia di collaborazione è Microsoft Teams. Microsoft Teams è il circuito interno per il team: un'area di lavoro persistente basata su chat in cui si può conversare in modo informale in tempo reale su argomenti molto specifici o con determinati sottogruppi all'interno del gruppo. 

Yammer arricchisce la collaborazione con l'esperienza di social networking aziendale. Consente di creare nuove connessioni e fare nuove scoperte all'interno dell'organizzazione. Permette di comunicare e discutere idee a livello aziendale o su argomenti di interesse comune.

Quando si crea un gruppo connesso a Microsoft 365 in Yammer, si ottiene:

  • Gruppo di Yammer, una posizione comune in cui conversare e condividere informazioni

  • Raccolta documenti di SharePoint, una posizione centrale in cui il gruppo può archiviare e condividere file

  • Blocco appunti di OneNote condiviso, per raccogliere idee, ricerche e informazioni

  • Sito del team di SharePoint, un archivio centrale per informazioni, collegamenti e contenuti relativi al gruppo

  • Planner, per assegnare e gestire le attività di progetto all'interno del gruppo

Per accedere a questi strumenti si può usare Yammer nel browser oppure l'app Yammer su un dispositivo IOS, Android o Windows Phone.

Quando un gruppo non serve più allo scopo previsto, è possibile eliminarlo per liberare risorse di sistema e per rimuoverlo dall'elenco o dalla visualizzazione. Vedere Eliminare un gruppo. Per evitare che siano gli utenti a dover ricordare di eliminare i gruppi obsoleti, l'amministratore può impostare criteri di scadenza in modo che i gruppi obsoleti scadano e vengano rimossi automaticamente dopo un periodo di tempo specificato. Vedere: Criteri di scadenza dei gruppi di Microsoft 365.

Nota: Il contenuto in questa scheda è destinato agli amministratori.

Esistono tre modelli principali di provisioning in Gruppi di Microsoft 365: aperto, gestito da IT o controllato. Ognuno presenta vantaggi specifici.

Modello

Vantaggi

Aperto (impostazione predefinita)

Gli utenti possono creare i propri gruppi in base alle esigenze senza dover attendere l'intervento del reparto IT o impegnarlo

Gestito da IT

Gli utenti richiedono un gruppo al reparto IT. Il reparto IT può guidarli nella selezione degli strumenti per la collaborazione più adatti alle loro esigenze

Controllato

La creazione di gruppi è limitata a persone, team o servizi specifici (vedere: Controllare chi può creare i gruppi di Microsoft 365)

Per controllare la modalità di denominazione dei Gruppi di Microsoft 365, è possibile usare i criteri di denominazione per assicurarsi che i nomi dei gruppi rispettino determinati standard, inclusi prefissi o suffissi, e che i nomi non appropriati vengano bloccati. Vedere Criteri di denominazione dei gruppi di Microsoft 365 per altre informazioni.

Ogni gruppo ha almeno un proprietario che può aggiungere o rimuovere membri ed eseguire alcune operazioni di base sul gruppo e sul relativo contenuto. In genere il proprietario esegue queste operazioni in Outlook. Vedere: Aggiungere e rimuovere membri dei gruppi in Office. Se il proprietario o i proprietari del gruppo lasciano l'organizzazione per qualsiasi motivo, l'amministratore può assegnare un nuovo proprietario al gruppo. Vedere Assegnare un nuovo proprietario a un gruppo orfano.

Se inoltre si hanno le autorizzazioni di amministratore di Exchange Online, è possibile amministrare i gruppi nell'interfaccia di amministrazione di Microsoft 365 (vedere Gestire l'appartenenza ai gruppi nell'interfaccia di amministrazione di Microsoft 365) o da PowerShell (vedere Gestire gruppi di Microsoft 365 con PowerShell).

A volte può essere necessario eliminare un gruppo dal tenant. Per informazioni su come eliminare un gruppo, vedere: Eliminare un gruppo. Se un gruppo viene eliminato per errore, gli amministratori possono ripristinarlo entro 30 giorni. Vedere: Ripristinare un gruppo di Microsoft 365 eliminato.

Se si preferisce un modo più automatizzato per gestire il ciclo di vita dei Gruppi di Microsoft 365, è possibile usare i criteri di scadenza per far scadere i gruppi a intervalli di tempo specifici. I proprietari del gruppo riceveranno un messaggio di posta elettronica 30, 15 e 1 giorno prima della scadenza del gruppo che gli consentirà di rinnovarlo facilmente se è ancora necessario. Vedere: Criteri di scadenza dei gruppi di Microsoft 365.

Limiti del gruppo

Numero massimo di...

Valore

Proprietari per gruppo

100

Gruppi che possono essere creati da un utente

250

Gruppi che possono essere creati da un amministratore

Fino al limite di tenant predefinito di 500.000

Numero di membri

Più di 1.000, anche se solo 1.000 possono accedere contemporaneamente alle conversazioni di gruppo.

L'accesso al calendario e alle conversazioni in gruppi di grandi dimensioni in Outlook potrebbe richiedere più tempo

Numero di gruppi di cui un utente può essere membro

1.000

Spazio di archiviazione file

1 TB + 10 GB per ogni utente abbonato + eventuale spazio di archiviazione aggiuntivo acquistato. È possibile acquistare una quantità illimitata di spazio di archiviazione aggiuntivo.

Dimensioni della cassetta postale del gruppo

50 GB

Il numero massimo predefinito di gruppi che può avere un'organizzazione di Microsoft 365 è attualmente 500.000.

Se si prevede di usare la funzionalità "Writeback gruppi" dello strumento Azure Active Directory Connect, la lunghezza massima dell'attributo "Descrizione" è 448 caratteri.

Per altre informazioni sull'archiviazione in SharePoint Online, vedere Limiti di SharePoint Online e SharePoint Online: limiti del software.

La gestione dei Gruppi di Microsoft 365 è più efficace quando si hanno informazioni utilizzabili relative all'uso dei gruppi. L'interfaccia di amministrazione di Microsoft 365 ha uno strumento di creazione dei report che consente di visualizzare, ad esempio, come viene usato lo spazio di archiviazione, il numero dei gruppi attivi e persino in che modo gli utenti usano i gruppi. Vedere: Report di Microsoft 365 nell'interfaccia di amministrazione per altre informazioni.

Gruppi di Microsoft 365 offre numerosi strumenti per la conformità, la protezione delle informazioni e anche per l'uso di eDiscovery.

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