Usare Microsoft Viva Insights in Outlook

Le riunioni sono essenziali per una sana collaborazione. Le procedure migliori per le riunioni possono migliorare la produttività, la condivisione delle informazioni, l'innovazione, il processo decisionale e le connessioni tra i membri del team.

L'approfondimento Prepararsi per le riunioni mostra un elenco delle riunioni imminenti organizzate dall'utente o a cui si è stati invitati per i sette giorni di calendario successivi (incluso il giorno corrente). Queste informazioni dettagliate consentono di decidere se ogni riunione è pronta all'uso. Selezionare Prepararsi per le riunioni per visualizzare informazioni dettagliate su ognuna delle riunioni future. Selezionare per filtrare in base a Tutte le riunioni, Organizzate o Invitate.

Ecco cosa puoi fare con questa panoramica:

• Visualizzare i partecipanti: Individuare la percentuale di invitati che hanno accettato la riunione e il numero di invitati. Selezionare la freccia in giù per visualizzare altre informazioni su questi partecipanti.

• Conflitti di visualizzazione: Ottenere un elenco di tutte le altre riunioni in conflitto con la riunione.

• Rispondi (se sei un invitato): rispondi Sì o No all'invito. Se hai già risposto, la tua risposta viene visualizzata qui. Se una riunione è pianificata al di fuori dell'orario tipico della riunione (quando in genere si organizzano e si partecipa alle riunioni durante e all'esterno della giornata lavorativa), viene evidenziata con un'opzione per rispondere di conseguenza.

• Visualizzare gli allegati: Visualizzare il numero di allegati correlati alla riunione, insieme ai titoli e alla posizione di archiviazione (online o locale). Se un allegato è archiviato online, visualizzarne altri dettagli o aprirlo.

• Visualizzare documenti correlati: Visualizzare i documenti che potrebbero essere utili per prepararsi per la riunione.

• Determinare se la riunione ha un collegamento online (se si è l'organizzatore): Se la riunione ha un collegamento online, si noterà un sì qui. In caso contrario, noterai un no.

• Tempo di preparazione del libro: Prenotare 15 minuti o 30 minuti di tempo di preparazione prima della riunione. L'orario prenotato viene visualizzato nel calendario e fa riferimento alla riunione, come "Orario di preparazione per [titolo riunione]." È anche possibile annullare l'orario di preparazione della riunione o eliminarlo direttamente dal calendario.

Si applica a: persone registrate in un piano di servizio applicabile

Con l'opzione Tieni traccia della velocità di apertura di messaggi di posta elettronica e documenti, Viva Insights indica:

• Quante persone hanno aperto la posta elettronica.

• Tempo medio dedicato alle persone che leggono i messaggi di posta elettronica.

• Numero di destinatari di posta elettronica che hanno aperto un documento condiviso nel messaggio di posta elettronica come collegamento o allegato.

Ottenere informazioni sulle e-mail inviate:

1. Se il riquadro Viva Insights non è già aperto, selezionare l'icona Viva Insights sulla barra multifunzione della home page di Outlook per aprirlo. Se viene visualizzato un messaggio di benvenuto, selezionare Inizia.

2. Seleziona una delle opzioni seguenti:

   1. Frequenza di apertura dei messaggi di posta elettronica in contesto: mostra le statistiche di lettura per i messaggi inviati attualmente aperti in Outlook. Sono inoltre disponibili tariffe aperte per i documenti collegati o collegati archiviati in OneDrive for Business o in SharePoint.

      Nota: In rari casi, la velocità di apertura dei documenti può essere superiore alla velocità di apertura del messaggio di posta elettronica. Questa situazione può verificarsi quando i destinatari aprono il documento tramite origini diverse dal messaggio di posta elettronica in cui è stato condiviso.

   2. Tenere traccia delle tariffe di apertura dei messaggi di posta elettronica: mostra le statistiche di lettura per tutti i messaggi inviati.

Entrambe queste opzioni mostrano la riga dell'oggetto del messaggio di posta elettronica e un riepilogo del tasso di apertura, il tasso di apertura (a volte espresso come percentuale) e il numero di inolline.

Può essere facile perdere di traccia delle richieste dei colleghi. Estraendo automaticamente i follow-up in sospeso degli ultimi 14 giorni di comunicazione tramite posta elettronica, l'analisi completa delle richieste consente di verificare le richieste inviate ai colleghi, ad esempio:

• "Puoi inviarmi l'ultimo rapporto di quest'anno?"

• "Tutti, si prega di completare le valutazioni delle prestazioni entro la fine della settimana."

• "Annulla la mia conferma di partecipazione al pranzo di Carrin Patman programmato all'inizio della prossima settimana."

1. Nel riquadro Viva Insights componente aggiuntivo selezionare Completa le richieste.

2. Seleziona una delle opzioni seguenti:

• Completamento, che apre un nuovo messaggio all'interno del thread di posta elettronica esistente.

• Contrassegnare come completata, se l'attività è già completata.

• Puntini di sospensione (...) > Non si tratta di un follow-up per rimuoverlo dall'elenco di completamento. Contrassegnare come Non si tratta di un completamento consente di Viva Insights determinare gli aspetti da completare in futuro.

Prenotare il tempo per concentrarsi può aiutarti a proteggere il tempo per il lavoro concentrato e anche a ridurre al minimo le notifiche (e quindi le distrazioni) da parte delle chat e delle chiamate di Teams durante il tempo di attività.

1. Nel riquadro Viva Insights componente aggiuntivo selezionare Tempo di prenotazione per lo stato attivo. Questa informazione viene visualizzata se il calendario ha tempo disponibile durante l'orario di lavoro che non viene bloccato da riunioni o appuntamenti.

2. Seleziona:

   • L'icona più (+) accanto a un blocco di stato attivo che si vuole aggiungere al calendario.

   • L'icona a matita per cambiare l'aspetto del blocco attivo nel calendario. Si supponi di voler concentrarti su "Passo vendite" per due ore. Modificare l'etichetta "Tempo di attività" in "Passo vendite" e quindi selezionare l'icona con il segno più (+). Questa azione prenota un appuntamento di due ore sul calendario denominato "Passo vendite".

   • Prenota tutto per pianificare tutto il tempo di attività disponibile contemporaneamente, impostandoti con tempo protetto per tutta la settimana. Usa l'approfondimento Imposta le ore di pranzo per impostare le preferenze per l'ora di pranzo. Viva Insights rispetta le tue preferenze quando pianifica il tempo di attività.

Aggiornamento dei documenti mostra un elenco dei documenti di OneDrive e SharePoint condivisi in un messaggio di posta elettronica non ancora aperto. Questo elenco contiene i documenti degli ultimi 14 giorni.

1. Nel riquadro Viva Insights componente aggiuntivo selezionare Aggiorna ai documenti.

2. Seleziona:

   • Aprire la posta elettronica o Aprire una riunione per aprire il messaggio di posta elettronica o la riunione in cui sono stati condivisi documenti non letti.

   • Prenotare il tempo per pianificare il tempo nel calendario per rivedere i documenti non letti.

In base ai modelli di collaborazione, Aggiungi persone importanti potrebbe suggerire di contrassegnare alcuni contatti come importanti. Dopo aver contrassegnato questi contatti come importanti, Viva Insights ricorda di completare le attività per loro e aprire i messaggi non letti da loro.

1. Nel riquadro Viva Insights componente aggiuntivo selezionare Aggiungi persone importanti.

2. Selezionare Contrassegna come importante per ogni contatto a cui assegnare la priorità.

Usa Imposta orario di pranzo per proteggere l'ora di pranzo e personalizzare il tuo Viva Insights per tenere conto delle tue ore di pranzo preferite.

Puoi impostare l'orario di pranzo in due modi: in Impostazioni o tramite la scheda Imposta l'orario di pranzo:

Impostare l'orario di pranzo in Impostazioni 

1. Nel riquadro del componente aggiuntivo Viva Insights, Impostazioni (icona a forma di ingranaggio).

2. In Imposta orario pranzo seleziona l'opzione di modifica (matita).

3. Modifica i valori nei campi Inizia ora pranzo e Fine ora pranzo.

4. Seleziona Aggiorna.

Imposta l'orario di pranzo tramite la scheda Imposta orario pranzo

1. Nel riquadro del componente aggiuntivo Viva Insights selezionare Imposta l'orario di pranzo.

2. Noterai l'orario predefinito per il pranzo. Seleziona Conferma per mantenere il contenuto della pagina o Modifica per modificarlo.

3. Se vuoi bloccare il pranzo nel calendario ogni giorno, seleziona Aggiungi un evento del calendario ricorrenteper proteggere questa volta.

4. Se hai apportato modifiche, seleziona Aggiorna.

Usare l'analisi Pianificare il periodo di assenza per ridurre lo stress della pianificazione per il prossimo periodo di assenza dal lavoro. Questo strumento dell'elenco di controllo consente di:

• È possibile risolvere tutte le riunioni in un'unica posizione con un messaggio personalizzato relativo al permesso pianificato.

• Comporre le risposte automatiche e comunicare il permesso pianificato al team.

• Pianificare il tempo di attività per completare le attività prima di riprendere il lavoro al ritorno.

Pianificare la pianificazione con queste opzioni contemporaneamente o singolarmente quando si avvicina la data. Puoi anche tornare in qualsiasi momento e modificare i dettagli prima di procedere. Viva Insights terrà traccia dello stato di avanzamento e aggiornerà le azioni eseguite.

1. Nel riquadro Viva Insights componente aggiuntivo passare alla scheda Pianificare l'assenza.

2. Selezionare Aiutami a pianificare per ottenere un elenco di controllo contenente le opzioni di pianificazione seguenti:

   1. Selezionare le date: configurare un appuntamento "Fuori sede" nel calendario per le date selezionate:

      1. Selezionare Le date di inizio e di fine per le date in cui si sarà fuori sede.

      2. Seleziona Pianifica.

   2. Impostare le risposte automatiche: consente di comporre e salvare un messaggio di risposta fuori sede per le date selezionate:

      1. In Scrittura o modifica messaggio mantenere l'impostazione predefinita o modificare la risposta Fuori sede.

         Nota: Se è stato scritto un messaggio per un periodo precedente fuori sede, si noterà il messaggio più recente usato come predefinito nel campo Componi o modifica messaggio.

      2. Selezionare Invia all'esterno dell'organizzazione per inviare lo stesso messaggio alle persone interne ed esterne all'organizzazione.

         Suggerimento: Se si vuole inviare un messaggio di risposta automatica diverso a persone esterne all'organizzazione, è possibile farlo tramite Outlook: Impostazioni> Posta> Risposte automatiche.

      3. Seleziona Salva.

   3. Informare i collaboratori: informare le persone con cui si è lavorato nelle ultime quattro settimane in merito al prossimo periodo di assenza.  

      1. Se si vuole inviare una notifica ai collaboratori tramite un messaggio di posta elettronica, selezionare Apri nuova bozza di posta elettronica, apportare modifiche e Invia.

      2. Se si vuole inviare una notifica ai collaboratori tramite un invito a una riunione, selezionare Apri nuova convocazione riunione, apportare modifiche e Invia.

   4. Risolvere le riunioni: rifiutare o annullare le riunioni organizzate o accettate mentre si è fuori ufficio.

      1. Rifiutare e annullare riunioni con questo messaggio: modificare il messaggio che Viva Insights invierà per rifiutare o annullare gli inviti alle riunioni.

      2. Selezionare le riunioni da rifiutare e annullare: selezionare le riunioni da rifiutare o annullare oppure usare Seleziona tutto per rifiutare o annullare tutte le riunioni elencate. Al termine, selezionare Conferma. È anche possibile selezionare Apri accanto a una riunione per visualizzare altri dettagli.

   5. Prenotare il tempo per concentrarsi : pianificare il tempo per concentrarsi sulla conclusione del lavoro prima di iniziare e quindi riprendere il lavoro dopo il ritorno.

      1. Espandi Rivedi gli slot aperti.

      2. Seleziona il segno più (+) accanto alle fasce orarie di interesse disponibili che vuoi prenotare.

      3. Selezionare Fine per aggiungerle al calendario.

I responsabili possono usare le informazioni dettagliate del team per:

• Intervenire sulle attività che si era promesso di completare o che i membri del team hanno chiesto di completare.

• Esaminare i messaggi di posta elettronica e i documenti importanti dei membri del team che non sono ancora stati letti.

Questa funzionalità è disponibile solo per Viva Insights utenti che hanno dipendenti diretti elencati in Azure Active Directory. Se si è un manager ma questa funzionalità non viene visualizzata, contattare l'amministratore di Microsoft 365.

Nel riquadro Viva Insights componente aggiuntivo selezionare Aggiorna il team per visualizzare i membri del team necessari per riconnettersi e le azioni che è possibile eseguire per farlo.