Create Content Organizer rules to route documents

이 문서의 내용

• 규칙을 만들기 전에: 첫 번째 단계

• 문서가 라우팅되는 방법 이해

• 문서를 라우팅하는 규칙 만들기

규칙을 만들기 전에: 첫 번째 단계

문서 라우팅에 대한 규칙을 만들기 전에 몇 가지 중요한 단계를 따라야 합니다.

1. 콘텐츠 구성 도우미 기능을 활성화합니다.

2. 문서를 라우팅할 라이브러리 및 폴더를 만듭니다. 라우팅하는 각 문서 유형에 대한 폴더를 만들 수 있습니다. 예를 들어 전자 메일 레코드 또는 Excel 스프레드시트에 대한 라이브러리를 만듭니다. 라이브러리를 만드는 방법에 대한 자세한 내용은 SharePoint에서 문서 라이브러리 만들기를 참조하세요.

3. 콘텐츠 형식은 라우팅할 문서와 연결되어야 합니다. 콘텐츠 형식은 문서가 저장되는 최종 위치를 결정하는 조건의 일부일 수 있습니다.

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문서가 라우팅되는 방법 이해

레코드 센터 사이트 또는 다른 종류의 SharePoint 사이트의 라이브러리 또는 폴더로 문서를 라우팅할 수 있습니다. 콘텐츠 구성 도우미 기능을 활성화할 때 자동으로 만들어지는 드롭오프 라이브러리가 기본 위치로 사용됩니다. 문서 라우팅 프로세스는 다음과 같은 여러 요소로 구성됩니다.

• 대상 라이브러리 및 폴더    콘텐츠 관리자 또는 레코드 관리자는 문서를 라우팅해야 하는 라이브러리 및 폴더를 수동으로 만들고 이러한 라이브러리를 대상 라이브러리로 지정합니다.

• 사이트 콘텐츠 형식    모든 문서에는 콘텐츠 형식이 있어야 하며 사용자는 대상 라이브러리에 적절한 사이트 콘텐츠 형식을 수동으로 추가할 수 있습니다.

• 드롭오프 라이브러리    규칙과 일치하지 않거나 필수 메타데이터가 누락된 문서는 사용자가 필수 메타데이터를 입력할 수 있도록 드롭오프 라이브러리로 전송됩니다. 또는 업로드된 모든 문서가 임시로 드롭오프 라이브러리로 라우팅되도록 콘텐츠 구성 도우미를 구성할 수 있습니다.

  참고: 드롭오프 라이브러리는 규칙과 일치하지 않는 항목에 대한 "catch-all"로 의도됩니다. 영구 공동 작업 사이트가 아닌 임시 위치로 설계되었습니다.

• 문서 규칙 목록    모든 라우팅 규칙의 컬렉션입니다. 콘텐츠 관리자 또는 레코드 관리자는 이 목록을 방문하여 라우팅 규칙을 만들고, 관리하고, 봅니다.

다음 다이어그램에서는 특정 조건을 충족하여 문서 및 전자 메일 메시지를 라우팅하는 방법과 누락된 정보가 없는 문서가 드롭오프 라이브러리로 반환되는 방법을 보여 줍니다.

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문서를 라우팅하는 규칙 만들기

레코드 라우팅 목록에 추가하는 각 레코드 유형에 대해 레코드 제목 및 설명을 지정합니다. 레코드가 저장되는 사이트의 위치도 지정합니다. 모든 관련 레코드가 적절한 위치로 라우팅되도록 하려면 레코드 형식에 대한 대체 이름을 지정할 수 있습니다.

1. 콘텐츠 구성 도우미 규칙을 만들 사이트로 이동합니다.

2. 빠른 실행 패널에서 사이트 콘텐츠 옵션을 보려면 자세히를 선택합니다.

3. 앱 메뉴 줄에서 설정을 선택합니다.

4. 사이트 설정 페이지의 사이트 관리 섹션에서 콘텐츠 이끌이 규칙을 선택합니다.

5. 콘텐츠 이끌이 규칙 페이지의 새 항목을 추가하려면 클릭에서 추가를 선택합니다.

6. 규칙 이름 섹션에서 규칙의 조건 및 작업을 설명하는 이름을 입력합니다.

7. 규칙 상태 및 우선 순위 섹션에서 들어오는 콘텐츠에 규칙을 적용하려면 활성을 선택합니다. 그런 다음 우선 순위를 선택하여 콘텐츠가 둘 이상의 콘텐츠 이끌이 규칙과 일치하는 경우 콘텐츠를 라우팅하는 방법을 결정합니다.
   이 규칙을 들어오는 콘텐츠에 적용하지 않으려면 비활성 을 선택합니다.

8. 제출의 콘텐츠 형식 섹션에서 규칙을 콘텐츠 형식과 연결합니다. 이렇게 하면 콘텐츠 구성 도우미에 대한 제출에 선택한 콘텐츠 형식의 레이블이 지정되고 규칙 조건에서 사용되는 속성이 식별됩니다.

   • 적절한 콘텐츠 그룹을 선택합니다. 선택한 그룹은 다음 단계에서 선택할 수 있는 콘텐츠 형식을 결정합니다.

   • 적절한 콘텐츠 형식을 선택합니다.

   • 선택한 콘텐츠 형식에 다른 SharePoint 사이트의 이름이 다른 경우 대체 이름 아래에서 확인란을 선택합니다. 그런 다음, 제공된 필드에 다른 사이트에서 사용되는 이름을 입력하고 추가를 선택합니다. 대체 콘텐츠 형식의 이름은 아래 목록에 표시됩니다.

9. 조건 섹션에서 규칙에 대해 제출의 속성이 충족해야 하는 조건을 선택합니다. 예를 들어 제목에 "예산"이라는 단어가 있는 모든 문서에 규칙을 적용할 수 있습니다. 조건을 더 추가하려면 다른 조건 추가 링크를 선택합니다.

   참고:  속성 드롭다운에서 사용할 수 있는 속성은 6단계에서 선택한 콘텐츠 형식에 따라 다릅니다.

10. 대상 위치 섹션에서 규칙과 일치하는 콘텐츠를 배치할 위치를 입력하거나 찾습니다. 폴더에서 비슷한 문서를 그룹화하려면 폴더 자동 만들기 확인란을 선택합니다. 예를 들어 organization 프로젝트에 대한 모든 문서를 나열하는 속성이 있는 경우 콘텐츠 구성 도우미가 각 프로젝트에 대해 별도의 폴더를 만들도록 강제할 수 있습니다.

    참고: 콘텐츠 구성 도우미의 규칙은 문서를 다른 위치로 라우팅하기 위한 것입니다. 공동 작업 중에 동일한 위치에 파일을 다시 게시하는 규칙을 사용하는 것은 지원되지 않습니다.

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