Create Content Organizer rules to route documents

이 문서의 내용

• 규칙을 만들기 전에: 첫 번째 단계

• 문서 회람 방법 이해

• 문서 라우팅 규칙 만들기

규칙을 만들기 전에: 첫 번째 단계

문서 라우팅에 대 한 규칙을 만들기 전에 몇 가지 중요 한 단계를 수행 해야 합니다.

1. 콘텐츠 구성 도우미 기능을 활성화 합니다.

2. 문서를 라우팅할 라이브러리 및 폴더를 만듭니다. 회람할 각 문서 형식에 대 한 폴더를 만들 수 있습니다. 예를 들어 전자 메일 레코드나 Excel 스프레드시트로만 라이브러리를 만듭니다. 라이브러리를 만드는 방법에 대 한 자세한 내용은 SharePoint에서 문서 라이브러리 만들기를 참조 하세요.

3. 콘텐츠 형식이 라우팅될 문서와 연결 되어 있어야 합니다. 이러한 콘텐츠 형식은 문서가 저장 되는 마지막 위치를 결정 하는 조건의 일부일 수 있습니다.

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문서 회람 방법 이해

레코드 센터 사이트 또는 다른 종류의 SharePoint 사이트에 있는 라이브러리 또는 폴더로 문서를 라우팅할 수 있습니다. 콘텐츠 구성 도우미 기능을 활성화할 때 자동으로 만들어지는 드롭다운 라이브러리는 기본 위치 역할을 합니다. 문서 회람 프로세스는 여러 요소로 구성 되어 있습니다.

• 대상 라이브러리 및 폴더    콘텐츠 관리자 또는 레코드 관리자가 수동으로 문서를 라우팅할 라이브러리 및 폴더를 만들고 이러한 라이브러리를 대상 라이브러리로 지정 합니다.

• 사이트 콘텐츠 형식    모든 문서에는 콘텐츠 형식이 있어야 하며 사용자는 적절 한 사이트 콘텐츠 형식을 대상 라이브러리에 수동으로 추가할 수 있습니다.

• 자동 전송 라이브러리    규칙과 일치 하지 않거나 필수 메타 데이터가 누락 된 문서는 사용자가 필수 메타 데이터를 입력할 수 있도록 자동 전송 라이브러리로 발송 됩니다. 또는 업로드 된 모든 문서가 일시적으로 자동 전송 라이브러리로 라우팅되도록 콘텐츠 구성 도우미를 구성할 수 있습니다.

  참고: 자동 전송 라이브러리는 규칙과 일치 하지 않는 항목에 대 한 "catch-all"입니다. 이는 영구 공동 작업 사이트가 아닌 임시 위치로 디자인 되어 있습니다.

• 문서 규칙 목록    모든 라우팅 규칙의 모음입니다. 콘텐츠 관리자 또는 레코드 관리자가이 목록을 방문 하 여 라우팅 규칙을 만들고, 관리 하 고, 볼 수 있습니다.

다음 다이어그램은 모임 특정 조건에 따라 문서 및 전자 메일 메시지를 라우팅하는 방법과 정보가 누락 된 문서를 자동 전송 라이브러리로 반환 하는 방법을 보여 줍니다.

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문서 라우팅 규칙 만들기

레코드 라우팅 목록에 추가 하는 각 레코드 종류에 대해 레코드 제목과 설명을 지정 합니다. 또한 레코드가 저장 된 사이트에서 위치를 지정 합니다. 모든 관련 레코드가 적절 한 위치로 라우팅되도록 하려면 레코드 종류에 대 한 대체 이름을 지정할 수 있습니다.

1. 콘텐츠 구성 도우미 규칙을 만들 사이트로 이동 합니다.

2. 빠른 실행 패널에서 사이트 콘텐츠 옵션을 보려면 자세히를 선택 합니다.

3. 앱 메뉴 선에서 설정을선택 합니다.

4. 사이트 설정 페이지의 사이트 관리 섹션에서 콘텐츠 구성 도우미 규칙을 선택 합니다.

5. 콘텐츠 구성 도우미 규칙 페이지의 새 항목을 추가 하려면 클릭에서 추가를 선택 합니다.

6. 규칙 이름 섹션에서 규칙의 조건 및 작업을 설명 하는 이름을 입력 합니다.

7. 규칙 상태 및 우선 순위 섹션에서 받는 콘텐츠에 규칙을 적용 하려면 활성을 선택 합니다. 그런 다음 우선 순위를 선택 하 여 콘텐츠를 회람 하는 방식을 결정 합니다. 둘 이상의 콘텐츠 구성 도우미 규칙과 일치 해야 합니다.
   이 규칙을 들어오는 콘텐츠에 적용 하지 않으려면 비활성을 선택 합니다.

8. 제출의 콘텐츠 형식 섹션에서 규칙을 콘텐츠 형식과 연결 합니다. 이렇게 하면 콘텐츠 구성 도우미에 대 한 제출에 선택한 콘텐츠 형식 이라는 레이블이 지정 되 고 규칙의 조건에 사용 되는 속성이 식별 됩니다.

   • 적절 한 콘텐츠 그룹을 선택 합니다. 선택 하는 그룹은 다음 단계에서 선택할 수 있는 콘텐츠 형식을 결정 합니다.

   • 적절 한 콘텐츠 형식을 선택 합니다.

   • 선택한 콘텐츠 형식이 다른 SharePoint 사이트의 이름과 다른 경우 대체 이름아래에서 확인란을 선택 합니다. 그런 다음 제공 된 필드에 다른 사이트에서 사용 되는 이름을 입력 하 고 추가를 선택 합니다. 대체 콘텐츠 형식에 대 한 이름이 아래 목록에 표시 됩니다.

9. 조건 섹션에서 제출의 속성이 규칙에 대해 충족 해야 하는 조건을 선택 합니다. 예를 들어 제목에 "예산" 이라는 단어가 포함 된 모든 문서에 규칙을 적용 하도록 할 수 있습니다. 조건을 더 추가 하려면 다른 조건 추가 링크를 선택 합니다.

   참고:  속성 드롭다운에서 사용할 수 있는 속성은 6 단계에서 선택한 콘텐츠 형식에 따라 다릅니다.

10. 대상 위치 섹션에서 규칙과 일치 하는 콘텐츠를 배치할 위치를 입력 하거나 찾습니다. 유사한 문서를 폴더에서 함께 그룹화 하려면 자동으로 폴더 만들기 확인란을 선택 합니다. 예를 들어 조직의 프로젝트에 대 한 모든 문서를 나열 하는 속성이 있는 경우 콘텐츠 구성 도우미에서 각 프로젝트에 대 한 별도의 폴더를 만들 수 있습니다.

    참고: 콘텐츠 구성 도우미의 규칙은 문서를 다른 위치로 라우팅하는 데 목적이 있습니다. 공동 작업 중에 동일한 위치에 파일을 다시 게시 하는 규칙을 사용 하는 것은 지원 되지 않습니다.

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