Innebygde forslag i Outlook

Innebygde forslag i Outlook er korte varsler du mottar mens du leser eller skriver en e-postmelding eller en møteinvitasjon.

Innebygde forslag viser nyttige forslag, tips og anbefalte fremgangsmåter om e-post og møter, slik at du kan øke produktiviteten. De gir deg også mulighet til å gjenvinne fokustimer og bygge bedre samarbeidsvaner, i tillegg til andre praktiske fordeler. Denne artikkelen lister opp noe av det du kan få i Outlook.

Typer innebygde forslag

Forslag til planlegging av sending

Når du skriver en e-postmelding i Outlook, kan du få forslag til planlegging av e-postleveringer. Mer informasjon om denne funksjonen og hvordan du bruker den i Planlegg sending i Outlook.

Få mer tid til å fokusere

Når du leser en kalenderinvitasjon, vil du kanskje legge merke til et forslag om å bestille tid til fokusert arbeid. Du får dette forslaget når du har mye møtebelastning, slik at du får mer tid til å arbeide grundig.

Slik legger du til tid i kalenderen:

1. Velg Se foreslåtte tidspunkter på innsikten. En rute med tilgjengelige tidsluker for fokustid åpnes hver dag i den kommende uken.
2. Velg kalenderikonet for tidspunktene du vil booke. Hvis du vil bestille alle oppførte tider, velger du Bestill alle.

Mer informasjon om fokustid.

Planlegg ferien din borte

Når du skriver en e-postmelding eller kalenderinvitasjon i Outlook om kommende fravær fra jobben, kan du få et forslag om å forberede deg til fri. Velg Plan for å åpne sjekklisten Planlegg når du er borte. Bruk sjekklisten til å:

• Løs alle møtene på ett sted med en egendefinert melding om den planlagte fridagen.
• Compose automatiske svar og varsle teamet om planlagt fri.
• Planlegg fokustid for å fullføre oppgaver før du drar, og for å holde deg oppdatert om arbeidet når du kommer tilbake.

Beskytt fokustiden

Hvis en møteinnkallelse er i konflikt med en eksisterende fokustidsblokk, kan du få forslag om å flytte fokustiden din eller foreslå et nytt møtetidspunkt.

Slik foreslår du et nytt møtetidspunkt:

1. Velg Se andre tilgjengelige tidspunkter.
2. Velg en tidsblokk for neste uke som passer for deg, som foreslår et nytt tidspunkt til møtearrangøren.

Flytte fokustiden:

1. Velg Flytt fokusblokken.
2. Velg en ny fokusblokk i løpet av den kommende uken.

Bestill tid til å forberede deg til møter

Gjelder for: Brukere med Viva Insights-abonnement.

Når du får en møteinvitasjon, vil du kanskje legge merke til et forslag om å bestille tid for møteforberedelsen.

1. Velg Bestill tid i forslaget, som godtar invitasjonen. 

2. Tilleggsruten åpnes. Velg alternativer for forberedelsestid:

   1. Klokkeslett: Rett før møtet, én dag før møtet eller den siste virkedagen i uken før møtet.
   2. Varighet: 15 minutter, 30 minutter eller 1 time.

Basert på alternativene du valgte, søker Viva Insights etter et tomt sted i kalenderen og planlegger en avtale kalt «Forberedelsestid for [møtenavn]».

Når får du dette forslaget:

Viva Insights viser deg dette forslaget når alle følgende betingelser er oppfylt:

• Møtet:

  • Har 11 eller færre inviterte.
  • Er planlagt å vare i mellom 30 og 60 minutter.
  • Gjentas ikke.
  • Har ikke blitt avbrutt.
  • Krever svar fra deltakeren.
  • Er ikke privat.
  • Har ikke statusen Ledig, Arbeider et annet sted eller Borte.

• Du:

  • Åpne møteinvitasjonen minst 15 minutter før møtet starter.
  • Ha minst 15 minutter tilgjengelig til forberedelser i arbeidstiden.
  • Mislikt ikke noen dytt for møteforberedelser de siste syv dagene.
  • Har ikke bestilt noen forberedelsestid for dette møtet ennå.
  • Er en nødvendig møtedeltaker.
  • Har ikke avslått møtet.

Se gjennom møtekostnader

Nudgen for å skrive møte oppfordrer deg til nøye å vurdere varighet, hyppighet og invitasjonslisten for høykostmøter. Når du oppretter et nytt møte i Outlook, kan det utløse meldingen for å fortelle deg når møtekostnaden (varighet x frekvens x inviterte) blir høy.  

Du kan utvide meldingen for å åpne Viva Insights-tillegget, som tilbyr handlingsrettede forslag. Hvis du bestemmer deg for å redusere frekvensen eller forkorte varigheten, oppdateres invitasjonen umiddelbart med en ny, rimeligere konfigurasjon.  

Du kan også gjøre dine egne endringer. Hvis du sender denne invitasjonen og deretter slår opp det samme møtet i møtegjennomgangskortet, vil det allerede være merket som gjennomgått. 

Spor åpningsfrekvens for e-post

Gjelder for:Denne innsikten er for øyeblikket bare tilgjengelig for personer som er registrert i en gjeldendetjenesteplan.

Når du leser en e-postmelding du har sendt, ser du kanskje en innsikt som fremhever hvor stor prosentandel av e-postmottakerne som har åpnet e-postmeldingen.

Velg Se mer innsikt for å se hvor mange personer som har åpnet eller videresendt e-postmeldingen din, og gjennomsnittlig tid de har brukt på å lese e-postmeldingen, i tillegg til lignende informasjon for eventuelle vedlegg i e-postmeldingen. Denne informasjonen kan hjelpe deg med å følge opp mottakere om nødvendig og/eller skreddersy kommunikasjonsstilen din for å få jobben gjort.

Spore e-post

Gjelder for: Dette forslaget er for øyeblikket bare tilgjengelig for personer som er registrert i en gjeldendetjenesteplan.

Når du skriver en e-postmelding til mer enn fem mottakere, kan du få et forslag som lyder «Innsikter kan spore e-postmeldingen».

Velg Spor denne e-postmeldingen for å se åpningsfrekvensen for e-postmeldinger og mer statistikk om denne e-postmeldingen. Denne informasjonen blir tilgjengelig 15 minutter etter at du har sendt e-postmeldingen. Du kan se denne informasjonen ved å åpne den sendte e-postmeldingen eller ved å åpne innsikt-tillegget og velge Spor åpningsrater for e-post.

Velg bort innebygde forslag

1. Velg Viva Insights-ikonet på Hjem-båndet i Outlook. Hvis du leser eller sender en ny melding i Outlook på nettet, velger du ellipsen (...) for å hente frem Flere handlinger-menyen. Velg deretter Viva Insights-ikonet.
2. Velg Innstillinger (tannhjul)-ikonet i Viva Insights-tillegget.
3. Endre innstillingen til Av for innebygde produktivitetsforslag i Innstillinger.

Hvis jeg har meldt meg ut, kan jeg melde meg på igjen?

Ja. Hvis du melder deg ut, kan du melde deg inn igjen når som helst for å få tilgang til innebygde forslag.

Gi tilbakemelding for innebygde forslag

Hvis du vil gi tilbakemelding for innebygde forslag, velger du Tilbakemelding i forslaget. Velg alternativet tommel opp eller tommel ned og andre relevante tilbakemeldinger i Tilbakemelding-delen. Hvis du velger tommel ned, ser du mindre av dette forslaget.

Hvis du ikke vil motta innebygde forslag i fremtiden, velger du Slå av alle varsler.

Hvis du vil gi generell tilbakemelding om Outlook-tillegget, velger du Send tilbakemelding-ikonet øverst til venstre i Viva Insights-tilleggsruten.